Gestão de contratos: Aprenda como implantar na sua empresa e gerar mais negócios

Hoje em dia, ter uma gestão de contratos é algo necessário. Não basta somente ir à busca do cliente ou fornecedor para fechar vários acordos empresariais. Acumular parcerias de sucesso sem conseguir fazer o gerenciamento desses documentos é algo desastroso.

Se você não gerir corretamente os seus contratos, é possível perder tempo, credibilidade no mercado e, consequentemente, dinheiro. De acordo com uma pesquisa realizada com 70 empresas pela Associação Nacional de Gestores de Contratos, ANGC, mais de 90% fazem uso do e-mail para realizar a gestão de seus contratos. Porém, os entrevistados reconheceram que essa não é a forma mais eficiente.

Outra fase da mesma pesquisa mostrou que somente 25% das organizações seguem uma gestão de contratos. Um ponto a ser considerado é: mais de 1/3 das instituições não controlam os níveis de serviços existentes em seus contratos. Resultados que não são satisfatórios.

Se a sua empresa ainda não sabe como fazer uma boa gestão de contratos, preparamos esse post para você. Continue acompanhando e veja como aplicar essa metodologia em sua organização. Boa leitura!

Afinal, o que é gestão de contratos?

Fazer uma gestão de contratos é acompanhá-los desde a sua criação até o momento em que a parceria é desfeita. É ter o cuidado na hora de criá-lo, executar tudo o que foi proposto, até chegar o momento de encerrar as atividades ou ter uma renovação. Esse termo também pode ser conhecido como gestão de projetos.

Resumidamente, trata-se de conferir que tudo o que foi escrito no documento será cumprido. É ter uma comunicação aberta e clara com todos os envolvidos, empresa e cliente, além dos setores da organização que são responsáveis pela execução desse contrato.

Esse tipo de gestão diminui as chances de multas em função de atraso em algum serviço ou outro tipo de prejuízo. Além disso, quando a gestão de contratos é feita corretamente por uma empresa, ela é reconhecida em seu meio como uma boa parceira para se realizar negócios.

Por que realizar uma gestão de contratos?

As organizações sempre estão em busca de reduzir gastos e aumentar sua produtividade. Melhorar o desempenho financeiro e operacional são as principais metas da maioria das empresas.

Dar foco a uma boa gestão de contratos é priorizar a redução de custos dentro da instituição. Além de preservar a relação entre empresa e cliente. Realizar esse gerenciamento traz benefícios como:

• Ter as obrigações contratuais cumpridas com eficácia, diminuindo os prejuízos para todos os inclusos no contrato. Além de colocar em prática todas as estratégias e procedimentos previstos;
• É possível monitorar e supervisionar todos os serviços propostos no contrato;
• As empresas que realizam a gestão de contratos conseguem agir de forma mais estratégica;
• Tem redução nos custos;
• Ganham poder de negociação.

Portanto, uma empresa que faz corretamente essa gestão tende a ganhar em todos os âmbitos administrativos. Além de ter maior chance de renovar suas parcerias e manter bons negócios.

Como aplicar a gestão de contratos em minha empresa?

Primeiramente, deve-se lembrar de que um gestor de contratos lidera uma equipe que cuidará de todo o ciclo de vida desse documento. Esse profissional vai lidar com diversos setores da empresa e com muitos clientes. Sua principal função é fazer com que todos os contratos sejam devidamente cumpridos.

No entanto, se a sua organização ainda não pode contratar esse tipo de profissional, nem disponibilizar uma equipe que ficará por conta deste acompanhamento, é preciso eleger um funcionário para essa função. Portanto, segue abaixo algumas dicas de como aplicar a gestão de contratos em sua empresa:

1 . Tenha uma boa redação

Um contrato bem escrito é sinônimo de sucesso. Isso começa em sua redação. Ele precisa ter as necessidades e características do projeto e de cada cliente. Porém, sem se esquecer das condições da empresa que foi contratada para fornecer seus bens e serviços.

Documentos com texto padrão não são os mais recomendados. Isso porque cada cliente tem a sua particularidade. Se a redação for padrão, pode deixar a desejar. O ideal é que cada contrato seja personalizado de acordo com as necessidades de cada parceiro.

2. Faça uso de contratos eletrônicos

Contratos eletrônicos são econômicos, pois dispensam o gasto com impressão, espaço de arquivamento, contratação de motoboy para levar e buscar uma assinatura. Tudo pode ser feito de forma virtual.

Além disso, o contrato eletrônico pode ser hospedado em nuvem, ter assinatura digital autenticada, sendo uma forma mais segura em todos os sentidos.

3. Fiscalize a execução de cada etapa do processo e os níveis de serviço

Realizar a fiscalização de cada etapa do processo vai além de somente cumprir um contrato de forma integral. É proporcionar ao seu cliente um serviço de alta qualidade. Por isso, é de suma importância aplicar todos os padrões descritos no documento.

Todas as exigências dos clientes devem constar em cada contrato, assim você poderá cumprir todas com excelência. É uma forma de evitar transtornos com o seu parceiro.

4. Atente-se aos prazos e defina as prioridades contratuais

Os prazos de entrega para cada serviço são um ponto muito importante. Geralmente, quando existe o atraso de alguma demanda, o cliente fica nervoso. Afinal, ele está pagando por um serviço que não está sendo prestado corretamente.

Portanto, fique atento ao prazo de entrega de cada demanda. E o mais importante, veja quais são as prioridades.

O ideal é montar um cronograma para todos os setores envolvidos no atendimento de um cliente. Dessa forma, nenhuma tarefa ficará esquecida, as prioridades serão feitas com mais agilidade e dentro do tempo esperado.

5. Revise os contratos periodicamente

É quase impossível decorar todos os contratos existentes em uma organização. Gravar algumas partes é normal, porém, é preciso ter conhecimento a fundo de todos. Por isso, não confie somente em sua memória, revise os contratos periodicamente.

Também atualize os contratos sempre que necessário, como nos casos de mudança da parceria ou um adendo que precisa ser adicionado ao documento. Assim nada fica combinado de maneira informal e sempre haverá proteção jurídica para as partes envolvidas.

6. Fique sempre pronto para uma auditoria

Todos os documentos que fazem parte de um contrato precisam estar devidamente arquivados. Notas fiscais, comprovantes de pagamento e outros. Isso porque se tiver uma auditoria, você não será pego de surpresa.

Como você viu, fazer a gestão de contratos não é difícil, mas é preciso ter uma equipe dedicada para essa função. É uma tarefa bem importante dentro de uma organização!

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