4 vantagens da tecnologia no reembolso de despesas para funcionários

O reembolso de despesas para funcionários é muito comum para empresas que contam com colaboradores indo e vindo para visitas a clientes, reuniões e até viagens corporativas. No entanto, não é tão simples quanto parece quando pensamos em companhias com dezenas ou até centenas de colaboradores.

Controlar notas fiscais e informações sobre os gastos, gerenciar verbas e solicitações de adiantamento de despesas, entre diversas outras tarefas, se torna bem desafiador em um cenário como esse. Por isso, é preciso muita atenção para lidar com tudo isso, manter o processo de reembolsos alinhado e evitar falhas.

Mas como alcançar esse tão sonhado objetivo? O primeiro passo é usar a tecnologia como facilitadora de tudo o que envolve o ressarcimento de gastos aos funcionários.

Se a sua empresa ainda não conta com um software de reembolso, saiba que provavelmente está perdendo muito tempo e, provavelmente, deixando dinheiro na mesa.

Todos os dias, o tempo que gestores e analistas perdem com tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas é significativo. Imagine esse cenário ao longo de um ano inteiro na empresa: quanto tempo poderia ter sido dedicado a resoluções estratégicas e otimizações que rendessem maior economia aos cofres da organização?

Bom, você já deve estar imaginando a resposta.

Logo, agora deve estar querendo entender como a tecnologia realmente pode te ajudar a tornar o reembolso de despesas para funcionários mais ágil e eficiente na sua empresa. Estamos aqui para te trazer essa resposta.

Abaixo, listamos 5 vantagens da tecnologia para transformar a maneira com a qual você faz reembolsos, facilitar a sua rotina e de todo o departamento financeiro. Acompanhe a leitura.

1. Digitalização de despesas

Quem nunca sofreu com notas fiscais e recibos se apagando provavelmente nunca fez um reembolso. A utilização do papel prejudica a agilidade e até coloca em risco a validade dos documentos, que podem se perder ou até mesmo apagar ao longo do tempo.

A digitalização de despesas corporativas acaba com esse tipo de problema. Com a possibilidade de escanear um recibo com o celular, o colaborador não precisa se desesperar ao perdê-la e o gestor pode ficar tranquilo com o armazenamento do arquivo em nuvem, diretamente na plataforma.

Além desses benefícios, vale ressaltar que essa funcionalidade beneficia uma cultura paperless, que ganha cada vez mais espaço entre as companhias.

2. Aplicativo para smartphone

Se a mobilidade é um benefício na digitalização de recibos, saiba que clientes Flash não se limitam apenas a um scanner no aplicativo. Nele, é possível configurar alertas automáticos para evitar que o colaborador exceda o teto de gastos e até mesmo possibilitar a solicitação de verba extra para o gestor.

A comunicação centralizada é um dos pontos fortes, evitando que haja troca de informações desse tipo por mensagens informais no WhatsApp ou mesmo a burocracia de enviar um e-mail.

Ao facilitar a rotina da gestão de despesas corporativas, é preciso entregar uma solução que funcione realmente pensada em todas as interações de quem realmente precisa: o colaborador e o gestor.

3. Gestão de viagens corporativas fácil e prática

Você sabia que a Flash tem um sistema de viagens corporativas completo? 

Em nossa plataforma, o próprio funcionário pode buscar pelas passagens aéreas e hospedagens, o que facilita bastante o dia a dia do setor financeiro. Além de o software de viagens apontar quando há incoerências entre as solicitações e a política de viagens, nenhuma solicitação é aprovada sem a revisão de um gestor.

Além disso, a Flash também oferece um cartão corporativo que pode ser utilizado pelos colaboradores para os gastos realizados em viagens a trabalho. Isso elimina a necessidade de adiantamentos e de reembolsos em casos de viagens corporativas, além de tornar todos os processos mais seguros e menos suscetíveis a erros.

4. Integração contábil e ERP

Se a tecnologia veio para facilitar as rotinas, trabalhar com diferentes plataformas também pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Exportar arquivos e enviar registros de um software para o outro acaba se tornando mais uma tarefa repetitiva, indo na contramão da praticidade oferecida pelos softwares.

Por isso, a Flash oferece uma integração direta com sistemas contábeis e de ERP. Com isso, é possível fazer lançamentos automáticos de acordo com os gastos registrados no app, assegurando que você não precise mais perder tempo registrando duas informações iguais em sistemas diferentes.

Assim, conseguimos entregar mais eficiência e um menor risco de erros humanos. Além disso, você tem maior controle sobre os reembolsos de despesas para funcionários, fortalecendo a política de compliance e levando a uma gestão financeira mais transparente.

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