Admissão digital: veja como otimizar o processo de contratação da sua empresa

Você já conhece a admissão digital? Essa tecnologia vem transformando o setor de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), tornando os processos admissionais mais rápidos e eficientes.

Com a  transformação digital, o RH 4.0 ganhou força e incorporou novas tecnologias para simplificar tarefas antes complexas e demoradas, acelerando o processo de admissão  e garantindo mais praticidade e segurança para empresas de todos os portes.

Essa inovação permite que os empregadores se concentrem no essencial: garantir um fit cultural adequado e fomentar o engajamento no trabalho desde o primeiro contato do colaborador com a organização.

 Continue a leitura para entender melhor sobre essa tecnologia e suas vantagens para RH e candidatos. 

O que é admissão digital?

A admissão digital é um processo automatizado e realizado de forma online que permite a contratação de colaboradores sem a necessidade de papéis e deslocamentos físicos. 

Essa prática moderniza etapas tradicionais, como o envio de documentos, a assinatura de contratos e o onboarding de novos funcionários, que agora são realizadas digitalmente.

Diferenças entre admissão tradicional e digital

No método tradicional, a contratação de novos colaboradores exige um processo burocrático, com coleta física de documentos, assinaturas presenciais e necessidade de arquivamento físico. 

Em contrapartida, a admissão digital pode desburocratizar todas essas etapas,  permitindo que sejam realizadas online, proporcionando praticidade e economia.

Na admissão tradicional, o candidato precisa comparecer para entregar documentos e realizar a assinatura de contrato, o que aumenta o tempo e o custo envolvidos no processo. Além disso, o armazenamento físico de documentos representa um desafio logístico e aumenta o risco de extravios ou danos.

Por outro lado, a admissão digital elimina essas dificuldades, possibilitando que todo o fluxo seja feito de forma remota e com alta segurança. 

Essas diferenças entre os métodos refletem cada vez mais a modernização da área de RH, fortalecendo a necessidade de processos mais ágeis e seguros. 

Como funciona o processo de admissão digital

A admissão digital envolve um conjunto de etapas planejadas para garantir que o processo de contratação seja rápido e eficaz. Além disso, visa proporcionar uma experiência mais confortável e segura para os candidatos. 

Essa metodologia representa uma evolução no setor de RH, facilitando o trabalho das equipes e aprimorando a employee experience desde o início da jornada do colaborador.

Conheça, abaixo, as principais etapas do processo digital de admissão.

Coleta de documentos

Nesta etapa, o candidato envia digitalmente os documentos para admissão (RG, CPF, comprovante de residência, entre outros) por meio de plataformas especializadas em RH. 

O envio online facilita a troca de informações, eliminando a necessidade de cópias físicas e minimizando o tempo de espera.

Os documentos ficam armazenados em formato digital, o que reduz a quantidade de papéis e agiliza o processo de exame admissional e análise documental. 

Além disso, o armazenamento eletrônico garante maior segurança das informações e facilita o acesso futuro, tanto para o RH quanto para o colaborador.

Você sabe quais são todos os documentos necessários para admitir um novo funcionário? Conheça todos os necessários com o nosso checklist completo. 

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica permite que o contrato de trabalho e outros formulários necessários sejam assinados de forma digital e segura. 

Utilizando plataformas integradas, com funcionalidade de assinatura eletrônica, a empresa assegura a validade jurídica dos documentos, que podem ser assinados remotamente. 

Esse recurso evita deslocamentos, economiza tempo e possibilita que o processo seja finalizado com agilidade, proporcionando praticidade e segurança para ambas as partes.

Integração de sistemas

Após a contratação, os dados do novo colaborador podem ser integrados aos sistemas internos de RH, como folha de pagamento, gestão de benefícios e plataformas de onboarding. 

Essa centralização de informações garante uma atualização imediata e facilita o acompanhamento da jornada do funcionário na empresa. Estando em conformidade, ele pode ter acesso imediato aos benefícios e às ferramentas de trabalho necessárias.

Armazenamento digital

Com a admissão digital, todos os documentos e informações do profissional são armazenados em nuvem. 

Essa abordagem facilita o acesso futuro e reduz custos com armazenamento físico, além de garantir conformidade com as exigências da LGPD, fortalecendo a proteção de dados sensíveis. 

Dessa forma, as informações dos colaboradores ficam protegidas e organizadas, disponíveis para consultas sempre que necessário, sem comprometer a segurança e a integridade dos dados.

Onboarding digital

Em muitas organizações, o onboarding também ocorre digitalmente, com o novo funcionário recebendo treinamentos e orientações online. 

Essa integração remota inclui apresentações institucionais, orientações sobre o organograma da empresa e treinamentos sobre políticas e ferramentas. Com essa facilidade, a adaptação do novo trabalhador é otimizada, contribuindo para um maior engajamento.

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Vantagens da admissão digital

A admissão digital oferece diversas vantagens, refletindo na eficiência dos processos de RH e na experiência dos colaboradores. 

As melhorias atendem as necessidades das empresas, que passam a contar com um fluxo de trabalho mais ágil e seguro. Já os novos talentos passam a ter contato com uma experiência de contratação mais confortável e descomplicada. 

Para empresas

1. Redução de prazos para admissão e integração: a digitalização permite que a admissão seja concluída com rapidez. Dessa forma, atrasos na entrada dos novos membros da equipe são evitados e a dinâmica de integração de novos funcionários passa a ser mais rápida e eficaz.
2. Diminuição de burocracia e eliminação de processos manuais: automatizar a admissão e outras etapas permite reduzir a necessidade de papéis e processos repetitivos. Isso libera as equipes de RH para focarem em atividades estratégicas, como o recrutamento e seleção.
3. Economia de recursos: a admissão digital elimina custos com papel, correios, transporte e armazenamento físico de documentos. O resultado é uma economia significativa para a empresa.
4. Maior segurança e conformidade: a digitalização dos documentos com armazenamento em nuvem garante maior segurança e conformidade com a LGPD no RH. Isso se deve à redução do risco de perda ou extravio de dados, assegurando que as informações estejam acessíveis apenas para pessoas autorizadas.
5. Facilidade no acesso e armazenamento digital: documentos digitalizados e armazenados em nuvem reduzem a necessidade de espaço físico para arquivamento. Com isso, a consulta futura de informações fica mais fácil, promovendo um RH mais organizado e preparado para auditorias e outras exigências legais.

Para colaboradores

1. Processo mais simples e prático: o candidato consegue realizar todo o processo de admissão de forma digital. Dessa forma, não existe a necessidade de deslocamentos, reduzindo a burocracia envolvida.
2. Admissão remota: com a admissão digital, o colaborador pode concluir sua contratação de onde estiver. Essa característica promove uma experiência flexível e adaptada aos novos tempos de trabalho remoto e híbrido.
3. Segurança e acessibilidade dos documentos: o funcionário tem acesso seguro às suas informações e contratos. Todo o material fica disponível para consulta imediata e online, preservando a integridade dos dados e oferecendo uma experiência confiável e prática.

Ao facilitar o processo admissional para empresas e colaboradores, a admissão digital fortalece a marca empregadora (employer branding) desde o primeiro contato. Promova uma experiência integrada e adaptada às necessidades contemporâneas de agilidade e segurança!

Como implementar a admissão digital na sua empresa

Para implementar a admissão digital com sucesso, é importante que as empresas estejam preparadas para essa transformação, investindo nas ferramentas e capacitações necessárias. 

Abaixo, estão algumas etapas recomendadas para realizar a transição com sucesso e garantir que todos os envolvidos estejam alinhados com a nova metodologia.

1. Capacitação das equipes de RH e áreas envolvidas

É indispensável treinar os profissionais de RH e DP para utilizarem a nova plataforma, com ferramentas de admissão digital, de forma eficiente. 

Essa capacitação permite que as equipes dominem o processo e estejam aptas a esclarecer dúvidas dos novos colaboradores, promovendo um onboarding mais completo e seguro.

3. Acompanhamento do processo 

Monitore o andamento das admissões para assegurar que cada etapa esteja sendo executada corretamente e para identificar possíveis melhorias no processo. 

O acompanhamento contínuo é essencial para garantir que o sistema esteja sendo utilizado de forma otimizada e que as vantagens da admissão digital estejam sendo aproveitadas.

4. Plataforma de gestão de documentos e assinaturas digitais 

Invista em uma plataforma segura para o gerenciamento de documentos e assinatura eletrônica, como a da Flash. 

Tenha em mãos o melhor que a tecnologia pode fazer pela sua empresa, como a coleta, a assinatura e o armazenamento dos documentos necessários para a admissão s. Dessa forma, todos os processos são realizados de maneira prática e juridicamente válida. 

A escolha de uma plataforma confiável contribui para a conformidade com a LGPD no RH e reforça a segurança das informações.

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