Notas explicativas: o que são e sua importância nas demonstrações contábeis

Dizer que as notas explicativas são uma parte essencial das demonstrações financeiras de uma empresa não é novidade. Mas você sabia que elas, muitas vezes, são negligenciadas ou mal interpretadas?

Para contadores, analistas financeiros, gestores e investidores, entender como elaborar e interpretar essas notas é crucial para assegurar a transparência e embasar decisões estratégicas de forma mais assertiva. 

Por isso, vamos explorar neste artigo o que são as notas explicativas, sua importância para a clareza das informações financeiras e de que forma ela pode aprimorar a qualidade de seus relatórios contábeis. 

Boa leitura!  

O que são notas explicativas na contabilidade?

Podemos definir as notas explicativas como as informações adicionais que acompanham as demonstrações financeiras de uma empresa. 

Elas têm o objetivo de esclarecer e detalhar os números apresentados nos relatórios, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o fluxo de caixa. Ou seja, buscam simplificar a interpretação dos dados contábeis.

Além disso, sua inclusão não apenas garante a conformidade com as normas, como também facilita a realização de análises mais precisas e aprofundadas.

Notas explicativas são obrigatórias? 

A obrigatoriedade das notas explicativas depende do porte da organização e do tipo de auditoria​ ou padrão contábil adotado.

No Brasil, a Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404/76) obriga as empresas de capital aberto e companhias que optam por adotar padrões internacionais de contabilidade a apresentarem notas explicativas detalhadas junto às suas demonstrações financeiras.

Quais são as situações que as notas explicativas devem esclarecer?  

As notas explicativas devem esclarecer diversas situações e aspectos contábeis que não são completamente evidentes nas demonstrações financeiras.

Veja abaixo alguns exemplos de notas explicativas:

1. Princípios contábeis e políticas adotadas

Cabe às notas explicativas detalhar os princípios contábeis e as políticas adotadas pela empresa, proporcionando uma visão clara dos métodos utilizados para registrar e mensurar as transações financeiras. Isso inclui a explicação dos critérios aplicados para o reconhecimento de receitas, a mensuração de ativos e passivos, assim como a apuração das despesas fixas e variáveis.

Além disso, é fundamental que as notas explicativas informem sobre qualquer mudança nas práticas contábeis adotadas, explicando os motivos dessas alterações e seus impactos nas demonstrações financeiras para garantir a transparência e a comparabilidade das informações. 

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2. Informações sobre ativos e passivos

As notas explicativas também devem informar sobre os ativos e passivos da empresa, esclarecendo as contas significativas que impactam diretamente a sua situação financeira. Ou seja, detalhar itens como estoques, provisões, investimentos e ativos intangíveis. 

No caso dos estoques, por exemplo, a organização pode explicar como determina seu valor (custo de aquisição ou custo de produção) e os critérios utilizados para reconhecer perdas por obsolescência ou desvalorização.

Além disso, é importante informar os métodos de depreciação, amortização ou exaustão aplicados aos ativos do negócio.  

Isso porque a descrição dos métodos utilizados e os prazos adotados para cada tipo de ativo são essenciais para compreender a consistência e os impactos disso tudo no resultado financeiro.

Se aplicável, as notas também devem esclarecer a utilização de valores justos e as bases de avaliação dos ativos e passivos. 

Em alguns casos, a empresa pode optar por avaliar certos ativos (como imóveis, instrumentos financeiros ou ativos intangíveis) com base em seu valor justo de mercado.

Quando isso ocorre, as notas explicativas precisam detalhar como esses valores foram determinados, quais fontes de dados foram usadas para essa avaliação e quaisquer premissas relevantes envolvidas, garantindo a transparência no processo de mensuração.

Leia também: Prestação de contas: saiba o que é e confira dicas de como fazer.

3. Contingências e passivos não registrados

É imprescindível fornecer informações detalhadas sobre contingências e passivos não registrados. Isto é, as obrigações potenciais que a empresa pode ter no futuro, mas que ainda não foram reconhecidas contabilmente. Isso inclui processos judiciais em andamento, passivos contingentes ou perdas que podem ocorrer devido a eventos incertos. 

No caso de processos judiciais, a organização deve divulgar a natureza das ações em curso, o valor estimado da possível perda e a probabilidade de o evento futuro ocorrer, caso essa informação seja relevante para a compreensão das finanças.

Além disso, as notas explicativas devem esclarecer garantias ou compromissos financeiros assumidos pela empresa a terceiros (fiadores ou avalistas em contratos de empréstimos) que não são registrados como passivos diretamente, mas podem afetar a capacidade financeira da corporação no futuro. 

Informações como essas são cruciais para que os investidores e outros stakeholders compreendam os riscos e as possíveis obrigações que podem impactar a saúde financeira da corporação.

4. Transações com partes relacionadas 

Outro detalhamento importante diz respeito às transações realizadas entre a empresa e suas partes relacionadas, como sócios, controladores, subsidiárias ou outras entidades com vínculos significativos. 

Esse tipo de transação pode envolver uma variedade de operações, incluindo compras, vendas, empréstimos, prestação de serviços ou transferências de ativos.

É essencial que o negócio forneça informações claras sobre a natureza dessas transações, explicando o contexto e os termos envolvidos.

Vale ressaltar que, as notas explicativas devem informar os valores envolvidos, detalhando tanto os montantes pagos ou recebidos quanto os saldos pendentes no final do período de referência. Isso inclui quaisquer contas a pagar ou a receber relacionadas a essas operações, bem como os termos de pagamento ou qualquer condição especial acordada entre as partes. 

A transparência nesse tipo de informação é essencial para a conciliação financeira e para que os stakeholders possam avaliar se as transações estão sendo realizadas em condições de mercado justas e conforme as normas contábeis e regulatórias.

5. Eventos subsequentes 

Também é preciso informar sobre os eventos subsequentes, ou seja, fatos significativos que ocorreram após a data do balanço e que podem ter um impacto relevante nas demonstrações financeiras da empresa. 

Na prática, eles podem incluir uma ampla gama de ocorrências, como a venda ou aquisição de ativos, a assinatura de contratos importantes, mudanças nas condições econômicas ou no ambiente regulatório, ou ainda eventos extraordinários como desastres naturais ou reestruturações corporativas.

É fundamental que a organização divulgue esses acontecimentos para garantir a transparência e permitir que os stakeholders compreendam as possíveis implicações desses fatos nas finanças da companhia. 

Dependendo da natureza do evento subsequente, pode ser necessário ajustar as demonstrações financeiras ou fornecer informações adicionais que ajudem na interpretação dos indicadores financeiros e números apresentados, como a necessidade de provisionamento de passivos ou ajustes em valores de ativos. 

A divulgação clara e precisa desses eventos assegura que os relatórios contábeis reflitam de forma mais completa a situação atual e as perspectivas futuras do negócio.

6. Segmentos operacionais 

Espera-se também que sejam fornecidas informações detalhadas sobre os segmentos operacionais da empresa, ou seja, as diferentes áreas ou unidades gerenciais que compõem a organização. 

Essas informações são essenciais para que os stakeholders compreendam como a corporação distribui suas atividades e recursos, além de como cada segmento contribui para os resultados financeiros. 

Para cada segmento, devem ser apresentados dados relevantes, como receitas geradas, despesas incorridas, ativos utilizados e passivos assumidos.

O detalhamento desses dados permite uma análise mais profunda da performance de cada área da empresa, ajudando a identificar quais segmentos são mais lucrativos ou estratégicos e quais podem exigir atenção ou ajustes. 

Além disso, as notas explicativas permitem avaliar o risco e o retorno associado a cada segmento, fornecendo uma visão mais clara sobre a alocação de recursos e a rentabilidade de diferentes operações.  

7. Instrumentos financeiros e riscos

A política de gerenciamento de riscos da empresa também deve ser detalhada. A ideia é explicar como ela gerencia e mitiga os diferentes tipos de riscos financeiros aos quais está exposta. Isso inclui riscos de crédito, liquidez, de mercado, entre outros.  

O risco de crédito refere-se à possibilidade de inadimplência por parte de clientes ou contrapartes em operações financeiras, enquanto o risco de liquidez está relacionado à capacidade da organização de honrar suas obrigações no vencimento. 

Já o risco de mercado envolve as flutuações nos preços de ativos financeiros, como ações, commodities ou taxas de câmbio, que podem afetar o valor de seus investimentos e passivos.

Além disso, as notas explicativas devem fornecer detalhes sobre o uso de instrumentos financeiros complexos (com nível de risco mais elevado para os investidores). É importante que se explique de que forma eles são utilizados para promover a redução de custos nas empresas, como flutuações nas taxas de juros, câmbio ou preços de commodities. 

A instituição deve, ainda, divulgar informações sobre os contratos de hedge, utilizados para proteger a exposição a riscos financeiros, detalhando a sua natureza e os efeitos financeiros que podem resultar de sua utilização. 

Essas informações são cruciais para garantir que os stakeholders compreendam os riscos financeiros que a empresa está assumindo e como ela está gerenciando essas exposições.

8. Receitas e despesas não usuais 

É importante fornecer detalhes sobre receitas e despesas não usuais. Ou seja, itens extraordinários ou não recorrentes que afetaram os resultados financeiros da empresa durante o período. 

Eles podem incluir ganhos ou perdas significativas de natureza atípica, como a venda de ativos não operacionais, reestruturações, indenizações, multas, ou ajustes decorrentes de eventos incomuns, como desastres naturais ou mudanças regulatórias inesperadas.

É importante que a empresa destaque esses itens para que os investidores e outros stakeholders possam entender melhor o impacto desses eventos nos resultados operacionais, diferenciando-os das despesas e receitas usuais, que fazem parte da atividade regular da organização. 

A inclusão dessas informações permite uma visão mais clara da performance financeira do negócio (com base em suas metas financeiras), evitando interpretações equivocadas sobre a sua rentabilidade ou estabilidade. 

Além disso, a transparência sobre esses itens ajuda a garantir que as demonstrações financeiras reflitam adequadamente a verdadeira performance da empresa, considerando tanto as operações recorrentes quanto os impactos de eventos extraordinários.

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9. Benefícios a empregados

As notas explicativas também devem fornecer informações detalhadas sobre os benefícios oferecidos pela empresa aos seus colaboradores, incluindo planos de pensão e benefícios pós-emprego (como aposentadoria, seguro de vida e assistência médica na aposentadoria). 

Afinal, eles são benefícios, uma parte importante do pacote de remuneração e têm implicações financeiras significativas para o negócio, tanto no curto quanto no longo prazo.

No caso dos planos de pensão e benefícios pós-emprego, as notas devem esclarecer os tipos de planos adotados, os critérios de elegibilidade, a forma de cálculo dos benefícios futuros e os custos associados.

A empresa também deve divulgar informações sobre as provisões ou obrigações relacionadas a esses benefícios, bem como os métodos utilizados para calcular os valores a serem pagos no futuro.

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Além disso, as notas explicativas devem detalhar as compensações baseadas em ações, que incluem outros instrumentos financeiros concedidos aos empregados como parte da remuneração. 

Vale destacar que a organização também precisa informar sobre os critérios de concessão dessas compensações, como a vesting period (período de aquisição de direito) e o impacto financeiro dessa prática nas demonstrações financeiras. 

A transparência nessas informações é fundamental para que os investidores compreendam o impacto desses benefícios nas finanças corporativas e a forma como são gerenciados ao longo do tempo.

10. Divulgação de estimativas e julgamentos críticos

Por fim, as notas devem abordar as estimativas e julgamentos críticos realizados pela empresa na preparação das demonstrações financeiras, uma vez que essas decisões contábeis podem ter um impacto significativo sobre os resultados financeiros apresentados. 

Estimativas são necessárias quando a organização precisa fazer projeções ou suposições sobre eventos futuros, como no caso de provisões para contingências, garantias, ou impairment (perda de valor) de ativos. 

A empresa deve explicar as bases e premissas utilizadas para determinar essas estimativas, bem como a incerteza envolvida e qualquer variação significativa que possa ocorrer se as suposições mudarem.

Além disso, devem ser divulgados os julgamentos feitos em relação ao reconhecimento ou mensuração de ativos, passivos, receitas e despesas, que exigem uma avaliação subjetiva. 

Por exemplo: o julgamento sobre a classificação de um ativo como ativo intangível ou a decisão de reconhecer uma receita com base em determinadas condições contratuais pode afetar substancialmente as demonstrações financeiras. 

A divulgação clara dessas estimativas e julgamentos é essencial para que os investidores e outros stakeholders compreendam as incertezas envolvidas nas decisões contábeis da empresa e os possíveis efeitos sobre suas finanças e desempenho.

Notas explicativas: quem deve fazer nas empresas?

A responsabilidade pelas notas explicativas é compartilhada entre diversas partes interessadas, sendo cada uma delas essencial para garantir a qualidade e precisão das informações. Veja abaixo os principais envolvidos: 

Equipe contábil interna 

Tem a principal responsabilidade pela preparação de cada nota explicativa contábil. Com acesso direto aos dados financeiros, são os profissionais mais indicados para elaborar as explicações detalhadas e garantir que todos os aspectos financeiros sejam abordados de maneira precisa.

Gerência e diretoria financeira

Têm um papel crucial na revisão e aprovação das notas explicativas. Eles são responsáveis por assegurar que as informações contidas nas notas estejam corretas e alinhadas às políticas contábeis e às regulamentações da empresa. 

Auditores externos

Em muitas situações, especialmente em negócios de capital aberto, uma auditoria financeira externa independente é contratada para revisar e auditar as demonstrações financeiras, incluindo as notas explicativas. A função do auditor é garantir que as informações apresentadas estejam corretas e sejam transparentes para os stakeholders.

Portanto, a responsabilidade pelas notas explicativas envolve a equipe contábil interna, sob a supervisão da gerência e diretoria, com a validação do auditor externo quando necessário. Trata-se de um esforço conjunto para garantir que os dados financeiros da empresa sejam claros, precisos e transparentes.

Descubra os 8 grandes benefícios das notas explicativas para sua empresa

As notas explicativas oferecem diversos benefícios tanto para a empresa quanto para os stakeholders. Dentre as principais vantagens, podemos incluir:

1. Maior transparência: detalham os métodos contábeis, as políticas adotadas e os eventos que podem afetar os resultados financeiros, permitindo que os usuários das demonstrações compreendam com mais profundidade a situação financeira da empresa.
   
   
2. Facilidade na análise das demonstrações financeiras: ao fornecer informações adicionais sobre aspectos específicos, como contingências, passivos não registrados e transações com partes relacionadas, as notas facilitam a análise crítica e mais precisa das finanças da organização.
   
   
3. Auxílio na tomada de decisões: investidores, credores e outros stakeholders podem tomar decisões mais embasadas graças às informações claras e completas fornecidas nas notas, especialmente em relação a riscos, mudanças nas práticas contábeis e outros fatores que afetam o desempenho da empresa.
   
   
4. Aumento da confiança e credibilidade: a transparência promovida pelas notas explicativas fortalece a confiança dos investidores, parceiros comerciais e outros stakeholders na gestão do negócio, contribuindo para uma boa reputação no mercado e reduzindo a percepção de riscos ocultos.
   
   
5. Cumprimento de normas contábeis e regulamentações: as notas explicativas ajudam as organizações a cumprir as normas contábeis e regulamentações exigidas pelos órgãos reguladores, como a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e outras entidades, evitando sanções e penalidades.
   
   
6. Facilidade na comparação entre períodos: as notas permitem que as informações financeiras sejam mais facilmente comparáveis entre diferentes períodos, uma vez que destacam mudanças nas práticas contábeis e explicam os impactos dessas mudanças, garantindo maior consistência e comparabilidade.
   
   
7. Identificação de riscos e incertezas: as informações adicionais ajudam a identificar e detalhar riscos significativos, como passivos contingentes e processos judiciais em andamento, permitindo que os stakeholders entendam melhor os desafios e as obrigações potenciais da empresa.
   
   
8. Apoio à auditoria externa: as notas facilitam o trabalho de auditores externos, proporcionando informações adicionais que ajudam na validação e verificação das demonstrações financeiras, garantindo maior precisão e confiabilidade.

A importância das notas explicativas nas demonstrações contábeis

As notas explicativas são essenciais nas demonstrações financeiras porque garantem maior transparência e entendimento dos registros financeiros. 

Dessa forma, elas oferecem um panorama abrangente das políticas contábeis adotadas pela organização, elucidando as abordagens utilizadas para determinar os números apresentados nos relatórios financeiros. Tudo isso contribui para uma análise mais aprofundada das finanças corporativas e a tomada de decisões mais embasadas.

Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma grande aliada. O software de gestão de despesas da Flash oferece soluções eficientes para otimizar o controle de despesas corporativas, reduzir custos fixos e variáveis, e melhorar a transparência nas operações.

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