Fraudes em reembolsos corporativos: como identificar e evitar?

Você sabe o que é fraude de reembolso corporativo? Esse tipo de irregularidade ocorre quando um colaborador manipula informações para obter valores indevidos. Não identificar fraudes corporativas, portanto, pode gerar impactos significativos para a empresa, desde despesas extraordinárias e duplicadas até gastos inexistentes registrados como legítimos. 

Para organizações que ainda dependem de processos manuais ou controles descentralizados, o risco é ainda maior. Por isso, soluções que centralizam pagamentos e eliminam a necessidade de ressarcimentos, como o Cartão Corporativo Flash, tornam-se importantes aliadas na prevenção, ao reduzir brechas e dar mais visibilidade às transações.

Para entender o problema, vale retomar o conceito de reembolso de despesas: trata-se do processo em que o colaborador custeia gastos relacionados ao trabalho e solicita à empresa a devolução desses valores. Embora comum, esse fluxo abre margem para riscos, como:

• erros nos relatórios e auditorias de reembolso;
• perdas financeiras ao custear gastos fantasmas;
• abalo na confiança da empresa com os funcionários;
• impactos negativos na cultura, integridade e reputação da empresa;
• recursos desperdiçados, o que impacta no investimento em outras áreas.

Além disso, o setor de compliance também sofre consequências, já que aumenta a necessidade de controles, validações e investigações, elevando custos internos.

Continue a leitura para conhecer as melhores práticas para prevenir fraudes de reembolso e fortalecer a segurança financeira da sua empresa.

Sinais para identificar fraudes no processo de reembolso

É importante ressaltar que fraudar reembolsos é ilegal e antiético. Ao entender isto, identifique essas práticas e descubra como controlar fraudes no reembolso de despesas de maneira eficiente. Confira 15 tipos de fraudes corporativas.

1. Fraude de manipulação de despesas: isso envolve a apresentação de despesas falsas ou inflacionadas nos relatórios de reembolso;
2. Cobrança indevida de reembolso em dobro: essa tática visa receber mais de uma vez o pagamento para a mesma despesa;
3. Despesas pessoais disfarçadas: incluir despesas pessoais não relacionadas ao trabalho nos relatórios e tenta reembolso por esses itens;
4. Recibo de pagamento falso: apresentar recibos falsos ou alterados para justificar despesas irreais ou de valor maior do que o ocorrido;
5. Conluio com fornecedores: nesse cenário, o funcionário e um fornecedor desonesto trabalham juntos para criar despesas falsas ou inflacionadas e dividir o valor do reembolso indevido;
6. Despesas não permitidas: quando o funcionário tenta obter reembolso por despesas que não estão de acordo com as políticas da empresa;
7. Falsificação de documentos: isso envolve a criação ou alteração de documentos, como comprovantes de despesas, para sustentar as despesas fraudulentas;
8. Despesas incomuns ou excessivas: despesas muito maiores do que o esperado para uma determinada atividade podem ser um sinal de fraude;
9. Padrões de despesas: fique atento a gastos fora do padrão ou despesas que se repetem com frequência;
10. Falta de detalhes nos recibos: recibos sem informações, como datas, localização ou itens comprados, podem indicar documentos manipulados;
11. Despesas sem comprovantes: um pedido de reembolso para despesas sem recibos ou comprovantes pode indicar que as despesas não são reais;
12. Relatórios inconsistentes: relatórios incompletos podem ser um sinal de que as despesas estão sendo falsificadas;
13. Viagens não autorizadas: viagens corporativas que não foram devidamente registradas podem ser um indicativo de despesas fraudulentas;
14. Conflito de interesses: solicitar reembolso por despesas relacionadas a um negócio próprio ou a empresas familiares pode indicar um conflito de interesses;
15. Estilo de vida incompatível com a renda declarada: se um funcionário apresentar gastos que pareçam incompatíveis com seu salário, isso pode ser um sinal de fraude.

Exemplos de fraude mais comuns no reembolso corporativo

Agora que você já sabe identificar fraudes de reembolso, veja dois exemplos bastante comuns em corporações.

1. Pode ser difícil inventar uma viagem corporativa que nunca existiu, porém alterar o valor das despesas não é tão complicado. Ainda mais em grandes empresas com um alto volume de funcionários que recebem reembolso e realizam viagens a trabalho. O risco se multiplica quando as despesas são registradas à mão, sem o auxílio de um software de reembolso eficiente.

As fraudes podem ocorrer no descumprimento dos padrões de gastos ao fazer refeições nos restaurantes mais caros da região às custas da empresa. Ou, em viagens internacionais, comprar itens pessoais e alterar a conversão do valor da moeda estrangeira. Nesses casos, descubra como funciona o reembolso de despesas no exterior e não caia nessa cilada.

Cartão Internacional

O cartão internacional pré-pago Flash, com bandeira Visa, é ideal para suas compras e viagens internacionais. Ele não cobra spread cambial, o que elimina custos extras e traz economia na hora de usar o cartão.

O IOF aplicado é fixo em 3,5%, menor que o padrão tradicional, facilitando o planejamento financeiro. E tudo isso com um cartão gratuito, sem anuidade ou tarifas adicionais.

2. Outro exemplo é em relação aos serviços de saúde e reembolso assistido. Quando se trata de uma operadora de plano de saúde é necessário conferir os reembolsos para evitar danos na conta bancária da empresa.

Os custos com redes credenciadas de saúde, entre outras despesas cobertas pelo plano, devem contemplar as regras da política de reembolso. Tal como se é permitido solicitar reembolso de despesas para consultas médicas e se essas despesas estão dentro dos limites de gastos estabelecidos.

Para evitar fraudes em despesas de saúde, os recibos e atestados médicos devem ser revisados cuidadosamente. Dessa forma, é possível identificar e prevenir pagamentos indevidos e gastos extraordinários.

Dica Flash: Descubra como fazer a prevenção a frades na empresa.

Boas práticas para evitar fraudes no sistema de reembolso

Algumas soluções aplicáveis para prevenir fraudes nos reembolsos corporativos são:

• Analisar o perfil dos colaboradores;
• Padronizar os processos de reembolso;
• Reforçar a fiscalização dos relatórios e auditorias de fraudes;
• Medir o clima organizacional e fortaleça o compliance da empresa;
• Contar com um sistema de visibilidade de despesas em tempo real;
• Aplicar uma política de reembolso clara e acessível.

Para complementar essas boas práticas e facilitar o controle de gastos no dia a dia, disponibilizamos gratuitamente a Planilha de Controle de Cartão Corporativo, um material que ajuda sua empresa a padronizar registros, acompanhar despesas e reduzir riscos de inconsistências. Baixe agora! 

A importância das auditorias de reembolso para mitigar riscos de fraude

As auditorias em reembolso corporativo desempenham um papel crucial na prevenção de fraudes. A base para garantir o sucesso desse procedimento é desenvolver e aplicar uma política de reembolso sólida e acessível.

O papel da política de reembolsos é garantir que a prestação de contas seja justa para a empresa e para o colaborador. Além disso, é uma ferramenta essencial na aprovação dos processos de reembolso. A política de reembolso define e classifica quais despesas são elegíveis e suas diretrizes proporcionam um ambiente transparente e controlado a respeito das práticas fraudulentas.

Outra funcionalidade importante é a conformidade legal e a conscientização dos funcionários. A política de reembolso precisa ser revisada regularmente, para permanecer eficaz perante a prevenção de fraudes e atualizações dos sistemas de reembolso.

Se a sua empresa ainda não tem ou precisa modernizar a política de reembolso, baixe agora nosso modelo gratuito e personalize conforme as necessidades da sua empresa.

Como a tecnologia ajuda a evitar fraudes com reembolsos corporativos?

Atualmente, a tecnologia é uma necessidade para as empresas que buscam solucionar fraudes financeiras. A Flash possui um software de gestão de despesas especializado na automatização desses processos. Com a nossa plataforma, a sua empresa pode ter muito mais agilidade e precisão na hora de identificar e solucionar fraudes.

Ao modernizar a gestão de reembolso, é possível digitalizar documentos, verificar as conformidades e acelerar as devolutivas de reembolso. Assim como ajuda a evitar perdas, erros e minimizar tarefas repetitivas, gerando muito mais segurança e otimização. Monitore em tempo as despesas e solucione as fraudes de reembolso e muito mais.