Tudo sobre os tipos de admissão de novos funcionários

A admissão é uma das etapas mais estratégicas do processo de gestão de pessoas. É nesse momento que o candidato aprovado em um processo seletivo se torna colaborador da empresa.

Além de cumprir todas as exigências legais, uma admissão bem estruturada contribui para criar uma experiência positiva desde o início da jornada do profissional.

Um processo com passo a passo claro, digitalizado e sem burocracia transmite confiança, fortalece a cultura organizacional e melhora a percepção do novo talento sobre o ambiente de trabalho.

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A seguir, você vai descobrir o que é admissão, quais são os principais processos envolvidos, a documentação obrigatória e as regras legais que devem ser observadas — ou seja, tudo o que o setor de Recursos Humanos (RH) precisa conhecer.

O que é e qual é o significado de admissão?

A admissão de um funcionário no mercado de trabalho é o ato formal de inclusão de um trabalhador na equipe da empresa após sua aprovação em um processo seletivo e aceite da proposta de trabalho/carta de admissão​.

Ela envolve desde:

• Entrega, conferência e verificação dos documentos para admissão CLT;
• O registro no eSocial;
• Atualização da carteira de trabalho digital;
• Realização dos exames de admissão (exames médicos admissionais);
• E assinatura do contrato de trabalho.

Em outras palavras, a admissão é o marco inicial do vínculo entre empregador e empregado, estabelecendo direitos, deveres e responsabilidades de ambas as partes.

Por isso, exige atenção a prazos, detalhes legais e uma boa organização de fluxos internos no Departamento Pessoal (DP).

Diferença entre contratação e admissão

Embora, muitas vezes, usados como sinônimos, contratação e admissão não significam o mesmo.

• Contratação: ato formal de estabelecer o vínculo empregatício entre a empresa e o novo funcionário, formalizado através da assinatura do contrato de trabalho. É a etapa final do processo de admissão.
• Admissão: processo mais amplo que envolve diversas etapas, desde o final do recrutamento e seleção para vaga e os procedimentos legais. É o conjunto de ações para que um profissional passe de candidato a funcionário.

Em resumo, a contratação é uma parte da admissão. A admissão engloba todo o processo, enquanto a contratação é a ação de formalizar o vínculo empregatício.

Como funciona o processo de admissão de um funcionário

O processo de admissão é composto por etapas formais que oficializam a entrada do colaborador na empresa.

Ele pode ser conduzido de duas formas:

1. Modelo tradicional, com entrega física de documentos e registros presenciais;
2. Formato digital, que utiliza soluções tecnológicas para simplificar a rotina do DP e assegurar aderência à legislação trabalhista.

Admissão digital

Na admissão digital, todo o processo é realizado em plataformas online, que permitem o envio e a conferência de documentos, a coleta de assinatura eletrônica e a integração automática com o eSocial.

Essa modalidade reduz falhas operacionais, dá mais rapidez no cumprimento de prazos e melhora a experiência do profissional, que pode concluir todas as etapas sem deslocamentos ou burocracias.

Além disso, o digital facilita o armazenamento e a organização dos arquivos, evita retrabalhos comuns no processo físico e assegura maior segurança jurídica, já que os registros ficam centralizados e auditáveis.

Dessa forma, a empresa moderniza sua gestão e ganha eficiência na comunicação entre RH e novos talentos.

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Admissão tradicional (física/presencial)

Segue o modelo presencial, em que o profissional entrega cópias físicas de documentos, realiza a assinatura manual do contrato e depende do RH para que todos os registros sejam feitos de forma interna.

Apesar de ser um procedimento válido, é mais suscetível a erros, perda de prazos e retrabalho, além de demandar mais tempo de gestores e novos funcionários.

Documentos para a admissão: quais são os obrigatórios?

O momento de entrega e validação de documentos é fundamental para formalizar a admissão e garantir que todos os registros sejam feitos conforme as leis trabalhistas.

Sem essa etapa, não é possível prosseguir com o registro no eSocial, a assinatura do contrato de trabalho ou a atualização da carteira de trabalho digital.

Lista dos documentos obrigatórios no processo de admissão

Conforme determina  Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as diretrizes do Ministério do Trabalho, os principais documentos exigidos para o processo de contratação e para a ficha de registro do empregado são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) digital.
• Documento de identidade (RG ou carteira de motorista) e Cadastro de Pessoa Física (CPF).
• Comprovante de residência atualizado.
• Comprovante de escolaridade.
• Título de eleitor, quando aplicável.
• Certificado de reservista, no caso de candidatos do sexo masculino maiores de 18 anos.
• Exame admissional, obrigatório para atestar a aptidão do trabalhador.
• Foto 3x4, quando solicitada pela empresa para ser colocada no registro geral ou crachá.
• Número do PIS/PASEP.
• Certidão de nascimento ou casamento, quando necessário para inclusão de dependentes.

Esses documentos são indispensáveis para compor o dossiê do colaborador e cumprir as exigências de registro trabalhista.

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Particularidades por tipo de contrato (CLT, estágio, aprendiz)

A lista de documentos pode variar segundo a modalidade de vínculo empregatício.

No caso de contrato de estágio, por exemplo, é necessário apresentar o termo de compromisso de estágio e comprovação de matrícula em instituição de ensino.

Já no caso de jovem aprendiz, devem ser incluídos documentos adicionais que comprovem a idade e o vínculo escolar.

Para contratos CLT tradicionais, a lista segue o padrão legal previsto pela legislação trabalhista.

Como organizar os arquivos de forma digital

Com a transformação digital no RH, é cada vez mais comum que os documentos sejam coletados e armazenados em formato eletrônico.

A plataforma de admissão digital permite que os candidatos façam o envio direto pelo sistema, com validação em tempo real e arquivamento seguro.

Isso elimina riscos de perda de documentos, garante maior conformidade com auditorias e facilita a consulta futura pelo DP.

Etapas e passo a passo do processo de admissão

A admissão de um novo colaborador vai muito além da formalização de documentos. 

Trata-se de um processo indispensável para garantir a conformidade com a legislação, estruturar a relação de trabalho e oferecer uma boa experiência de entrada ao novo talento.

Quando conduzida com organização, clareza e ferramentas adequadas, a admissão evita passivos legais e fortalece a imagem da empresa desde o primeiro contato com o contratado.

Abaixo, detalhamos cada uma das principais etapas envolvidas na admissão de funcionários, com foco nas práticas exigidas e recomendadas.

Aceite da carta proposta

O primeiro passo é o envio e aceite da carta de admissão ou proposta formal, que oficializa a intenção da empresa em contratar o candidato aprovado.

Esse documento deve conter informações claras sobre o cargo, salário, benefícios, jornada, tipo de contrato e data de início.

O aceite é essencial para dar início às obrigações legais da empresa e deve ser documentado e armazenado de forma segura, com assinatura digital.

Recolhimento e validação de documentos do novo colaborador

Após o aceite, o RH inicia a coleta dos documentos obrigatórios para admissão, como carteira de identidade, CPF, comprovante de residência, número do PIS, entre outros.

Essa etapa é para garantir que os dados enviados sejam autênticos e estejam conforme as exigências da legislação trabalhista.

Ao optar pela admissão digital, esse processo pode ser feito por meio de plataformas seguras, com envio e validação online, evitando retrabalho e reduzindo o tempo até o registro do colaborador.

Exame médico admissional

Antes do início das atividades, o colaborador deve realizar o exame admissional, conforme exigido pela CLT.

Ele é feito por um médico do trabalho, com objetivo comprovar que o profissional está apto, física e mentalmente, a exercer suas funções no cargo contratado.

A partir da avaliação, o médico entrega o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que deve ser arquivado junto aos documentos do profissional.

Registro no eSocial

Com os documentos validados e o exame realizado, a empresa deve fazer a comunicação da admissão no e-Social.

Esse é o sistema que unifica as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias em um único sistema, obrigatório para todos os empregadores.

Erros nessa etapa podem gerar penalidades, por isso, a automação por meio da admissão digital, é uma aliada importante para garantir o envio correto e pontual dos dados.

Atualização da carteira de trabalho digital

A Carteira de Trabalho Digital substituiu a versão impressa e hoje concentra todos os vínculos e movimentações contratuais do trabalhador.

A empresa deve atualizar esse sistema com as informações do novo contrato, incluindo tipo de admissão, data de início, CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) e salário.

Esse processo é interligado ao eSocial e deve refletir fielmente o conteúdo do contrato firmado entre as partes.

Assinatura do contrato

A assinatura do contrato de trabalho oficializa a relação jurídica entre empregador e empregado. 

O documento estabelece as obrigações de ambas as partes e serve como base para o cumprimento de direitos trabalhistas.

Nele, é delimitado os aspectos essenciais da relação trabalhista:

• Informações de remuneração, jornada de trabalho, obrigações e deveres;
• Benefícios concedidos;
• Modelo de contratação para trabalho (presencial, remoto, híbrido), entre outras disposições.

Integração do colaborador

A integração do colaborador — também chamada de onboarding — é a etapa final do processo admissional.

É o momento das boas-vindas, sendo o fator crítico para garantir que o novo talento se sinta acolhido, informado e preparado para iniciar sua jornada na empresa.

Um onboarding bem estruturado reduz o tempo de adaptação, melhora o engajamento desde o primeiro dia e contribui para a retenção de talentos, impactando a produtividade e o clima organizacional.

Quais são os tipos de admissão de funcionários?

Entender sobre os diferentes tipos de admissão é essencial para o Departamento Pessoal, já que cada vínculo possui regras específicas de documentação, direitos e obrigações legais.

A seguir, veja os principais tipos de admissão previstos na legislação e suas características:

Admissão tácita

A admissão tácita ocorre quando, mesmo sem um contrato formal assinado ou sem o registro imediato na carteira de trabalho, o profissional começa a exercer suas atividades de forma regular, contínua e sob subordinação.

Esse tipo de admissão é caracterizado pela prestação de serviços com habitualidade, sob ordens diretas e dentro da estrutura organizacional do empregador.

Ou seja, ela tem configuração direta dos elementos obrigatórios de uma relação empregatícia, conforme previsto na CLT.

Logo, mesmo sem formalização documental, a justiça pode reconhecer o vínculo com base em provas como troca de e-mails, uso de sistemas corporativos, testemunhos ou qualquer outro indício de subordinação e continuidade na prestação de serviços.

A admissão tácita representa um risco elevado para a empresa, já que pode resultar em ações trabalhistas, multas por ausência de registro e cobrança de encargos retroativos.

Admissão por contrato indeterminado

É o tipo mais comum de admissão e segue as regras previstas pela CLT, como as regras de jornada de trabalho.

Nesse modelo, o vínculo não tem data final estipulada, e o colaborador passa a ter direito a todos os benefícios e garantias trabalhistas, como férias, 13º salário, FGTS, aviso-prévio e verbas rescisórias.

A rescisão pode ocorrer por iniciativa de qualquer uma das partes, seguindo os procedimentos legais.

Admissão como Pessoa Jurídica (PJ)

Nesse formato, o profissional é contratado como prestador de serviço por meio de sua empresa (CNPJ), com emissão de nota fiscal.

Apesar de ser utilizado em setores como tecnologia, esse tipo de vínculo não caracteriza relação empregatícia formal, o que significa que não há direitos previstos pela CLT.

Afinal, se trata da relação entre duas empresas, logo, as regras trabalhistas, como subordinação e cumprimento de jornada de trabalho semanal, não são aplicáveis aqui.

Portanto, exige atenção do contratante para evitar caracterização de vínculo empregatício, o que pode gerar passivos judiciais.

Admissão de contrato de trabalho temporário

Regulamentado pela Lei nº 6.019/1974, esse modelo é utilizado em resposta para atender demandas sazonais, substituições de colaboradores ou acréscimos pontuais de trabalho.

A contratação deve ser feita por meio de empresa de trabalho temporário, e o vínculo tem prazo máximo de 180 dias, podendo ser prorrogado por mais 90.

Os direitos trabalhistas são garantidos durante o período contratado.

Admissão de contrato intermitente

Introduzido pela reforma trabalhista (Lei nº 13.467/2017), o contrato intermitente prevê a convocação para o trabalho apenas quando houver demanda, recebendo pelas horas ou dias trabalhados.

Apesar da flexibilidade, esse tipo de admissão exige formalização adequada no eSocial, com registro prévio e controle rigoroso de pagamentos e encargos.

Admissão temporária ou terceirizada

Na terceirização, o profissional é contratado por uma empresa prestadora de serviços para atuar nas dependências da contratante.

Já na temporária, o vínculo é limitado por prazo e necessidade específica. Em ambos os casos, é fundamental garantir que os registros e a documentação estejam regularizados junto à empresa intermediadora, sendo a responsável legal pelo vínculo empregatício.

Admissão de contrato de estágio

Regida pela Lei nº 11.788/2008, a admissão de estagiários não configura vínculo empregatício. 

No entanto, exige o cumprimento de requisitos formais, como a existência de um termo de compromisso de estágio e a comprovação de matrícula em instituição de ensino.

Os direitos do estagiário não são os mesmos previstos na CLT, mas deve receber bolsa, auxílio-transporte e ter assegurado um ambiente formativo.

Admissão como Jovem Aprendiz

Destinada a adolescentes e jovens entre 14 e 24 anos, essa modalidade segue as regras da Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/2000).

O contrato possui duração máxima de dois anos e exige que o aprendiz esteja matriculado em instituição de ensino técnico-profissional.

A empresa deve oferecer formação teórica e prática, além de garantir direitos como salário mínimo-hora, férias e FGTS com alíquota reduzida.

Admissão de autônomo

O trabalhador autônomo atua por conta própria, sem subordinação, habitualidade ou exclusividade. O processo admissional nessa categoria deve ser formalizado por meio de contrato de prestação de serviços.

Essa modalidade exige cuidados para não haver subordinação jurídica, o que poderia gerar a requalificação como vínculo empregatício.

O autônomo é responsável pelos próprios encargos e não tem acesso aos benefícios garantidos pela CLT.

Principais prazos legais da admissão

Cumprir os prazos legais durante o processo de admissão é fundamental para garantir a conformidade com a legislação, evitar multas e proteger a empresa de passivos jurídicos.

Prazo de registro no eSocial

O colaborador deve ser registrado no eSocial antes do início das atividades, ou seja, o envio das informações deve ocorrer até um dia antes da data de admissão.

Esse prazo é válido para todos os tipos de vínculo e é obrigatório mesmo que o contrato ainda não tenha sido assinado.

O evento correspondente é o S-2200 (cadastramento inicial e admissão do trabalhador), e seu não envio no prazo configura infração.

Empresas que utilizam uma plataforma de admissão digital com integração automática com o eSocial reduzem o risco de atrasos e inconsistências nessa etapa.

Consequências de descumprir os prazos e obrigações da admissão

Atrasar o envio das informações admissionais, ou deixar de registrar o colaborador, pode gerar penalidades como:

• Multa administrativa de até R$ 3.000 por colaborador, conforme previsto na CLT e nas normas do Ministério do Trabalho.
• Autuações em fiscalizações do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) ou da Receita Federal, com possibilidade de exigência de pagamento retroativo de encargos.
• Reconhecimento de vínculo retroativo e pagamento de indenizações, em casos de ações trabalhistas.

Essas consequências reforçam a importância de ter um processo admissional bem estruturado, com fluxo claro, controle de prazos e automação sempre que possível.

Como evitar multas e passivos trabalhistas

A melhor forma de evitar problemas legais é manter um processo de admissão padronizado, com responsabilidades bem definidas entre RH, gestores e o Departamento Pessoal. Algumas boas práticas incluem:

• Mapear todas as etapas com checklists e fluxogramas admissionais.
• Usar ferramentas de admissão digital, que automatizam prazos e reduzem o retrabalho.
• Validar a documentação com antecedência e garantir o envio ao eSocial no prazo legal.
• Capacitar os times envolvidos no processo sobre obrigações legais e operacionais.

Admissões ágeis, digitais e bem documentadas são fundamentais para o bom funcionamento da empresa e a construção de um ambiente de trabalho mais seguro e profissional.

Como a Flash pode ajudar na admissão de funcionários

A admissão é um dos momentos mais estratégicos do ciclo de vida do colaborador. E para que essa etapa aconteça com agilidade, segurança jurídica e uma boa experiência para o novo talento, contar com uma tecnologia especializada faz toda a diferença.

A Flash oferece uma plataforma completa de gestão de pessoas, com todas as ferramentas de admissão digital necessárias.

Dessa forma, você pode centralizar todas as etapas do processo em um único lugar — desde a validação de documentos até a assinatura eletrônica. Com uma interface simples e segura, o RH consegue acompanhar cada fase em tempo real, reduzir retrabalhos e garantir conformidade com a legislação.

Com a Flash, você ganha:

• Assinatura eletrônica de documentos com validade jurídica;
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