Por quanto tempo guardar documentos da empresa e quais são necessários?

A gestão eletrônica de documentos é um componente essencial em qualquer empresa. Com uma variedade de documentos, incluindo notas fiscais, contratos de trabalho, acordos e diversos outros arquivos, muitos gestores se perguntam: "Por quanto tempo devo guardar documentos da empresa?"

A resposta varia, pois o período de guarda de documentos recomendado para diferentes tipos de documentos pode oscilar entre um e 30 anos. Cada um deles depende de suas finalidades legais, fiscais e contábeis. Com a evolução tecnológica, no entanto, a digitalização surge como uma solução eficiente para gerenciar o crescente volume de arquivos. 

É preciso entender que certos documentos indispensáveis para a conformidade com as legislações trabalhistas e tributárias. Descartá-los prematuramente não só pode colocar a companhia em riscos financeiros e legais.

Ao longo deste artigo, detalharemos o conceito de temporalidade de documentos, a relevância de manter a documentação e os benefícios da digitalização para a gestão empresarial moderna. 

Acompanhe a leitura.

O que é temporalidade de documentos?

A temporalidade de documentos se refere ao período pelo qual uma empresa deve manter suas documentações armazenadas antes de descartá-las. Esse conceito está ligado à importância legal, fiscal, administrativa e histórica de cada arquivo, e determina o tempo de guarda necessário para cumprir com regulamentações e garantir o funcionamento adequado da organização.

Cada tipo de documento – como notas fiscais e recibos, contratos, relatórios financeiros e registros de funcionários – possui um período de retenção específico. O prazo é definido por leis e normas que variam de acordo com a natureza da documentação e o setor de atuação.

A temporalidade ajuda organizações a estabelecer políticas de arquivamento eficientes, evitando acúmulo desnecessário de papéis e arquivos digitais. Ao mesmo tempo, protege informações relevantes para auditorias, comprovações e possíveis litígios.

Nesse cenário, a gestão de temporalidade de documentos é uma prática indispensável para manter a conformidade legal, otimizar o espaço físico e digital, além de garantir que as informações essenciais estejam disponíveis quando necessário.

Por quanto tempo é preciso guardar documentos e comprovantes na empresa?

O tempo de guarda de documentos empresariais varia de acordo com o tipo de documento e as regulamentações legais aplicáveis.

A legislação brasileira define prazos específicos para retenção, baseados em critérios fiscais, trabalhistas, contábeis e de compliance, com o objetivo de garantir que os negócios estejam preparados para auditorias, fiscalizações e possíveis litígios. Ou seja, manter esses documentos pelo período correto é primordial para proteger a companhia e evitar riscos de penalidades.

A seguir, apresentamos os principais prazos de guarda exigidos para diferentes categorias de documentos empresariais.

• Documentos fiscais: 5 a 20 Anos
• Documentos trabalhistas: 5 a 30 Anos
• Documentos contábeis: 5 Anos
• Contratos comerciais e documentos jurídicos: 5 a 10 Anos
• Documentos societários: permanente ou por longo prazo
• Documentos de Compliance e auditoria: 5 a 10 Anos

Tempo para guardar documentos fiscais: 5 a 20 Anos

• Notas fiscais: devem ser guardadas por, no mínimo, 5 anos, conforme as regras da Receita Federal e a legislação tributária estadual e municipal. Esse período permite comprovar a regularidade de operações comerciais e facilita o atendimento a fiscalizações.
• Comprovantes de pagamento: comprovantes de pagamento de impostos como IRPJ, ICMS, ISS e outros tributos também devem ser armazenados por, pelo menos, 5 anos após a data de pagamento.
• Declarações e documentos do SPED fiscal e contábil: prazo de guarda mínimo é de 5 anos, incluindo arquivos digitais como EFD (Escrituração Fiscal Digital) e ECD (Escrituração Contábil Digital).

Tempo para guardar documentos trabalhistas: 5 a 30 Anos

• Folhas de pagamento e registros de funcionários: devem ser mantidos por 30 anos, já que podem ser usados como prova em ações trabalhistas e para a comprovação de direitos dos empregados.
• Comprovantes de FGTS: a legislação trabalhista exige que comprovantes de recolhimento de FGTS sejam guardados por pelo menos 30 anos, pois têm implicações diretas nos direitos dos colaboradores.
• Contrato de trabalho e acordos individuais: devem ser arquivados por 5 anos após a rescisão do contrato, para garantir a conformidade com possíveis auditorias e demandas judiciais.
• Comprovantes e recibos de pagamento de reembolsos: documentos que comprovam o pagamento de reembolsos a funcionários ou prestadores devem ser arquivados por 5 anos, garantindo a rastreabilidade e a conformidade com a legislação fiscal.

Tempo para guardar documentos contábeis: 5 Anos

• Balanços patrimoniais e demonstrações de resultados: arquivos como o balanço anual e demonstrações de resultados devem ser armazenados por 5 anos, conforme exigências fiscais e contábeis. Esses documentos são essenciais para auditorias e análises financeiras.
• Livro Razão e Livro Diário: esses registros contábeis também devem ser guardados por 5 anos para cumprir as exigências de fiscalização e auditoria, conforme a legislação vigente.

Contratos comerciais e documentos jurídicos: 5 a 10 Anos

• Contratos com fornecedores e clientes: a recomendação é que contratos sejam guardados por 5 anos após o término da vigência, conforme o Código Civil. No entanto, prazos podem variar dependendo do tipo de contrato e dos riscos envolvidos.
• Acordos e licenças comerciais: documentos como licenças, alvarás e registros de marcas, devem ser guardados por, pelo menos, 10 anos após o vencimento, para que possam ser apresentados em fiscalizações ou renovações.

Documentos societários: permanente ou por longo prazo

• Atas e Livros Sociais: documentos que comprovam a constituição e a administração da empresa, como livros de atas, livros de registro de ações e contratos sociais, devem ser armazenados de forma permanente.
• Alterações contratuais: mudanças na estrutura societária, como fusões, aquisições e mudanças de diretoria, devem ser guardadas permanentemente ou até a dissolução da empresa, para fins de comprovação histórica e legal.

Documentos de Compliance e auditoria: 5 a 10 Anos

• Relatórios de Auditoria Interna e Externa: Devem ser guardados por um período de 5 a 10 anos, de acordo com as políticas internas e as exigências regulatórias, sendo essenciais para a avaliação de práticas financeiras e a mitigação de riscos.
• Documentos de Conformidade Reguladora: Registros de conformidade relacionados a normas setoriais ou regulamentações específicas devem ser armazenados pelo período exigido pela legislação ou até uma próxima auditoria, conforme aplicável.

Manter esses documentos organizados e por períodos específicos não apenas facilita o gerenciamento do departamento financeiro, mas também protege sua empresa contra possíveis disputas legais e auditorias fiscais.

Por que sua empresa precisa de uma tabela de temporalidade de documentos

A tabela de temporalidade de documentos é uma ferramenta criada para organizar o armazenamento e o descarte de documentos empresariais. Ela estabelece prazos de retenção para diferentes tipos de documentos, indicando o período mínimo pelo qual cada registro deve ser mantido, bem como a destinação final – se o arquivo deve ser descartado ou preservado permanentemente.

A tabela de temporalidade é baseada em critérios legais, fiscais e administrativos. Sendo assim, assegura que a organização cumpra com todas as exigências regulamentares e reduza o risco de penalidades ou complicações jurídicas.

Com ela, a empresa também protege dados confidenciais e facilita o acesso a documentos importantes, promovendo uma gestão documental segura e organizada.

Qual a melhor forma de guardar esses documentos?

Na era digital, a gestão documental enfrenta desafios e oportunidades. Empresas acumulam uma grande quantidade de papéis, que podem se tornar um obstáculo para a eficiência operacional. 

A tecnologia oferece soluções práticas e sustentáveis através da digitalização, permitindo que documentos sejam armazenados de maneira segura e acessível na nuvem.

A Flash incentiva a transformação digital no setor financeiro com soluções que apoiam a filosofia "sem papel" (paperless). Essa abordagem não apenas facilita a organização e o acesso rápido a documentos, mas também contribui para a sustentabilidade ao reduzir o consumo de papel.

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