11 documentos para admissão na CLT que não podem faltar

Garantir que todos os documentos para admissão estejam corretos e entregues dentro dos prazos legais vai muito além de uma obrigação burocrática. É uma medida essencial para evitar problemas futuros, como autuações e multas trabalhistas.

Se você já perdeu tempo buscando informações confiáveis ou ficou em dúvida sobre quais exigências são indispensáveis no processo de contratação, este conteúdo é para você.

Aqui, vamos mostrar tudo o que você precisa para organizar a documentação para a admissão de funcionários​ de forma segura e sem erros, garantindo mais tranquilidade para o RH e proteção para a empresa. 

Sabia que o sistema da Flash auxilia o seu RH no processo admissional? Preencha o formulário abaixo para falar com um de nossos especialistas!

Boa leitura!

Por que é importante organizar bem os documentos na admissão?

Organizar corretamente os documentos para admissão é um passo fundamental para o sucesso do processo de contratação e para a saúde administrativa da empresa.

Uma documentação completa e dentro dos prazos evita complicações futuras, além de tornar o trabalho do Recursos Humanos (RH) e do Departamento Pessoal (DP) muito mais eficiente. 

Confira, a seguir, os principais motivos para dar atenção especial a essa etapa.

Evita problemas trabalhistas

Conforme falamos, manter os documentos em ordem e atualizados evita que a empresa enfrente autuações, multas ou até processos judiciais decorrentes de falhas no cumprimento das obrigações legais. 

Documentação incompleta ou fora do prazo pode ser interpretada como descumprimento da legislação, prejudicando a empresa e comprometendo a relação com o colaborador.

Garante conformidade legal

A legislação trabalhista brasileira estabelece regras claras sobre quais documentos devem ser exigidos na admissão e em quais prazos eles precisam ser apresentados. 

Seguir essas normas à risca é essencial para garantir que a empresa esteja em conformidade com a lei, protegendo-a contra possíveis sanções e assegurando direitos tanto do empregador quanto do empregado.

Facilita auditorias e processos internos

Uma documentação organizada facilita o trabalho em auditorias internas ou externas, permitindo respostas rápidas e precisas às demandas dos órgãos fiscalizadores. 

Além disso, a organização dos documentos agiliza processos internos do RH e do DP, como o cadastro no sistema, controle de benefícios e gestão da folha de pagamento.

Lista de documentos para a admissão CLT

Para garantir que a contratação ocorra dentro da lei e sem contratempos, é fundamental reunir todos os documentos exigidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Cada item dessa documentação para admissão —  (CTPS), atestado de saúde ocupacional (ou exame admissional), entre outros — serve para comprovar dados essenciais do colaborador, facilitar o registro formal e assegurar o cumprimento das obrigações trabalhistas. 

Confira a lista completa na imagem abaixo. 

Para garantir que você não esqueça nenhum item importante, aproveite e baixe também o nosso checklist de documentos para a admissão de funcionários e conduza essa etapa com mais segurança e agilidade.

Documentos adicionais recomendados

Além dos documentos obrigatórios previstos pela CLT, algumas empresas optam por solicitar documentos extras que ajudam a complementar a ficha de registro do empregado e facilitar a gestão interna. 

Eles não são exigidos por lei, mas podem trazer mais segurança, organização e agilidade para o RH e o DP.

Leia também: Onboarding e offboarding no RH: qual a diferença e 10 práticas para fazer dar certo.

Boas práticas para solicitação e organização dos documentos

Solicitar e organizar os documentos para admissão de forma eficiente é fundamental para agilizar o processo e evitar retrabalho. 

Além disso, boas práticas garantem que toda a documentação esteja completa, correta e disponível quando necessário, facilitando a gestão dos departamentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. 

A seguir, veja algumas recomendações para otimizar essa etapa tão importante.

Envio com antecedência e via e-mail claro

Sempre que possível, envie a lista de documentos para admissão ao colaborador com antecedência, utilizando um e-mail claro e objetivo. 

Informar prazos e especificar exatamente o que deve ser entregue ajuda a evitar dúvidas e atrasos, tornando o processo mais organizado desde o início.

Checklist de conferência

Utilizar um checklist para conferir os documentos recebidos é uma prática simples, mas muito eficaz. 

Fazendo isso, fica mais fácil garantir que nenhum item obrigatório fique faltando e que todos estejam em conformidade, facilitando a identificação rápida de pendências antes da formalização do contrato.

Digitalização e armazenamento seguro

A digitalização dos documentos e o armazenamento em sistemas seguros são essenciais para preservar as informações do colaborador, facilitar o acesso e garantir a confidencialidade dos dados. 

Além disso, arquivos digitais reduzem o uso de papel e agilizam processos internos.

Integração com sistema de gestão de pessoas

Quando a empresa conta com um sistema de gestão de pessoas, integrar a documentação para admissão nesse ambiente facilita o controle, o acesso e a atualização dos arquivos. 

Essa integração contribui para um RH mais produtivo e com menos riscos de falhas ou perdas de informações.

A plataforma de gestão de pessoas da Flash, por exemplo, oferece soluções completas para automatizar processos, apoiar decisões estratégicas e melhorar a experiência dos colaboradores do início ao fim da jornada.

Com a Flash, sua empresa pode:

• Digitalizar todos os processos da jornada do seu colaborador, da admissão ao desligamento;
• Estruturar programas de avaliação de desempenho com indicadores confiáveis;
• Monitorar o clima e o engajamento com ferramentas de pesquisa e análise contínua;
• Automatizar etapas operacionais com segurança jurídica e eficiência;
• Apoiar a liderança com dados e funcionalidades que promovem uma gestão humanizada.

Conheça a plataforma da Flash e leve sua gestão de pessoas para o próximo nível. Assista o vídeo abaixo e descubra todo potencial de escolher a Flash como a ferramenta certa para sua gestão:

Como a tecnologia pode ajudar na admissão?

A tecnologia transformou diversos processos dentro das empresas, e o processo de recrutamento e seleção de colaboradores não ficou de fora dessa revolução. 

Utilizar ferramentas digitais para gerenciar os documentos para a admissão digital torna o processo mais rápido, seguro e eficiente, além de minimizar erros e garantir conformidade legal.

Conheça, abaixo, algumas formas de como a tecnologia pode facilitar essa etapa tão importante.

Admissão 100% digital

Com plataformas especializadas, é possível realizar toda a admissão de forma digital, desde o envio até a assinatura dos documentos, eliminando a necessidade de papel e encontros presenciais. 

Isso agiliza a contratação e oferece mais comodidade tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Com o software de admissão e desligamento 100% digital da Flash, o RH pode automatizar o envio e a coleta de documentos, realizar a validação das informações em poucos cliques e garantir a assinatura digital na admissão de forma segura e dentro das exigências legais. Tudo isso integrado ao eSocial, com painéis que facilitam o acompanhamento de cada etapa. 

Automação de envio, coleta e validação de documentos

Sistemas automatizados permitem o envio automático da lista de documentos para admissão, a coleta dos arquivos e a validação imediata das informações. Essa automação reduz o tempo gasto em tarefas manuais e diminui a chance de erros ou documentação incompleta.

Dica de leitura: Como assinar carteira de trabalho digital?

Armazenamento em nuvem com acesso seguro

Ao armazenar a documentação para admissão em nuvem, a empresa garante que os arquivos estejam sempre disponíveis para consulta, de forma organizada e com segurança reforçada contra perdas ou acessos não autorizados.

Redução de papel e retrabalho

A digitalização e automação eliminam o uso excessivo de papel e evitam retrabalho causado por documentos ilegíveis, extraviados ou preenchidos incorretamente. Isso representa economia, agilidade e maior sustentabilidade para o processo de admissão.