O que é ajuda de custo? Entenda o que a CLT estabelece sobre o tema

Entre as diversas modalidades de despesas em uma empresa, a ajuda de custo é um tema que frequentemente gera dúvidas e incertezas. Isso acontece por conta de essa categoria não se enquadrar como um benefício, mas ainda assim, ser regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

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Direito garantido por lei ao colaborador, as ajudas de custo têm como função cobrir gastos do funcionário em situações específicas fora do local de trabalho. Ou seja, despesas decorrentes de necessidades externas, mas que devem ser pagas pela empresa.

Ao longo deste artigo, vamos explicar tudo sobre a ajuda de custo sob a perspectiva da CLT, esclarecendo suas regras e sanando as principais dúvidas de gestores e colaboradores.

O que é ajuda de custo?

A ajuda de custo é uma compensação financeira oferecida pelas empresas para auxiliar os colaboradores em despesas extras que surgem em decorrência de atividades específicas, como transferências temporárias ou mudanças de localidade por exigência do trabalho, deslocamentos a trabalho e ajuda de custo para quem faz home office.

Diferentemente do salário, que remunera o trabalho regular, a ajuda de custo é destinada exclusivamente a cobrir as despesas extraordinárias. Sendo assim, não possui caráter salarial. Essa distinção é importante porque garante que as ajudas de custo sejam usadas exclusivamente para despesas necessárias ao cumprimento das atividades profissionais.

Ajuda de custo integra salário?

Uma das dúvidas mais comuns é se as ajudas de custo pagas integram o salário do empregado e, portanto, devem ser incluídas na base de cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários. De maneira direta, a resposta é: não.

Segundo a CLT e o entendimento consolidado pela jurisprudência, a ajuda de custo não integra o salário desde que sua finalidade seja exclusivamente reembolsar despesas extraordinárias do empregado e que ela não seja paga de forma habitual. O artigo 457, §2º, da CLT especifica que verbas de caráter indenizatório, como as ajudas de custo, não possuem natureza salarial, desde que não façam parte do pagamento regular e recorrente.

A legislação é clara ao indicar que o caráter indenizatório da ajuda de custo depende de sua vinculação a despesas efetivamente extraordinárias. Ou seja, caso se caracterize uma continuidade ou habitualidade nos pagamentos, a ajuda de custo poderia, sim, ser interpretada como salário.

Se a empresa fornece uma ajuda de custo mensal, por exemplo, esse caso poderia gerar implicações para o empregador, que ficaria responsável pelo recolhimento dos encargos sociais sobre o valor pago.

Além disso, vale destacar que a Receita Federal também reconhece essa distinção. Considera a ajuda de custo isenta de incidência de contribuição previdenciária e de imposto de renda para o empregado, desde que respeitadas as condições mencionadas.

A diferença entre ajudas de custo e reembolso de despesas

A ajuda de custo é um valor fixo concedido pelo empregador para cobrir despesas extraordinárias que o empregado terá ao desempenhar suas funções. Como vimos, essa verba possui caráter indenizatório e, portanto, não integra o salário do empregado, desde que não haja habitualidade e que esteja claramente destinada a cobrir custos específicos e excepcionais.

Por outro lado, o reembolso de despesas corporativas se refere ao ressarcimento de valores pagos pelo empregado para cumprir atividades diretamente relacionadas ao seu trabalho. Entre os gastos, podem estar despesas com alimentação em viagens, hospedagem, transporte, entre outros.

Ao contrário da ajuda de custo, o reembolso é feito mediante comprovação dos gastos, ou seja, o empregado apresenta notas fiscais ou recibos para demonstrar que os valores foram de fato despendidos em atividades de interesse da empresa. Isso implica que o reembolso não possui valor fixo; ele é pago conforme a necessidade e sempre com base em gastos efetivamente realizados e comprovados.

Na tabela a seguir, destacamos as principais diferenças entre ajudas de custo e reembolsos corporativos:

Artigo 470: o que diz a CLT sobre ajuda de custo para transferências

O artigo 470 da CLT aborda especificamente a situação de transferência de colaboradores e a ajuda de custo associada a essa mudança. O texto determina que, quando o empregador decide transferir o empregado de uma localidade para outra, ele é responsável pelo pagamento das despesas da transferência, caso essa mudança de localidade seja necessária para a continuidade da prestação de serviços.

A transferência implica que a empresa cubra os custos que o empregado venha a ter com a mudança, e esses valores devem ser pagos sob a forma de ajuda de custo. Isso, portanto, serve para compensar o trabalhador pelas despesas adicionais decorrentes dessa transição, como mudanças, adaptação a um novo local de trabalho e demais gastos ocasionados pelo deslocamento.

Veja também: Tire todas as suas dúvidas sobre adicional de deslocamento.

Os valores devem ser tratados como verba indenizatória, ou seja, não se incorpora ao salário e não sofre incidência de encargos trabalhistas, desde que sua finalidade seja indenizar os gastos efetivos do empregado com a transferência.

No entanto, se a transferência e a ajuda de custo se tornarem uma prática recorrente ou habitual, o pagamento poderá vir a ser caracterizado como um complemento salarial. Por isso, o empregador deve se atentar para manter o caráter esporádico das ajudas de custo nesses casos, assegurando que os valores sejam realmente destinados a cobrir despesas específicas e não integrem a base salarial do empregado.

Natureza indenizatória das ajudas de custo em casos de transferências

O Art. 469 da CLT ainda trata sobre a mudança de local de trabalho que ocasione a de domicílio. As empresas não podem realizar essas mudanças sem anuência do colaborador e previsibilidade no contrato de trabalho. Além disso: 

“§ 3º - Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação. (Parágrafo incluído pela Lei nº 6.203, de 17.4.1975)”

Entretanto, temos um adendo neste tópico. A reforma trabalhista alterou um artigo que pode mudar o caráter do pagamento, de modo que a ajuda de custo integre o salário. O Art. 457 prevê que, caso a ajuda de custo passe de 50% do salário nominal, ela deve contar como parcela salarial. 

Cuidados essenciais para calcular a ajuda de custo

Não há uma fórmula para calcular a ajuda de custo, pois existem variáveis conforme a política interna da empresa e as especificidades da despesa que o auxílio visa cobrir. No entanto, é importante observar alguns princípios que ajudam a garantir que esse valor mantenha seu caráter indenizatório e esteja em conformidade com a legislação trabalhista.

A ajuda de custo não tem um valor pré-fixado pela legislação; o montante é definido pelo empregador e deve ser razoável e proporcional às despesas que o empregado terá para desempenhar suas atividades em condições extraordinárias. Por isso, ao fazer o cálculo, a empresa deve considerar fatores como os custos médios de mudança, transporte, alimentação e alojamento, caso sejam aplicáveis.

Para que a ajuda de custo mantenha sua natureza indenizatória e não se integre ao salário do empregado, é fundamental observar algumas condições:

• Finalidade específica: deve ter como finalidade a compensação por despesas extraordinárias e não ser uma forma de remuneração disfarçada. É recomendável que a empresa especifique, por escrito, a finalidade do pagamento e os tipos de despesas cobertas.
• Caráter não habitual: deve ser concedida de maneira esporádica, em situações que não fazem parte da rotina do empregado. Se o pagamento ocorrer de forma habitual, como um valor fixo mensal, ele pode perder a característica indenizatória e ser considerado parte da remuneração.
• Comprovação de necessidade: embora a ajuda de custo não exija necessariamente apresentação de notas fiscais, é importante que o empregador esteja ciente e documente as circunstâncias que justificam a concessão do benefício. Essa prática ajuda a resguardar tanto a empresa quanto o empregado de interpretações equivocadas quanto à natureza do pagamento.
• Proporcionalidade: o valor deve ser proporcional às despesas previstas, evitando pagamentos excessivos que possam caracterizar o valor como uma gratificação disfarçada.

Ao seguir esses princípios, a empresa poderá calcular e pagar a ajuda de custo de forma justa e em conformidade com a legislação trabalhista. Além disso, também ajuda a resguardar o caráter indenizatório do pagamento e evita a incidência de encargos trabalhistas e previdenciários sobre o valor.

Implicações fiscais

A ajuda de custo é um benefício que pode ser obrigatório em situações adversas. Por exemplo, no caso de deslocamento para outras localidades de trabalho. Desde que exijam mudança de residência do colaborador. 

Independente do caso e aplicação, a ajuda traz impactos fiscais e financeiros na empresa.

• Verbas salariais: é crucial destacar que a ajuda de custo não tem incidência em verbas como salário. Portanto, não entra no cálculo de férias, 13º salário, rescisão. 
• Pagamento: de acordo com a legislação, o registro deste benefício deve ser feito separadamente do salário, ressaltando seu propósito específico e não habitual.
• Encargos trabalhistas e previdenciários: por sua natureza específica, é isento de encargos trabalhistas e previdenciários, como o INSS e FGTS.
• Registro separado: na folha de pagamento, a ajuda de custo deve ser registrada separadamente do salário, garantindo transparência e conformidade com a legislação.
• Cálculo de benefícios: como não integra o salário, a ajuda de custo não afeta o cálculo de benefícios.

Atenção para as exceções

Como já abordamos anteriormente, existe um caso em que a ajuda de custo pode ser incluída na folha de pagamento como verba salarial. Quando a mesma ultrapassa os 50% do salário nominal, o que significa que ele deve ser integrado ao cálculo salarial, incidindo no 13º, INSS, IRRF, e demais verbas.

A gestão das despesas corporativas é uma estratégia fundamental para o negócio

A ajuda de custo é um item crucial nas despesas corporativas, oferecendo flexibilidade e suporte aos colaboradores, sem onerar a empresa com encargos adicionais. Sua implementação correta e alinhamento com as normas da CLT garantem benefícios mútuos.

Entre eles, a otimização das operações e a promoção de um ambiente de trabalho mais eficiente e motivador. Ao entender suas implicações fiscais e administrativas, as empresas podem maximizar a eficácia deste benefício, ao mesmo tempo que se mantêm em conformidade com a legislação trabalhista.

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