Como preencher a ficha de registro de empregado na admissão?

Descubra o que é, como funciona e a importância de preencher corretamente a ficha de registro de empregado na admissão, confira exemplo preenchido.

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A ficha de registro de empregado é um documento obrigatório no processo de admissão de um trabalhador. É por meio dela que se oficializa sua entrada na empresa e se estabelecem os registros necessários para cumprir as obrigações legais.

A ficha ou livro registro de empregado pode ser encontrada em diferentes formatos. Como o modelo de ficha de registro de empregado em branco, a ficha para registro de empregado CLT ou o formulário de registro de empregado.

O preenchimento da ficha de registro de empregado é obrigatório e está regulamentado pelo artigo 41 da CLT. Este documento é essencial para a formalização do contrato de trabalho, sendo um dos requisitos para a Carteira de Trabalho do colaborador.

Além disso, a ficha para registro de empregado também é utilizada no cadastro do eSocial, o portal centralizador de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Vale pontuar que desde 2020, a ficha de registro de empregado eletrônica pode ser registrada e consultada no portal eSocial, digitalizando este documento.

Acompanhe a leitura e descubra como fazer uma admissão de empregados conforme a consolidação das leis do trabalho CLT. Veja como preencher a ficha de registro de empregado, o que é e para que serve a atualização deste documento.

O que é a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro de empregado é um documento que fundamenta as relações de trabalho. É exigido por lei como parte do processo de admissão de um novo colaborador.

Esta ficha, também conhecida como "ficha de admissão" é peça fundamental no processo de admissão de um trabalhador. Tem como objetivo registrar as informações essenciais sobre o empregado e o empregador.

A ficha de registro de empregado é um documento obrigatório, conforme estipulado pela legislação trabalhista nº 7.855 e suas modificações.

Isso inclui a redação dada pela lei nº 1.195 de 30 de dezembro de 1987 à admissão do emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

Para que serve a ficha de registro de empregado?

A ficha de admissão preenchida é parte essencial da formalização do vínculo empregatício. Ela serve para registrar diversos detalhes importantes da relação de trabalho.

Outras funções relevantes são a respeito da comprovação oficial de que o empregado foi contratado pela empresa. A ficha de registro de empregado estabelece as condições do contrato de trabalho, como salário, jornada de trabalho e benefícios.

A empresa também utiliza as informações contidas na ficha de registro para gerenciar os benefícios oferecidos aos empregados. Tais como planos de saúde, planos de previdência privada e outros benefícios internos.

Quando usar a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro de empregado deve ser utilizada sempre que uma empresa contratar um novo funcionário. Seja para um contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado, a ficha deve ser preenchida no início do emprego.

Mesmo para estagiários, é necessário preencher uma ficha de registro de empregado que atenda aos requisitos legais para essas modalidades de trabalho.

Funcionários temporários ou contratados por empresas terceirizadas também devem ter suas fichas de registro de empregado preenchidas pelas empresas contratantes. Quando um funcionário for promovido ou mudar de cargo, é importante atualizar sua ficha de registro para refletir as novas condições de trabalho.

Outra situação é se um ex-funcionário for recontratado após um período de layoff, por exemplo. Nesse caso uma nova ficha de registro de empregado deve ser preenchida para refletir as condições do novo contrato.

Como funciona o registro de empregado na admissão digital?

O registro de empregado na admissão digital é uma modernização do processo tradicional de preenchimento e armazenamento da ficha de registro de empregado.

Esse método utiliza recursos tecnológicos para tornar o processo mais eficiente, ágil e seguro. Aqui estão os principais aspectos de como funciona o registro de empregado na admissão digital:

  • Preenchimento eletrônico: em vez de utilizar formulários em papel, o registro de empregado é feito por uma plataforma online;
  • Assinatura digital: essa assinatura pode ser feita através de certificados digitais ou outros métodos de autenticação eletrônica que valide o documento;
  • Facilidade de acesso: os registros digitais são armazenados em um sistema de gerenciamento. Isso os torna facilmente acessíveis a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet;
  • Redução de erros: a digitalização do processo reduz a probabilidade de erros de preenchimento. Uma vez que muitas informações podem ser importadas automaticamente de sistemas internos da empresa;
  • Agilidade: a admissão digital permite que o processo de contratação seja mais rápido e eficiente. Os dados podem ser enviados instantaneamente aos órgãos governamentais, como o eSocial no Brasil, economizando tempo e recursos;
  • Segurança da informação: as soluções de admissão digital possuem medidas de segurança robustas para proteger os dados confidenciais dos empregados. Ideal para garantir o cumprimento das regulamentações de privacidade;
  • Acompanhamento e atualização simples: é mais fácil para a empresa manter e atualizar os registros dos empregados quando eles estão em formato digital. Dessa forma, qualquer alteração nas condições de trabalho, como aumento de salário ou mudança de cargo, pode ser registrada de forma rápida e simples.

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O que deve constar na ficha de registro de empregado?

Para validação da ficha de registro de empregado, algumas informações são cruciais. É importante que essas informações sejam detalhadas e precisas, confira quais são.

  • Dados pessoais do empregado (nome, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, entre outros);
  • Endereço residencial;
  • Documentos de identificação (RG, CPF, e identificação do PIS/PASEP);
  • Informações sobre o cargo ou função do empregado na empresa;
  • Duração e efetividade do trabalho (data de admissão e o tipo de contrato);
  • Registros de férias, afastamentos, licenças, e eventuais acidentes de trabalho;
  • Demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador, como a inclusão em planos de benefícios trabalhistas oferecidos pela empresa.

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Como preencher a ficha de registro de empregado?

Confira um exemplo de ficha de registro de empregado preenchida a seguir.

FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO

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Dados do empregado:

Nome completo: João Silva

CPF: 123.456.789-00

RG: 98765432-1 SP/SP

Data de nascimento: 15/05/1990

Nacionalidade: Brasileiro

Estado civil: Solteiro

Endereço: Rua das Flores, 123 - Bairro Feliz - Cidade Alegre

Telefone: (11) 1234-5678

E-mail: joao.silva@email.com

Dados do cargo/função:

Cargo/função: Analista de marketing

Data de admissão: 01/09/2023

Tipo de contrato: Indeterminado

Salário: R$ 3.000,00 (três mil reais)

Jornada de trabalho: 44 horas semanais

Outras informações:

Número do PIS/PASEP: 12345678900

Beneficiário de plano de saúde: Sim

Beneficiário de plano de previdência privada: Não

Benefícios extras: vale-alimentação, vale-transporte

Dados bancários para pagamento:

Banco: Banco do Brasil

Agência: 1234-5

Conta Corrente: 5678-9

Lembrando que este é apenas um exemplo simplificado. Uma ficha de registro de empregado pode conter campos adicionais, dependendo das políticas da empresa e das obrigações legais. No entanto, os campos mencionados acima são os mais comuns e fornecem as informações básicas para registrar a contratação de um empregado.

É importante que a ficha seja preenchida com precisão e que o empregado revise e assine o documento para confirmar seus dados. Além disso, é uma prática recomendada manter uma cópia desta ficha no arquivo do empregado e fornecer outra cópia como comprovante de contratação.

Como atualizar a ficha de registro de empregado?

Atualizar a ficha de registro de empregado é uma prática importante para manter as informações dos funcionários atualizadas. Além de manter as informações em conformidade com as mudanças nas condições de trabalho.

Veja o que deve ser anotado na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado na ocasião da admissão para registrar corretamente a ficha de registro de empregado no eSocial.

Passo 1: localize a ficha de registro de empregado que precisa ser atualizada;

Passo 2: identifique as informações que precisam ser alteradas;

Passo 3: certifique que as informações atualizadas estão corretas;

Passo 4: solicite a assinatura do funcionário após a atualização;

Passo 5: inclua a data em que a ficha foi atualizada para um histórico preciso;

Passo 6: caso necessário, notifique os órgãos governamentais vigentes;

Passo 7: mantenha uma cópia atualizada da ficha no arquivo da empresa e forneça uma cópia para o colaborador.

Observações importantes

É fundamental que todas as alterações sejam registradas de forma precisa e dentro dos prazos estabelecidos pela legislação trabalhista e previdenciária. Manter registros precisos é essencial para cumprir obrigações legais e garantir os direitos do empregado.

Se a sua empresa utiliza sistemas de gerenciamento, considere soluções para o RH simplificar e automatizar este processo de atualização. Isso pode ajudar a evitar erros e garantir a precisão das informações.

Legislação sobre a ficha de registro de empregado

As principais diretrizes legais relacionadas à ficha de registro de empregado no Brasil podem ser encontradas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O artigo 41, citado anteriormente, diz:

“Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.”

Regulamentada pela portaria nº 1.195, dada pela Lei nº 7.855 de 24.10.1989.

A legislação pauta todas as etapas da ficha de registro de empregado desde a admissão até o desligamento. Reforça a importância de manter este documento atualizado e as responsabilidades do empregador.

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