Ajuda de custo para home office: como calcular o auxílio na CLT?

O contexto de pandemia da COVID-19 fez muitas empresas adotarem o modelo de trabalho home office para seus colaboradores. Muitas delas, no entanto, ainda não estavam preparadas para essa implementação. Assim, dúvidas surgiram em torno de como realizar a ajuda de custo home office com funcionários trabalhando de casa.

No trabalho remoto, não é mais necessário ter gastos com o vale-transporte, por exemplo. Por outro lado, a empresa deve ajudar com infraestrutura, como:

• Energia elétrica;
• Internet;
• Outras despesas adicionais que viabilizem o trabalho do colaborador.

Essa definição parte do pressuposto que há redução de gastos no local de trabalho – como luz, internet e água, por exemplo. Ele, no entanto, passa a utilizar as mesmas coisas para seguir trabalhando, mas dessa vez 100% do tempo em casa.

Ou seja, os custos seguem existindo, mas é o colaborador quem acaba “pagando a conta” utilizando a residência como alocação para o trabalho.

É importante que haja uma definição de consenso entre empregador e empregado. Para isso, há um cálculo de ajuda de custo home office para auxiliar gestores a criarem uma política justa e que não impacte na gestão financeira.

Antes, vamos explicar melhor o que diz a legislação da CLT em relação às despesas de profissionais trabalhando de casa.

O que diz a CLT sobre ajuda de custo para home office?

O home office é uma realidade atualmente, mas já há uma lei que o engloba há alguns anos. A lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017 classificou o trabalho prestado fora das dependências do empregador como teletrabalho.

Por mais que o termo mude, as definições são as mesmas. De acordo com o art. 2º da CLT, o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio. Isso significa que, nesse regime, quando o colaborador exerce a profissão de maneira remota, e tem custos para isso, a empresa deve reembolsá-lo através de um auxílio home office.

Porém, mesmo com o amparo da lei, é necessário registrar qualquer tipo de acordo formalmente para que ambas as partes tenham mais segurança.

Qual o valor da ajuda de custo para home office?

A lei tem suas definições de que o empregador deve arcar com os gastos para o funcionamento do negócio. No entanto, o que define a maneira como isso será feito e qual será o valor médio concedido, são os contratos de trabalho.

Se o colaborador ainda não tem um acordo firmado de teletrabalho, é preciso fazer com que esse contrato escrito seja criado e aceito. Nele, serão apontadas as diretrizes e até como será feito o reembolso de despesas.

Ajuda de custo para home office tem incidência?

De acordo com a legislação trabalhista brasileira, a ajuda de custo destinada ao home office não deve ter incidência de encargos trabalhistas e previdenciários desde que seja destinada exclusivamente para cobrir despesas adicionais do trabalho remoto, como energia elétrica, internet, mobiliário, entre outros.

Veja também: Diferenças entre home office, trabalho híbrido e trabalho remoto.

Isso significa que, se o valor pago pelo empregador se caracteriza como ajuda de custo — e não como salário —, ele não integra o salário para fins de encargos como FGTS, INSS, férias, 13º salário ou verbas rescisórias.

No entanto, é importante que a empresa deixe claro que esse valor de ajuda de custo é destinado a cobrir despesas específicas do home office. Para isso, a empresa pode formalizar a ajuda de custo em um acordo por escrito, mencionando que a quantia não faz parte do salário e detalhando as despesas cobertas, o que ajuda a evitar interpretações contrárias em uma eventual fiscalização.

A Reforma Trabalhista de 2017, por meio do artigo 75-D da CLT, regulamenta o teletrabalho e permite esse tipo de acordo entre empresa e funcionário.

Como calcular a ajuda de custo para home office?

Há três despesas principais que guiam todo o cálculo de ajuda de custo para colaboradores em home office: energia elétrica, telefone e internet.

É claro que a empresa não custeará a totalidade desses gastos. Por isso, é importante saber como computar corretamente cada um deles visando menor impacto nas finanças da organização, mas sem deixar de ressarcir o funcionário de maneira certa.

Abaixo, preparamos uma explicação para cada um desses custos para te auxiliar nesse cálculo. Confira.

Cálculo de ajuda de custo com energia elétrica

A forma mais simples de calcular o consumo de eletricidade relativo ao trabalho do colaborador é por meio dos aparelhos utilizados.

Para fazer esse cálculo, você precisa:

• identificar a potência dos aparelhos utilizados – normalmente em watts (W);
• dividir o valor dos watts por 1000 para chegar ao valor em quilowatts (kW);
• multiplicar o valor encontrado em kW pelas horas em que o aparelho fica ligado e depois pelos dias do mês;
• com esse valor em mãos, você deve multiplicar pelo valor cobrado do kWh cobrado pela empresa de energia.

Imagine que um notebook consome em média 50 watts. Ou seja, 0,05 kW. Confira o cálculo abaixo.

0,05 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 8,4 kW mensais

8,4kW mensais x R$0,62* = R$5,28 mensais

*média do custo para kW em residências de São Paulo, segundo a ENEL.

Essa é a forma de calcular o consumo de cada equipamento utilizado pelo colaborador. Algumas empresas costumam calcular também o consumo das lâmpadas do cômodo em que o empregado utiliza para trabalhar para definir o valor da ajuda de custo para home office.

Cálculo de ajuda de custo com telefone

Esse é o cálculo mais simples de fazer e comprovar na ajuda de custo para home office. Basta apontar no demonstrativo da linha as ligações que foram feitas para o trabalho e o valor cobrado para cada uma.

Cálculo de ajuda de custo com internet

A internet móvel pode ser calculada com base no consumo médio de dados das tarefas. Ao somá-los é possível entender o quanto da internet do colaborador está sendo usada para o trabalho.

Alguns exemplos consumo por tarefa são:

• enviar um e-mail de texto: 5 KB;
• acessar um website: 300KB;
• enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
• baixar um app: 15MB;
• assistir um minuto de vídeo via streaming: 13 MB.

Para internet fixa, é possível computar o valor de acordo com o uso do colaborador. O valor da contratação mensal da rede será dividido em horas trabalhadas, sendo a empresa responsável por pagar o custo do período total de trabalho do funcionário.

Veja o exemplo abaixo:

Internet 100mb = R$200/mês = R$6,67/dia = R$0,275/hora

Se o colaborador a utilizasse 8 horas por dia, 5 dias por semana, o total seria de R$46,20 para um total de 21 dias comerciais.

Além dessa solução, é possível utilizar simuladores de consumo de internet. Eles trazem um valor mais exato dessa conta, além de serem mais práticos.

Essas são as melhores formas de fortalecer o compliance e fazer o reembolso exato dos valores que o colaborador gastou para manter a operação.

Qual é a melhor maneira de reembolsar os custos do home office?

Fazer as contas exatas pode ser muito trabalhoso para os profissionais do financeiro. Por isso, há formas de agilizar e automatizar esse processo. Nesse ponto, o Software de Gestão de Despesas da Flash entra para solucionar seus problemas.

Com a nossa solução, os colaboradores podem solicitar o reembolso via app de forma simples e rápida. Além disso, é possível estabelecer regras e avisos para manter a política de reembolsos forte e respeitada.

Os benefícios para o gestor financeiro e sua equipe são maiores ainda. Nossa ferramenta pode ser integrada ao ERP da empresa visando manter os dados centralizados, gerando relatórios de acompanhamento em poucos cliques.

Agora que você já sabe como calcular os custos dos funcionários que estão trabalhando remotamente, é hora de ver como nós podemos te ajudar na prática.