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6 dicas para melhorar a comunicação remota entre as equipes

Aprenda 6 dicas para aprimorar a comunicação remota em sua empresa e equilibrar encontros virtuais e presenciais para uma equipe mais conectada e motivada.

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A dinâmica de comunicação dentro das empresas sofreu uma mudança significativa com o aumento do trabalho remoto após a pandemia de Covid-19. Enquanto os encontros casuais nos corredores foram substituídos por vídeo chamadas e mensagens instantâneas, surge a questão: como estabelecer uma comunicação remota efetiva?

De acordo com o relatório de 2024 da Brosix sobre estatísticas de comunicação no local de trabalho, empresas que implementam uma comunicação eficaz podem ver um aumento de até 30% na produtividade e uma redução de 50% na rotatividade de funcionários

Além disso, cerca de 70% dos funcionários relatam maior satisfação no dia a dia com ferramentas de comunicação que fomentem o crescimento pessoal e organizacional.

Um estudo complementar da Pumble mostra que 96% dos trabalhadores valorizam uma abordagem empática na comunicação diária, destacando como a comunicação impacta a eficácia de suas tarefas.

Essa realidade sublinha a importância de estratégias de comunicação interna que facilitem a colaboração e reforcem a motivação entre todos os membros da equipe remota.

Acompanhe a leitura e descubra 6 dicas essenciais para melhorar a comunicação em um ambiente de trabalho remoto.

1. Estabeleça confiança entre líderes e liderados

A construção de relações de confiança é crucial para equipes que operam remotamente. É vital que os membros da equipe se sintam seguros para expressar ideias, dúvidas e preocupações. A liderança é essencial neste processo, e os gestores devem:

  • Alinhar expectativas: revisar e alinhar as expectativas sobre prazos e entregas é fundamental. Isso assegura que todos os membros da equipe estejam informados sobre o que é esperado em termos de trabalho e práticas de comunicação remota.

  • Cultivar uma cultura de equipe positiva: promover um ambiente de trabalho colaborativo é essencial. Líderes devem incentivar a comunicação constante através dos canais disponíveis, organizar reuniões virtuais regulares, criar grupos para interações informais, e implementar atividades de integração, como jogos online e encontros sociais virtuais, para fortalecer os laços entre a equipe.

  • Oferecer suporte emocional: os gestores devem estar atentos às necessidades emocionais dos colaboradores, oferecendo suporte à saúde mental e um ambiente de trabalho que promova a segurança psicológica e a solidariedade entre todos.

2. Busque plataformas de colaboração integradas

À medida que as reuniões presenciais no ambiente corporativo se tornam menos frequentes, prevê-se uma crescente dependência de ferramentas e plataformas que promovam agilidade, eficiência e integração para a comunicação remota.

A expectativa é que a participação das reuniões presenciais diminua nos próximos anos, aumentando a importância de selecionar as tecnologias mais adequadas para manter a fluidez das interações à distância.

No entanto, é importante estar atento ao risco de sobrecarga causado pelo excesso de reuniões virtuais, o que pode levar a esgotamento e queda de produtividade. Administrar bem o tempo nesse novo contexto é essencial, assim como estabelecer regras claras e rituais que otimizem o fluxo de reuniões online.

3. Incentive a comunicação assíncrona

Já vimos como é crucial tornar as reuniões mais eficientes. Uma estratégia eficaz para reduzir a frequência desses encontros é adotar a comunicação assíncrona, que não ocorre em tempo real e pode ser realizada através de e-mails ou mensagens de texto, permitindo que os membros da equipe interajam no momento mais conveniente para cada um.

Os principais fundamentos da comunicação assíncrona incluem clareza e objetividade na troca de informações, além de uma boa documentação. Por exemplo, ao discutir relatórios ou apresentações, é útil anexar links e fornecer instruções claras sobre onde encontrar as informações necessárias.

Essas práticas garantem que a comunicação seja não apenas eficiente, mas também eficaz.

4. Crie rotinas de priorização

Para profissionais que trabalham em home office, é essencial desenvolver planejamento e rituais de priorização para uma organização eficaz.

É fundamental que o Recursos Humanos promova a criação de rotinas remotas que ajudem os times a compartilhar atualizações sobre o progresso das atividades e a alinhar o status dos projetos.

Reuniões mensais são recomendadas para a revisão dos resultados da empresa, enquanto as "dailys", ou reuniões diárias, são ideais para equipes que trabalham juntas em projetos específicos, ajudando a manter todos informados sobre tarefas operacionais imediatas.

Além dessas reuniões diárias, é igualmente importante realizar encontros regulares focados em discussões estratégicas, assegurando que a equipe esteja alinhada com os objetivos de longo prazo da empresa.

5. Realize pesquisas de clima organizacional

Realizar pesquisas de clima organizacional é crucial para avaliar o ambiente interno da empresa e medir o engajamento dos colaboradores. Esses levantamentos permitem que o RH identifique potenciais problemas e intervenha de maneira proativa para reforçar o sentimento de pertencimento e a percepção dos funcionários em relação à empresa.

Um estudo da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-SP) destaca que ouvir ativamente os colaboradores pode aumentar em até 91% o bem-estar deles. Esta prática não apenas contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso, mas também impulsiona a produtividade e a satisfação geral no trabalho.

6. Promova encontros presenciais (sim, eles importam)

Embora o home office tenha trazido maior flexibilidade e liberdade para os profissionais, a interação cara a cara continua sendo essencial.

Uma pesquisa da Harvard Business School sugere que o modelo ideal de trabalho inclui estar no escritório entre um e dois dias por semana. Esse equilíbrio entre trabalho remoto e presencial oferece a flexibilidade necessária, evitando o isolamento completo.

Para empresas que operam totalmente de forma remota, é recomendável estabelecer um calendário de encontros presenciais regulares. Essas reuniões devem focar no fortalecimento de relacionamentos, solução de problemas, motivação e aprendizado. Esses momentos são vitais para manter a coesão da equipe e promover uma cultura empresarial saudável e integrada.

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Além disso, para otimizar as rotinas de trabalho e elevar o desempenho da empresa, considerar soluções inovadoras como sistemas automatizados que integram admissão, treinamento e gestão de organograma pode ser uma estratégia eficaz.

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