Ficha de registro do empregado: veja como preencher e atualizar

Com a digitalização promovida pela plataforma eSocial, a necessidade de manter registros físicos vem sendo substituída por um processo mais ágil e centralizado. Logo, permite um gerenciamento eficiente das informações trabalhistas e previdenciárias. Vale pontuar que, desde 2020, a ficha de registro de empregado eletrônica pode ser registrada e consultada no portal eSocial, digitalizando este documento.

Acompanhe a leitura e descubra como fazer uma admissão de empregados conforme a consolidação das leis do trabalho CLT. Veja como preencher a ficha de registro de empregado, o que é e para que serve a atualização dessa documentação.

O que é a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro do empregado é um pilar fundamental das relações trabalhistas na empresa. Funciona como um documento de referência que detalha as informações críticas tanto do empregado quanto do empregador, estabelecendo as condições sob as quais o trabalho será realizado. Por isso, trata-se de um requisito legal para a admissão de novos colaboradores.

Regulamentada pela legislação trabalhista nº 7.855 e alterações subsequentes – como a Lei 1.195 de 30 de dezembro de 1987 - a ficha de registro do empregado cobre aspectos essenciais como:

• a admissão;
• a duração do contrato;
• férias;
• registro de acidentes e outras condições pertinentes à proteção do trabalhador. 

Ela é imprescindível para a formalização do contrato de trabalho e seu registro no eSocial, refletindo o compromisso da empresa com a legislação vigente.

Para que serve a ficha de registro?

Além de formalizar o vínculo empregatício, a ficha de registro do empregado tem múltiplas finalidades na gestão de Recursos Humanos:

• Registro detalhado da relação de trabalho: assegura a documentação de informações sobre salário, jornada de trabalho, benefícios corporativos, entre outros.
  
  
• Gerenciamento de benefícios: facilita a administração dos benefícios concedidos aos empregados, como planos de saúde e previdência privada.
  
  
• Comprovação de conformidade legal: serve como prova da contratação de acordo com as normas trabalhistas, evitando disputas legais futuras.

A evolução da ficha de registro para plataformas digitais, como o eSocial, simplifica o processo de admissão, garantindo maior eficiência e conformidade legal. 

Quando usar a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro de empregado deve ser utilizada sempre que uma empresa contratar um novo funcionário. Seja para um contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado, a ficha deve ser preenchida no início do emprego.

Mesmo para estagiários, é necessário preencher uma ficha de registro de empregado que atenda aos requisitos legais para essas modalidades de trabalho.

Funcionários temporários ou contratados por empresas terceirizadas também devem ter suas fichas de registro de empregado preenchidas pelas empresas contratantes. Quando um funcionário for promovido ou mudar de cargo, é importante atualizar sua ficha de registro para refletir as novas condições de trabalho.

Outra situação é se um ex-funcionário for recontratado após um período de layoff, por exemplo. Nesse caso uma nova ficha de registro de empregado deve ser preenchida para refletir as condições do novo contrato.

Quais dados são obrigatórios na ficha de registro de empregado?

Para validação da ficha de registro de empregado, algumas informações são essenciais. É importante que todos os dados sejam detalhados e precisos, de acordo com os documentos para admissão coletados junto ao colaborador. A seguir, listamos as sete informações obrigatórias.

1. Dados pessoais do empregado (nome, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, entre outros);
2. Endereço residencial;
3. Documentos de identificação (RG, CPF, e identificação do PIS/PASEP);
4. Informações sobre o cargo ou função do empregado na empresa;
5. Duração e efetividade do trabalho (data de admissão e o tipo de contrato);
6. Registros de férias, afastamentos, licenças, e eventuais acidentes de trabalho;
7. Demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador, como a inclusão em planos de benefícios trabalhistas oferecidos pela empresa.

Além da qualificação civil ou profissional, e depois de anotados todos os dados, a ficha profissional de cada trabalhador também deve conter seu registro de benefícios. 

Quer saber o que os funcionários buscam nos benefícios? Baixe o infográfico e descubra a importância da experiência dos benefícios para a sua empresa.

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Exemplo prático para preenchimento da ficha de registro de empregado

Confira um exemplo de ficha de registro de empregado preenchida a seguir, onde deverão ser anotados todos os dados pertinentes:

FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO

Dados do empregado:

Nome completo: João Silva

CPF: 123.456.789-00

RG: 98765432-1 SP/SP

Data de nascimento: 15/05/1990

Nacionalidade: Brasileiro

Estado civil: Solteiro

Endereço: Rua das Flores, 123 - Bairro Feliz - Cidade Alegre

Telefone: (11) 1234-5678

E-mail: joao.silva@email.com

Dados do cargo/função:

Cargo/função: Analista de marketing

Data de admissão: 01/09/2023

Tipo de contrato: Indeterminado

Salário: R$ 3.000,00 (três mil reais)

Jornada de trabalho: 44 horas semanais

Outras informações:

Número do PIS/PASEP: 12345678900

Beneficiário de plano de saúde: Sim

Beneficiário de plano de previdência privada: Não

Benefícios extras: vale-alimentação, vale-transporte

Dados bancários para pagamento:

Banco: Banco do Brasil

Agência: 1234-5

Conta Corrente: 5678-9

Essa é apenas uma exemplificação simplificada. Uma ficha de registro de empregado pode conter campos adicionais, dependendo das políticas da empresa e das obrigações legais. 

No entanto, os campos mencionados acima são os mais comuns e fornecem as informações básicas para registrar a contratação de um empregado.

Outro passo importante é que o colaborador faça a revisão da ficha e assine-a, para garantir a confiabilidade e assertividade das informações. Além disso, é uma prática recomendada manter uma cópia desta ficha no arquivo do empregado e fornecer outra cópia como comprovante de contratação.

Como e quando atualizar a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro de empregado é um documento fundamental, servindo como um registro oficial da contratação de um novo colaborador. 

Porém, não basta apenas criar a ficha e deixá-la lá durante toda jornada do colaborador. Como todo documento legal, precisa ser devidamente atualizado. Aqui estão alguns exemplos de quando a ficha deve ser atualizada:

Promoções e mudanças de cargo 

A evolução na carreira de um colaborador dentro da empresa deve ser acompanhada pela atualização de sua ficha de registro, refletindo as novas responsabilidades e termos de emprego.

Recontratação 

No caso de ex-funcionários que retornam à empresa após um período de afastamento, como um layoff, é imperativo preencher uma nova ficha de registro para documentar os termos atualizados do reingresso.

Atualização de dados cadastrais

Os dados pessoais dos funcionários devem ser constantemente atualizados para garantir a conformidade legal. Estado civil, moradia, filhos e outros dados, afetam diretamente o planejamento estratégico organizacional. Portanto, devem estar sempre atuais.

Como atualizar a ficha

Veja o que deve ser anotado na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado na ocasião da admissão para registrar corretamente a ficha de registro de empregado no eSocial.

• Passo 1: localize a ficha de registro de empregado que precisa ser atualizada;
• Passo 2: identifique as informações que precisam ser alteradas;
• Passo 3: certifique que as informações atualizadas estão corretas;
• Passo 4: solicite a assinatura do funcionário após a atualização;
• Passo 5: inclua a data em que a ficha foi atualizada para um histórico preciso;
• Passo 6: caso necessário, notifique os órgãos governamentais vigentes;
• Passo 7: mantenha uma cópia atualizada da ficha no arquivo da empresa e forneça uma cópia para o colaborador.

Se a sua empresa utiliza sistemas de gerenciamento, considere soluções para o RH para simplificar e automatizar este processo de atualização. Isso pode ajudar a evitar erros e garantir a precisão das informações.

O que diz a lei sobre a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro de empregado, uma exigência legal no Brasil para a formalização das relações de trabalho, é fundamentada em dispositivos legais específicos:

O artigo 41 da CLT estipula a necessidade de registro por parte do empregador de todos os trabalhadores contratados. Este registro pode assumir diversas formas, como livros, fichas ou sistemas eletrônicos, oferecendo flexibilidade na maneira como as empresas documentam seus colaboradores.

A Portaria nº 1.195, promulgada pela Lei nº 7.855 de 24 de outubro de 1989, detalha procedimentos adicionais para a gestão da ficha de registro. 

Esta portaria oferece diretrizes mais específicas sobre a manutenção e atualização dos registros, cobrindo desde a admissão até o desligamento do empregado, reforçando a responsabilidade do empregador em manter esse documento devidamente atualizado.

Admissão digital e ficha de registro de empregado

A transformação digital alcançou o processo de admissão de empregados. Essa inovação substitui métodos antigos por soluções ágeis e seguras que utilizam a tecnologia para facilitar e agilizar a formalização do vínculo empregatício. 

Confira as principais vantagens do registro de empregado na admissão digital:

• Preenchimento eletrônico: elimina a necessidade de formulários físicos, permitindo o preenchimento eletrônico da ficha de registro, o que agiliza significativamente o processo de admissão.
  
  
• Assinatura digital: com a adoção de certificados digitais ou outros métodos de autenticação eletrônica, a assinatura de documentos torna-se mais segura e prática, validando legalmente o registro sem necessidade de papel.
  
  
• Acesso facilitado: os registros digitais são armazenados em sistemas seguros de gerenciamento, acessíveis de qualquer lugar, proporcionando maior flexibilidade e eficiência na gestão dos dados dos colaboradores.
  
  
• Redução de erros: a automação e integração com sistemas internos minimizam as chances de erros no preenchimento, garantindo a acuracidade das informações registradas.
  
  
• Agilidade no processo: a admissão digital facilita o envio instantâneo de informações a órgãos governamentais, como o eSocial, otimizando o tempo e reduzindo a carga operacional do RH.
  
  
• Segurança da informação: soluções de admissão digital adotam protocolos rigorosos de segurança para proteger dados sensíveis dos empregados, atendendo às exigências de compliance e privacidade.
  
  
• Gestão simplificada: manter e atualizar registros em formato digital simplifica a administração das mudanças nas condições de trabalho dos empregados, permitindo rápidas atualizações em caso de promoções ou alterações salariais.

Neste cenário de constantes avanços tecnológicos, a plataforma da Flash para gestão de pessoas se torna a solução ideal para empresas que buscam modernizar seus processos de admissão e gestão de empregados. 

Com nossa plataforma completa de gestão de pessoas, facilitamos a coleta, gerenciamento e análise de dados dos colaboradores de maneira eficiente, tornando o departamento de RH mais estratégico e estruturado.

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