Como um fluxograma de admissão ajuda a automatizar os processos

Organizar as etapas do processo de contratação é fundamental para evitar atrasos, retrabalho e falhas na comunicação entre Recursos Humanos (RH), Departamento Pessoal (DP) e o novo colaborador. É aí que entra o fluxograma de admissão: uma ferramenta visual que traz mais clareza, padronização e agilidade para todas as fases da admissão.

Neste artigo, vamos explicar o que é um fluxograma de admissão, por que ele é tão importante e apresentar um modelo visual com as principais etapas. 

Se a sua empresa busca mais eficiência e uma melhor experiência para os novos talentos, siga com a leitura!

O que é fluxograma de admissão?

O fluxograma de admissão é uma representação visual que organiza, em etapas sequenciais, todas as atividades envolvidas no processo de contratação de um novo colaborador. 

Ele descreve de forma simples e objetiva o caminho que cada admissão deve seguir, desde a aprovação da vaga até a integração do profissional na empresa.

Com esse recurso, os times de RH e DP conseguem ter uma visão clara de quem faz o quê, em qual momento e quais documentos ou informações são necessários em cada fase. 

Dessa forma, fica mais fácil evitar falhas, atrasos e retrabalho, além de garantir uma experiência mais organizada e positiva para o novo colaborador.

Entre as etapas mais comuns que aparecem em um fluxograma de admissão de funcionário estão:

• Solicitação de abertura de vaga;
• Triagem de currículos;
• Entrevistas;
• Envio de documentos;
• Registro na folha de pagamento;
• Preparação para o onboarding. 

Cada empresa pode personalizar o fluxograma de acordo com suas necessidades, mas o objetivo principal é sempre o mesmo: garantir um processo de admissão eficiente, claro e bem estruturado.

Etapas do fluxograma de admissão

Embora o fluxograma de admissão pessoal possa variar conforme a empresa, algumas etapas são essenciais em todo processo. 

A seguir, apresentamos as principais fases — do início da contratação até o onboarding —, para garantir mais organização, agilidade e uma experiência positiva para o novo colaborador.

Etapa 1 - Solicitação de nova vaga

A primeira etapa do fluxograma de admissão de funcionários​ começa com a solicitação da nova vaga, que geralmente parte do gestor responsável pela área que precisa reforçar o time. 

Nesse momento, o chefe do setor identifica a necessidade de contratação, define o perfil desejado e formaliza a abertura da requisição de vaga.

Após essa solicitação, a vaga passa por um processo de aprovação, que envolve o RH e, dependendo da estrutura da empresa, também a diretoria. 

Essa validação é fundamental para garantir que a contratação esteja alinhada ao planejamento estratégico, ao orçamento disponível e às políticas internas da organização.

A aprovação formal da vaga é o passo que libera as próximas etapas do processo seletivo, garantindo que todos estejam alinhados quanto à necessidade e ao perfil do novo colaborador.

Dica de leitura: Como escrever uma carta proposta de emprego para candidatos? 

Etapa 2 - Recrutamento e seleção

Após a aprovação da vaga, inicia-se o processo de recrutamento e seleção. Primeiro, a vaga é divulgada nos canais mais adequados para alcançar os candidatos alinhados ao perfil desejado, como sites de emprego, redes sociais ou bancos de talentos internos.

Em seguida, o RH realiza a triagem dos currículos recebidos, filtrando os perfis que melhor atendem às exigências da vaga. 

Os candidatos selecionados passam então pelas entrevistas, que podem envolver diferentes etapas, como entrevistas iniciais, técnicas e com o gestor da área.

Com base nos resultados das conversas, é feita a escolha do candidato mais adequado para a vaga. 

Por fim, o nome do candidato selecionado é submetido à aprovação final, garantindo que todos os envolvidos estejam de acordo antes de avançar para a etapa de admissão.

Etapa 3 - Documentação e admissão

Com o profissional escolhido e aprovado, inicia-se a etapa de documentação e admissão. Primeiro, o RH envia a proposta formal de trabalho para o candidato, detalhando salário, benefícios e condições da contratação.

Após a aceitação da proposta, o trabalhador deve enviar toda a documentação necessária para que a empresa possa formalizar sua contratação. 

Com os documentos em mãos, o time de DP preenche a ficha de registro do empregado e cadastra o novo colaborador nos sistemas internos, como ERP (sistema de gestão integrada) e folha de pagamento. 

Em seguida, são providenciadas a assinatura do contrato de trabalho e o registro na carteira de trabalho (CTPS), conforme a legislação vigente. 

Com a digitalização dos processos, é importante que o RH saiba exatamente como assinar carteira de trabalho digital para garantir o cumprimento das obrigações legais de forma rápida e segura.

Por fim, é agendado o exame admissional, etapa obrigatória para garantir que o novo colaborador esteja apto para exercer suas funções com segurança.

Etapa 4 - Pré-onboarding

Antes do primeiro dia do novo funcionário, acontece a etapa de pré-onboarding, que visa preparar tanto o profissional quanto a empresa para uma integração tranquila e eficiente.

Nessa fase, o RH envia mensagens de boas-vindas e informações iniciais importantes, como data, horário e local de início, além de orientações sobre documentos e procedimentos. 

Para equipes remotas ou híbridas, também é feita a entrega antecipada de equipamentos, garantindo que o colaborador tenha tudo o que precisa para começar a trabalhar.

Além disso, o RH comunica as áreas envolvidas, como TI, Facilities e outras equipes de apoio, para que toda a estrutura esteja pronta para receber o novo talento, garantindo uma experiência positiva desde o primeiro dia.

Etapa 5 - Onboarding

A etapa de onboarding é o momento em que o novo colaborador inicia oficialmente suas atividades na empresa e passa por um processo de integração estruturado. 

O RH conduz essa fase, apresentando a empresa, sua missão, valores e cultura organizacional para que o profissional se sinta acolhido e alinhado desde o começo.

Além disso, o colaborador é apresentado à equipe em que vai atuar, facilitando a conexão e o entrosamento com os colegas. 

Para tornar essa adaptação ainda mais eficiente, muitas empresas designam um mentor ou “buddy” — alguém experiente que apoia o novo integrante, responde dúvidas e ajuda a superar os desafios iniciais.

Um onboarding bem planejado aumenta o engajamento, acelera a produtividade e contribui para a retenção dos talentos na empresa.

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Boas práticas para manter um fluxograma de admissão eficiente

Manter o fluxograma de admissão sempre atualizado e alinhado à realidade da empresa é fundamental para garantir sua efetividade. 

A seguir, veja algumas boas práticas que ajudam a otimizar o processo, reduzir erros e acelerar a integração dos novos colaboradores.

Ter um checklist de conferência

Contar com uma lista de conferência detalhada, com todos os documentos, informações e etapas que precisam ser validadas durante o processo de admissão, é essencial para evitar esquecimentos. 

Esse recurso ajuda a garantir que nenhuma tarefa fique pendente, reduzindo retrabalho e atrasos. Com ele, o RH e o DP conseguem acompanhar o status de cada fase, verificar se toda a documentação foi recebida e confirmar a conclusão de todas as ações obrigatórias. 

Todo esse controle traz mais organização, transparência e segurança para a empresa e para o novo colaborador.

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Padronizar as etapas com sistema de RH

Utilizar um sistema de RH para padronizar as etapas do processo de admissão é fundamental para garantir que todas as fases sejam cumpridas de forma consistente e organizada. Esses sistemas permitem automatizar tarefas, registrar informações importantes e gerar alertas sobre prazos e pendências.

Com a padronização digital, o time de RH e DP ganha mais controle, reduz erros manuais e acelera o processo, além de facilitar a geração de relatórios e o acompanhamento em tempo real. Isso resulta em um fluxo mais eficiente e seguro para a contratação dos novos colaboradores.

Automatizar sempre que possível

Automatizar etapas do fluxograma de recrutamento e seleção sempre que possível ajuda a reduzir o tempo gasto em tarefas manuais e minimizar erros humanos. 

Processos como envio de propostas, coleta de documentos, agendamento de exames e atualizações no sistema podem ser automatizados com o uso de ferramentas digitais.

Essa automação libera o time de RH e DP para focar em atividades estratégicas, melhora a experiência do candidato e aumenta a agilidade do processo como um todo, tornando a admissão mais eficiente e fluida.

Fazer follow-up com o novo colaborador

Manter o contato com o novo colaborador ao longo das etapas — especialmente entre a aprovação da vaga, a assinatura digital na admissão e o primeiro dia de trabalho — é essencial para manter o engajamento e esclarecer eventuais dúvidas.

Esse acompanhamento pode incluir mensagens de boas-vindas, lembretes sobre documentos pendentes ou informações sobre o início das atividades. 

Além de reforçar o compromisso da empresa com a experiência do colaborador, o follow-up ajuda a reduzir riscos de desistências antes mesmo do onboarding.

Colocar todas essas boas práticas em ação pode ser um desafio quando o RH ainda trabalha com processos manuais ou ferramentas pouco integradas. Por isso, contar com um software de admissão e desligamento 100% digital faz toda a diferença.

A plataforma de gestão de pessoas da Flash, por exemplo, ajuda a centralizar e automatizar todas as etapas da jornada do colaborador — da admissão ao desligamento.

Com ela, seu time de Recursos Humanos ganha mais eficiência, controle e visibilidade sobre cada fase do processo.