Processo de admissão: 6 etapas e dicas para executar de maneira eficiente

O que é processo de admissão?

O processo de admissão é o conjunto de etapas necessárias para formalizar a relação empregatícia entre empresa e colaborador. Por envolver tarefas burocráticas, legais e comportamentais, as rotinas de admissão — assim como as de demissão — exigem tempo, organização e preparo dos profissionais envolvidos.

Esse processo é conduzido em conjunto pelo Departamento Pessoal (DP) e pelo Recursos Humanos (RH). Enquanto o RH atua nas fases mais estratégicas e humanas, como avaliação de fit cultural e condução do recrutamento e seleção, o DP se dedica às atividades operacionais e legais que garantem a conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho, a famosa CLT.

Após a aprovação do candidato e a formalização do contrato, novas etapas entram em cena, como a integração e o onboarding. Essas fases são fundamentais para inserir o novo colaborador na cultura da empresa, orientar suas responsabilidades e oferecer uma experiência de entrada estruturada e acolhedora.

Qual a importância do processo de admissão?

Um processo de admissão bem conduzido é capaz de fortalecer o compliance da organização, engajar os novos colaboradores, entre outros benefícios.

Afinal, um colaborador recém-chegado precisa de orientação, suporte e acolhimento para se sentir realmente parte do time. Além disso, precisa ter seus direitos trabalhistas garantidos para encarar a nova posição como estável e valiosa.

Do lado da empresa, o processo de admissão garante segurança jurídica. Isso porque permite que o vínculo empregatício seja transparente, válido juridicamente e justo para ambas as partes. É dessa forma que uma relação de confiança entre empregado e empregador pode ser construída e ter sucesso.

Isso, a médio e longo prazos, aumenta os índices de produtividade, satisfação e retenção de talentos. Sem contar que ser uma empresa correta e organizada em suas admissões pode ser um diferencial competitivo e um atrativo para os profissionais do mercado.

Ou seja, quanto mais estruturado for seu processo de admissão, mais benefícios ele trará para o seu negócio e para as pessoas que nele trabalham.

Como funciona o processo de admissão?

Antes de otimizar o processo admissional, é fundamental entender como ele é estruturado. Para ajudar, reunimos aqui um passo a passo que costuma ser seguido pelas grandes organizações, uma base sólida para quem deseja criar ou aperfeiçoar seu próprio fluxo de admissão.

É importante, porém, adaptar cada etapa à realidade do seu negócio. Avalie se os passos listados contemplam todas as necessidades internas ou se há procedimentos adicionais que precisam ser incluídos. Assim, você garante um processo de admissão adequado, completo e alinhado à sua operação.

Confira, a seguir, as principais etapas do processo de admissão de funcionários:

1. Envio da proposta de admissão;
2. Documentação de admissão;
3. Exame admissional;
4. Documentos que a empresa deve entregar;
5. Regulamentação do registro do funcionário;
6. Processos internos da empresa.

1. Envio da proposta de admissão

O processo de admissão começa com o candidato selecionado recebendo uma proposta de admissão da empresa. Essa proposta é um documento que descreve os termos e condições da oferta de emprego. Isso inclui informações como salário, benefícios, funções do cargo, local de trabalho, horário de trabalho e outros detalhes relevantes.

O candidato deve revisar cuidadosamente a proposta para garantir que esteja de acordo com seus termos antes de prosseguir.

2. Documentação de admissão

Após o aceite da proposta de admissão, o próximo passo envolve a coleta da documentação necessária para formalizar a contratação. Confira a lista de documentos.

• RG;
• CPF;
• Título de eleitor;
• CNH (se aplicável);
• Comprovante residencial;
• Declaração de frequência escolar;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Número do PIS ou NIS;
• Certidão de nascimento;
• Certidão de casamento (se houver);
• Certidão de nascimento dos filhos menores de 21 anos de idade (se houver);
• Reservista (homens com idade entre 18 e 45 anos);
• Foto 3×4;
• Atestado médico admissional.

3. Exame admissional

Muitas empresas exigem que os candidatos aprovados passem pelo exame admissional. Esse exame é realizado por um médico do trabalho e tem como objetivo verificar a aptidão física e mental do candidato para o cargo em questão. Dependendo da empresa e do cargo, podem ser solicitados exames clínicos, laboratoriais e até mesmo psicológicos.

4. Documentos que a empresa deve entregar

A empresa também tem obrigações durante o processo de admissão. Ela deve fornecer ao novo funcionário uma série de documentos, veja quais.

• Contrato de trabalho: um documento que formalize os termos e condições da relação de emprego;
• Política da empresa: um documento que estabeleça as regras internas da empresa que o funcionário deve seguir;
• Política dos benefícios: informe os benefícios oferecidos pela empresa, como vale-transporte, home office, entre outros e como devem ser utilizados;
• Instruções sobre a segurança no local de trabalho e os procedimentos da empresa;
• Materiais necessários para a integração e execução do cargo.

Perfis de permissão personalizados

Permite definir quem pode acessar ou editar informações estratégicas, garantindo que dados sensíveis usados durante a admissão sejam protegidos e acessados apenas por quem realmente precisa.

5. Regulamentação do registro do funcionário

A empresa é responsável por registrar o novo colaborador conforme as leis trabalhistas. Isso inclui o preenchimento da ficha de registro do empregado e a anotação na carteira de trabalho, registrando o início do emprego.

6. Processos internos da empresa

Durante o processo de admissão, algumas ações de responsabilidade do RH são cruciais para a introdução no novo colaborador da empresa. Listamos a seguir os principais processos internos que você poderá encontrar nas grandes instituições.

Acesso ao escritório

O novo funcionário pode precisar de acesso físico às instalações da empresa. Isso envolve a emissão de chaves, cartões ou outros dispositivos de acesso. Caso haja processos ou ferramentas online, também é necessário disponibilizar logins e senhas de acesso.

Crachá

Geralmente, um crachá de identificação é emitido para o novo funcionário. Esse crachá contém as informações do funcionário, como seu nome e foto. Além das informações da empresa e de segurança, como um código de barras ou um chip de proximidade.

Criação de contas

O funcionário pode precisar de contas em sistemas internos da empresa, como e-mail, redes internas, sistemas de gerenciamento de projetos, entre outros. A criação dessas contas é uma parte importante do processo de integração.

Identificação no sistema de ponto

Se a empresa utiliza um sistema de ponto, o novo funcionário deve ser cadastrado nesse sistema para que possa registrar sua jornada de trabalho adequadamente.

Para tornar essa rotina mais simples e confiável, conheça a solução completa de controle de jornada da Flash, que automatiza o processo, reduz erros e traz mais visibilidade para o RH. é essencial que todo o fluxo seja ágil, preciso e bem estruturado. Automatizar a jornada de entrada reduz a sobrecarga da equipe, libera o RH para iniciativas estratégicas e aumenta a eficiência desde a escolha dos candidatos até o acompanhamento de cada fase.

Onboarding

O onboarding é o processo de integração do novo funcionário a cultura e os processos da empresa. Isso inclui a orientação sobre políticas, procedimentos, introdução à equipe e treinamento necessário para o desempenho das funções.

Cada uma dessas etapas desempenha um papel fundamental no processo de admissão de funcionários, garantindo que a contratação seja eficiente, legal e que o novo colaborador seja adequadamente integrado à empresa.

Por que realizar o processo de admissão digital?

Dada a importância dessa etapa para a cultura organizacional e a complexidade das atividades envolvidas, é essencial que todo o fluxo de admissão digital seja ágil, preciso e bem estruturado. Automatizar a jornada de entrada reduz a sobrecarga da equipe, libera o RH para iniciativas estratégicas e aumenta a eficiência desde a escolha dos candidatos até o acompanhamento de cada fase.

Com a expansão do trabalho híbrido e remoto, a entrega presencial de documentos muitas vezes se torna inviável. Nesse cenário, a digitalização otimiza tempo, reduz custos  e elimina a necessidade de impressões, cópias físicas e deslocamentos. Tanto o RH quanto os colaboradores ganham em agilidade e vivenciam uma experiência mais simples e organizada.

Ao utilizar uma plataforma de gestão de pessoas como a da Flash, sua empresa concentra os registros em um único ambiente seguro, garantindo organização, rastreabilidade e conformidade com regulamentações trabalhistas, fiscais e de privacidade. A solução também padroniza etapas e dá mais clareza e fluidez para gestores, equipes de RH e novos profissionais. O colaborador é admitido de forma estruturada, já com informações de benefícios, escalas e liderança.

Para potencializar ainda mais essa jornada, a Flash oferece um módulo completo que inaugura o ciclo do colaborador dentro de seu ecossistema, seguido por controle de ponto, Treinamento & Desenvolvimento (T&D), engajamento e retenção, desligamento, People Analytics e organograma.

A admissão pode ser conduzida de forma unificada para CLT, PJ e estagiários, incluindo o envio da carta proposta, a coleta personalizada de documentos, o acompanhamento do status de cada movimentação e a digitalização das assinaturas. Recursos extras, como a importação inteligente de dados com Inteligência Artificial (IA), aceleram o preenchimento de informações (especialmente em períodos de alto volume) e o diretório de colaboradores unificado oferece ao RH uma visão sempre atualizada e centralizada de toda a base de pessoas.

Perguntas frequentes sobre o processo de admissão

Sabemos que o processo de admissão é um momento estratégico para o RH. Para fornecer clareza e orientação, reunimos aqui as respostas para algumas perguntas comuns que candidatos e empregadores costumam ter durante essa etapa.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

A duração do processo de admissão pode variar significativamente de empresa para empresa e depende de vários fatores, tais como:

• A complexidade do cargo;
• Os procedimentos internos da empresa;
• A quantidade de documentação necessária;
• A automatização do processo e;
• A demanda de candidatos.

Em média, o processo de admissão pode durar de 48 horas a 1 mês.

O que acontece depois da admissão?

Após a admissão de um novo funcionário, outra série de etapas e processos ocorre para garantir uma integração eficaz na empresa. Entre esses processos, que podem variar de acordo as políticas internas da empresa, são:

• Treinamentos e apresentações;
• Configuração dos sistemas internos;
• Assinatura de documentos;
• Início das responsabilidades;
• Acompanhamento e avaliações;
• Feedbacks e comunicação contínua.

Quais são os tipos de admissão?

Existem diversos tipos de admissão de funcionários. Eles podem variar de acordo com as circunstâncias de contratação e as necessidades da empresa. Veja 10 tipos de admissão:

1. Admissão por tempo indeterminado;
2. Admissão por tempo determinado;
3. Admissão para estágio;
4. Admissão temporária ou interina;
5. Admissão por tempo parcial;
6. Admissão terceirizada;
7. Admissão de trabalhadores autônomos ou prestadores de serviço;
8. Admissão por contrato por obra certa;
9. Admissão em regime de trabalho temporário;
10. Admissão em regime de teletrabalho ou home office.

1. Admissão por tempo indeterminado

Nesse tipo de admissão, o funcionário é contratado sem uma data de término especificada no contrato. A relação de emprego é contínua e dura enquanto ambas as partes estiverem satisfeitas. É o tipo de admissão mais comum.

2. Admissão por tempo determinado

Também conhecida como contrato a prazo, a admissão por tempo determinado ocorre quando o funcionário é contratado para um período específico, com uma data de término definida no contrato. Geralmente é usado para projetos temporários ou para cobrir uma demanda sazonal.

3. Admissão para estágio

Estágios são contratos temporários de trabalho que oferecem experiência prática a estudantes ou recém-formados em suas áreas de estudo. Geralmente, há um período de aprendizado e supervisão envolvido.

4. Admissão temporária ou interina

Esse tipo de admissão é usado para preencher uma vaga de forma temporária, muitas vezes para cobrir a ausência de um funcionário regular em licença médica, licença maternidade ou outras licenças.

5. Admissão por tempo parcial

Funcionários contratados para trabalhar menos horas do que um funcionário em tempo integral são considerados funcionários em tempo parcial. Eles têm direito a benefícios proporcionais e horários de trabalho reduzidos.

6. Admissão terceirizada

Algumas empresas contratam funcionários por meio de empresas de terceirização de serviços (outsourcing) para realizar funções específicas. Nesse caso, os funcionários são empregados pela empresa de terceirização, não pela empresa contratante.

7. Admissão de trabalhadores autônomos ou prestadores de serviço

Em alguns casos, as empresas contratam trabalhadores autônomos ou prestadores de serviços para realizar tarefas específicas em vez de contratá-los como funcionários formais. Nesse caso, eles emitem faturas ou recibos pelos serviços prestados.

8. Admissão por contrato por obra certa

Este tipo de admissão é utilizado quando a contratação está relacionada a uma obra ou projeto específico. O contrato termina assim que a obra ou projeto é concluído.

9. Admissão em regime de trabalho temporário

Empresas podem contratar trabalhadores temporários por meio de agências de trabalho temporário para atender a demandas sazonais ou situações emergenciais.

10. Admissão em regime de teletrabalho ou home office

Com a crescente adoção do trabalho remoto, alguns funcionários são contratados para trabalhar fora das instalações da empresa, normalmente em suas próprias casas.

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