Gestão eletrônica de documentos: conheça o recurso da Flash que centraliza os arquivos dos colaboradores!

Uma das principais funcionalidades da plataforma da Flash, a gestão eletrônica de documentos (GED), ganhou uma nova versão mais robusta e ainda mais completa! 

A partir de agora, clientes que utilizam a solução de gestão de pessoas, despesas e benefícios terão acesso ao recurso, que centraliza toda a gestão de documentos dos colaboradores de forma automatizada e em conformidade com a LGPD.

Seguindo a tendência de digitalização do RH, a gestão eletrônica de documentos permite que o processo de organizar, acessar e atualizar os documentos dos colaboradores não seja algo burocrático e manual. Com isso, o RH consegue liberar tempo da sua rotina para se dedicar a tarefas mais estratégicas e que geram valor. 

Quer saber tudo sobre essa novidade e entender por que a gestão eletrônica de documentos é fundamental para o RH ganhar eficiência no dia a dia? Continue lendo o artigo! 

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

A gestão eletrônica de documentos, conhecida como GED, é uma tecnologia inovadora. Ela é uma solução que permite o armazenamento e organização digital de todos os documentos de colaboradores em uma única localização centralizada. 

Na plataforma da Flash, a ficha de registro dos colaboradores são organizados de forma automática em uma área e podem ser visualizados de acordo com uma série de filtros, como pessoa (nome do colaborador), tipo de documento ou lista de documentos. 

Isso significa que todos os documentos, seja de identificação pessoal, registros acadêmicos e até documentos de dependentes estão armazenados de maneira acessível, segura e eficiente. 

Leia também: Por quanto tempo guardar documentos da empresa e quais são necessários?

Esta funcionalidade é crucial para empresas que buscam eficiência e segurança na gestão de suas informações. Fora isso, para o RH, contar com uma solução de gestão eletrônica de documentos facilita processos que costumam ser onerosos, como a admissão dos colaboradores, em que o fluxo de recebimento de arquivos é mais intenso. 

Gestão eletrônica de documentos(GED) X Enterprise Content Management: principais diferenças

Embora ambos sejam importantes para a gestão documental, a gestão eletrônica de documentos e o enterprise content management (ECM), ou gestão de conteúdo empresarial, possuem diferenças fundamentais. 

Enquanto o GED foca especificamente na gestão de documentos, o ECM abrange um espectro mais amplo de conteúdos. São incluídos arquivos de mídia como imagens, vídeos e áudios, além de conteúdos web e dados armazenados nos dispositivos da empresa.

Ambas as ferramentas podem ser complementares, oferecendo soluções abrangentes para o gerenciamento de informações empresariais, mas é importante entender suas funções específicas para implementá-las de acordo com as necessidades organizacionais.

Vantagens de utilizar a gestão eletrônica de documentos 

Implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos na sua empresa traz uma série de benefícios. Esses vão desde a melhoria da organização documental até impactos significativos na sustentabilidade e economia de recursos. 

Vejamos algumas das principais vantagens:

1 - Otimização no fluxo de trabalho

Eliminar documentos impressos é um dos maiores desafios, em especial nas grandes empresas. A adoção do GED na plataforma da Flash melhora substancialmente o fluxo de trabalho, reduzindo tempo perdido na organização de documentos. 

A facilidade de acessar, editar e compartilhar documentos online melhora a eficiência operacional em todas as etapas de processos que envolvem a gestão de documentos.

2 - Redução de custos

Com a digitalização, os custos com impressão e armazenamento de documento físico são drasticamente reduzidos. Além disso, o espaço anteriormente utilizado para arquivar papéis pode ser reaproveitado para outras atividades, contribuindo para uma redução significativa dos custos operacionais.

3 - Sustentabilidade

Ao reduzir o uso de papel e a energia elétrica necessária para a manutenção de arquivos físicos, o sistema de gestão eletrônica de documentos digitais contribui diretamente com as iniciativas de sustentabilidade da empresa, alinhando-se com os objetivos da ESG.

4 - Economia de tempo e recursos financeiros

O GED permite que os documentos eletrônicos sejam encontrados e acessados rapidamente, eliminando processos burocráticos e liberando os colaboradores para se dedicarem a tarefas mais estratégicas e produtivas. A longo prazo, isso se traduz em economia de tempo e aumento de lucratividade.

5 - Gestão unificada de todas as etapas do processo

Com todos os documentos armazenados em um único espaço digital, a gestão de pessoas Flash oferece uma visão completa da jornada do colaborador na empresa, permitindo insights valiosos para melhorar continuamente os processos.

6 - Segurança de dados e LGPD

O GED melhora a segurança de dados ao permitir um controle rigoroso sobre quem pode acessar determinados documentos. Com a armazenagem na nuvem, o sistema facilita backups regulares e mantém a integridade e confidencialidade dos dados, essencial para a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como funciona a gestão eletrônica de documentos da Flash?

Agora disponível para os clientes que utilizam nossas soluções de gestão de benefícios, pessoas e despesas, a gestão eletrônica de documentos da Flash simplifica de forma inegável o armazenamento de documentos. 

Ao criar automaticamente uma pasta para cada colaborador, a plataforma garante que todos os documentos importantes estejam organizados e facilmente acessíveis. 

Isso não só poupa tempo na busca de documentos, mas também aumenta a segurança dos dados, já que cada pasta pode ser configurada para garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso.

Por meio do recurso de gestão eletrônica de documentos da Flash é possível:

• Visualizar todos os documentos dos colaboradores;
• Buscar documentos com visualizações diferentes: por pessoa, tipo de documento ou lista de documentos;
• Filtrar a visualização dos documentos por: status da pessoa (inativo ou ativo), data de admissão, departamento e cargo;
• Fazer o download de mais de um documento; 
• Permitir que o colaborador altere os seus documentos que estão armazenados (exclua, atualize, etc);
• Enviar o documento para assinatura;
• Visualizar quantos documentos estão vencidos, estão a vencer ou pendentes de assinatura.

Onde é possível aplicar a gestão eletrônica de documentos 

A gestão eletrônica de documentos pode ser aplicada nas mais diversas áreas da empresa em que exista a necessidade de organizar e armazenar documentos, como financeiro, marketing etc.

No caso da Flash, por se tratar de uma plataforma que centraliza todas as operações de pessoas, benefícios e despesas é possível acessar documentos que são utilizados em diferentes etapas da jornada do colaborador. Entre eles: 

• RG;
• Atestados;
• CNH;
• Reembolsos e muito mais! 

Como implantar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa

A implantação de um sistema de RH com gestão eletrônica de documentos pode transformar a maneira como sua empresa gerencia informações. Aqui estão os passos fundamentais para garantir uma transição suave e eficaz:

Passo 1: Planejamento para digitalização

Antes de digitalizar os documentos existentes, é importante fazer um levantamento detalhado do que precisa ser convertido para o formato digital. Este é também o momento ideal para descartar documentos obsoletos ou desnecessários, otimizando o que será armazenado.

Passo 2: Definir regras de acesso e segurança

Com os documentos na nuvem, defina claramente quem terá acesso a quais documentos e quais ações eles poderão executar. Por exemplo, alguns colaboradores podem precisar de acesso para visualização, enquanto outros podem precisar de permissões para edição.

Passo 3: Treinamento da equipe

Para maximizar o uso do novo sistema, treine sua equipe sobre como acessar, gerenciar e utilizar o GED de forma eficaz. Estabeleça um período de teste para que os usuários se familiarizem com o sistema antes de implementá-lo em toda a empresa.

Passo 4: Coleta de feedback e ajustes

Após a implementação, é importante coletar feedback regular dos usuários para entender como o sistema está afetando o dia a dia e fazer ajustes conforme necessário. Use os insights coletados para aprimorar continuamente o processo e garantir que o sistema atenda às necessidades da empresa.

Conte com a Flash para tornar o seu RH mais estratégico! 

Agora que você já entendeu tudo sobre gestão eletrônica de documentos, que tal utilizar a plataforma da Flash para digitalizar o processo de armazenamento dessas informações dos seus colaboradores? 

Com a plataforma da Flash, além de contar com um lugar centralizado para a gestão de documentos, o que facilita o dia a dia do RH, é possível evitar o risco de vazamento de informações sensíveis.

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