Retenção de impostos em pagamentos: guia prático para empresas

A retenção de impostos é um dos temas fiscais que mais geram dúvidas nas empresas — e ignorar suas regras pode resultar em autuações, multas e prejuízos operacionais.

Se você é contador, analista financeiro ou gestor de uma PME, provavelmente já se viu diante da incerteza: quando reter? Qual alíquota aplicar? Quem é responsável pelo recolhimento? Essas perguntas são comuns — e merecem respostas objetivas.

Este conteúdo foi pensado justamente para resolver isso: explicar, de forma clara e prática, o que é a retenção de impostos, quais tributos estão sujeitos a ela, como esse processo ocorre na rotina fiscal e quais cuidados adotar para evitar erros.

Com esse entendimento, sua empresa ganha mais controle, reduz riscos fiscais e aprimora o planejamento financeiro. Vamos direto ao ponto?

O que significa retenção do imposto?

A retenção de impostos é um mecanismo no qual uma parte do valor devido em uma operação é retida na fonte pagadora e repassada diretamente ao governo federal ou ao ente federativo responsável, como estados e municípios. 

Isso significa que, no momento do pagamento de um serviço ou produto, o tomador da atividade já deduz os tributos obrigatórios e se torna responsável por recolhê-los.

Na prática, essa retenção garante que os tributos sejam pagos corretamente e no prazo, evitando sonegação fiscal e assegurando o cumprimento da obrigação tributária. Por isso, entender o que é retenção de impostos, ou melhor, o que é retenção de impostos na fonte, é essencial para qualquer profissional da contabilidade, gestão financeira ou setor fiscal.

A retenção de impostos em notas fiscais ocorre, principalmente, em casos de prestação de serviços, quando o prestador é uma pessoa jurídica e o tomador do serviço (quem contrata) precisa reter e recolher tributos, como INSS, ISS, IRRF, CSLL, PIS e Cofins.

A lógica é a seguinte: o prestador emite o recibo ou nota fiscal, o tomador analisa a natureza do serviço e, conforme a legislação tributária, efetua a retenção de impostos federais, municipais ou previdenciários, a depender do caso.

Esse modelo de retenções também impacta diretamente a gestão de custos, o planejamento tributário e o fluxo de caixa das empresas, principalmente em regimes como o Lucro Presumido ou Lucro Real, onde a retenção de impostos pode ser decisiva para manter o equilíbrio no setor financeiro.

Além disso, empresas que prestam serviços à administração pública ou a um órgão público precisam estar ainda mais atentas às normas específicas da retenção de impostos federais para órgãos públicos, que são mais rigorosas e detalhadas.

É importante destacar que, embora o valor seja retido do prestador, a responsabilidade pelo recolhimento é de quem contratou o serviço. Qualquer erro nesse processo pode resultar em autuações, multas e prejuízos tanto para o gestor financeiro quanto para o contador.

Em resumo, retenção de imposto é quando a empresa contratante assume a responsabilidade por reter e pagar parte dos tributos que, originalmente, seriam pagos pela contratada. Esse modelo busca simplificar o controle, garantir o repasse ao tesouro nacional e aumentar a eficiência do sistema de arrecadação.

Quais impostos estão sujeitos à retenção?

Quando falamos em retenção de impostos, é fundamental entender quais tributos podem ser retidos na fonte pagadora. Cada um deles tem suas próprias regras, alíquotas e situações específicas de aplicação, o que torna indispensável o apoio de uma boa assessoria contábil ou um sistema fiscal atualizado.

Abaixo, os principais impostos sujeitos à retenção na fonte e explicamos como eles funcionam na prática.

1. IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)

É um dos tributos mais conhecidos quando se fala em retenção de impostos federais. Ele incide sobre rendimentos pagos a pessoas físicas e pessoas jurídicas, principalmente em contratos de prestação de serviços.

No caso de empresas, o IRRF é retido na fonte pagadora de acordo com a natureza do serviço, e as alíquotas variam conforme o tipo de operação e os valores envolvidos. 

Por exemplo: em serviços de natureza intelectual (como consultorias ou assessorias), o imposto pode ser retido já no momento do pagamento.

A retenção do IRRF é obrigatória em diversas operações e deve ser informada corretamente nos impostos na nota fiscal e nas obrigações acessórias. 

Negligenciar essa retenção pode causar multas, penalidades e complicações na apuração de tributos.

Dica de leitura: Guia de impostos federais, estaduais e municipais para empresas.

2. INSS (Previdência Social)

A retenção de INSS ocorre sobre serviços prestados por empresas e profissionais autônomos, ou seja, quando o serviço depende diretamente da atuação de trabalhadores.

Ela está prevista na legislação previdenciária e corresponde, geralmente, a 11% do valor bruto da nota fiscal, com algumas variações conforme o enquadramento da empresa e o tipo de serviço.

Empresas que contratam serviços terceirizados, como vigilância, limpeza, conservação e manutenção predial, devem realizar a retenção do INSS na nota fiscal, recolhendo esse valor à Receita Federal via GPS (Guia da Previdência Social).

3. ISS (Imposto Sobre Serviços)

O ISS é um tributo municipal que incide sobre a prestação de serviços listados na Lei Complementar 116/2003. 

Sua retenção pode ser obrigatória dependendo da legislação de cada município, do tipo de serviço prestado e da localização das partes envolvidas.

Normalmente, a retenção do ISS na fonte ocorre quando o tomador do serviço está situado em uma cidade diferente da empresa prestadora, ou quando a legislação local exige essa prática — especialmente se o tomador for um órgão público ou empresa de grande porte.

As alíquotas variam de 2% a 5% e a responsabilidade pela retenção e recolhimento recai sobre o tomador do serviço.

A correta apuração e pagamento do ISS retido é essencial para manter a empresa em conformidade e evitar problemas com as fiscalizações municipais.

4. CSLL, PIS e COFINS (retenções federais)

Além do IRRF e do INSS, algumas empresas também estão sujeitas à retenção de tributos federais, como Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Programa de Integração Social (PIS) e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Esses tributos são cobrados de empresas prestadoras de serviços, especialmente quando o contratante é uma pessoa jurídica de direito público ou uma empresa tributada pelo Lucro Real.

A retenção de PIS, COFINS e CSLL é feita com base em alíquotas fixas:

• PIS: 0,65%
• COFINS: 3%
• CSLL: 1%

Essas alíquotas são aplicadas sobre o valor bruto da nota fiscal e devem ser destacadas no momento da emissão.

Empresas do Lucro Presumido e Lucro Real precisam ter atenção especial, já que a retenção de impostos federais pode impactar diretamente no fluxo de caixa e na gestão fiscal da organização. 

Além disso, o não recolhimento correto pode gerar autuações por parte da Receita Federal.

Leia também: IRPJ e CSLL no Lucro Real e Lucro Presumido: como calcular, diferenças e impactos para as empresas.

Como funciona a retenção de impostos na prática?

A retenção de impostos na fonte segue um processo bem definido, que começa no momento da prestação do serviço e termina com o recolhimento dos tributos aos cofres públicos.

A seguir, mostramos passo a passo como funciona essa rotina na prática.

1. O serviço é prestado

Tudo começa com a execução do serviço contratado. Pode ser uma consultoria empresarial, um projeto de engenharia, uma obra de Reforma Tributária ou qualquer outro serviço que envolva a prestação de serviço com nota fiscal.

É essa prestação que dá origem à obrigação tributária, gerando responsabilidades tanto para o prestador quanto para o tomador do serviço, conforme o regime tributário adotado e as condições contratuais estabelecidas.

Saiba mais: Calendário tributário 2025: baixe o modelo com as principais datas e obrigações fiscais

2. O prestador emite a nota fiscal

Após realizar o serviço, o prestador emite a nota fiscal de serviço. Nela, ele informa:

• O valor bruto do serviço;
• A descrição da atividade;
• Os impostos que podem ser retidos na fonte, como IRRF, INSS, PIS, COFINS, CSLL e ISS

A clareza nessa etapa é essencial, já que os dados da nota influenciam diretamente na apuração de tributos, nas obrigações acessórias e na correta retenção de impostos federais e municipais.

3. O tomador analisa a nota

Agora é a vez da empresa contratante (tomador do serviço) fazer uma análise criteriosa da nota emitida. Ela verifica:

• Se o prestador é optante pelo Simples Nacional — nesse regime, geralmente não há retenção de impostos federais como PIS, COFINS, CSLL ou IRRF;
• O tipo de serviço prestado — por exemplo, se envolve cessão de mão de obra, pode gerar retenção de INSS;
• O regime tributário da empresa prestadora;
• Se a legislação municipal exige retenção de ISS na fonte.

Essa análise é essencial para evitar pagamento indevido de tributos ou omissão de retenções obrigatórias, o que poderia gerar multa ou autuação fiscal.

4. A empresa faz os descontos (retenções)

Após validar as informações, o tomador realiza os descontos devidos. Entre os impostos retidos, podem estar:

• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
• INSS, se houver cessão de serviços;
• PIS, COFINS e CSLL (retenção conjunta de 4,65% em alguns casos);
• ISS, conforme as regras do município.

Esse processo de retenção de tributos deve ser feito com base em legislação atualizada e com o suporte de uma contabilidade especializada ou software fiscal para garantir conformidade e evitar passivos futuros.

5. O prestador recebe o valor líquido

Após as deduções, o prestador recebe o valor líquido do serviço, ou seja, o total menos os impostos retidos na fonte. Por exemplo:

• Valor bruto do serviço: R$ 10.000
• Retenções (IRRF, INSS, PIS/COFINS/CSLL, ISS): R$ 1.000
• Valor líquido recebido: R$ 9.000

Esse valor retido pode ser compensado ou abatido pelo prestador em tributos futuros, dependendo do tipo de imposto e da forma de apuração da carga tributária da empresa.

6. A empresa recolhe os tributos ao governo

Por fim, cabe à empresa contratante (tomadora) recolher os impostos retidos. Isso inclui:

• Preencher as guias de recolhimento, como DARF, GPS ou guia de ISS municipal;
• Fazer o pagamento dentro do prazo;
• Informar os dados corretamente nas obrigações acessórias, como DCTF, eSocial e DIRF.

Esse processo fecha o ciclo da retenção de impostos na prática, garantindo que a empresa esteja em conformidade fiscal e evitando complicações com o fisco.

Como calcular e recolher os tributos retidos?

A retenção de impostos exige atenção em duas etapas principais: o cálculo correto das alíquotas e o recolhimento nos prazos e guias corretas.

Veja, abaixo, como fazer isso de forma simples.

Confira as alíquotas de cada imposto

Antes de reter, você precisa saber quanto reter. Veja, a seguir, as alíquotas mais comuns aplicadas sobre a receita bruta da nota fiscal:

Se o prestador for optante pelo Simples Nacional, geralmente não há retenção de IRRF, PIS, COFINS e CSLL — e, em alguns municípios, também não há retenção de ISS.

Veja também: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real: diferenças e como escolher o melhor regime.

Verifique os tipos de guia e prazos de pagamento

Após calcular as contribuições a reter, o próximo passo é recolher os tributos nos prazos corretos, usando a guia apropriada para cada imposto.

DARF (código específico para cada imposto)

• Usado para: IRRF, PIS, COFINS, CSLL
• Como preencher: informe o código dos impostos correspondentes e o CNPJ do prestador
• Prazo: geralmente até o último dia útil do 2º decêndio do mês subsequente

Descubra quais são as despesas dedutíveis do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).

GPS

• Usada para: INSS
• Código: 2631 (quando a retenção é feita pela empresa contratante)
• Prazo: até o dia 20 do mês seguinte à prestação do serviço (antecipado se cair em fim de semana ou feriado)

Guia própria do município

• Usada para: ISS
• Varia conforme a prefeitura local
• A guia é emitida no site da Secretaria Municipal de Fazenda
• Prazo e formato variam de cidade para cidade

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Exemplo de cálculo dos tributos retidos

Para ilustrar melhor, veja um exemplo simples com base em uma nota fiscal de R$ 10.000, em que há retenções federais e de ISS:

Valor líquido a pagar ao prestador: R$ 10.000 – R$ 1.115 = R$ 8.885.

Como a tecnologia pode ajudar no controle das retenções?

Controlar corretamente os impostos retidos na fonte, como as retenções federais (IRRF, INSS, PIS, COFINS e CSLL) e o ISS municipal, exige atenção aos detalhes e atualização constante da legislação tributária. 

Por isso, automatizar esse processo com tecnologia reduz erros manuais, evita atrasos no recolhimento e garante que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas com segurança.

A plataforma de gestão de despesas da Flash é uma aliada nesse controle: afinal,  organiza as notas fiscais, identifica automaticamente os tributos a reter, calcula os valores de forma precisa e facilita a emissão de guias como DARF e GPS. 

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