Guia completo para pagamento de fornecedores: como gerenciar eficientemente as finanças da sua empresa

Descubra como funciona o pagamento de fornecedores no dia a dia das empresas, métodos e ferramentas para controlar esses pagamentos, como realizar o lançamento contábil corretamente, e as boas práticas para garantir a precisão dos registros.

Nosso objetivo é fornecer um guia completo para os gestores financeiros, ajudando-os a otimizar seus processos e melhorar a gestão financeira empresarial.

Acompanhe a leitura.

Como o pagamento de fornecedores funciona no dia a dia da empresa?

O pagamento de fornecedores consiste na liquidação das obrigações financeiras com os fornecedores de produtos e serviços que sustentam as operações da empresa. 

Esses pagamentos podem incluir matérias-primas, manutenção, aluguel de equipamentos, entre outros.

O pagamento pontual e correto aos fornecedores é vital para garantir a continuidade das operações e manter um fluxo de caixa saudável, evitando multas e juros por atraso, além de manter um bom relacionamento com seus fornecedores.

Fornecedores satisfeitos tendem a oferecer melhores condições de pagamento, descontos e priorização em entregas, o que pode resultar em uma cadeia de suprimentos mais eficiente e competitiva.

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Como fazer o pagamento de fornecedores de forma prática

1. Planejamento financeiro: envolve a criação de um cronograma de pagamentos alinhado com o fluxo de caixa da empresa. É importante prever todas as despesas futuras e garantir que haja fundos disponíveis para cobrir esses pagamentos.

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2. Automação de processos: sistemas de gestão financeira, como a Flash, permitem que as empresas automatizem a emissão de boletos, realizem pagamentos eletrônicos e mantenham um controle rigoroso das despesas.
   
   
3. Utilização de cartões corporativos: o cartão corporativo inteligente da Flash é uma solução prática para o pagamento de fornecedores. Com ele, é possível centralizar todas as despesas em um único meio de pagamento, facilitando o controle e a conciliação das contas. 

Algumas vantagens do cartão para despesas empresariais incluem:

• Facilidade de uso: o cartão pode ser utilizado tanto para compras online quanto em estabelecimentos físicos, oferecendo flexibilidade no pagamento de fornecedores.
  
  
• Controle de despesas: com o cartão pré-pago empresarial, é possível acompanhar em tempo real os gastos da empresa, identificar padrões de consumo e ajustar o planejamento financeiro conforme necessário.
  
  
• Segurança: o uso do cartão corporativo reduz a necessidade de manuseio de dinheiro em espécie, diminuindo os riscos de fraude e perda de recursos.
  
  
• Relatórios detalhados: o sistema Flash gera relatórios automáticos sobre os gastos, facilitando a gestão financeira e a tomada de decisões estratégicas.

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Com um planejamento adequado, automação de processos e cartões corporativos, é possível garantir a saúde do fluxo de caixa, fortalecer o relacionamento com fornecedores e otimizar a gestão financeira empresarial.

Implementar boas práticas no setor financeiro é um passo importante para assegurar a continuidade e o crescimento sustentável da sua empresa.

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Controle e lançamento de pagamento de fornecedores

Existem diversas metodologias e ferramentas que podem ajudar a manter os pagamentos em dia e os registros precisos, aqui estão algumas opções:

• Planilhas de controle: simples e eficazes, as planilhas podem ser usadas para monitorar datas de vencimento, valores a pagar e status dos pagamentos.
  
  
• Software de gestão financeira: softwares como a Flash permitem a automação do controle de pagamentos, oferecendo funcionalidades como alertas de vencimento, agendamento de pagamentos e insights valiosos, como relatórios automatizados, monitoramento em tempo real e integração com sistemas ERP.
  
  
• Sistemas ERP: sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) integram diversas áreas da empresa, facilitando o controle centralizado dos pagamentos.

Como realizar o lançamento contábil dos pagamentos

O lançamento contábil dos pagamentos de fornecedores deve ser realizado com precisão para garantir a integridade dos registros financeiros da empresa. O processo básico inclui:

• Identificação da despesa: cada pagamento deve ser associado à despesa correspondente, como compra de materiais, serviços prestados, entre outros.
  
  
• Registro diário: o pagamento é registrado no livro diário (ou digitalmente, minimizando o uso de papéis, erros e rasuras), indicando a data, o valor pago e a conta contábil debitada.
  
  
• Conciliação bancária: os pagamentos devem ser conciliados com os extratos bancários para garantir que todos os registros estejam corretos.
  
  
• Geração de relatórios: relatórios financeiros devem ser gerados regularmente para revisar e analisar as despesas da empresa.

Boas práticas para garantir a precisão dos registros

• Criação de cronogramas: estabelecer um cronograma de pagamentos ajuda a garantir que todos os compromissos financeiros sejam cumpridos dentro dos prazos.
  
  
• Automação: utilizar ferramentas de automação para agendar e monitorar pagamentos reduz o risco de erros e atrasos.
  
  
• Revisões periódicas: revisar os registros financeiros ajuda a identificar e corrigir possíveis discrepâncias.
  
  
• Segregação de funções: assegurar que diferentes pessoas sejam responsáveis por aprovar e executar pagamentos para aumentar a segurança e a precisão.

Ferramentas específicas para controle de despesas podem integrar funcionalidades como geração de relatórios, alertas de vencimento e conciliação automática.

O uso de cartões corporativos simplifica o processo de pagamento, centralizando as despesas em uma única plataforma.

A Flash oferece soluções robustas para o pagamento de fornecedores, incluindo cartões corporativos e virtuais. O cartão corporativo virtual é especialmente útil para pagamentos online, oferecendo segurança e controle.

O cartão corporativo virtual da Flash é uma excelente ferramenta para gerenciar pagamentos de fornecedores de forma eficiente e segura. Confira algumas vantagens:

• Facilidade de uso: pode ser usado para pagamentos online, eliminando a necessidade de cheques ou transferências bancárias.
  
  
• Controle de gastos: permite definir limites de gastos e monitorar as transações em tempo real.
  
  
• Segurança: reduz o risco de fraudes, pois os dados do cartão são protegidos e podem ser desativados imediatamente em caso de suspeita de uso indevido.

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Como organizar prazos médios de pagamentos a fornecedores em 4 passos

O prazo médio de pagamento (PMP) refere-se ao tempo médio que a empresa leva para pagar seus fornecedores. É uma métrica essencial para a gestão do fluxo de caixa, pois impacta diretamente a liquidez da empresa.

Um PMP mais longo pode melhorar a liquidez de curto prazo, mas pode comprometer o relacionamento com fornecedores. Por outro lado, um PMP mais curto pode resultar em condições de pagamento mais favoráveis, mas requer uma gestão financeira mais rigorosa.

A antecipação de pagamentos deve ser usada quando a empresa possui fluxo de caixa suficiente para suportar a operação e quando os descontos oferecidos pelos fornecedores compensam a antecipação.

Passo a passo e exemplo prático para calcular o prazo médio de pagamento a fornecedores

Vamos supor que uma empresa tenha feito os seguintes pagamentos a seus fornecedores durante um período de 90 dias:

• Pagamento 1: R$ 5.000
• Pagamento 2: R$ 8.000
• Pagamento 3: R$ 12.000
• Pagamento 4: R$ 15.000

1. Identificação dos pagamentos

• Pagamento 1: R$ 5.000
• Pagamento 2: R$ 8.000
• Pagamento 3: R$ 12.000
• Pagamento 4: R$ 15.000

2. Cálculo do valor total dos pagamentos

• R$ 5.000 + R$ 8.000 + R$ 12.000 + R$ 15.000 = R$ 40.000

3. Determinação do período

• 90 dias

4. Fórmula do PMP

• PMP = (valor total dos pagamentos x número de dias) / total de pagamentos
• Total de Pagamentos = Número de Pagamentos = 4

Substituindo os valores na fórmula:

• PMP = (R$ 40.000 x 90) / 4
• PMP = 3.600.000 / 4
• PMP = 900.000 / 4
• PMP = 225.000 / 4
• PMP = 56.250 / 4
• PMP = 14

Portanto, o prazo médio de pagamento (PMP) é de 14 dias.

Empresa em recuperação judicial pode atrasar pagamentos de fornecedores?

Empresas em recuperação judicial podem, sim, atrasar pagamentos a fornecedores como parte do processo de reestruturação financeira. 

No entanto, é importante seguir as diretrizes legais e manter uma comunicação transparente com os fornecedores para evitar litígios e manter a confiança.

4 estratégias para negociar prazos e evitar conflitos

1. Transparência financeira: mantenha os fornecedores atualizados sobre a situação financeira da empresa e os planos de pagamento previstos.
   
   
2. Propostas realistas: proponha prazos de pagamento que sejam factíveis tanto para a empresa quanto para os fornecedores, levando em conta as necessidades de ambos os lados.
   
   
3. Flexibilidade e negociação: esteja aberto a negociar condições que possam beneficiar ambas as partes. Ser flexível na discussão de prazos e condições pode fortalecer o relacionamento com os fornecedores.
   
   
4. Benefícios mútuos: busque condições que não apenas atendam às necessidades da empresa, mas também ofereçam vantagens aos fornecedores, como garantias de pagamento mais rápidas ou antecipadas.

A organização eficaz das contas a pagar, juntamente com as soluções Flash, pode ajudar sua empresa a manter um fluxo de caixa saudável e a fortalecer o relacionamento com os fornecedores, mesmo em tempos desafiadores.

Conte com a Flash para registrar, organizar e gerenciar suas despesas corporativas e tenha muito mais segurança e agilidade nos processos financeiros da sua empresa.