Gestão de Frotas: vantagens para reduzir custos e como fazer um controle estratégico

A frota é um dos ativos mais estratégicos para empresas que dependem de veículos para realizar entregas, transportar equipes ou prestar serviços. No entanto, seus custos, como combustível, manutenção, impostos, seguros e até multas inesperadas, podem comprometer seriamente a saúde financeira do negócio.

Para evitar que isso aconteça, entra em cena a gestão de frotas, um processo que vai além de organizar planilhas ou calcular abastecimentos e envolve planejamento, tecnologia e visão estratégica para transformar esse centro de custos em vantagem competitiva.

E quando o assunto é otimizar o controle financeiro da frota, contar com ferramentas certas faz toda a diferença. Com o cartão corporativo da Flash, por exemplo, sua empresa centraliza as despesas  em um só lugar, evita burocracias com reembolsos manuais e acompanha todos os gastos com mais praticidade e transparência. Clique aqui para saber mais.

Agora, siga a leitura e entenda como funciona a gestão de frotas, quais são suas vantagens financeiras e operacionais, e como implementar essa estratégia na sua empresa.

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas é o conjunto de processos, ferramentas e práticas que permitem controlar e otimizar os veículos de uma empresa. 

Ela inclui desde a aquisição ou locação de carros, caminhões e motos, até o monitoramento de uso, manutenção preventiva, gestão de motoristas e análise de custos.

Muitos gestores acreditam que fazem gestão de frotas fazendo apenas o controle de combustível. No entanto, para que essa estratégia seja eficiente e entregue resultados para a empresa, é preciso considerar custos fixos, variáveis, diretos e indiretos, além de indicadores de produtividade, segurança e sustentabilidade.

Na prática, fazer uma boa gestão significa ter informações detalhadas sobre cada veículo e cada motorista para apoiar a tomada de decisão, reduzir gastos e aumentar a eficiência do uso da frota.

Principais custos envolvidos em uma frota

Gerenciar uma frota exige entender exatamente onde o dinheiro está sendo gasto. Para ter essa visão, o ideal é classificar os gastos em custos fixos e custos variáveis ou custos diretos e custos indiretos.

Custos fixos

São aqueles que não variam de acordo com o uso dos veículos. Ou seja, mesmo que um carro ou caminhão rode pouco, a empresa terá de arcar com essas despesas.

• Aquisição ou locação: valor pago pela compra ou mensalidade de aluguel dos veículos.
• Depreciação: perda de valor do bem com o tempo, um custo contábil que impacta diretamente a análise financeira.
• Impostos e taxas: IPVA, licenciamento, seguros obrigatórios.
• Seguros: proteção contra acidentes, roubos e outros riscos.
• Salários e encargos fixos de motoristas, gestores e equipe administrativa.

Custos variáveis

Dependem diretamente da quilometragem rodada e da intensidade de uso da frota. Geralmente, neste tipo de custo é que estão as oportunidades de gerar economia.

• Combustível: geralmente, o maior custo variável.
• Manutenção preventiva e corretiva: de trocas simples até reparos complexos.
• Pneus: desgaste e substituição.
• Multas, pedágios e estacionamentos: despesas não recorrentes, mas frequentes.
• Custos com sinistros: franquias e reparos não cobertos pelo seguro.

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Custos diretos e indiretos

Outra maneira de classificar os custos com a frota é utilizar a divisão entre custos diretos e custos indiretos.

Custos diretos: despesas que estão diretamente ligadas à utilização de cada veículo, como combustível, manutenção, pedágios, multas e salários dos motoristas.

Custos indiretos: despesas que não podem ser diretamente atribuídas a um único veículo, mas são essenciais para a operação da frota como um todo, como softwares de gestão, equipamentos de rastreamento, treinamento da equipe e custos administrativos.

5 estratégias para reduzir custos com frotas

Reduzir custos operacionais é um dos maiores desafios para quem gerencia uma frota. Em um cenário de combustíveis caros, alta carga tributária e riscos constantes de sinistros, cada real economizado faz diferença no resultado da empresa.

A seguir, destacamos cinco ações para reduzir custos e tornar o controle da frota mais estratégico e eficiente.

1. Otimizar o consumo de combustível

O combustível costuma representar até 40% dos custos variáveis de uma frota. Para reduzir esse peso, três ações são fundamentais:

• Roteirização inteligente: softwares de gestão traçam rotas mais curtas, evitando trânsito e desvios.
• Monitoramento da direção: ferramentas de telemetria, que coletam, transmitem e analisam dados em tempo real sobre o desempenho de um veículo e o comportamento do motorista, mostram hábitos de direção como frenagens bruscas e excesso de velocidade, que aumentam o consumo.
• Manutenção preventiva: filtros limpos, pneus calibrados e motor regulado garantem melhor rendimento.

2. Controlar a manutenção de forma rigorosa

Ignorar pequenos problemas gera grandes despesas no futuro. Por isso, a manutenção preventiva deve ser prioridade. Além disso, manter um histórico detalhado de cada veículo ajuda a identificar padrões de falhas e planejar substituições no momento certo.

3. Evitar multas e acidentes

Multas e sinistros são custos imprevisíveis que podem ser reduzidos com uma gestão ativa. O treinamento de motoristas em direção defensiva e o monitoramento do seu comportamento na estrada são medidas eficazes. Além de reduzir despesas, essas ações aumentam a segurança da equipe.

4. Prolongar a vida útil dos pneus

Pneus em bom estado não apenas duram mais, como também reduzem o consumo de combustível. O segredo está em:

• Monitorar a pressão e o desgaste periodicamente;

• Realizar rodízio conforme recomendações do fabricante;

• Treinar motoristas para práticas de direção que preservem o equipamento.

5. Investir em tecnologia e automação

Soluções de gestão de frotas, como softwares e telemetria, são aliados indispensáveis. Eles centralizam informações em tempo real, permitem análises rápidas e ajudam a prever falhas antes que gerem custos elevados.

O que é um sistema de gestão de frotas?

Um sistema de gestão de frotas é uma solução tecnológica que centraliza todas as informações relacionadas à operação de veículos. 

Ele substitui controles manuais em planilhas e papéis por um ambiente digital integrado, em que o gestor pode acompanhar custos, desempenho, manutenção e rotas em tempo real.

Na prática, esse tipo de sistema permite:

• Registrar e controlar despesas (combustível, manutenção, pedágios, multas e impostos);
• Rastrear veículos em tempo real, com dados de localização e status de cada viagem;
• Monitorar motoristas e hábitos de condução, identificando excessos de velocidade, frenagens bruscas e riscos de acidentes;
• Gerar relatórios automáticos, que facilitam análises financeiras e operacionais;
• Integrar dados com outros sistemas da empresa, como um software de gestão financeira.

O grande diferencial está na capacidade de transformar dados em insights acionáveis. Com ele, o gestor consegue prever problemas, reduzir desperdícios, aumentar a segurança da equipe e garantir uma operação mais eficiente e sustentável.

Vantagens da gestão de frotas

Implementar uma gestão estratégica traz benefícios financeiros e operacionais. Confira os principais.

Benefícios financeiros

• Menor gasto com manutenção corretiva;
• Otimização do consumo de combustível;
• Controle mais eficiente de multas e impostos;
• Maior previsibilidade no orçamento.

Benefícios operacionais

• Mais segurança para motoristas, veículos e sociedade em geral;
• Produtividade maior, já que menos tempo é perdido com falhas e imprevistos;
• Monitoramento em tempo real para apoiar decisões mais rápidas;
• Maior satisfação de clientes, que recebem produtos e serviços com pontualidade.

Principais erros na gestão de frotas

Até empresas que já têm algum nível de controle de frotas podem cair em armadilhas que comprometem os resultados. Entre os erros mais comuns estão:

1. Confiar apenas na manutenção corretiva, sem prevenir falhas;
2. Ignorar custos operacionais que parecem pequenos, mas somam grandes valores ao longo do tempo;
3. Não monitorar o uso e desgaste de pneus;
4. Deixar de acompanhar o comportamento dos motoristas;

• Operar sem uma política clara de frota;

1. Não investir em tecnologia para automatizar e integrar processos.

Como implementar a gestão de frotas na prática

Colocar em funcionamento uma estratégia eficiente de gestão de frotas exige planejamento e disciplina. Saiba quais são os passos essenciais.

1. Planejamento e indicadores de desempenho

Toda gestão eficiente começa com planejamento. Antes de qualquer ação prática, é essencial definir metas claras e mensuráveis: reduzir custos de combustível em determinado percentual, diminuir a quantidade de multas recebidas por motorista ou aumentar a produtividade da frota.

Esses objetivos precisam ser acompanhados por indicadores de desempenho (KPIs), como quilometragem média por veículo, custo por quilômetro rodado e tempo médio de manutenção. 

Com esses dados, o gestor consegue medir se as estratégias estão funcionando e corrigir rotas quando necessário.

2. Controle de custos estruturado

Uma das maiores dificuldades na gestão de frotas é saber exatamente para onde vai o dinheiro. Para evitar surpresas, é importante estruturar um controle de custos detalhado, separando as despesas em categorias (custos fixos e variáveis ou diretos e indiretos).

Essa classificação possibilita uma visão completa da operação e a identificação de pontos de desperdício ou oportunidades de economia. Com relatórios bem organizados, a tomada de decisão se torna mais rápida e assertiva.

3. Automação e tecnologia

Controlar frota em planilhas pode até dar certo em pequenas operações, mas é inviável quando o número de veículos cresce. Por isso, a automação é um pilar que faz a diferença.

Softwares de gestão de frotas consolidam todas as informações, enquanto sistemas de telemetria fornecem dados em tempo real sobre rotas, consumo e comportamento dos motoristas.

Essa integração não só melhora o controle, mas gera insights para reduzir custos e aumentar a segurança.

Não à toa, empresas que adotam tecnologia conseguem prever problemas antes que eles aconteçam e ganham mais eficiência operacional.

4. Manutenção preventiva e corretiva

Um dos maiores erros na gestão de frotas é esperar que o veículo quebre para levá-lo à oficina. A manutenção preventiva deve ser vista como investimento e não como custo.

Estabelecer um cronograma de inspeções regulares, trocas de óleo, alinhamentos e revisões ajuda a evitar falhas graves e reparos caros.

Já a manutenção corretiva, inevitável em alguns casos, deve ser planejada com fornecedores de confiança para reduzir tempo de parada e custo das peças.

Empresas que seguem esse cuidado prolongam a vida útil dos veículos e aumentam a disponibilidade da frota.

5. Treinamento de motoristas

Nenhuma tecnologia será eficaz sem a colaboração de quem está atrás do volante. Por isso, investir em capacitação contínua de motoristas é essencial.

Programas de treinamento em direção defensiva, condução econômica e boas práticas de manutenção preventiva fazem diferença direta nos custos operacionais.

Além de evitar multas e acidentes, motoristas mais conscientes reduzem o consumo de combustível, prolongam a vida útil dos pneus e diminuem desgastes desnecessários.

Por isso, treinar a equipe é, ao mesmo tempo, uma forma de aumentar a segurança, reduzir despesas e valorizar o capital humano da empresa.

O papel da tecnologia na gestão de frotas

Se antes o controle de frotas era feito em planilhas, hoje as empresas contam com soluções completas de automação. Em resumo, um sistema de gestão de frotas permite:

• Registrar todos os custos e gerar relatórios detalhados;
• Rastrear veículos em tempo real;
• Calcular o desempenho por motorista e veículo;
• Integrar informações financeiras com sistemas de gestão da empresa.

Além disso, um cartão combustível corporativo e aplicativos de controle de quilometragem facilitam o acompanhamento de despesas e reduz fraudes. Essa integração dá mais poder para o gestor financeiro tomar decisões baseadas em dados, abrindo caminho para inovação, sustentabilidade e competitividade em mercados cada vez mais exigentes.

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