FGTS Digital: tudo o que o RH precisa saber sobre o nova plataforma

A partir de março de 2024, uma novidade vai impactar as rotinas e processos de DP das empresas: a chegada do FGTS digital.

Pensada para trazer mais agilidade, simplicidade e transparência para os temas relacionados ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), o novo sistema contará com funcionalidades como pagamento exclusivo via PIX.

Mas o que vai mudar, de fato, com o FGTS digital? Para ajudar as empresas no processo de adaptação ao novo sistema, o blog da Flash ouviu especialistas e explica tudo o que você precisa saber sobre ele.

O que é o FGTS Digital? Ele vai substituir a SEFIP? 

Antes de mais nada, é importante entender um pouco melhor o que é o FGTS Digital. Em linhas gerais, é um sistema que vai substituir o SEFIP (programa utilizado para gerar as informações) e o portal Conectividade Social (plataforma para o envio e gestão de alguns dos dados) para questões como a declaração de valores a serem recolhidos, cadastro de novos funcionários no FGTS e geração de guias.

“O sistema antigo passou por poucas atualizações, então, não respondia bem às necessidades dos profissionais da área, que acabam tendo de investir muito tempo para subir dados, converter arquivos e conferir informações”, afirma Glacivaldo Marques, coordenador pedagógico da Nith, empresa de treinamentos focada na capacitação de profissionais do Departamento Pessoal.

A partir da transição, os dados sobre FGTS estarão integrados ao eSocial, sistema que já é utilizado para a transmissão de outras informações trabalhistas e previdenciárias.

“A informatização terá um grande impacto, já que ainda existem situações em que são necessários o preenchimento de formulários em papel e o deslocamento até uma agência da Caixa”, completa Samara Nunes, encarregada do Departamento Pessoal na Unidas Assessoria Contábil, que terceiriza serviços na área para empresas de diversos portes e setores.

Quem está obrigado ao FGTS Digital?

Todas as empresas deverão utilizar o FGTS Digital a partir da competência de março, concentrando ali as operações relacionadas ao Fundo.

As mudanças serão mais sutis apenas para os Microempreendedores Individuais (MEIs) e Segurados Especiais (SEs), que continuarão efetuando o recolhimento mensal junto a DAE do eSocial e precisarão acessar o FGTS Digital apenas em caso de rescisão de contrato.

“É algo que vai impactar tanto quem tem um funcionário quanto empresas gigantes. O que muda é só a escala do impacto, já que são folhas com grau de complexidade diferentes para serem geradas e lançadas”, afirma Glacivaldo.

FGTS Digital: o que o RH precisa saber

Antes de iniciar a utilização do novo sistema, é importante o RH entender alguns aspectos por trás da novidade.

O primeiro é relacionado ao eSocial. Como todos os dados, a partir de março, serão declarados na plataforma de questões previdenciárias e trabalhistas do governo, é preciso estar ainda mais atento para que as informações lançadas estejam corretas e de acordo com a realidade atual do negócio.

Isso porque, como o FGTS ainda não estava integrado ao eSocial, é bem possível que existam divergências nas alíquotas declaradas, por exemplo. No dia a dia, conferir se as informações transitaram corretamente de um sistema para o outro é uma atividade que deverá ser incluída nos processos internos.

Outro ponto importante está relacionado à mudança na data de recolhimento. Tradicionalmente, as guias do FGTS devem ser pagas até o dia 7 do mês seguinte ao da competência (Ex: para a folha e movimentações de janeiro, o vencimento é dia 7 de fevereiro). Agora, a data muda para o dia 20 do mês seguinte à competência, junto com as outras obrigações trabalhistas e previdenciárias.

“É uma vantagem tanto pelo melhor planejamento de caixa, como pelo tempo que se ganha para checar se há alguma divergência nos valores calculados”, afirma Diego Zacarias dos Santos, head de auditoria interna e assuntos regulatórios da Contabilizei, startup de contabilidade.

O que diz a legislação sobre o FGTS Digital?

O FGTS digital foi regulamentado por meio da Portaria nº 240 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), de 29 de fevereiro de 2024. 

Segundo a portaria, o FGTS Digital é "um conjunto de um conjunto de sistemas integrados, dedicados à gestão da arrecadação dos valores devidos ao FGTS e à prestação de serviços digitais, com objetivo de melhorar a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, e de aperfeiçoar a arrecadação, a fiscalização, a apuração, o lançamento e a cobrança dos recursos do FGTS, na forma prevista no art. 17-A da Lei nº 8.036, de 1990".

FGTS Digital: ganhos para o DP

Segundo especialistas, entre as principais vantagens do FGTS Digital para o departamento pessoal será a redução da quantidade de etapas que precisam ser cumpridas.

“O tempo desse profissional poderá ser usado de forma mais estratégica, por exemplo, em atividades de planejamento ou aprimoramento de processos como recrutamento e seleção”, afirma Diego, da Contabilizei.

No modelo anterior, quando precisava recolher o FGTS de um único trabalhador, a empresa precisava fazer a transmissão das informações de todo o seu corpo de funcionários – algo complexo, principalmente, para aqueles negócios que contam com times grandes. Agora, é possível o envio e a gestão dos dados de forma individualizada.

Outra mudança de processo também está relacionada à gestão dos arquivos. Como o SEFIP não era um sistema online, o RH tinha que ter um controle adequado dos documentos eletrônicos, para o caso de precisar retificar ou acessar alguma informação. Ao estar conectado com o eSocial, todos os dados sobre FGTS estarão na nuvem e poderão ser consultados ou retificados online.

“A digitalização facilita a emissão das guias, consultas de pagamentos realizados e de dívidas. Há, ainda, a opção de parcelamento ou reembolso de pagamentos indevidos. Por fim, traz de maneira ágil relatórios para melhorar a tomada de decisões das empresas”, diz Samara, da Unidas.

Os ganhos serão sentidos não apenas nas tarefas do dia a dia, mas também em questões de exceção, como no caso de haver débitos de meses anteriores. Com o sistema atual, o empregador precisa gerar e pagar uma guia específica para cada competência. Já na nova ferramenta, será possível regularizar a situação com um único documento reunindo todas as dívidas relativas ao Fundo.

Pagamento do FGTS via Pix

Outra mudança significativa decorrente da nova ferramenta é o formato de pagamento. Antes, as guias vinham com um código de barras que permitiam o pagamento via qualquer canal disponibilizado pelo sistema bancário. Agora, o pagamento será exclusivamente via Pix.

Como vantagem, a mudança torna a compensação dos depósitos imediata, trazendo mais agilidade e segurança de que os valores foram corretamente recolhidos e destinados. Além disso, os pagamentos podem ser realizados em qualquer dia e horário, dando maior flexibilidade e diminuindo as chances de multas.

Por outro lado, o RH e o departamento financeiro deverão estar alinhados quanto ao novo processo, uma conversa que precisa acontecer antes do vencimento da primeira guia no novo formato, em 20 de abril.

“É preciso que o financeiro esteja envolvido nessa mudança, pois há alguns detalhes que podem atrapalhar o pagamento e gerar multas. O principal deles são os limites de pagamento. É fundamental checar se o banco libera Pix nos valores das guias daquela empresa e, caso isso não aconteça, que seja solicitado o ajuste ao gerente da conta”, diz Diego, da Contabilizei.

Quando o FGTS digital entrará em vigor?

O processo de mudança para o FGTS Digital teve início em agosto de 2023, mas o sistema passou a valer, de fato, em 1º de março de 2024.

Isso significa que as informações relacionadas à folha e a eventos extraordinários de março (guias cujo vencimento será em abril) serão as primeiras a serem processadas oficialmente a partir do sistema integrado com o eSocial.

Antes da abertura oficial do sistema, porém, o governo federal organizou um período de testes, aberto até 13 de janeiro.

“Mais do que se familiarizar com a interface, é recomendado as empresas realizarem testes para conferir se há divergência nas informações. Isso vai desde os dados gerais dos empregados até as rubricas que estão cadastradas no sistema e que impactam na incidência da cobrança”, diz Glacivaldo, da Nith.

Como acessar o FGTS Digital?

O acesso ao sistema do FGTS Digital deve ser realizado por meio do site do Ministério do Trabalho, com usuário e senha cadastrados no portal gov.br ou por meio de um certificado digital. Caso a opção seja pela senha, a conta deve possuir selo de confiabilidade nos níveis prata ou ouro.

Uma vez dentro da plataforma, é possível realizar todas as operações para emissão das guias, além da análise de relatórios sobre o recolhimento dos valores nas competências anteriores.

Também é na área logada que deve ser realizado o cadastro de procurações, dando a outros usuários os poderes de consultar dados ou de editá-los. Essa etapa é importante para que prestadores de serviços estejam aptos a utilizar o sistema em nome daquele negócio.

Mesmo no período de testes, as procurações já podem ser cadastradas, permitindo assim que os parceiros assumam a gestão do FGTS Digital desde o primeiro dia de operação do sistema oficial do sistema.

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