Reuniões desnecessárias custam U$S 29 mil para empresas: veja como fazer encontros mais produtivos

Sabe aquela reunião que poderia ter sido um e-mail? Pois bem, além de cansativa e de causar aquela sensação de desperdício de tempo, esses encontros desnecessários custam caro para as empresas. 

Pelo menos é isso que sugere uma pesquisa da Reclaim AI, aplicativo de calendário, que mapeou dados de mais 1.300 profissionais da sua plataforma. Segundo o levantamento, os profissionais americanos passam, em média, 37% do tempo coordenando ou participando de reuniões. 

Quanto custam as reuniões para as empresas? 

Utilizando como base o salário mínimo americano, a Reclaim AI concluiu que as reuniões custam, em média, 29 mil dólares (algo em torno de 150 mil reais) por ano para as empresas nos Estados Unidos. 

Segundo a pesquisa, as reuniões internas são as mais comuns e também as mais remarcadas. O levantamento aponta que esse processo de coordenar as agendas e reagendar os encontros custa cerca de 5 mil dólares para as empresas. 

Os dados corroboram os achados de outro estudo, desta vez da Asana, plataforma de gestão de projetos que ouviu mais de 9.000 profissionais no mundo todo. A pesquisa revelou que os executivos acreditam perder em média 3,6 horas por semana em reuniões desnecessárias, enquanto os colaboradores sem cargo de gestão dizem desperdiçar 2,8 horas semanalmente. 

E é justamente a noção do tempo perdido – e que poderia ser utilizado para atividades mais estratégicas — que incomoda os profissionais, na opinião de Daniele Avelino, consultora de inclusão e diversidade. 

"Muitas das queixas dos colaboradores têm a ver com a questão do tempo despendido para fazer reuniões de uma ou duas horas que às vezes acabam não sendo produtivas. E hoje a nossa joia mais valiosa é o tempo, algo escasso e raro” afirma. 

Na opinião de Ricardo Keller, consultor de desenvolvimento humano e organizacional e professor do curso Reuniões Produtivas da Descola, a falta de senso de priorização também gera uma banalização das reuniões. 

"Tudo vira motivo para uma reunião. Tudo é urgente, tudo é importante. E esse senso de urgência acontece por quê? Porque faltou planejamento", afirma. 

Para além do custo financeiro da empresa, essas horas desperdiçadas também afetam o emocional do colaborador, estimulando mais insatisfação e diminuindo o engajamento nos times. 

"As pessoas estão perdendo engajamento, e esse é o maior desafio das empresas hoje. Fora isso, existe a questão da saúde mental. Se eu passo o dia inteiro em reuniões, eu vou ter que trabalhar até 22h, 23h todos os dias, para realizar as minhas entregas. Algo que não é saudável e pode acarretar em condições como o burnout”, afirma Ana Minuto, CEO da Minuto Consultoria Empresarial. 

Como fazer uma reunião produtiva?

Diante deste cenário, que acaba por prejudicar tanto empresas quanto colaboradores, mudar é imperativo. A solução não é simples e passa por uma mudança de cultura de toda a empresa. Porém, a boa notícia é que, com alguns pequenos ajustes, é possível melhorar a quantidade e, mais do que isso, a qualidade das reuniões. 

Nesse contexto, os especialistas ouvidos pela Flash são unânimes ao apontar o planejamento como algo essencial para uma reunião produtiva, independentemente de seu objetivo ou formato. 

"Se nós não nos preparamos para a reunião, isso dificulta uma boa gestão do encontro. Eu sempre digo que planejamento é 50% da sua produtividade. E quando eu penso em planejamento, eu preciso entender se essa reunião é realmente importante", afirma Ana. 

Ricardo Keller reforça ainda que para uma reunião ser produtiva é importante que os participantes recebam os temas e informações sobre o encontro com antecedência. 

"Se eu vou para uma reunião, quero saber o que eu ganho, o que eu perco com esse encontro. Eu faço o seguinte cálculo: quanto vale a minha hora/homem de trabalho? Aí consigo ver quanto vale ficar uma hora ou duas horas em reunião. Acho que isso é o mais importante: o respeito pelo tempo de vida e o tempo profissional das pessoas”, diz. 

Fora isso, quando todos sabem por que vão se reunir, conseguem colaborar com muito mais facilidade. "Não é só o gestor que tem que se programar, o colaborador também. Antecipar facilita para que as pessoas criem segurança e tragam informações. A gente tem que parar de viver de surpresas. Hoje os encontros são um ‘Kinder Ovo’", brinca Ana Minuto. 

Além de um maior planejamento, em alguns casos, é preciso entender se a empresa sofre de um problema cultural em relação às reuniões. Nesse sentido, é importante entender a opinião dos colaboradores sobre as reuniões da empresa e se, de fato, eles enxergam que há uma questão a ser resolvida. 

“A partir daí, a companhia consegue entender as mudanças a serem feitas e muitas vezes faz descobertas surpreendentes quanto ao motivo do problema. De repente, não é o processo, é o engajamento. É o tempo na reunião. Como eu ajusto esse tempo e consigo fazer as coisas acontecerem então?”, diz Ana. 

O que é o método 5W2H e como funciona na prática? 

Para facilitar o processo de planejamento das reuniões, Ana conta que costuma utilizar uma técnica conhecida como 5W2H e focar em  encontros práticos de apenas 30 minutos. Veja como funciona: 

Primeiro, é preciso responder a cinco perguntas, os cinco Ws, que são: 

5W

What (o que) - o objetivo

Why (por que) - o motivo

Who (quem) - o responsável

Where (onde) - o local

When (quando) - a agenda

Depois, entender os 2Hs, respondendo às seguintes perguntas: 

2H

How much (quanto) - o custo

How (como) - o processo para que se atinja o objetivo

Como planejar uma reunião produtiva em 4 passos

Em seguida, Ana recomenda planejar os encontros seguindo este passo a passo: 

1. Estabelecer uma pauta de tudo o que será discutido no encontro; 
2. Listar as pessoas que devem estar no encontro: "Se você manda invite para todo mundo, tem um monte de gente que entra e não vai auxiliar no processo”. 
3. Ter um objetivo claro para a reunião: saber onde estou e onde eu quero chegar. Qual é o fim da reunião? O que você quer dessa reunião no final? 
4. No final tem os entregáveis: qual é a responsabilidade de cada um, o que cada um tem que executar, em qual tempo etc.

Quais são os tipos de reuniões? 

Entender que as reuniões não são iguais e podem ter formatos variados, a depender do problema a ser resolvido, também é importante. 

Isso porque ter essas informações previamente ajuda a definir a quantidade de pessoas, o local em que acontece e a infraestrutura necessária para o encontro. De maneira geral, os tipos mais comuns de reuniões são: 

1. Status, pauta ou planejamento - costuma acontecer no início do dia de trabalho com todo o time, em que se avalia o status das entregas, com ajustes e nova distribuição de tarefas. Também chamada de Daily, pode reunir a equipe toda ou times específicos da área. 
2. One-a-one - esse tipo de reunião acontece individualmente entre o gestor e o colaborador, e a ideia é que eles possam avaliar o trabalho, projetos ou processos. Também é um momento importante para dar feedbacks. 
3. Alinhamento, informação ou geral - normalmente é solicitada quando há algo a ser transmitido para um número maior de pessoas, de times diferentes, com eventual explicação de gráficos ou números, e que fornecem dados sobre os próximos passos da empresa. 
   
4. Brainstorm - são reuniões de time em que a ideia é se reunir para buscar soluções para um problema, sem julgamentos. Esse tipo de encontro pode acontecer em um local da empresa mais descontraído, que não seja a sala de reuniões. 

Reuniões presenciais x remotas: diferenças e pontos de atenção 

Quando pensamos em reuniões presenciais, o ambiente em que as pessoas estão reunidas faz diferença. "O líder tem que conduzir a reunião e torná-la atrativa com elementos de infraestrutura mínima, que ofereça um conforto para as pessoas", explica Ricardo. 

Aí entram itens como ar-condicionado, água, café, assentos para todos os participantes e elementos visuais. "Ele precisa entender que cada um tem uma maneira de absorver a informação e um sistema de aprendizagem, então deve usar canais auditivos, visuais, cinestésicos, para que todo mundo possa ter um tipo de absorção daquela informação."

Agora, quando o assunto são reuniões online, Ricardo salienta a importância de entender se, de fato, aquele problema requer uma reunião formal ou não. Por fim, entendendo que o encontro deve acontecer, é importante que as empresas orientem os colaboradores em relação às ferramentas para reuniões. 

"A empresa deve dar as dicas de como usar as ferramentas, saber se todo mundo vai ter a infraestrutura necessária para acessar os links, se todos possuem conexão com a internet, por exemplo”, avalia o consultor. 

Continue aprendendo: Conheça os 7 erros das reuniões on-line e como revertê-los

O RH também consegue estimular reuniões mais produtivas ao criar políticas claras de como os encontros devem ser conduzidos na empresa. Nesse documento pode constar desde a linguagem a ser utilizada, os horários mais indicados para cada uma delas e até mesmo a existência de dias em que não é possível agendar reuniões internamente. 

Quando substituir uma reunião por um e-mail?

Para a consultora Daniele Avelino, apesar de por vezes as pessoas deixarem as reuniões com a sensação de que tudo poderia ter sido resolvido num e-mail, é preciso estratégia para substituir uma coisa pela outra. 

"Tem assunto que não dá para ser resolvido em e-mail. Para ouvir opiniões de outras pessoas, vale mais fazer uma reunião. E às vezes algumas mensagens importantes se perdem na troca de mensagens. Então, é preciso ser estratégico”, diz. 

Fora isso, também é preciso compreender que a comunicação assíncrona para acontecer de forma satisfatória também exige tempo e dedicação. 

"Muita coisa poderia ser resolvida, às vezes, por um e-mail bem feito, bem comunicado. Mas este é outro problema: muitas pessoas não conseguem se comunicar bem por escrito, então, nem sempre o e-mail vai resolver”, finaliza Ricardo.