Adicional de viagem: entenda o que diz a lei e quando a empresa deve pagar

Para muitas empresas, as viagens corporativas fazem parte da rotina operacional. No entanto, um tema ainda pouco compreendido é o adicional de viagem a trabalho, previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Esse pagamento está vinculado às condições especiais em que o colaborador desempenha suas atividades fora do seu local habitual de trabalho, exigindo atenção especial por parte da organização.

A gestão correta desses pagamentos demanda cuidado com as normas da legislação trabalhista, alinhamento com as políticas internas de compliance financeiro e atenção ao planejamento orçamentário.

Neste conteúdo, você vai entender o que a lei determina, como calcular os valores devidos, quais verbas são obrigatórias e quais os impactos tributários e operacionais envolvidos.

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Boa leitura! 

O que é adicional de viagem a trabalho: CLT e legislação trabalhista

O adicional de viagem a trabalho é pago ao empregado quando ele realiza atividades profissionais fora da sua base habitual, por um período superior ao previsto no contrato de trabalho. Ele também é referido como horas extras de viagens a trabalho.

Esse pagamento do adicional de viagem não está previsto expressamente na CLT, mas decorre da interpretação conjunta de alguns dos seus dispositivos, como p. ex. o art. 4º e o art. 59 da CLT.

Vale ressaltar que esse pagamento não deve ser confundido com as despesas operacionais da viagem (como passagens, hospedagem ou alimentação), de responsabilidade direta da empresa e normalmente cobertas por adiantamento, cartão corporativo ou reembolso de despesas.

Qual a diferença entre adicional de viagem, diária e reembolso de despesas?

Embora muitos empregadores confundam o adicional de viagem com diárias de viagem ou reembolsos, trata-se de uma verba distinta, com critérios próprios de incidência e cálculo.

• Adicional de viagem: compensação de natureza remuneratória paga pelo tempo que o colaborador permanece à disposição do empregador fora do local habitual de trabalho e por período superior ao considerado normal por seu contrato de trabalho. Em alguns casos, pode ser caracterizado como sobreaviso e integrar o salário para efeitos legais, dependendo da forma de pagamento e das condições estabelecidas.
• Diária de viagem: valor fixo e pré-determinado, destinado a cobrir gastos com alimentação, transporte, hospedagem e outras despesas durante a viagem. Normalmente, não exige apresentação de comprovantes, desde que previsto na política interna da empresa e respeitados os limites legais para que não haja incorporação ao salário.
• Reembolso de despesas: consiste na devolução dos valores efetivamente gastos pelo colaborador durante a viagem, mediante apresentação de comprovantes fiscais e dentro dos parâmetros definidos na política de viagens corporativas.

Quando a empresa deve pagar o adicional de viagens a trabalho, segundo a CLT?

A obrigatoriedade do pagamento do adicional de viagem está ligada ao tempo em que o colaborador permanece à disposição da empresa fora do seu local de trabalho habitual e pelo tempo superior à sua jornada de trabalho.

Entretanto, a aplicação deste artigo, na prática, não é tão direta quanto parece. A jurisprudência tende a reconhecer o direito ao pagamento somente quando o empregado realiza tarefas além de seu horário normal de trabalho, ou se mantém à disposição da empresa.

Logo, a definição de sua obrigatoriedade depende das condições da viagem, da duração e da jornada envolvida — fatores que precisam ser avaliados conforme a Reforma Trabalhista e a jurisprudência.

Portanto, se a jornada de trabalho do empregado, incluindo a viagem, não excede às 8 horas diárias ou 44 horas semanais estipuladas pela CLT, não se justifica o pagamento de adicionais.

Contudo, o cenário muda quando a empresa possui um sistema de controle de jornada, como o ponto eletrônico.

Qualquer atividade que exceda a carga horária regular estipulada no contrato de trabalho, em contexto de viagem, torna-se obrigatório o pagamento de horas extras ou adicionais de viagem.

Também é importante considerar:

• Se a viagem compromete períodos de descanso ou fins de semana;
• Se o trabalhador permanece em sobreaviso para alguma assistência (aguardando ordens mesmo sem trabalhar);
• Se há deslocamentos prolongados que excedem a jornada contratada.

Casos como esses devem ser avaliados individualmente e respaldados na norma de política de viagens corporativas clara, validada pelo setor jurídico ou contábil da empresa.

Se o seu negócio não possui um modelo de política de viagens corporativas, baixe o nosso e edite como precisar. Afinal, planejar diretrizes para viagens a trabalho reduz não apenas custos para a empresa como também tempo e esforços no reembolso de despesas.

Outras despesas de responsabilidade da empresa em viagens corporativas

Segundo as leis trabalhistas, o empregador é obrigado a arcar com as despesas de viagem a trabalho, como:

• Passagens aéreas ou transporte terrestre;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Deslocamento local (táxi, apps, combustível etc.);
• Internet e comunicação;
• Taxas e encargos relacionados à atividade.

Esses gastos podem ser controlados com maior eficiência por meio de cartão corporativo para viagens, que reduz o uso de dinheiro em espécie e facilita a gestão de despesas por categoria, colaborador e projeto.

Como calcular o adicional de viagem a trabalho?

Diferentemente das diárias ou do reembolso de despesas, o adicional de viagem a trabalho não possui um montante fixado pela legislação.

O cálculo depende do tempo em que o trabalhador permanece à disposição da empresa fora do local habitual, em especial quando há impacto na jornada contratual ou no período de descanso.

Na prática, o cálculo deve considerar:

• Horas trabalhadas durante a viagem que excedem a jornada regular;
• Tempo de sobreaviso, quando o colaborador está fora do expediente, mas aguardando ordens;
• Políticas internas da empresa, que podem prever percentuais ou valores fixos compensatórios;
• Acordos ou convenções coletivas, caso existam regras específicas para a categoria profissional;

Em muitos casos, o adicional é calculado com base no valor da hora extra. Logo, é 50% a mais sobre a hora normal, ou 100% para domingos, feriados ou dias de descanso remunerado.

Exemplo ilustrativo de cálculo do adicional de viagem a trabalho com hora extra:

Suponha que o colaborador tenha uma jornada de 8h/dia, mas, durante uma viagem, permaneceu à disposição da empresa por 12h no total (incluindo traslados e atividades externas).

Nesse caso, ele poderá ter direito a 4h de adicional:

• Valor da hora normal: R$ 20,00
• Valor da hora extra (50%): R$ 30,00
• 4 horas extras x R$ 30,00 = R$ 120,00 de adicional de viagem

Empresas com maior maturidade para gerir despesas corporativas, padronizam esses critérios por meio de normas internas, evitando decisões arbitrárias e garantindo conformidade com a legislação trabalhista e o compliance financeiro.

O adicional de viagens corporativas incide no salário para fins de impostos (INSS, IRPF, FGTS)?

Depende da forma como é estruturado. As diárias que excedem 50% da remuneração do colaborador entram na base de cálculo do INSS e FGTS, enquanto o IRPF não incide sobre diárias, independentemente do valor.

Já os reembolsos não integram o salário, uma vez que são compensatórios, desde que destinados somente para cobrir despesas comprovadas ou previstas em política interna. Portanto, não geram encargos trabalhistas ou previdenciários.

Por isso, é fundamental documentar corretamente os critérios de pagamento e utilizar ferramentas que registrem essas movimentações, como um software de gestão de viagens corporativas com trilhas de aprovação e relatórios auditáveis.

Fatores que influenciam o cálculo do adicional de viagem

Calcular o adicional de viagem a trabalho exige mais do que conhecer a lei. É essencial avaliar as circunstâncias de cada deslocamento e as regras internas da empresa.

A seguir, listamos os principais elementos que impactam diretamente no valor a ser pago ao colaborador.

1. Duração da viagem

Deslocamentos de curta duração podem não gerar impacto relevante na jornada de trabalho. Já deslocamentos que exigem pernoite ou ultrapassam o horário comercial devem ser considerados na composição do adicional.

A gestão de tempo à disposição da empresa fora da jornada é determinante para definir a forma de remuneração.

2. Destino da viagem

Viagens internacionais ou para regiões com custo de vida elevado podem justificar custos adicionais maiores, ainda mais se as despesas não forem cobertas integralmente por diárias ou reembolso.

Além disso, deslocamentos para áreas de difícil acesso ou com infraestrutura limitada podem demandar compensações extras.

Leia também: Gestão de riscos em viagens corporativas.

3. Tipo de despesas cobertas

Quando a empresa cobre todos os custos dos deslocamentos por meio de diárias, adiantamentos ou cartão corporativo para viagens, o valor do adicional pode ser menor ou até mesmo não aplicado.

Já em situações em que parte dos custos recai sobre o trabalhador, o adicional pode funcionar como forma de compensação.

4. Nível hierárquico do funcionário

Em algumas empresas, o valor do adicional varia conforme o cargo ou o grau de responsabilidade.

Executivos ou gerentes, por exemplo, podem receber um adicional diferenciado, conforme práticas do setor ou acordos coletivos.

5. Políticas internas da empresa

Empresas com políticas de viagens corporativas bem definidas estabelecem critérios padronizados para o pagamento de adicional e evitam erros ou dúvidas no processo.

Além de reduzir interpretações subjetivas, essas diretrizes reduzem conflitos com colaboradores e garantem uniformidade nos processos.

6. Legislação trabalhista e tributária

É fundamental que o cálculo esteja alinhado com a CLT e com as obrigações fiscais. Pagamentos recorrentes sem respaldo legal podem ser interpretados como verba de natureza salarial, gerando encargos sobre INSS, IRPF e FGTS.

7. Necessidades específicas da viagem

Fatores como urgência, horários noturnos, exposição a riscos ou deslocamentos durante fins de semana também influenciam o valor do adicional.

Viagens que impactam a saúde, segurança ou o bem-estar dos trabalhadores devem ser tratadas com mais cuidado e compensação proporcional.

Boas práticas na gestão do adicional de viagem

Para garantir conformidade legal, controle de custos e a satisfação dos colaboradores, é essencial adotar uma abordagem estratégica e bem estruturada na gestão do adicional de viagem a trabalho.

Abaixo, listamos algumas práticas recomendadas para otimizar esse plano de ação e ter mais segurança no processo.

• Formalize uma política de gestão de viagens corporativas clara, com regras específicas a respeito do pagamento de adicionais, reembolsos e adiantamentos.
• Registre e faça a verificação de todos os deslocamentos com cronograma e planejamento, incluindo justificativa e aprovação de gastos.
• Defina critérios padronizados para cálculo do adicional, alinhando com o setor jurídico e contábil da empresa.
• Utilize tecnologia para automatizar a administração de despesas, com soluções que integrem cartões corporativos, controle de gastos e trilhas de aprovação.
• Evite pagamentos em espécie: opte por cartões corporativos para viagens, que oferecem segurança, rastreabilidade e integração com relatórios financeiros.
• Monitore indicadores de desempenho e custo por viagem, avaliando ROI e eventuais desvios das diretrizes da política.
• Capacite gestores e colaboradores sobre seus direitos e deveres em viagens corporativas, promovendo transparência e confiança.
• Implemente processos de compliance para assegurar o cumprimento da legislação e reduzir riscos trabalhistas ou tributários.

Um bom controle do adicional de viagem protege a empresa de passivos e melhora a experiência do colaborador em deslocamento. E a Flash tem as soluções completas para te auxiliar nesse desafio.

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