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Ajuda de Custo na CLT: Entenda o que a lei brasileira estabelece

Entenda o que é ajuda de custo de acordo com a CLT e saiba em quais casos ela deve ser aplicada.

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A gestão de despesas corporativas é um dos maiores desafios das empresas. Nesse sentido, um dos tópicos que mais gera dúvida é sobre a ajuda de custo

A ajuda de custo é essencial para a qualidade de vida e a eficiência dos colaboradores, especialmente em situações que exigem deslocamentos ou condições especiais, como mudanças de localidade por conta do trabalho. Portanto, ela é regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)

Neste artigo, exploraremos o conceito de ajuda de custo sob a perspectiva da CLT, esclarecendo suas regras, aplicação e impacto para empresas e colaboradores.

O que é ajuda de custo?

A ajuda de custo, conforme definida pela CLT, é uma compensação financeira corporativa  oferecida aos colaboradores para cobrir despesas extraordinárias. Esses gastos estão, geralmente, associados a deslocamentos ou mudanças temporárias para execução de suas funções. 

Diferente do salário, é destinada especificamente para gastos como transporte, hospedagem e alimentação em situações laborais específicas.

Ajuda de custo x reembolso de despesas

Uma dúvida comum entre as empresas e colaboradores é a diferença entre ajuda de custo e reembolso de despesas

A primeira visa repor custos extras que o colaborador teve em decorrência  das atividades profissionais. Por seu caráter indenizatório, não exige que o funcionário preste contas e comprove os valores. Como exemplo, temos os custos com mudanças, como aluguel, transporte, entre outros. 

Já a segunda ocorre quando o funcionário desembolsa despesas que devem ser cobertas pela empresa. Isso é comum em viagens corporativas e os colaboradores devem apresentar comprovantes dos gastos para serem reembolsados. 

Veja a tabela abaixo:

  Ajuda de custo Reembolso de despesas
Comprovação de gastos Não é obrigado comprovar. A aplicação do valor é de livre escolha do colaborador É necessário comprovar os gastos que serão reembolsados
Tipo de despesa Normalmente utilizada para casos de mudanças por conta do trabalho, ou despesas com Home Office Abrange qualquer custo decorrente da atividade que seja responsabilidade da empresa
Não ressarcimento Despesas que são combinadas entre empresa e colaborador Despesas não cobertas pela política de reembolso. 

Ajuda de custo na CLT

Na CLT, a ajuda de custo é tratada como um valor indenizatório, que deve cobrir custos de despesas relacionadas à mudança de trabalho, originalmente. Porém, a reforma trabalhista trouxe atualizações importantes nos Art. 469 e 470 dessa legislação. 

O Art. 469 da CLT trata sobre a mudança de local de trabalho que ocasione a de domicílio. As empresas não podem realizar essas mudanças sem anuência do colaborador e previsibilidade no contrato de trabalho. Além disso: 

“§ 3º - Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação. (Parágrafo incluído pela Lei nº 6.203, de 17.4.1975)”

Já o Art. 470 da CLT prevê que “As despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador.” Ou seja, se torna uma despesa compulsória quando a empresa desloca um funcionário para outro local diferente do que foi estabelecido inicialmente. 

Entretanto, temos um adendo neste tópico. A reforma trabalhista alterou um artigo que pode mudar o caráter do pagamento, de modo que a ajuda de custo integre o salário. O Art. 457 prevê que, caso a ajuda de custo passe de 50% do salário nominal, ela deve contar como parcela salarial

Cálculo e condições de pagamento

O cálculo da ajuda de custo é simples. Devem ser considerados os valores decorrentes dos gastos com a mudança e demais itens acordados entre as partes. Além disso, a ajuda de custo mensal é uma possibilidade, quando for utilizada para reembolsar outras despesas. 

Entretanto, apesar de simples, é necessário muito cuidado para evitar erros no reembolso de despesas corporativas.

Implicações fiscais

A ajuda de custo é um benefício que pode ser obrigatório em situações adversas. Por exemplo, no caso de deslocamento para outras localidades de trabalho. Desde que exijam mudança de residência do colaborador

Independente do caso e aplicação, a ajuda traz impactos fiscais e financeiros na empresa.

  • Verbas salariais: é crucial destacar que a ajuda de custo não tem incidência em verbas como salário. Portanto, não entra no cálculo de férias, 13º salário, rescisão. 
  • Pagamento: de acordo com a legislação, o registro deste benefício deve ser feito separadamente do salário, ressaltando seu propósito específico e não habitual.
  • Encargos trabalhistas e previdenciários: por sua natureza específica, é isento de encargos trabalhistas e previdenciários, como o INSS e FGTS.
  • Registro separado: na folha de pagamento, a ajuda de custo deve ser registrada separadamente do salário, garantindo transparência e conformidade com a legislação.
  • Cálculo de benefícios: como não integra o salário, a ajuda de custo não afeta o cálculo de benefícios.

Atenção para as exceções

Como já abordamos anteriormente, existe um caso em que a ajuda de custo pode ser incluída na folha de pagamento como verba salarial. Quando a mesma ultrapassa os 50% do salário nominal, o que significa que ele deve ser integrado ao cálculo salarial, incidindo no 13º, INSS, IRRF, e demais verbas.

A gestão das despesas corporativas é uma estratégia fundamental para o negócio

A ajuda de custo é um item crucial nas despesas corporativas, oferecendo flexibilidade e suporte aos colaboradores, sem onerar a empresa com encargos adicionais. Sua implementação correta e alinhamento com as normas da CLT garantem benefícios mútuos.

Entre eles, a otimização das operações e a promoção de um ambiente de trabalho mais eficiente e motivador. Ao entender suas implicações fiscais e administrativas, as empresas podem maximizar a eficácia deste benefício, ao mesmo tempo que se mantêm em conformidade com a legislação trabalhista.

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