O que é política de compliance e como implementar?

Você está familiarizado com o que é compliance? Originário há quase meio século com a fundação do Federal Reserve (FED) nos Estados Unidos, o conceito inicialmente focava na gestão de riscos do setor financeiro. 

Sua principal missão era assegurar estabilidade e segurança nas operações empresariais. Hoje, a aplicação da política de compliance no Brasil destaca-se como uma das mais avançadas globalmente, enfatizando a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (PLD/FT).

As políticas de compliance variam em complexidade, abrangendo desde modelos básicos até estruturas altamente sofisticadas. Sua aplicação é abrangente para todos os tipos de negócios, seja no setor público ou privado

Este guia oferece uma visão abrangente sobre o tema, abordando desde suas definições fundamentais até dicas para sua efetiva construção e comunicação.

Política de compliance: o que é e qual sua finalidade?

Uma política de compliance representa um conjunto de boas práticas. É, basicamente um manual de diretrizes destinadas a assegurar que uma organização atue em total conformidade com as leis aplicáveis e com um forte senso de ética corporativa. 

A política de compliance pode identificar, prevenir e resolver qualquer ato ilegal ou que contradiga os princípios éticos e o código de conduta da empresa. Ao promover uma cultura de integridade e transparência, essas diretrizes são essenciais para combater a corrupção e elevar a reputação institucional da empresa. 

É crucial que as políticas de compliance estejam sincronizadas com as expectativas de conduta ética e sejam transparentes em todos os segmentos organizacionais.

As áreas mais sensíveis e propensas a riscos de não conformidade incluem os setores financeiro, fiscal, contábil, administrativo e trabalhista, devido à natureza delicada das informações manejadas. 

Assim, a política de compliance serve como um alicerce para a aderência aos regulamentos, normas e legislações tanto internas quanto externas, reforçando as práticas de governança corporativa.

Leia também: Governança corporativa e compliance: qual a diferença e como se relacionam?

Qual é o impacto na governança corporativa

A implementação de um programa de compliance robusto é um marco significativo no aprimoramento da maturidade organizacional e na estruturação das operações empresariais.

Empresas que adotam políticas de compliance eficazes não só se destacam perante a concorrência, mas também reafirmam seu compromisso com os princípios essenciais da governança corporativa.

A sinergia entre o código de conduta e políticas de compliance é crucial para assegurar a congruência entre os processos regulatórios e a cultura empresarial. A importância da política de compliance reside em sua capacidade de promover controles internos e:

• Facilitação de negócios: torna a empresa mais atrativa para parcerias no setor público e privado, abrindo portas para novas oportunidades internas e externas.
• Promoção da igualdade: assegura que a responsabilidade corporativa seja uniformemente distribuída entre sócios e colaboradores.
• Responsabilidade objetiva: mitiga riscos legislativos, pois a lei estipula que a pessoa jurídica responde por atos ilegais praticados em seu nome.
• Diferencial competitivo: a efetiva implementação de práticas de compliance distingue a empresa no mercado.

Benefícios da política de compliance para as empresas

Adotar uma política de compliance robusta traz uma série de vantagens que transcendem a conformidade legal, contribuindo para um ambiente corporativo mais íntegro e transparente:

1. Gestão eficaz de riscos: identifica e mitiga potenciais ameaças à integridade e à operação da empresa.
2. Proteção dos interesses empresariais: salvaguarda a organização contra danos financeiros e legais.
3. Eficiência operacional: melhora a conduta organizacional e otimiza as atividades empresariais.
4. Prevenção de fraudes: facilita a detecção e inibição de atos fraudulentos.
5. Fortalecimento da confiança: desenvolve um ambiente de trabalho baseado na confiança mútua entre colaboradores.
6. Melhoria da imagem corporativa: posiciona a empresa positivamente no mercado, atraindo clientes e investidores.
7. Retenção de talentos: cria um ambiente que valoriza a transparência e a ética, incentivando a permanência de profissionais qualificados.
8. Cultura corporativa justa e transparente: estabelece normas e valores claros que são comunicados e vivenciados por todos na organização.

O papel da análise de compliance na política

A análise de compliance é um pilar essencial para mitigar riscos e assegurar a integridade das operações empresariais. Afinal, enfrenta desafios como fraude, corrupção e violações regulatórias. 

O alinhamento estrito às diretrizes da política de compliance é crucial neste processo, trazendo benefícios como:

• Mapeamento e antecipação de riscos: identifica potenciais vulnerabilidades antes que se transformem em problemas significativos.
• Monitoramento de conflitos de interesse: assegura que todos os envolvidos na cadeia de valor da empresa estejam alinhados aos seus princípios éticos.
• Revisão e atualização de procedimentos: garante que as práticas empresariais estejam sempre atualizadas e em conformidade com as regulamentações vigentes.
• Coleta de feedback sobre a cultura organizacional: permite ajustes e melhorias contínuas na execução das políticas de compliance.
• Promoção de treinamentos e conscientização: eleva o nível de entendimento e comprometimento dos colaboradores com as práticas de compliance.

Um exemplo específico muito comum que demonstra o papel do compliance e é extremamente rotineiro na empresa, é referente aos reembolsos de despesas. O processo por si só já deve ter sua política estruturada, porém, o compliance precisa ditar as regras das quais serão seguidas por esse procedimento.

Como estruturar e implantar uma política de compliance efetiva

A criação de uma política de compliance robusta não precisa ser um processo complicado. Seguindo estes cinco passos, você pode estabelecer uma base sólida para a conformidade e a ética corporativa:

1 - Estabeleça um comitê de ética e códigos de conduta

Um comitê diversificado, representando várias áreas da empresa, deve orientar e supervisionar o programa de compliance. Simultaneamente, o código de conduta deve detalhar as normas e valores corporativos.

2 - Realize treinamentos e auditorias 

Treinamentos são essenciais, especialmente quando o assunto é compliance e sua política. Todos os colaboradores devem estar cientes e em sinergia com as práticas regulatórias. Revisite essas orientações frequentemente, estruturando ciclos para novos colaboradores e também para os mais antigos.

Além disso, é fundamental que sejam feitas avaliações de conformidade, como auditorias, para assegurar que as políticas sejam aplicadas e respeitadas por todos.

3 - Crie canais internos de denúncias 

Estabeleça um sistema confidencial e acessível para reportar violações, incentivando uma cultura de transparência e responsabilidade. Além disso, divulgue para a empresa, garantindo a confidencialidade e segurança do processo.

4 - Promova a transparência 

A disseminação da cultura de abertura fortalece o compliance, encorajando a partilha de informações e a participação ativa dos colaboradores nas iniciativas da empresa.

5 - Defina métricas de desempenho claras: 

O acompanhamento do progresso e a eficácia da política de compliance são facilitados por indicadores bem estruturados, como taxas de conclusão de treinamento ou resolução de incidentes reportados.

Implementar e manter uma política de compliance eficaz não só protege a empresa contra riscos legais e financeiros, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais ético e produtivo.

Comunicação efetiva da política de compliance

O sucesso de uma política de compliance depende significativamente de como as diretrizes são comunicadas dentro da organização. Afinal, garantir o compliance é responsabilidade de todos os membros da organização.

O Chief Compliance Officer (CCO) assume um papel crucial nesse cenário. Ele age como o principal arquiteto e comunicador das normas de compliance, assegurando a governança corporativa e o fortalecimento das práticas de conformidade.

A eficácia do compliance está intrinsecamente ligada ao nível de entendimento e engajamento com as políticas estabelecidas. Estratégias de comunicação que incluem incentivos positivos, como:

• Promoções e bonificações;
• Prêmios e recompensas;
• Avaliações de desempenho;
• Reconhecimento dos esforços de compliance, especialmente dentro do departamento dedicado;

Essas táticas são essenciais para fomentar uma cultura de conformidade. Documentar e disseminar as políticas de compliance, juntamente com a realização de treinamentos regulares, reforça a importância das diretrizes de maneira construtiva.

Qual a relação entre política de compliance e outras políticas corporativas?

As políticas de compliance não operam isoladamente; elas se interligam com outras políticas corporativas, como as de despesas corporativas e viagens. Cada uma serve a um propósito distinto dentro do mesmo objetivo maior de conformidade legal e ética.

Por exemplo, enquanto a política de compliance foca na prevenção de fraudes em um espectro amplo, a política de viagens se concentra especificamente na gestão estratégica e monitoramento de despesas corporativas. 

Apesar de suas peculiaridades, as políticas de compliance compartilham vários elementos com outras políticas corporativas, incluindo:

1. Objetivos e escopos alinhados;
2. Requisitos de conformidade legal;
3. Adesão a padrões éticos;
4. Estabelecimento de diretrizes claras;
5. Definição de responsabilidades e autorizações;
6. Controles de ações e prevenção de riscos;
7. Estratégias de comunicação e programas de treinamento.

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