O que faz uma TMC? Entenda o papel das agências de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas vai além de  organizar deslocamentos de colaboradores. As empresas também devem garantir a conformidade com políticas internas, controlar custos e assegurar a segurança de seus colaboradores.

É nesse cenário que as agências de viagens corporativas, conhecidas como Travel Management Company (TMC), se destacam como parceiras estratégicas. Essas empresas especializadas oferecem soluções que atendem a todas as necessidades de viagens de negócios, desde a organização de deslocamentos até a gestão de eventos corporativos.

Neste artigo, vamos explorar o papel das TMCs, os serviços que elas oferecem e ajudar você a avaliar se faz, ou não, sentido contar com uma. 

Acompanhe a leitura!

O que é uma Travel Management Company?

Uma Travel Management Company (TMC) é o termo utilizado no mercado para se referir a agências especializadas na gestão de viagens corporativas. 

Essas empresas têm como função principal centralizar, organizar, planejar e administrar todos os processos relacionados a viagens dentro de uma organização.

Em outras palavras, a TMC é responsável por todas as etapas do gerenciamento de uma viagem corporativa. Entre suas principais atividades, estão:

• Emissão de passagens de companhias aéreas;
• Reserva de hospedagens corporativas;
• Compra de serviços necessários, entre outros.

É importante citar que cada empresa apresenta suas próprias necessidades e limites orçamentários para o deslocamento de seus colaboradores.

Logo, a agência corporativa oferece aos seus clientes planos alinhados ao planejamento financeiro e às exigências específicas de cada organização.

Com o objetivo de reduzir custos das viagens e proporcionar a melhor experiência possível aos colaboradores, as TMCs permanecem constantemente atentas às tendências do mercado. 

Não à toa, são especialmente valiosas para as organizações que lidam constantemente com viagens corporativas internacionais.

4 serviços prestados por agências de viagens corporativas

Grandes empresas optam por TMCs para auxiliar na gestão de viagens, mas por quê? As agências corporativas oferecem alternativas que vão desde a reserva de passagens ao suporte para colaboradores. Abaixo, destacamos os principais:

1. Centralização de atividades: as agências centralizam as necessidades relacionadas a viagens, desde a reserva de voos e hotéis até o aluguel de carros e transporte terrestre. Isso elimina a necessidade de diferentes departamentos ou funcionários lidarem com múltiplos fornecedores, economizando tempo e reduzindo a complexidade do processo.
   
   
2. Negociação de tarifas: as TMCs têm um forte poder de negociação com companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros fornecedores de serviços de viagem devido ao volume de negócios que geram. Por isso, elas podem obter tarifas mais baixas e condições especiais, como upgrades, descontos e condições flexíveis.
   
   
3. Análise de dados: fornecem relatórios detalhados e análises sobre os gastos com viagens, identificando áreas de economia potencial e ajudando as empresas a tomar decisões informadas para otimizar seus orçamentos de viagem no futuro.
   
   
4. Suporte ao viajante: em situações de emergência, como cancelamentos de voos, mudanças climáticas ou outras crises, as TMCs oferecem suporte em real time para realocação rápida e segura dos viajantes, reduzindo interrupções e garantindo a segurança dos funcionários.
   
   
5. Conformidade com as políticas internas: as agências corporativas podem ajudar a garantir que as viagens dos funcionários estejam em conformidade com as políticas de viagem da empresa. Por exemplo, é possível incluir a escolha de voos e hotéis dentro de um determinado orçamento, minimizando gastos desnecessários.

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Vale a pena investir para contratar uma TMC?

Essa é uma das perguntas mais comuns quando o assunto é gestão de viagens corporativas. 

Contratar uma TMC (Travel Management Company) pode ser um excelente investimento, mas isso depende de diversos fatores específicos para cada empresa.

Para empresas de grande porte, com viagens frequentes e necessidades complexas, uma TMC oferece benefícios claros: gestão centralizada, negociação de tarifas, suporte 24 horas, um gestor de viagens dedicado e análises detalhadas, o que pode resultar em economia de tempo e recursos significativos a longo prazo. 

Por outro lado, para pequenas e médias empresas ou negócios com um volume de viagens mais baixo, a contratação de uma TMC pode não ser a opção mais custo-efetiva.

Nesses casos, o uso de plataformas de viagens corporativas pode ser uma alternativa mais acessível para atender às necessidades sem comprometer o orçamento.

Plataformas de viagens como alternativa às agências

Softwares de gestão de viagens, como o da Flash, oferecem funcionalidades essenciais, como self-booking, políticas de viagens integradas e monitoramento de gastos, tudo a um custo menor e com menos complexidade do que as TMCs tradicionais.

Assim, se mostram como uma solução eficaz para empresas que desejam manter algum controle sem o investimento mais robusto de uma TMC.

Portanto, a escolha entre contratar uma TMC ou optar por uma plataforma de viagens corporativas deve levar em conta o porte da empresa, o volume e a complexidade das viagens, e do orçamento disponível.

Para muitas organizações, especialmente as menores, uma plataforma pode atender adequadamente às suas necessidades de gestão sem comprometer o custo-benefício.

O software de viagens corporativas da Flash vai além do básico, integrando as principais companhias aéreas e milhares de opções de hotéis, tanto nacionais quanto internacionais, para oferecer uma solução completa às empresas. 

Com um comparador de preços, ferramenta de selfbooking e suporte de uma agência especializada, a Flash simplifica e otimiza a gestão de viagens corporativas.

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