Conciliação fiscal e contábil: saiba qual a diferença e como fazer na prática

Você sabia que a conciliação fiscal e contábil é fundamental para garantir a harmonia entre as informações da sua empresa? Esse processo é crucial para evitar erros, reduzir riscos e aprimorar a precisão das demonstrações financeiras.

Neste artigo, vamos explorar a importância da conciliação contábil e fiscal na gestão financeira, as etapas envolvidas, os principais benefícios e as ferramentas que podem facilitar essa prática.

Siga com a leitura e descubra como essa abordagem pode otimizar a eficiência do setor financeiro e a conformidade do seu negócio.

O que é conciliação fiscal e conciliação contábil?

Tanto a conciliação fiscal quanto a contábil ajudam a garantir a precisão das informações financeiras e fiscais de uma empresa.

Embora ambas envolvam a verificação e a comparação de registros financeiros, elas têm focos e objetivos diferentes, mas, ao mesmo tempo, complementares. 

• A conciliação fiscal foca na correção das obrigações tributárias
• Já a conciliação contábil visa assegurar a consistência das transações registradas nos livros contábeis. 

Vamos entender melhor, a seguir, como fazer a conciliação contábil e o que envolve esses diferentes tipos de conciliação:

Conciliação fiscal

É o processo de verificação e ajuste entre os registros financeiros da empresa e as obrigações tributárias exigidas pelos órgãos fiscais. 

Seu objetivo principal é garantir que todos os impostos devidos sejam corretamente apurados e pagos, evitando erros, omissões ou inconsistências nas declarações fiscais. 

Essa prática envolve a comparação das informações contábeis com as informações fiscais, como o valor de impostos a recolher e os créditos tributários disponíveis. Isso assegura que a organização esteja consoante as regulamentações fiscais.

Conciliação contábil

É a prática de conferir e validar todos os registros contábeis de uma empresa, garantindo que as transações financeiras estejam corretamente refletidas nos livros contábeis.

Esse procedimento é fundamental para assegurar que o balanço patrimonial e a demonstração dos resultados alcançados por uma organização, por exemplo, sejam precisos e reflitam sua realidade financeira. 

A conciliação contábil envolve a comparação de saldos de contas bancárias, contas a pagar e a receber, além de outras movimentações financeiras. 

Portanto, ela ajuda a identificar e corrigir eventuais discrepâncias entre os registros contábeis e a realidade financeira do negócio. 

Por que a conciliação fiscal e contábil é importante? 

A conciliação fiscal e contábil oferece diversos benefícios para a saúde financeira e a conformidade da empresa. Dentre as principais vantagens das duas, podemos destacar: 

• Precisão em todas as informações financeiras: ambas garantem que os registros contábeis e fiscais estejam em conformidade, evitando divergências que podem comprometer a confiabilidade das demonstrações financeiras.
  
  
• Redução de riscos e erros humanos: ao identificar e corrigir inconsistências, elas diminuem o risco de erros fiscais e contábeis, prevenindo multas, juros e problemas com o fisco.
  
  
• Aumento da eficiência operacional: ao aplicá-las corretamente, o processo de fechamento contábil e fiscal se torna mais rápido e eficiente, permitindo que os profissionais da área se concentrem em outras tarefas estratégicas.
  
  
• Melhora na tomada de decisões: informações financeiras precisas e atualizadas possibilitam uma análise mais clara da situação da empresa, ajudando na tomada de decisões assertivas e no planejamento orçamentário.
  
  
• Compliance fiscal e contábil: as duas asseguram que a organização esteja conforme as obrigações fiscais e contábeis, prevenindo problemas legais e garantindo que todas as normas e regulamentações sejam seguidas corretamente.
  
  
• Redução de custos nas empresas: a detecção precoce de erros ou discrepâncias pode evitar custos adicionais com correções e penalidades fiscais, além de otimizar o uso de recursos.
  
  
• Melhor controle de fluxo de caixa: com as contas bem conciliadas, a organização tem maior controle sobre seu fluxo de caixa, o que facilita o planejamento financeiro e o gerenciamento de recursos. Quer otimizar os processos financeiros da sua empresa de maneira simples e eficaz? Baixe agora nosso material exclusivo e descubra os 7 passos essenciais para aprimorar a sua gestão financeira e alcançar resultados ainda mais positivos.

Diferenças entre conciliação fiscal e contábil 

Enquanto a conciliação fiscal está mais voltada para a conformidade tributária, a conciliação contábil visa a precisão das informações financeiras. Confira mais detalhes sobre as diferenças entre elas: 

Conciliação fiscal

• Foca na verificação e correção das obrigações tributárias da empresa, como impostos a pagar e créditos tributários. 
• Seu objetivo é garantir que os registros fiscais estejam em conformidade com as exigências do fisco, evitando erros nas declarações e assegurando que os tributos sejam corretamente apurados e pagos.

Conciliação contábil

• Concentra-se na verificação e validação dos registros financeiros contábeis da empresa, como saldos bancários, contas a pagar e a receber. 
• Ela busca garantir que os registros contábeis estejam corretos e reflitam a realidade financeira da organização, ajudando a manter a precisão nas demonstrações financeiras, como balanços e demonstrações de resultados.

Como fazer a conciliação contábil e fiscal nas empresas?

Para colocar o processo de conciliação fiscal e contábil em prática de maneira eficaz, é necessário seguir uma série de etapas e reunir a documentação apropriada.

Neste processo, a organização, a precisão e o controle são elementos-chave para evitar erros e garantir a transparência nas operações financeiras e fiscais. Confira, a seguir, o passo a passo com exemplos de conciliação contábil e fiscal: 

1. Reúna os documentos e informações necessárias

O primeiro passo para a conciliação fiscal é ter em mãos:

• Documentos fiscais, como as notas fiscais de compras e vendas, guias de recolhimento de impostos (DARFs, GNREs, etc.), e as declarações fiscais (como o SPED e a EFD), fundamentais para garantir a correta apuração e pagamento dos tributos.

Já para a conciliação contábil, é importante contar com:

• Registros contábeis, como balancetes e livros contábeis, que permitem verificar a precisão dos registros financeiros e a consistência entre os documentos fiscais e as demonstrações contábeis.

Além disso, alguns relatórios auxiliares são necessários para fornecer uma visão completa das finanças da empresa. 

Estamos falando aqui do controle de estoques, extratos bancários e relatórios financeiros, que ajudam na prestação de contas, na identificação e na correção de qualquer discrepância nos registros contábeis e fiscais.

Com todos esses documentos e informações reunidos, a organização estará preparada para realizar a conciliação fiscal e contábil de maneira eficaz, garantindo a conformidade com as obrigações fiscais e a precisão das suas finanças.

2. Compare os dados contábeis e fiscais 

Essa comparação é essencial para garantir que os registros financeiros estejam corretos e em conformidade com as obrigações tributárias.

• Receitas:  comece verificando se todos os valores registrados nas contas contábeis correspondem às vendas efetivamente realizadas e documentadas nas notas fiscais. Validar nota fiscal ajuda a evitar discrepâncias que podem gerar problemas fiscais ou contábeis. 
  

• Despesas: confira se os gastos registrados na contabilidade correspondem aos recibos de nota fiscal de compras e outros documentos fiscais relevantes. Essa verificação é importante para garantir que todas as saídas de recursos da empresa estejam devidamente documentadas e refletidas corretamente nos registros contábeis.

• Tributos: verifique os valores de impostos apurados e recolhidos, comparando-os com os registros contábeis. Confirme se os tributos foram corretamente calculados e se os valores pagos ou a pagar estão devidamente lançados na contabilidade, evitando erros no cumprimento das obrigações fiscais e o risco de multas ou juros.

Leia também: O que é planejamento tributário, suas vantagens e como fazer?

3. Identifique e analise as divergências

O próximo passo na conciliação fiscal e contábil é identificar e analisar as possíveis divergências entre os dados. 

Essa análise é crucial para garantir que todos os registros estejam corretos e completos, o que evita problemas com o fisco ou distorções nas finanças da empresa.

• Notas fiscais não lançadas na contabilidade: verifique se todas as notas fiscais, tanto de compras quanto de vendas, foram devidamente lançadas na contabilidade. A ausência de algum lançamento pode resultar em discrepâncias nos saldos de receitas, despesas ou tributos, afetando a precisão das demonstrações financeiras.

• Registros contábeis sem suporte fiscal: analise se há registros contábeis que não possuem a devida documentação fiscal de suporte, como notas fiscais de compras ou vendas, ou comprovantes de pagamento de impostos. A falta de documentação de apoio pode gerar inconsistências entre as informações contábeis e fiscais e dificultar a auditoria futura.

• Diferenças nos cálculos de tributos: se houver diferenças entre o valor apurado na contabilidade e o informado nas declarações fiscais, é importante revisar os cálculos e corrigir eventuais erros.

• Duplicidades ou omissões: investigue se existem lançamentos duplicados, como o mesmo pagamento registrado mais de uma vez, ou omissões de registros, como despesas e receitas não registradas. Essas falhas podem distorcer o fluxo de caixa e os resultados financeiros, além de gerar erros nas obrigações fiscais.

Leia também: Conheça as vantagens da nota fiscal digitalizada para a gestão financeira

4. Regularize as inconsistências

Após identificar as divergências entre os dados contábeis e fiscais, o próximo passo é regularizar as inconsistências encontradas. 

Esse processo é fundamental para assegurar que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais e contábeis, além de evitar problemas futuros com o fisco ou distorções nas finanças.

• Ajustes na contabilidade ou registros fiscais: caso identifique erros ou omissões nos registros, é importante fazer os ajustes necessários. Isso pode incluir a correção de lançamentos contábeis incorretos, a inclusão de notas fiscais que não foram registradas ou a atualização de informações relacionadas a receitas, despesas fixas e variáveis, e tributos.

• Erro nos tributos pagos: no caso de pagamento menor do que o necessário, a empresa deve pagar o valor faltante com juros e multas. Se o acerto for maior, pode-se compensar ou solicitar a devolução do valor excedente, conforme as normas fiscais. 

5. Use ferramentas e softwares 

A utilização de ferramentas e softwares adequados facilita a implementação de uma  conciliação contábil automatizada, que é muito mais recomendada que uma conciliação contábil no excel, por exemplo. 

Ou seja, investir em tecnologia pode otimizar o trabalho, reduzir erros e melhorar a integração dos dados.

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