Por quanto tempo guardar documentos da empresa e quais são necessários?

A gestão documental é um componente essencial da administração financeira e prestação de contas para qualquer empresa. Com uma variedade de documentos, incluindo notas fiscais, recibos e contratos, muitos gestores se perguntam: "Por quanto tempo devo guardar documentos da empresa?"

A resposta varia, pois o período de retenção recomendado para diferentes tipos de documentos pode oscilar entre um e 30 anos. E cada um dependendo de suas finalidades legais, fiscais e contábeis.

Com a evolução tecnológica, a digitalização surge como uma solução eficiente para gerenciar o crescente volume de papéis. 

É importante entender que certos documentos são fundamentais para a conformidade com as legislações trabalhistas e tributárias. Descartá-los prematuramente não só pode resultar em complicações legais mas , também,em prejuízos financeiros significativos para a empresa.

Neste artigo, detalharemos o tempo necessário para a guarda desses registros, a relevância de manter essa documentação e os benefícios da digitalização para a gestão empresarial moderna. 

Continue conosco para descobrir como otimizar a gestão de documentos na sua empresa.

Quanto é preciso guardar documentos e comprovantes: guia para as principais documentações

A necessidade de manter registros e comprovantes é essencial para a gestão financeira tranquila e organizada de sua empresa. No entanto, a duração durante a qual esses documentos devem ser mantidos varia conforme seu tipo e finalidade. 

Aqui está um guia prático para ajudar a entender por quanto tempo diferentes tipos de comprovantes devem ser guardados:

• Imposto de renda: mantenha por 5 anos, pois é o período em que a Receita Federal pode auditar suas contas.
  
  
• Contas de consumo (água, luz, telefone): também devem ser guardadas por 5 anos devido à possibilidade de questionamentos sobre a contabilidade ou cobranças.
  
  
• Impostos sobre propriedade (IPTU, IPVA): os comprovantes devem ser mantidos por 5 anos.
  
  
• Aluguel e taxas de condomínio: guardar por 3 anos, que é o prazo para eventuais ações relacionadas a cobranças ou disputas contratuais.
  
  
• Faturas de cartão de crédito: recomenda-se guardar por 1 ano para contestar cobranças indevidas ou revisar gastos.
  
  
• Multas de trânsito ou outras infrações: mantenha os comprovantes por 2 anos.
  
  
• Contribuições ao INSS: é essencial manter todos os comprovantes até que o pedido de aposentadoria seja oficialmente processado e aprovado.
  
  
• Seguros: guarde por 1 ano ou enquanto a apólice estiver vigente, para suportar possíveis reclamações ou renovações.
  
  
• Financiamentos e dívidas diversas: devem ser mantidos até que todas as quitações sejam efetuadas e não haja mais pendências.

Manter esses documentos organizados e por períodos específicos não apenas facilita o gerenciamento do setor financeiro, mas também protege sua empresa contra possíveis disputas legais e auditorias fiscais.

Outros documentos e seus respectivos tempos

Os documentos e comprovantes relacionados aos trabalhadores exigem mais cuidado. Nesses são incluídos:

1. Documentos eletrônicos de recolhimento rescisório do fgts e da contribuição social, GRFC
2. Guia de recolhimento do FGTS e informações à previdência social (GFIP);
3. Comprovante anual de informações sociais (RAIS)
4. Comprovantes eletrônicos de dados trabalhistas.

Abaixo detalhamos melhor esses documentos Trabalhistas e Previdenciários que devem ser mantidos, bem como suas importâncias:

Registro de longo prazo (10 a 30 anos)

• Documentos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e GFIP: importantes para comprovar os recolhimentos e as informações previdenciárias, devem ser mantidos por até 30 anos.
  
  
• GRFC (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social): essencial para verificar os valores pagos no término de contratos de trabalho, deve ser guardado por 30 anos.

Documentos com prazo de guarda de médio prazo (5 anos)

• GPS (Guia da Previdência Social): confirma os pagamentos à Previdência.
  
  
• GRCSU (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana): essencial para comprovar o pagamento da contribuição sindical.
  
  
• Recibos de pagamento de Salário, 13º e férias: comprovam o cumprimento das obrigações trabalhistas.
• Controle de ponto: registra a jornada de trabalho dos empregados.
  
  
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CAGED: Informa as admissões e demissões de empregados.
  
  
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): Fornece dados para controle das atividades trabalhistas e previdenciárias.

Registro de curto prazo (2 anos):

• Termos de rescisão de contrato de trabalho: comprovam as condições de término do contrato.
  
  
• Pedidos de demissão: registram a iniciativa do empregado em encerrar o vínculo empregatício.
  
  
• Avisos prévios: documentam a notificação prévia sobre o término do contrato.

Essa organização documental não só garante a conformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias, mas também protege a empresa de possíveis disputas judiciais. 

Manter um controle rigoroso desses documentos é crucial para a administração eficiente dos recursos humanos e para evitar penalidades legais e financeiras.

Leia mais: o que são verbas indenizatórias e por que são importantes para a empresa

Guardar documentos é essencial para a saúde empresarial

Em qualquer organização, o acúmulo de cupons, recibos e notas fiscais é comum e pode causar certa confusão. É compreensível que, às vezes, colaboradores possam sentir-se tentados a se desfazer de parte dessa papelada para liberar espaço. 

No entanto, é crucial exercer cautela antes de descartar qualquer documento. Muitos desses registros são essenciais para validar transações financeiras e reembolsos, além de serem necessários para auditorias e conferências de contas. 

A importância de preservar esses documentos vai além da organização interna, pois é essencial para garantir:

• Conformidade legal: diversos documentos são mandatórios para cumprir com regulamentações legais e tributárias. A falta desses documentos pode levar a sérias implicações legais e processuais.
  
  
• Prevenção de riscos financeiros com a Receita Federal: sem os comprovantes adequados, a empresa pode enfrentar problemas significativos durante fiscalizações, o que pode resultar em multas e outras penalidades financeiras severas.

Assim, manter uma boa organização e retenção documental é fundamental não apenas para a administração financeira, mas também para garantir a conformidade e a integridade operacional da empresa.

Leia também: o que diz a CLT sobre ajuda de custo

Qual a melhor forma de guardar esses documentos?

Na era digital, a gestão documental enfrenta desafios e oportunidades. Empresas acumulam uma grande quantidade de papéis, que podem se tornar um obstáculo para a eficiência operacional. 

A tecnologia oferece soluções práticas e sustentáveis através da digitalização, permitindo que documentos sejam armazenados de maneira segura e acessível na nuvem.

A Flash incentiva a transformação digital com soluções que apoiam a filosofia "sem papel" (paperless). Esta abordagem não apenas facilita a organização e o acesso rápido a documentos, mas também contribui para a sustentabilidade ao reduzir o consumo de papel.

Vantagens da digitalização na guarda de documentos

• Redução de custos: digitalizar documentos pode eliminar despesas fixas e variáveis significativas com impressão, cópias, e envio de documentos físicos.
  
  
• Otimização de tempo: a digitalização agiliza os processos administrativos, permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas que agregam mais valor ao negócio.
  
  
• Diminuição da burocracia: armazenar documentos digitalmente simplifica a recuperação de informações e reduz a complexidade administrativa, tornando os processos mais rápidos e menos propensos a erros.

Essas práticas não apenas melhoram a eficiência operacional, mas também fortalecem a governança corporativa e a conformidade regulatória. Ao considerar como guardar documentos de forma eficaz, as soluções digitais apresentam-se como uma escolha estratégica para as empresas modernas.

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