Tudo sobre a declaração de reembolsos no Imposto de Renda

As respostas para as perguntas mais frequentes sobre como declarar os reembolsos de despesas no IRPF e dicas para evitar problemas com a Receita Federal.

Flash

Todos os anos, a declaração do Imposto de Renda sempre causa dores de cabeça aos contribuintes. É nessa época do ano que dúvidas sobre diversos temas relacionados ao tema ressurgem, e uma delas merece explicação individual: a situação de reembolsos, diárias e ajuda de custo no IRPF.

Torna-se comum encontrar pessoas buscando respostas para perguntas como:

  • É preciso declarar reembolsos?
  • Como mencioná-los na declaração?
  • Reembolsos são isentos de tributação ou podem ser dedutíveis?
  • Informar reembolsos gera restituição no IR?

Essas são apenas algumas de muitas dúvidas que precisam ser respondidas para evitar prejuízos e problemas fiscais.

De olho nesse dilema, preparamos um conteúdo completo para responder às principais perguntas relacionadas ao assunto. Acompanhe a leitura.

Declaração de reembolso no IRPF: como funciona?

A Receita Federal estabelece que a declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física é uma obrigação para quem recebeu rendimentos tributáveis acima de R$29.559,70 – em 2022 – ou obtiveram ganhos acima de R$40 mil isentos, não tributáveis ou tributados na fonte ao longo do ano vigente.

Ou seja, se sua receita anual ultrapassa esse valor, é imprescindível que os valores sejam comunicados. Quando se trata de montantes referentes a reembolsos corporativos, porém, há algumas particularidades.

Quando informar reembolsos no IR?

Todos os depósitos de reembolso com valores expressivos devem ser informados. Assim, valores ressarcidos após a comprovação dos gastos e até os adiantamentos de despesa precisam estar listados na declaração à Receita.

Não relacionar os recebimentos no IR pode acarretar uma multa de 1% ao mês, no mínimo R$165,74 e máxima de 20% do imposto devido. Além disso, também há o risco de uma investigação mais profunda e, em casos extremos, até de ser acusado de crime de sonegação fiscal, que prevê até cinco anos de prisão.

É preciso comprovar os gastos reembolsados? Como fazer isso?

Sim, a Receita Federal exige a comprovação de todos os gastos ressarcidos pela empresa. Para isso, você deve usar comprovantes de despesas válidos e confirmar alguns dados que identifiquem a despesa e o fornecedor.

Por exemplo, o comprovante de um gasto realizado com uma hospedagem durante uma viagem corporativa deve conter o nome do local, CNPJ, discriminação dos serviços, data do check-in e check-out.

Vale lembrar que esse documento geralmente é solicitado pelas empresas para fazer o reembolso. Por isso, faça uma cópia do comprovante para prestações de conta com a Receita, caso seja necessário.

Reembolsos, diárias e ajuda de custo são isentos do Imposto de Renda?

Sim, todos os valores reembolsados deverão ser categorizados como “não tributáveis”. Diárias de viagem e ajudas de custo aos colaboradores, por exemplo, são considerados rendimentosisentos de impostos no IRPF.

Outras despesas comuns que também se encaixam na categoria “não tributáveis”, são:

  • despesas médicas;
  • FGTS;
  • pensão alimentícia;
  • herança;
  • indenização por acidente de trabalho;
  • pagamento previdenciário próprio.

Apesar de não tributáveis, os valores gastos também devem ser informados juntamente aos respectivos comprovantes válidos.

Despesas de viagem a negócios podem ser deduzidas do IRPF?

Não. As despesas reembolsadas não se enquadram como despesas dedutíveis no IRPF. Isso porque já foram devolvidas e, assim, passam a fazer parte da dedução do IRPJ da empresa.

Quer saber mais sobre esse tema? Acesse nosso conteúdo sobre como funciona a tributação para reembolso de despesas no Imposto de Renda de Pessoa Jurídica.

Há algum limite de valor para os reembolsos declarados?

Não existe nenhuma limitação quanto às despesas ressarcidas. No entanto, é importante usar o bom senso nessas horas. Os valores ressarcidos devem condizer com a média de preços e também precisam ser adequados ao seu cargo de trabalho.

Ainda não sanou todas as suas dúvidas? Aproveite para baixar nosso e-book sobre Declaração de Reembolso Corporativo no IR e se aprofunde no assunto.

Informar reembolsos gera restituição no IR?

Não. Assim como outras despesas não tributáveis, os valores ressarcidos pela empresa ao colaborador não impactam no cálculo do imposto devido na declaração de ajuste anual.

4 passos para declarar os reembolsos no IRPF

Antes de reportar os reembolsos, é preciso ter em mãos todos os documentos necessários que provem as entradas e saídas. Sem isso, não é possível comprovar a origem e objetivo do gasto.

O passo a passo para informar os reembolsos no IRPF é simples. Confira abaixo.

  1. Acesse o Programa de Declaração do Imposto sobre a Renda da Receita.
  2. No painel esquerdo, clique em “Rendimentos isentos e Não Tributáveis” e selecione o item “Outros”.
  3. Preencha com o nome e o CNPJ da empresa responsável pelo reembolso;
  4. Na descrição do rendimento, escreva que o valor declarado se refere a um reembolso de despesas.

Declaração simplificada ou declaração completa: qual a diferença?

A Receita Federal disponibiliza dois tipos de declaração de IRPF: simplificada e completa. A forma de informar os rendimentos irá mudar de acordo com os gastos e ganhos de cada contribuinte, e a escolha ideal depende do valor e quantidade de despesas a serem deduzidas.

  • Declaração simplificada: indicada para poucas despesas a deduzir, proporcionando um desconto de 20% na renda tributável.
  • Declaração completa: recomendada para gastos significativos com saúde, educação, previdência ou dependentes, resultando em um maior abatimento no valor final do imposto.

É necessário entender qual a melhor forma de referir de acordo com os gastos anuais. Afinal, caso os valores não sejam declarados, o contribuinte pode ser multado ou ter o CPF restrito.

Como evitar erros na declaração de reembolsos do IRPF

A declaração de reembolsos no IR não é complexa, mas necessita de atenção a alguns pontos cruciais para evitar problemas com o fisco. Abaixo, listamos alguns dos cuidados necessários para isso.

  • É preciso que o colaborador seja vinculado formalmente à empresa.
  • Qualquer tipo de reembolso deverá ser feito diretamente e apenas para o funcionário. Familiares e amigos não devem ser incluídos em gastos corporativos.
  • Os valores declarados precisam ser condizentes com o cargo e nível hierárquico que o colaborador tem na empresa.
  • Os valores precisam ser reais e condizentes com os gastos.

Por fim, mas não menos importante, a tecnologia tem facilitado cada vez mais a coleta e armazenamento de informações importantes para prestar contas com a Receita. Em vez de uma infinidade de papéis e etapas necessárias para que todos os funcionários recebam os comprovantes certos em tempo hábil para fazer suas declarações, é possível facilitar o processo com a Flash Expense.

Com uma plataforma de gestão de despesas corporativas, o tráfego de informações e documentos como notas fiscais e recibos não precisam ser um transtorno – nem para empresa e nem para o colaborador.

Sabendo disso, a Flash Expense disponibiliza todas as soluções necessárias para facilitar a rotina de quem busca mais controle sobre os gastos corporativos.

Sem mais notas fiscais em papel e horas perdidas com a criação de relatórios sobre as despesas da empresa e dos colaboradores, nossa plataforma completa traz emissão de relatórios em poucos segundos. Além disso, também conta com digitalização de recibos, integração com ERP ou sistema contábil, regras personalizadas e alçadas de aprovação automatizadas para facilitar o seu dia a dia.

Descubra o futuro da gestão de despesas corporativas com a Flash Expense e facilite a declaração de reembolsos no IRPF dos colaboradores. Fale com um de nossos especialistas e descubra como podemos ajudar.

ENTRE EM CONTATO

Preencha o formulário e venha ser Flash

Agende uma demonstração e conheça o lado rosa da gestão de benefícios, pessoas e despesas.

Business

20 mil

empresas

Smile

1 milhão

usuários

Premium

5 bilhões

transicionados

Centralize sua gestão de benefícios, pessoas e despesas corporativas em um só lugar

Descubra nossas soluções

Não enviaremos Spam ✌️