Cartão VCN: veja como usar em despesas da empresa e viagens

As empresas estão cada vez mais conectadas — e seus pagamentos também. É nesse contexto que o Cartão VCN surge como uma forma inteligente de realizar transações corporativas com segurança e controle. 

Conhecido também como virtual card number, ele gera números de cartão digitais e exclusivos para cada compra, contribuindo para a prevenção à fraude e facilitando o acompanhamento dos gastos em tempo real.

Essa tecnologia vem se tornando parte da rotina de companhias que lidam com despesas de viagens, assinaturas de serviços e compras online, ao mesmo tempo em que oferece mais autonomia aos colaboradores para realizar pagamentos de forma prática e segura.

A seguir, você vai descobrir como o Cartão VCN funciona, em quais situações pode ser utilizado e por que ele representa um avanço na forma como as organizações gerenciam suas despesas. 

Boa leitura!

O que é um cartão VCN?

O Cartão VCN é uma versão virtual de um cartão de pagamento tradicional, criado especificamente para transações digitais.

Em vez de utilizar um número físico fixo, ele gera uma sequência numérica temporária exclusiva para cada operação. Essa característica permite que o número virtual seja usado apenas em uma compra ou dentro de um período determinado, conforme as regras definidas pela empresa.

O funcionamento é semelhante ao de um cartão corporativo convencional: o colaborador utiliza o número virtual para efetuar o pagamento em sites, aplicativos ou serviços online. A diferença está no controle que a organização tem sobre cada transação, podendo limitar valores, prazos e categorias de uso.

Por ser integrado a plataformas de gestão financeira, o Cartão VCN também facilita o rastreamento de despesas e a conciliação de pagamentos. Com isso, a companhia acompanha em tempo real como os recursos estão sendo utilizados e mantém um histórico detalhado das movimentações, o que contribui para uma administração mais precisa e organizada.

Como funciona o cartão VCN na prática?

O Cartão VCN opera a partir da geração de números virtuais que substituem o uso direto de um cartão físico. Cada número é criado de forma individual e pode ser configurado conforme o tipo de despesa ou política da empresa. A seguir, veja como esse processo ocorre na prática.

Geração de número virtual para transações

O processo começa com a criação de um número de cartão virtual vinculado a uma conta corporativa. Esse número é utilizado em compras específicas, como pagamentos online, assinaturas ou reservas/ despesas de viagem.

A organização pode definir limites de valor, categorias de despesa e o colaborador responsável pelo uso, garantindo controle desde o início da operação.

Validade temporária ou uso único

Cada Cartão VCN pode ter uma validade limitada ou ser destinado a apenas uma transação. Essa configuração reduz a exposição a fraudes e evita o uso indevido após a conclusão do pagamento. Assim, o número virtual deixa de ser válido automaticamente, impedindo novas cobranças ou reutilizações.

Integração com sistemas de gestão

Conforme mencionamos anteriormente, os Cartões VCN podem ser integrados às plataformas de controle financeiro e gestão de despesas corporativas. Isso permite o registro automático das transações, facilitando a conciliação de dados e o acompanhamento em tempo real dos gastos. 

Com essa integração, a empresa obtém relatórios detalhados e consolidados, sem depender de processos manuais.

Principais vantagens do cartão VCN para empresas

Como já deu para perceber até aqui, o uso do Cartão VCN amplia o controle sobre os pagamentos corporativos e contribui para uma gestão mais organizada das despesas. 

A seguir, confira os benefícios que essa tecnologia traz para as empresas no detalhe. 

Mais segurança em compras online

Como cada número virtual é gerado para uma transação específica, as informações do cartão principal não são expostas durante o pagamento. Isso reduz o risco de interceptação de dados em sites e plataformas digitais. 

Além disso, o negócio pode definir parâmetros de uso que restringem o valor e o tipo de operação, o que evita movimentações fora do padrão.

Redução de fraudes e clonagens

O número virtual gerado pelo Cartão VCN tem validade temporária ou é destinado a um único uso, o que limita a possibilidade de clonagem ou reutilização indevida. 

Mesmo que os dados sejam capturados em uma tentativa de fraude, eles se tornam inutilizáveis após o prazo ou transação definidos.

Controle sobre limites e categorias de gastos

Cada Cartão VCN pode ser configurado com limites de valor, categorias de despesa e centros de custo específicos. Dessa forma, a empresa determina como e onde os recursos serão utilizados, reduzindo erros e garantindo que os pagamentos estejam alinhados às políticas internas.

Relatórios detalhados de despesas

As transações realizadas com o Cartão VCN são registradas automaticamente em plataformas de gestão, possibilitando a geração de relatório de despesas consolidado e a visualização das movimentações por colaborador, área ou projeto. Esses dados auxiliam na análise dos gastos e no planejamento financeiro, sem depender de lançamentos manuais.

Quando vale a pena adotar o Uber corporativo?

O Uber corporativo é uma solução de transporte que permite às empresas gerenciar deslocamentos de colaboradores de forma centralizada, acompanhando custos e horários de forma organizada. 

Ele oferece alternativas ao transporte tradicional e pode ser configurado para diferentes tipos de uso, dependendo das necessidades da equipe e das políticas internas da organização.

Confira, a seguir, em quais situações o recurso é uma boa escolha.

Empresas com equipes externas

Organizações com colaboradores que atuam fora do escritório podem utilizar o serviço para registrar e controlar deslocamentos, garantindo que os gastos estejam alinhados às regras da companhia. 

O registro automático das viagens facilita a gestão das despesas e reduz a necessidade de reembolsos manuais. 

Dica de leitura: Política de reembolso, exemplos, importância e como fazer.

Deslocamentos frequentes para reuniões e viagens

Quando há viagens constantes ou reuniões em diferentes locais, o Uber corporativo permite que os trajetos sejam organizados e monitorados em tempo real. 

As empresas conseguem acompanhar padrões de uso, consolidar informações sobre custos e frequências de deslocamento e gerar relatório de viagem a trabalho para análise e prestação de contas.

Alternativa ao uso de frota própria ou táxis

O serviço pode substituir ou complementar o uso de veículos da empresa ou táxis, oferecendo mais flexibilidade na gestão do transporte. 

Com ele, é possível reduzir o tempo gasto na coordenação de frota própria, enquanto os registros de viagens ficam centralizados em uma única plataforma.

Alternativas ao Uber corporativo

Além do Uber corporativo, existem outras formas de gerenciar deslocamentos de colaboradores e controlar despesas de transporte. 

Essas alternativas podem ser integradas à gestão financeira da organização, assegurando mais transparência e acompanhamento das viagens realizadas.

Cartão corporativo para apps de transporte

O uso de cartões corporativos vinculados a aplicativos de transporte faz com que a empresa pague diretamente pelas corridas realizadas pelos colaboradores. 

Cada transação fica registrada, o que facilita o controle de gastos e a conciliação financeira.

Vale-transporte digital

O vale-transporte digital possibilita que os funcionários utilizem o crédito para deslocamentos em transporte público de forma segura e rastreável.

A empresa acompanha o uso do benefício em tempo real e pode ajustar valores e políticas conforme a necessidade.

Benefícios de mobilidade flexíveis

Algumas empresas adotam programas de mobilidade que combinam diferentes opções de transporte, como aplicativos de carona, aluguel de bicicletas ou transporte público. 

Com essa abordagem, é possível oferecer aos colaboradores alternativas de deslocamento que se adequem à rotina de trabalho, mantendo registros de cada modalidade e a contenção de despesas e gastos.

Como a Flash pode ajudar sua empresa

A Flash oferece soluções integradas de gestão de despesas que permitem às empresas controlar cada transação de forma organizada e centralizada. 

A combinação do Cartão Corporativo Flash com o software de gestão de despesas, inclusive,  transforma as rotinas financeiras e o cumprimento das políticas internas. Confira mais detalhes abaixo.

Cartão corporativo aceito em apps de mobilidade

O Cartão Corporativo Flash é uma ferramenta de gestão de despesas administrativas

 inteligente. Isso porque reduz significativamente erros e assegura a conformidade com os requisitos de compliance.

Esse resultado é alcançado através da configuração de regras específicas de uso, como restrições de locais, datas, horários e limites de gastos.

Além disso, o colaborador pode realizar pagamentos rápidos e seguros em mais de 130 milhões de estabelecimentos no mundo, incluindo aplicativos de transporte e mobilidade, já que o cartão flexível possui bandeira Visa.

A integração direta com o software de gestão de despesas e ERP financeiro garante que todos custos sejam automaticamente registrados e categorizados, facilitando a administração financeira sem a necessidade de processos manuais extensivos.

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Gestão de despesas em tempo real

O software de gestão de despesas centraliza todos os pedidos, oferecendo controle de reembolso de despesas em uma única plataforma, o que simplifica o processo e torna a administração mais eficiente.

Ele integra diversas funcionalidades Flash, incluindo nosso cartão corporativo, entre outras ferramentas financeiras, fornecendo uma experiência completa. 

Além disso, garante conformidade com a política de compliance, reduzindo riscos como perdas de recibos ou fraudes nos reembolsos. Isso é possível através da leitura automática da nota (OCR avançado), evitando que o colaborador tenha que armazenar as notinhas. 

Essa digitalização permite definir o que é preenchido automaticamente (evitando erros e refações) e também identificar itens pessoais (como farmácia ou bebidas alcoólicas).

Com relatórios analíticos detalhados, os gestores ganham insights valiosos sobre os gastos, identificando oportunidades de otimização. Assim, a plataforma proporciona uma gestão ágil e simplificada, proporcionando aos gestores o acompanhamento absoluto de todas as despesas corporativas.

Leia também: O que é e como fazer um relatório de despesa de viagem (RDV).

Flexibilidade para colaboradores e controle para empresas

Por fim, o sistema permite definir regras específicas de uso do cartão, como limites de gastos, datas, horários e restrições de locais, garantindo que os pagamentos estejam alinhados às políticas internas. 

Ao mesmo tempo, os colaboradores têm autonomia para efetuar pagamentos de forma rápida e digital, enquanto os gestores mantêm controle sobre todas as despesas corporativas em uma única plataforma.

A Flash é a solução ideal para empresas que buscam simplificar a gestão financeira sem perder o controle.  

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