Dicas de como fazer um relatório de reembolso de despesas eficiente

Você sabe para que serve um relatório de reembolso? Ele é essencial para centralizar os gastos e analisar os indicadores que orientam a tomada de decisão sobre os custos da empresa. Em resumo, trata-se de um documento que reúne todas as despesas reembolsadas em um determinado período, seja em formato resumido ou com detalhes completos.

Muitas empresas, porém, enfrentam dificuldades nesse processo por dependerem de comprovantes físicos, informações desencontradas e controles manuais. É por isso que soluções integradas têm ganhado espaço. O Cartão Corporativo Flash é um desses recursos que ajudam a reduzir erros e fraudes, pois centraliza todas as despesas corporativas em um só lugar e facilita sua visualização nos relatórios, trazendo mais precisão e previsibilidade para a gestão.

Além disso, é fundamental que o relatório seja gerado em um sistema seguro e eficiente, como a plataforma de gestão de despesas da Flash, garantindo agilidade na análise, identificação de despesas não reembolsáveis e verificação das aprovações necessárias.

Relatórios de reembolso bem estruturados são determinantes para a saúde financeira da empresa, pois ajudam a identificar riscos, evitar desperdícios e melhorar auditorias com base em uma política de reembolso consistente. Continue a leitura para entender melhor sua importância e como aprimorá-los.

Como fazer um relatório de reembolso?

Fazer um relatório de reembolso eficiente é uma tarefa importante para gestores conseguirem lidar com as demandas de seus colaboradores. Para ajudá-lo nesse processo, aqui estão algumas dicas práticas.

Implemente e monitore a política de reembolso

Antes de tudo, é fundamental definir e implementar uma política de reembolso de despesas clara e transparente. Isso inclui os tipos de despesas elegíveis para reembolso, os limites de gastos, os prazos para submissão e qualquer documentação necessária. Certifique-se de comunicar e tornar essas políticas acessível a todos os colaboradores.

Utilize um formulário padronizado

Crie um formulário de solicitação de reembolso e inclua campos específicos, destacando informações relevantes. Um formulário padronizado facilita o processo de análise, registro e apresentação dos relatórios.

Além disso, guarde uma cópia de todas as solicitações de reembolso, bem como os comprovantes e os registros de pagamento. Isso é importante para fins de auditoria, contabilidade e transparência.

Tenha uma comunicação assertiva

Mantenha uma comunicação transparente com os colaboradores durante todo o processo de reembolso. Informe os status das suas solicitações, esclareça dúvidas e esteja disponível para fornecer orientações. Dessa forma, evite mal-entendidos e construa um relacionamento de confiança.

Mantenha o processo organizado

Implemente um sistema de acompanhamento das solicitações de reembolso. O ideal é atualizar esses processos e documentações através de um software de gestão financeira, para ainda mais automação de eficiência.

Sobre os pagamentos, reembolse os colaboradores de forma rápida e precisa. Uma vez aprovadas as solicitações de reembolso, certifique-se de efetuar os pagamentos e cumprir com os prazos estabelecidos.

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Solicite comprovantes adequados

Para evitar problemas futuros, solicite que os colaboradores anexem comprovantes adequados às suas solicitações de reembolso. Esses comprovantes podem ser recibos, notas fiscais ou faturas. É importante que esses comprovantes sejam legíveis e estejam de acordo com a política de reembolso.

Caso alguma solicitação ou comprovante não esteja de acordo, entre em contato com o colaborador para obter esclarecimentos adicionais ou para informar os ajustes necessários.

Deixe claras as informações indispensáveis

Para um relatório completo é necessário detalhar as informações o máximo possível, já que preencher todas as informações corretamente evita o retrabalho. Abaixo, listamos os principais dados que não podem faltar no seu relatório de reembolso.

• Dados do colaborador;
• Categoria de cada despesa (produto ou serviço adquirido);
• Data (quando a despesa foi feita e quando foi reembolsada);
• Valor gasto;
• Estabelecimento;
• Quantidade;
• Justificativa;
• Comprovante.

Como os relatórios auxiliam no controle de reembolso?

Os relatórios são fundamentais para um controle de reembolsos de despesas eficiente, já que contribuem para evitar fraudes e otimizar os processos de reembolso. Com os relatórios é possível minimizar erros e prejuízos decorrentes da administração de despesas.

Para uma gestão de reembolso competente, o ideal é unir os esforços em prol do desenvolvimento e automatização do relatório de controle de reembolso corporativo.

O relatório de reembolso de quilometragem é um exemplo de relatório de reembolso aplicável dessa gestão unificada. Nos relatórios de reembolso por quilômetro rodado devem estar algumas informações necessárias, por exemplo, pedágios, seguros, limpeza e principalmente o valor da gasolina por km rodado.

A visualização acessível dessas informações facilita aos gestores identificar e realizar melhorias, redução de custos e um controle de reembolso de despesas agilizado.

Como a Flash ajuda a criar relatórios de reembolso?

Com a plataforma de Gestão de Despesas da Flash, é possível criar relatórios de reembolso de despesas mais otimizados e inteligentes. A nossa tecnologia simplifica os processos de reembolso para que você consiga eliminar tarefas manuais, diversos tipos de formulários e a desordem dos comprovantes.

Além disso, quando integrada ao Cartão Corporativo Flash, a gestão fica ainda mais eficiente. Isso porque todas as transações realizadas no cartão são registradas automaticamente no sistema, facilitando a prestação de contas, reduzindo erros e fortalecendo o controle financeiro.  

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