Software de reembolso de despesas: o que é, como funciona e vantagens

Quem busca um software de reembolso de despesas corporativas quer entender não apenas como ele funciona, mas também de que forma pode ajudar a otimizar a rotina financeira da empresa. Se você chegou até aqui, provavelmente está em busca dessa resposta.

Independentemente do porte ou segmento da sua empresa, lidar com a  prestação de contas e o reembolso de despesas é sempre um desafio. Gestores e analistas dedicam horas a tarefas manuais, enfrentando sistemas ultrapassados que dificultam o trabalho e aumentam os erros e os riscos de fraude.

Só quem vive o dia a dia da gestão de despesas corporativas sabe o quanto essa rotina pode ser desgastante. É justamente para simplificar esses processos que o sistema de reembolso corporativo existe.

Da digitalização de recibos e notas fiscais à emissão de relatórios, essa ferramenta torna toda a operação mais segura, ágil e eficiente. 

Neste conteúdo, você vai entender como um software reembolso de despesas pode transformar a forma como as empresas administram seus recursos, conhecer suas principais funcionalidades e descobrir como escolher a solução ideal para o seu negócio.

Mas antes de seguir a leitura, que tal ver na prática como a solução de gestão de despesas da Flash pode otimizar rotinas, reduzir custos e dar mais autonomia ao seu time financeiro? Preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas.

O que é um software de reembolso de despesas?

Um software de reembolso é uma ferramenta de gerenciamento financeiro que automatiza o processo de prestação de contas.

Esse sistema é essencial para a gestão financeira de diversos tipos de reembolso de gastos. Os valores utilizados em transporte corporativo, home office e viagens a trabalho são exemplos comuns de despesas reembolsáveis. Diferente das despesas administrativas, relacionadas aos gastos da empresa e não dos colaboradores.

A principal funcionalidade de um software de reembolso é automatizar a coleta e a organização das informações financeiras. Esse processo inclui o cálculo preciso dos valores a serem reembolsados e a geração de relatórios de despesas.

Além disso, os processos de reembolsos contribuem para uma auditoria financeira eficiente. Isso porque garantem a conformidade jurídica e a mitigação de riscos financeiros, ou Due Diligence, como também é conhecida essa análise.

Cartão Internacional

O cartão internacional pré-pago da Flash, com bandeira Visa, é uma opção prática e econômica para quem viaja. Na Flash, não há cobrança de spread cambial, evitando que você pague mais nas conversões de moeda.

O IOF é reduzido a 3,5%, abaixo do valor cobrado por cartões tradicionais. Tudo isso com um cartão totalmente gratuito e sem taxas escondidas.

Funcionalidades de um sistema de reembolso eficaz

Um bom software de reembolso vai muito além de digitalizar notas fiscais. Ele transforma a maneira como a empresa administra suas despesas, automatizando processos e garantindo conformidade com as políticas internas.

Com recursos inteligentes e integrados, esse tipo de sistema reduz falhas humanas, elimina retrabalho e oferece uma visão completa sobre os gastos corporativos em tempo real.

Captura Digital de Comprovantes (OCR): adeus papel e digitação manual

Com a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o sistema identifica automaticamente as informações presentes nos comprovantes e notas fiscais. Isso elimina a necessidade de digitação manual, reduz erros e garante mais agilidade no registro das despesas.

Workflow de aprovação configurável: definição de alçadas e regras por centro de custo/projeto

Cada empresa tem suas próprias políticas de aprovação de gastos. Um bom sistema de reembolso permite configurar fluxos de aprovação personalizados, com diferentes alçadas e regras conforme o centro de custo, o departamento ou o tipo de despesa. Assim, o processo se torna mais seguro, transparente e alinhado às normas internas.

Integração com Sistemas (ERP e Contabilidade): conciliação automática e fechamento contábil ágil

A integração com ERPs e softwares contábeis é muito importante para garantir que os dados financeiros estejam sempre atualizados. Essa funcionalidade permite a conciliação automática das despesas e agiliza o fechamento contábil, reduzindo o trabalho manual e os riscos de inconsistência nos registros.

Conferência e validação automática com a política de gastos: compliance em tempo real

O sistema compara automaticamente cada solicitação de reembolso com a política interna de despesas da empresa. Isso garante o cumprimento das regras estabelecidas, como limites de valores, categorias permitidas e prazos, evitando fraudes e garantindo total conformidade com as normas internas e auditorias.

Cálculo e controle de quilometragem (km rodado): precisão no ressarcimento de veículos próprios

Para colaboradores que utilizam veículo próprio em atividades corporativas, o software realiza o cálculo automático do valor a ser reembolsado com base na quilometragem percorrida. Essa automação assegura mais precisão, transparência e facilidade tanto para o colaborador quanto para o financeiro.

Geração de relatórios e dashboards em tempo real: visibilidade e análise de gastos

Com relatórios automatizados e painéis de controle interativos, é possível acompanhar indicadores financeiros em tempo real. Essa visibilidade ajuda a identificar padrões de consumo, otimizar custos e tomar decisões mais estratégicas sobre o uso dos recursos da empresa.

Aplicativo mobile (UX para o colaborador): facilidade no registro das despesas

Com um app intuitivo, o colaborador pode registrar as despesas de forma instantânea, apenas fotografando o comprovante e inserindo as informações básicas. Essa usabilidade simplifica o processo, acelera o envio das solicitações e melhora a experiência de quem está em campo ou em viagens corporativas.

Como um sistema de reembolso corporativo pode transformar a gestão financeira da sua empresa?

Um sistema de reembolso corporativo vai muito além de agilizar tarefas: ele transforma a forma como sua empresa gerencia recursos, reduz custos e melhora a eficiência financeira.

Ao automatizar processos que antes exigiam tempo e atenção manual, como conferência de recibos, elaboração de relatórios e controle de prestações de contas, a tecnologia libera gestores e equipes para se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Em vez de perder horas com tarefas operacionais, o time financeiro passa a contar com dados confiáveis, organizados e disponíveis, o que garante decisões mais rápidas e assertivas. Além disso, a automação minimiza erros humanos e assegura conformidade com as políticas internas da empresa.

Controle total e praticidade nas viagens corporativas

Gerenciar despesas de viagens de trabalho não precisa ser um desafio. Com um software de reembolso, é possível monitorar gastos em tempo real e garantir que todas as despesas estejam dentro das políticas corporativas de viagens.

O cartão corporativo da Flash, por exemplo, possibilita acompanhar os lançamentos assim que são realizados, facilitando o controle financeiro tanto de despesas cotidianas quanto de viagens a trabalho.

Digitalização e automação que otimizam a rotina

A digitalização de documentos é outro benefício. Com o aplicativo da Flash, os colaboradores podem registrar recibos e notas fiscais diretamente pelo celular. As informações são armazenadas em nuvem, garantindo organização, segurança e fácil acesso para futuras consultas ou auditorias.

A Flash também oferece uma tecnologia exclusiva de OCR (Reconhecimento Ótico da Flash), que realiza a leitura automática de notas e comprovantes fiscais, mesmo que estejam amassados ou com rasuras. Essa funcionalidade elimina etapas manuais, acelera o processo de reembolso e aumenta a precisão das informações.

Despesas em tempo real e integração com relatórios

O lançamento de despesas de forma instantânea é outra vantagem significativa. O colaborador apenas fotografa o comprovante, e o sistema faz a indexação automática em sua área exclusiva. Em poucos segundos, o gasto já aparece nos relatórios de despesas, prontos para validação e análise.

Com todas essas funcionalidades integradas, o sistema de reembolso da Flash simplifica a rotina administrativa, reduz riscos e torna o controle financeiro muito mais estratégico.

Essas são apenas algumas das vantagens que a tecnologia pode oferecer à sua empresa. Quer entender na prática como funciona?

Assista o vídeo completo abaixo e descubra como a solução de OCR da Flash está revolucionando a gestão de reembolsos corporativos.

5 vantagens competitivas de utilizar um software de reembolso

Toda empresa lida com a gestão de despesas corporativas. Nesse contexto, as ferramentas surgem como solução para reduzir erros e tornar a operação mais otimizada. Ou seja, investir em tecnologia é, atualmente, uma necessidade de mercado.

Confira, a seguir, os principais benefícios em contar com um software de reembolso:

1. Minimização de erros e falhas

Com um bom software de gestão de reembolsos, torna-se mais fácil organizar, agrupar e facilitar a manipulação de dados, automatizando tarefas e proporcionando agilidade sem comprometer a qualidade. Os erros humanos são reduzidos, permitindo que os envolvidos concentrem-se em análises e melhorias contínuas.

2. Redução de custos

Com o uso mais eficiente do tempo, os recursos anteriormente alocados em sistemas rígidos podem ser investidos em outras áreas, como capacitação de funcionários, expansão do negócio e desenvolvimento de novas soluções e produtos.

3. Integração de setores e aprimoramento do fluxo de informações

Ao reunir todas as informações em um só lugar, colaboradores de diferentes departamentos podem alinhar ideias e melhorar a comunicação, simplificando tanto os gastos corporativos quanto as decisões relacionadas às viagens de negócios.

4. Melhor aproveitamento do capital humano

Com menos tarefas mecânicas e tempo otimizado, gestores e analistas podem dedicar-se a desafios mais complexos na empresa, aumentando a produtividade e contribuindo para o crescimento organizacional.

5. Agilização de processos

Além de maior segurança, a agilidade nos processos é o principal benefício do software de reembolso corporativo. O tempo economizado permite que todos se concentrem em ações que impactam na lucratividade da empresa.

Quando optar por um sistema de gestão de reembolso?

Um sistema de reembolso deve ser considerado quando a empresa enfrenta os seguintes desafios:

• Perda de tempo e dinheiro com relatórios;
• Acesso precário à informação;
• Aumento de custos e perda de eficiência.

Perda de tempo e dinheiro com relatórios

Se os funcionários têm dificuldades em manter e apresentar comprovantes de despesas, isso leva ao aumento nos custos de gerenciamento. A empresa precisa alocar recursos para mitigar essa perda de tempo, dinheiro e estresse. Um sistema de reembolso automatiza esse processo, tornando-o mais eficiente, e menos suscetível a erros.

Acesso precário à informação

A falta de comunicação eficaz entre os departamentos contábil e comercial pode agravar os problemas com o reembolso de despesas. Um software de gestão fornece acesso fácil e transparente às despesas, ajudando a melhorar a comunicação e resolver conflitos internos.

Aumento de custos e perda de eficiência

Se a sua empresa está tentando resolver problemas relacionados ao reembolso de despesas corporativas com métodos que aumentam os custos ou prejudicando a eficiência, é hora de considerar a implementação de um sistema de gestão de reembolso e cartão corporativo.

Alguns métodos e ações podem ser:

• Formulários físicos para rastrear e aprovar despesas;
• Planilhas e/ou procedimentos manuais demorados;
• Ausência de um sistema adequado para rastreamento e criação de relatórios;
• Cálculos incorretos, perda de comprovantes e fraudes nas solicitações de reembolso.

Esses são alertas claros da necessidade de implementar um software de reembolso no seu negócio. Para resolver esse, entre outros problemas, conte com a Flash. Afinal, nossa plataforma digitaliza todas as etapas e informações de forma precisa e simplificada.

4 dúvidas comuns na hora de contratar um software de reembolso

Antes de investir em uma ferramenta de gestão de reembolsos, é natural que surjam dúvidas sobre sua aplicabilidade, custo-benefício e processo de implementação. Afinal, adotar uma nova tecnologia requer clareza sobre os ganhos reais que ela pode gerar para o negócio.

A seguir, respondemos às principais perguntas que costumam surgir no momento da decisão e que podem ajudar sua empresa a entender por que um software de reembolso é um aliado estratégico para a eficiência financeira.

Serve para todos os tipos de empresa?

Sim. Contrariamente ao mito, organizações de todos os portes e modelos de negócio se beneficiam de um software de gestão de reembolso, aumentando a eficiência e reduzindo riscos de erros e fraudes.

Investir nessa tecnologia vale a pena?

O investimento em um software de reembolso é justificado pela otimização dos processos e redução de riscos financeiros e legais, ao contrário do que alguns acreditam sobre altos custos.

Desenvolvimento interno ou externo?

Desenvolver um sistema internamente pode ser mais custoso e arriscado em termos de segurança cibernética e infraestrutura, comparado à contratação de uma plataforma de gestão de despesas especializada, como a Flash.

Qual o nível de simplicidade para implementação e uso?

A implementação é rápida e prática, com interfaces intuitivas e suporte ao usuário, desfazendo a noção de que seria um processo complicado.