Como medir o retorno das viagens corporativas com o ROI aéreo

Gestores financeiros e de viagens corporativas precisam entender não apenas quanto a empresa gasta com deslocamentos a trabalho, mas qual retorno financeiro esses investimentos geram.

Calcular o ROI de viagens corporativas significa comparar o retorno financeiro atribuído a uma viagem com o valor total investido nela. Para calcular o ROI de uma viagem corporativa, subtraia o custo total da viagem do retorno financeiro obtido, divida o resultado pelo custo da viagem e multiplique por 100.

A seguir, entenda como calcular o ROI de viagens corporativas na prática, quais custos considerar e como usar esse indicador para avaliar os investimentos em viagens da empresa.

O que é ROI aéreo?

O ROI (Return On Investment, ou Retorno sobre Investimento) é uma métrica financeira utilizada para avaliar a eficiência de um investimento. Em termos simples, este indicador mede o lucro obtido em relação ao valor investido.

Aplicar o conceito de ROI às viagens corporativas aéreas permite que o gestor de viagens avalie se os custos estão sendo compensados pelos benefícios gerados. Ou seja, trata-se da medição de receitas adicionais, oportunidades de negócios e ganhos estratégicos.

Nesse caso, o ROI aéreo pode ser uma ferramenta poderosa para viabilizar e analisar os resultados de viagens corporativas.

Por que calcular o ROI das viagens corporativas?

Entender o retorno de cada viagem corporativa muda a forma como a empresa lida com esse tipo de despesa. Em vez de tratar os deslocamentos como um custo fixo e necessário, a gestão passa a enxergá-los como um investimento que precisa gerar resultado. Essa mudança de perspectiva impacta diretamente três frentes da gestão financeira e operacional.

Justificativa de investimentos

Quando o financeiro pergunta por que determinada viagem custou tanto, ter um ROI calculado transforma a resposta. Em vez de justificar o gasto com argumentos genéricos, o gestor de viagens apresenta um número concreto que liga o investimento ao resultado obtido.

Essa justificativa fica ainda mais importante em empresas onde o orçamento de viagens é frequentemente questionado. Um histórico de ROI bem documentado facilita a aprovação de novos investimentos e reduz o desgaste em reuniões de prestação de contas.

Otimização do orçamento

Calcular o ROI também revela onde o dinheiro está sendo bem aproveitado e onde está sendo desperdiçado. Uma viagem com custo alto e retorno baixo indica um padrão que vale revisar, seja na escolha do destino, no momento da compra da passagem ou até na necessidade real do deslocamento.

Com esse tipo de análise recorrente, o orçamento de viagens pode ser distribuído de acordo com o retorno histórico de cada área ou equipe. Assim, os recursos são direcionados para onde tendem a gerar mais resultado, aumentando a eficiência do gasto sem necessariamente reduzir o volume de viagens.

Apoio à tomada de decisão

O ROI de viagens corporativas funciona como um dado a mais na hora de decidir se uma viagem deve acontecer, qual formato ela deve ter e quanto vale a pena investir nela. Isso é especialmente útil quando a empresa precisa escolher entre alternativas, como enviar um representante presencialmente ou resolver a demanda de forma remota.

Decisões baseadas nesse indicador tendem a ser mais consistentes ao longo do tempo. Em vez de aprovar ou recusar viagens caso a caso, a empresa constrói um critério objetivo que pode ser aplicado de forma recorrente por diferentes gestores.

Como calcular o ROI de viagens corporativas?

O primeiro passo para compreender o impacto financeiro das viagens em sua empresa é o cálculo do ROI aéreo. A fórmula para calculá-lo é:

• ROI = [(retorno obtido − investimento) ÷ investimento] × 100

Vamos considerar um exemplo fictício em que um colaborador realiza uma viagem corporativa para São Paulo:

• Custos da viagem: R$5.000,00 (incluindo passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local)
• Receita gerada: R$100.000,00

Dessa forma, o retorno sobre o investimento dessa viagem será de:

[(R$ 100.000 − R$ 5.000) ÷ R$ 5.000] × 100 = 1.900%

Nesse exemplo, o ROI da viagem foi de 1.900%. Isso significa que, descontado o investimento inicial, a empresa obteve R$ 19 de retorno para cada R$ 1 investido na viagem.

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Passo a passo do cálculo de ROI aéreo

A tarefa de calcular o ROI pode parecer complexa, mas não é. Basta seguir um processo estruturado, como o destacado abaixo, para obter resultados precisos sobre as viagens de negócios na sua empresa.

1. Identificar as despesas totais da viagem

Primeiro, é necessário identificar todas as despesas de viagem realizadas. Isso inclui:

• Passagens aéreas;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Transporte local;
• Outros custos (ex. seguro, taxas, entre outros).

Algumas empresas também se utilizam da classificação de diárias de viagem para calcular os gastos envolvidos.

2. Mapear o resultado gerado

Em seguida, é importante identificar a receita gerada pela viagem. Isso pode incluir novos contratos fechados, vendas realizadas ou qualquer outro resultado adicional resultante do deslocamento.

3. Definir os objetivos e expectativas da viagem

Definir os objetivos e as expectativas da viagem ajuda a medir seu sucesso. Isso envolve estabelecer metas específicas, como novos clientes adquiridos, reuniões de negócios realizadas, entre outros.

4. Medir os benefícios tangíveis e intangíveis

Além dos benefícios financeiros tangíveis, é necessário medir os benefícios intangíveis, como o fortalecimento de relações com clientes e parceiros, aumento da visibilidade da marca e outras vantagens estratégicas.

Indicadores de sucesso para mensurar o retorno sobre o investimento de viagem corporativa

A fórmula básica de ROI de viagens corporativas divide o ganho obtido pelo custo total da viagem. Só que essa conta sozinha não conta a história completa. Para ter uma leitura mais precisa do retorno, é preciso acompanhar indicadores específicos que, juntos, mostram onde o investimento está gerando valor.

Economia obtida

Esse indicador mede quanto a empresa economizou em relação ao que teria gasto sem um planejamento estruturado de viagens. Entram aqui negociações com fornecedores, compra antecipada de passagens, escolha de tarifas mais vantajosas e uso de políticas de viagem que evitam gastos desnecessários.

Comparar o valor efetivamente gasto com uma referência de mercado ou com o histórico da própria empresa ajuda a enxergar se as políticas de viagem estão funcionando na prática.

Receita gerada

Quando a viagem tem como objetivo direto fechar negócio, ampliar contrato ou reter cliente, é possível associar parte da receita gerada àquele deslocamento específico. Esse cruzamento exige alinhamento com o time comercial, que costuma ter o dado de quanto aquele encontro presencial representou em faturamento.

Nem toda viagem tem esse tipo de retorno mensurável de forma direta, mas quando existe, é o indicador mais forte para justificar o investimento perante a diretoria.

Produtividade

Viagens bem planejadas reduzem o tempo perdido com deslocamentos longos, conexões mal encaixadas ou processos burocráticos de reembolso. Medir produtividade significa observar quanto tempo o colaborador teve disponível para atividades de trabalho durante a viagem, em vez de lidar com imprevistos logísticos.

Esse indicador também considera o tempo interno gasto pela equipe de viagens e financeiro para organizar, aprovar e prestar contas de cada deslocamento. Processos mais ágeis liberam essas equipes para atividades de maior valor.

Conversão de negócios

Além da receita gerada, vale acompanhar a taxa de conversão de reuniões, visitas ou eventos presenciais em negócios efetivamente fechados. Uma viagem pode não gerar receita imediata, mas contribuir para avançar uma negociação que se converte em contrato meses depois.

Acompanhar esse indicador ao longo do tempo ajuda a identificar quais tipos de viagem, como visitas a clientes estratégicos ou participação em eventos do setor, têm maior taxa de conversão.

Economia operacional

Esse indicador olha para o custo interno de gerenciar as viagens, não apenas para o custo da viagem em si. Processos manuais de aprovação, reembolso e prestação de contas consomem tempo e recursos que muitas vezes passam despercebidos na análise de ROI.

Reduzir esse custo operacional, seja com automação de processos ou centralização da gestão de despesas, aumenta o retorno total mesmo quando o custo direto da viagem permanece o mesmo.

Como acompanhar os indicadores de ROI de viagens corporativas?

Acompanhar esses indicadores em conjunto permite relacionar os gastos com viagens aos resultados financeiros e operacionais da empresa. A tabela abaixo resume o que cada indicador mede e quais dados podem ser usados para acompanhar sua evolução.

Principais erros ao calcular o ROI

Mesmo equipes que já adotaram o hábito de medir o retorno das viagens corporativas cometem falhas que distorcem o resultado final. Esses erros levam a decisões baseadas em números incompletos, o que compromete tanto a justificativa de orçamento quanto o planejamento futuro.

Ignorar custos indiretos

É comum calcular o ROI considerando apenas passagem e hospedagem, deixando de fora despesas como alimentação, deslocamento local, seguro viagem e o tempo da equipe interna dedicada a organizar e aprovar o processo. Quando esses custos ficam de fora da conta, o ROI aparece artificialmente mais alto do que realmente é.

Incluir os custos indiretos exige mapear todo o processo da viagem, desde o planejamento até a prestação de contas, e não apenas a nota fiscal da passagem aérea.

Não acompanhar resultados após a viagem

Muitas empresas calculam o custo da viagem no momento em que ela acontece, mas não voltam a olhar para o resultado gerado semanas ou meses depois. Isso é especialmente problemático quando o retorno da viagem, como o fechamento de um contrato, leva tempo para se concretizar.

Sem esse acompanhamento posterior, o ROI fica baseado apenas em expectativa, não em resultado real. Criar um processo de revisão periódica, revisitando viagens estratégicas alguns meses depois, ajuda a fechar essa lacuna.

Utilizar métricas isoladas

Olhar para um único indicador, como economia obtida ou receita gerada, sem cruzar com os demais, dá uma visão parcial do retorno da viagem. Uma viagem pode ter custo baixo e parecer eficiente, mas se não gerou nenhum avanço em negociação ou relacionamento, o resultado real pode ser bem diferente do que o número isolado sugere.

O caminho mais confiável é combinar indicadores financeiros com indicadores operacionais e comerciais, construindo uma leitura mais completa antes de tirar conclusões sobre o desempenho da viagem.

Como otimizar o ROI de viagens de negócios?

É de praxe que gestores busquem melhorar os resultados, e com as viagens corporativas não é diferente. Por isso, preparamos algumas dicas práticas para ajudar sua empresa a aproveitar melhor os recursos destinados a essas viagens e ter dados mais confiáveis para calcular o retorno sobre o investimento.

Faça um planejamento

Planejar com antecedência ajuda a reduzir custos de viagens. Reservar hotéis e comprar passagens aéreas com antecedência, por exemplo, pode gerar economia para a empresa.

Também vale comparar opções de voos e hospedagens, priorizando tarifas e condições que ofereçam melhor custo-benefício. Além de reduzir despesas, registrar essas informações ajuda a construir uma referência para comparar o valor planejado com o custo efetivamente realizado.

Para facilitar esse acompanhamento, o módulo de viagens corporativas da Flash centraliza as reservas e permite ter uma visão mais organizada dos gastos desde o planejamento.

Baixe também nosso checklist de viagem a trabalho e confira todos os documentos, itens pessoais e de trabalho necessários para uma viagem tranquila e produtiva.

Negocie parcerias e verifique fornecedores

Negociar com fornecedores pode ajudar a obter condições mais vantajosas para a empresa. Parcerias com agências de viagens corporativas, por exemplo, podem oferecer descontos, tarifas negociadas e serviços adicionais.

Também é importante registrar os valores contratados e os gastos efetivamente realizados. Com esses dados, a empresa consegue identificar quanto foi economizado em cada viagem e usar essa informação no cálculo do ROI.

A plataforma de despesas corporativas da Flash reúne recursos para acompanhar gastos relacionados às viagens, reembolsos e pagamentos. A solução oferece:

• Solicitação, aprovação e prestação de contas em um único lugar;
• Visão em tempo real das despesas com viagens corporativas;
• Cartão corporativo integrado, que evita pagamentos fora da política;
• Automatização de regras, centros de custo e fluxos personalizados;
• Análises e relatórios que facilitam a gestão financeira.

Ao reunir essas informações, a empresa reduz a dispersão dos dados e consegue identificar com mais precisão quanto cada viagem realmente custou.

Monitore as despesas de forma contínua

Acompanhar os gastos durante e após cada viagem ajuda a identificar desvios e oportunidades de melhoria. Para isso, analise os relatórios de viagem (RDV) e compare os valores realizados com os parâmetros estabelecidos pela empresa.

Esse acompanhamento também contribui para o cálculo do ROI. Ao conhecer o custo efetivo da viagem, incluindo despesas que podem surgir durante o deslocamento, a empresa tem uma base mais precisa para relacioná-lo aos resultados gerados, como receita, conversão de negócios ou economia obtida.

Integre despesas e viagens

Para calcular o ROI de uma viagem, é preciso conhecer seu custo total. Quando passagens, hospedagem, cartão corporativo, reembolsos e outras despesas ficam registrados em sistemas separados, parte dessas informações pode se perder ou exigir uma consolidação manual.

Ao integrar essas frentes em uma única plataforma, a empresa consegue reunir os diferentes gastos associados ao mesmo deslocamento. Uma refeição paga com cartão, um reembolso de transporte ou uma diária adicional, por exemplo, podem ser considerados junto ao valor da passagem e da hospedagem.

Isso ajuda a chegar a um custo total da viagem mais assertivo, tornando o cálculo do ROI mais confiável e facilitando a comparação entre diferentes períodos, tipos de viagem ou objetivos de negócio.

Use o cartão corporativo

O cartão corporativo, como o da Flash, reduz o atrito causado pelo adiantamento de dinheiro e pelo reembolso posterior. Com o cartão vinculado à empresa, o colaborador não precisa usar recursos próprios para cobrir despesas de viagem.

Além de facilitar os pagamentos, o cartão registra as transações e fornece dados sobre valores e categorias de gastos. Quando essas informações são integradas aos demais custos da viagem, fica mais fácil identificar quanto foi gasto em cada deslocamento e incluir essas despesas no cálculo do ROI.

Implemente uma política de viagens eficiente

A política de viagens corporativas estabelece os parâmetros que devem orientar reservas, pagamentos e demais despesas relacionadas aos deslocamentos. Com regras claras, colaboradores e gestores sabem quais gastos são permitidos, quais limites devem ser respeitados e como cada despesa deve ser registrada.

A política também cria uma referência para analisar os resultados. Ao comparar o que foi planejado, o que foi gasto e o retorno obtido, a empresa consegue identificar desvios e avaliar se os recursos destinados às viagens estão gerando os resultados esperados.

Se sua empresa ainda não conta com uma política definida, baixe nosso modelo e comece já a implementar na sua empresa.