Dicas de como fazer um relatório de reembolso de despesas eficiente

Você sabe para que serve um relatório de reembolso? Para centralizar os gastos e analisar os indicadores que influenciam as tomadas de decisões em relação às despesas corporativas. Basicamente um relatório de reembolso é uma apresentação das despesas reembolsadas durante um período, pode ser um resumo ou constar informações mais detalhadas.

Esse relatório precisa ser feito em uma plataforma segura e eficiente, como a Flash Expense, que facilite a visualização dos dados e evite, assim, erros e fraudes. É preciso também ter atenção às despesas não reembolsáveis, e se esse relatório contempla as aprovações necessárias.

Os relatórios de reembolso de despesas são muito importantes para a saúde financeira da empresa, já que identificam riscos e ajudam a economizar recursos. A importância do relatório de reembolso para auditorias baseia-se principalmente na política de reembolso. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!

Como fazer um relatório de reembolso?

Fazer um relatório de reembolso eficiente é uma tarefa importante para gestores conseguirem lidar com as demandas de seus colaboradores. Para ajudá-lo nesse processo, aqui estão algumas dicas práticas.

Implemente e monitore a política de reembolso

Antes de tudo, é fundamental definir e implementar uma política de reembolso de despesas clara e transparente. Isso inclui os tipos de despesas elegíveis para reembolso, os limites de gastos, os prazos para submissão e qualquer documentação necessária. Certifique-se de comunicar e tornar essas políticas acessível a todos os colaboradores.

Utilize um formulário padronizado

Crie um formulário de solicitação de reembolso e inclua campos específicos, destacando informações relevantes. Um formulário padronizado facilita o processo de análise, registro e apresentação dos relatórios.

Além disso, guarde uma cópia de todas as solicitações de reembolso, bem como os comprovantes e os registros de pagamento. Isso é importante para fins de auditoria, contabilidade e transparência.

Tenha uma Comunicação assertiva

Mantenha uma comunicação transparente com os colaboradores durante todo o processo de reembolso. Informe os status das suas solicitações, esclareça dúvidas e esteja disponível para fornecer orientações. Dessa forma, evite mal-entendidos e construa um relacionamento de confiança.

Mantenha o processo organizado

Implemente um sistema de acompanhamento das solicitações de reembolso. O ideal é atualizar esses processos e documentações através de um software de gestão financeira, para ainda mais automação de eficiência.

Sobre os pagamentos, reembolse os colaboradores de forma rápida e precisa. Uma vez aprovadas as solicitações de reembolso, certifique-se de efetuar os pagamentos e cumprir com os prazos estabelecidos.

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Solicite comprovantes adequados

Para evitar problemas futuros, solicite que os colaboradores anexem comprovantes adequados às suas solicitações de reembolso. Esses comprovantes podem ser recibos, notas fiscais ou faturas. É importante que esses comprovantes sejam legíveis e estejam de acordo com a política de reembolso.

Caso alguma solicitação ou comprovante não esteja de acordo, entre em contato com o colaborador para obter esclarecimentos adicionais ou para informar os ajustes necessários.

Deixe claras as informações indispensáveis

Para um relatório completo é necessário detalhar as informações o máximo possível, já que preencher todas as informações corretamente evita o retrabalho. Abaixo, listamos os principais dados que não podem faltar no seu relatório de reembolso.

• Dados do colaborador;
• Categoria de cada despesa (produto ou serviço adquirido);
• Data (quando a despesa foi feita e quando foi reembolsada);
• Valor gasto;
• Estabelecimento;
• Quantidade;
• Justificativa;
• Comprovante.

Como os relatórios auxiliam no controle de reembolso?

Os relatórios são fundamentais para um controle de reembolsos de despesas eficiente, já que contribuem para evitar fraudes e otimizar os processos de reembolso. Com os relatórios é possível minimizar erros e prejuízos decorrentes da administração de despesas.

Para uma gestão de reembolso competente, o ideal é unir os esforços em prol do desenvolvimento e automatização do relatório de controle de reembolso corporativo.

O relatório de reembolso de quilometragem é um exemplo de relatório de reembolso aplicável dessa gestão unificada. Nos relatórios de reembolso por quilômetro rodado devem estar algumas informações necessárias, por exemplo, pedágios, seguros, limpeza e principalmente o valor da gasolina por km rodado.

A visualização acessível dessas informações facilita aos gestores identificar e realizar melhorias, redução de custos e um controle de reembolso de despesas agilizado.

Como a Flash Expense ajuda a criar relatórios de reembolso?

Com a Flash Expense é possível criar relatórios de reembolso de despesas mais otimizados e inteligentes. A nossa tecnologia simplifica os processos de reembolso para que você consiga eliminar tarefas manuais, diversos tipos de formulários e a desordem dos comprovantes.

Conheça o nosso aplicativo e tenha ainda mais agilidade na gestão de despesas e reembolsos corporativos. Consiga emitir relatórios de reembolso de despesas aos colaboradores em dois cliques e melhore os pedidos e solicitações de reembolso com a nossa plataforma.