6 dicas para melhorar a comunicação remota entre as equipes
Aprenda 6 dicas para aprimorar a comunicação remota em sua empresa e equilibrar encontros virtuais e presenciais para uma equipe mais conectada e motivada.
A dinâmica de comunicação dentro das empresas sofreu uma mudança significativa com o aumento do trabalho remoto após a pandemia de Covid-19. Enquanto os encontros casuais nos corredores foram substituídos por vídeo chamadas e mensagens instantâneas, surge a questão: como estabelecer uma comunicação remota efetiva?
De acordo com o relatório de 2024 da Brosix sobre estatísticas de comunicação no local de trabalho, empresas que implementam uma comunicação eficaz podem ver um aumento de até 30% na produtividade e uma redução de 50% na rotatividade de funcionários.
Além disso, cerca de 70% dos funcionários relatam maior satisfação no dia a dia com ferramentas de comunicação que fomentem o crescimento pessoal e organizacional.
Um estudo complementar da Pumble mostra que 96% dos trabalhadores valorizam uma abordagem empática na comunicação diária, destacando como a comunicação impacta a eficácia de suas tarefas.
Essa realidade sublinha a importância de estratégias de comunicação interna que facilitem a colaboração e reforcem a motivação entre todos os membros da equipe remota.
Acompanhe a leitura e descubra 6 dicas essenciais para melhorar a comunicação em um ambiente de trabalho remoto.
1. Estabeleça confiança entre líderes e liderados
A construção de relações de confiança é crucial para equipes que operam remotamente. É vital que os membros da equipe se sintam seguros para expressar ideias, dúvidas e preocupações. A liderança é essencial neste processo, e os gestores devem:
- Alinhar expectativas: revisar e alinhar as expectativas sobre prazos e entregas é fundamental. Isso assegura que todos os membros da equipe estejam informados sobre o que é esperado em termos de trabalho e práticas de comunicação remota.
- Cultivar uma cultura de equipe positiva: promover um ambiente de trabalho colaborativo é essencial. Líderes devem incentivar a comunicação constante através dos canais disponíveis, organizar reuniões virtuais regulares, criar grupos para interações informais, e implementar atividades de integração, como jogos online e encontros sociais virtuais, para fortalecer os laços entre a equipe.
- Oferecer suporte emocional: os gestores devem estar atentos às necessidades emocionais dos colaboradores, oferecendo suporte à saúde mental e um ambiente de trabalho que promova a segurança psicológica e a solidariedade entre todos.
2. Busque plataformas de colaboração integradas
À medida que as reuniões presenciais no ambiente corporativo se tornam menos frequentes, prevê-se uma crescente dependência de ferramentas e plataformas que promovam agilidade, eficiência e integração para a comunicação remota.
A expectativa é que a participação das reuniões presenciais diminua nos próximos anos, aumentando a importância de selecionar as tecnologias mais adequadas para manter a fluidez das interações à distância.
No entanto, é importante estar atento ao risco de sobrecarga causado pelo excesso de reuniões virtuais, o que pode levar a esgotamento e queda de produtividade. Administrar bem o tempo nesse novo contexto é essencial, assim como estabelecer regras claras e rituais que otimizem o fluxo de reuniões online.
3. Incentive a comunicação assíncrona
Já vimos como é crucial tornar as reuniões mais eficientes. Uma estratégia eficaz para reduzir a frequência desses encontros é adotar a comunicação assíncrona, que não ocorre em tempo real e pode ser realizada através de e-mails ou mensagens de texto, permitindo que os membros da equipe interajam no momento mais conveniente para cada um.
Os principais fundamentos da comunicação assíncrona incluem clareza e objetividade na troca de informações, além de uma boa documentação. Por exemplo, ao discutir relatórios ou apresentações, é útil anexar links e fornecer instruções claras sobre onde encontrar as informações necessárias.
Essas práticas garantem que a comunicação seja não apenas eficiente, mas também eficaz.
4. Crie rotinas de priorização
Para profissionais que trabalham em home office, é essencial desenvolver planejamento e rituais de priorização para uma organização eficaz.
É fundamental que o Recursos Humanos promova a criação de rotinas remotas que ajudem os times a compartilhar atualizações sobre o progresso das atividades e a alinhar o status dos projetos.
Reuniões mensais são recomendadas para a revisão dos resultados da empresa, enquanto as "dailys", ou reuniões diárias, são ideais para equipes que trabalham juntas em projetos específicos, ajudando a manter todos informados sobre tarefas operacionais imediatas.
Além dessas reuniões diárias, é igualmente importante realizar encontros regulares focados em discussões estratégicas, assegurando que a equipe esteja alinhada com os objetivos de longo prazo da empresa.
5. Realize pesquisas de clima organizacional
Realizar pesquisas de clima organizacional é crucial para avaliar o ambiente interno da empresa e medir o engajamento dos colaboradores. Esses levantamentos permitem que o RH identifique potenciais problemas e intervenha de maneira proativa para reforçar o sentimento de pertencimento e a percepção dos funcionários em relação à empresa.
Um estudo da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-SP) destaca que ouvir ativamente os colaboradores pode aumentar em até 91% o bem-estar deles. Esta prática não apenas contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso, mas também impulsiona a produtividade e a satisfação geral no trabalho.
6. Promova encontros presenciais (sim, eles importam)
Embora o home office tenha trazido maior flexibilidade e liberdade para os profissionais, a interação cara a cara continua sendo essencial.
Uma pesquisa da Harvard Business School sugere que o modelo ideal de trabalho inclui estar no escritório entre um e dois dias por semana. Esse equilíbrio entre trabalho remoto e presencial oferece a flexibilidade necessária, evitando o isolamento completo.
Para empresas que operam totalmente de forma remota, é recomendável estabelecer um calendário de encontros presenciais regulares. Essas reuniões devem focar no fortalecimento de relacionamentos, solução de problemas, motivação e aprendizado. Esses momentos são vitais para manter a coesão da equipe e promover uma cultura empresarial saudável e integrada.
Melhore a gestão dos colaboradores em modelos de trabalho híbrido, remoto e home office com o nosso manual gratuito para implementar a cultura remote first.
Baixe o ebook agora mesmo!
Além disso, para otimizar as rotinas de trabalho e elevar o desempenho da empresa, considerar soluções inovadoras como sistemas automatizados que integram admissão, treinamento e gestão de organograma pode ser uma estratégia eficaz.
Quer otimizar as rotinas de trabalho e impulsionar a produtividade da sua empresa? Conheça a Flash, uma solução avançada que transforma a gestão de pessoas através de um sistema integrado e automatizado.
Com a Flash, você pode simplificar processos com a admissão digital, aprimorar habilidades com módulos de treinamento e desenvolvimento eficazes, e gerenciar toda a sua equipe com mais agilidade.
Descubra nossa tecnologia!
Jornalista, atua na produção de conteúdo da Flash. Trabalhou em rádio web e como assessora de imprensa. Na equipe da Flash, se dedica aos conteúdos de gestão de pessoas, produtos e artigos institucionais.