Obrigações acessórias: entenda o que são e quais sua empresa precisa entregar

Obrigações acessórias são, para muitos empresários e gestores financeiros, uma dor de cabeça constante. 

E não é para menos: mesmo com os impostos pagos em dia, deixar de entregar uma única obrigação acessória pode gerar multas, travar o CNPJ ou até dificultar o acesso a crédito bancário. 

Se você já se sentiu perdido no meio de siglas como DCTF, SPED ou DEFIS — ou se vive com receio de esquecer um prazo importante —, este conteúdo é pra você.

Neste guia completo, explicamos o que são obrigações acessórias, por que elas existem, quais são as principais exigidas no Brasil e como manter sua empresa em conformidade com o Fisco. 

Tudo com uma linguagem prática e direta, para facilitar o dia a dia de quem está à frente da gestão fiscal do negócio.

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são deveres administrativos que pessoas jurídicas e, em alguns casos, até mesmo pessoas físicas precisam cumprir para manter a conformidade com a legislação tributária brasileira. 

Diferentemente da obrigação tributária principal, que envolve o pagamento direto de impostos como IRPJ, CSLL, ISS ou ICMS no Simples Nacional, as obrigações acessórias dizem respeito à entrega de declarações, documentos e livros fiscais, além de outras informações que comprovam como a empresa apurou e recolheu seus tributos.

Na prática, a obrigação acessória tributária serve como um espelho da movimentação fiscal da organização, permitindo que a Receita Federal, as Secretarias Estaduais e os municípios tenham controle sobre as operações realizadas, garantindo a correta arrecadação do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Isso inclui a emissão de notas fiscais, envio de declaração de débitos tributários, declaração de imposto, entre outros documentos fundamentais à fiscalização.

Vale lembrar que, mesmo que não haja imposto a pagar em determinado período, a obrigação acessória ainda deve ser entregue. 

Por isso, negligenciar essas entregas pode acarretar multas pesadas, além de impedir a regularidade fiscal da empresa — o que afeta desde a participação em licitações até a obtenção de crédito bancário.

Em resumo, entender o que são obrigações acessórias e manter o seu controle em dia é essencial para qualquer organização que busca uma gestão financeira saudável, respeitando a complexa carga tributária brasileira e evitando riscos desnecessários.

Objetivo das obrigações acessórias no sistema tributário

O principal objetivo das obrigações acessórias no sistema tributário é garantir transparência fiscal e facilitar o trabalho dos órgãos de fiscalização, como a Receita Federal, as secretarias estaduais de fazenda e os fiscos municipais. 

Elas funcionam como um canal de comunicação entre o contribuinte — especialmente as pessoas jurídicas — e o Estado, oferecendo uma base confiável de informações tributárias sobre a movimentação econômica da empresa.

Com a entrega correta dessas obrigações, as instituições conseguem acompanhar com mais precisão os dados que justificam o pagamento dos impostos. 

Por exemplo: ao enviar uma declaração de imposto, o negócio detalha suas despesas, operações, retenções e receita bruta. Isso ajuda o fisco a identificar possíveis inconsistências ou indícios de sonegação fiscal.

Além disso, o cumprimento das obrigações acessórias reforça o princípio da autorregularização tributária. 

Ou seja, a própria companhia apresenta e organiza seus dados fiscais, permitindo que possíveis erros sejam corrigidos antes de gerar autuações ou multas. Isso é especialmente importante no contexto da alta carga tributária brasileira, que torna a gestão fiscal um desafio constante para os gestores financeiros.

Outro ponto importante é que o envio correto e dentro do prazo das obrigações acessórias fortalece a imagem da empresa no mercado. Ela passa a transmitir segurança a fornecedores, investidores e instituições financeiras, facilitando parcerias e o acesso a crédito.

Portanto, mais do que um dever burocrático, o cumprimento dessas obrigações é um fator estratégico que protege o negócio e fortalece sua posição no ambiente econômico.

Diferença entre obrigação principal e acessória​

No sistema tributário brasileiro, é comum que empresários confundam os dois tipos de obrigações: principais e acessórias. 

Apesar de estarem diretamente relacionadas, elas têm finalidades distintas dentro da legislação fiscal — e entender essa diferença é essencial para manter a empresa em dia com o Fisco.

A obrigação tributária principal é aquela relacionada ao pagamento efetivo do tributo devido ao governo, como impostos, taxas e contribuições.

Já a obrigação acessória diz respeito ao dever de prestar informações fiscais que permitam à administração tributária verificar se os valores pagos estão corretos.

Em outras palavras: a obrigação principal envolve dinheiro, enquanto a acessória envolve dados e documentos. 

Ambas são impostas por lei e devem ser cumpridas dentro dos prazos estabelecidos para evitar multas e sanções.

Confira, na tabela abaixo, um resumo das diferenças entre as duas:

Como se vê, apesar de complementares, esses tipos de obrigações exigem rotinas e controles diferentes dentro das empresas. Uma falha em qualquer uma delas pode comprometer toda a regularidade fiscal do negócio.

Leia também: Quais são as despesas dedutíveis do IRPJ.

Quais são as principais obrigações acessórias no Brasil?

Conforme dissemos, as obrigações acessórias são fundamentais para que a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores acompanhem as movimentações financeiras, tributárias e trabalhistas das empresas. 

Elas variam de acordo com o regime tributário, porte da empresa e atividade econômica.

A seguir, listamos as obrigações acessórias e o que cada uma exige das empresas.

DCTF

A DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) é uma obrigação acessória que informa à Receita Federal todos os tributos federais apurados e pagos pela empresa em determinado período.

É por meio dela que o governo acompanha o cumprimento da obrigação principal de recolher impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, entre outros. 

Sua entrega é mensal (para empresas do Lucro Real ou Presumido) e deve ser feita mesmo que não haja movimento tributável.

Importante: o não envio da DCTF no prazo ou com informações incorretas pode gerar multas significativas, além de dificultar o acesso a certidões negativas.

EFD Contribuições

A EFD Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições) é parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e deve ser enviada por empresas que apuram o PIS e a COFINS no regime não cumulativo (Lucro Real e algumas do Presumido).

Essa obrigação acessória reúne dados sobre a apuração dessas contribuições, base de cálculo, créditos e débitos fiscais. 

Ela também substitui antigos formulários manuais, trazendo mais controle e transparência à fiscalização.

SPED Fiscal

O SPED Fiscal é uma das obrigações acessórias mais complexas. Ele consolida uma série de informações fiscais e contábeis em arquivos digitais que devem ser enviados ao Fisco.

Empresas do regime do Lucro Real ou Presumido devem entregar o SPED com dados sobre a emissão de notas fiscais, entradas e saídas, apuração de ICMS e IPI, entre outros. 

A correta estruturação desses arquivos evita autuações e inconsistências fiscais.

DIRF

A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é usada para informar à Receita Federal todos os valores de tributos retidos pela empresa ao longo do ano — como IRRF, PIS, COFINS, CSLL e contribuição previdenciária.

Essa declaração detalha os valores retidos nas relações com funcionários, prestadores de serviços e demais beneficiários de rendimentos sujeitos à retenção na fonte.

Vale destacar, contudo, que a DIRF não precisará mais ser enviada. As declarações relativas ao ano-calendário de 2025 deverão ser feitas somente pelo eSocial e pela EFD-Reinf. 

eSocial

O eSocial é uma plataforma digital que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. 

Ele reúne diversas obrigações acessórias em um só ambiente, exigindo que a empresa envie dados sobre admissões, demissões, eventos de SST (Segurança e Saúde do Trabalho), entre outros.

A obrigatoriedade do eSocial varia conforme o porte e categoria da empresa, mas a maioria dos negócios já está incluída nas fases de entrega.

RAIS

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação acessória exigida anualmente do empregador para relatar informações sobre vínculos empregatícios, salários pagos, jornada de trabalho e movimentações dos funcionários.

Apesar de parte das informações da RAIS já terem migrado para o eSocial, o envio ainda é obrigatório em alguns casos — especialmente para empresas sem sistema integrado de informações.

DEFIS (Simples Nacional)

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória exclusiva das empresas optantes pelo Simples Nacional. 

Nela, o empreendedor informa dados como faturamento, quantidade de cadastro geral de empregados, pró-labore, distribuição de lucros e pagamentos de impostos.

Diferentemente das empresas do Lucro Real ou Presumido, quem está no Simples não entrega a DCTF ou a EFD Contribuições, mas deve manter a DEFIS em dia, sob pena de ficar irregular na Receita Federal.

Exemplos de obrigações acessórias tributárias?

Conforme mencionado, as obrigações acessórias tributárias variam de acordo com o regime de tributação adotado pela empresa. 

Cada enquadramento impõe um conjunto específico de declarações, relatórios e escrituração fiscal. A seguir, você confere os principais exemplos de obrigações acessórias para cada um desses regimes.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional têm um regime tributário mais simplificado, mas isso não significa ausência de obrigações acessórias. 

Elas precisam manter a conformidade com uma série de exigências fiscais e trabalhistas.

Principais obrigações acessórias do Simples Nacional

• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): declaração de substituição tributária mais complexa e é enviada anualmente.
• PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional - Declaratório): utilizado para apurar e declarar os recursos mensais.
• eSocial: obrigatório para registrar eventos trabalhistas, como folha de pagamento e admissão/demissão.
• GFIP/SEFIP (quando aplicável): embora parte das informações tenham migrado para o eSocial, ainda pode ser exigido em alguns casos.
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e ou NFS-e): emissão obrigatória para registrar vendas de produtos ou serviços.

Obrigações acessórias do Lucro Real

Empresas no regime do Lucro Real lidam com um volume maior de declarações e obrigações fiscais. Esse regime é, geralmente, adotado por grandes empresas ou atividades obrigadas por lei (como instituições financeiras).

Principais obrigações acessórias do Lucro Real

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): enviada mensalmente para informar todos os recursos apurados e pagos.
• EFD Contribuições: escrituração do PIS PASEP e da COFINS no regime não cumulativo.
• ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal): parte do SPED, registra os livros fiscais e contábeis e a apuração do IRPJ e CSLL.
• SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): reúne todas as obrigações fiscais e a apuração dos impostos estaduais e federais.
• DIRF, eSocial, RAIS, GFIP, entre outras.

Obrigações acessórias do Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime intermediário, com menos exigências do que o Lucro Real, mas mais do que o Simples Nacional. 

Ainda assim, todas as obrigações acessórias são relevantes e exigem organização contábil e fiscal.

Principais obrigações acessórias do Lucro Presumido

• DCTF: também entregue mensalmente, com os tributos apurados no período.
• EFD Contribuições: necessária quando a empresa opta pelo regime não cumulativo do PIS/COFINS (em casos específicos).
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): obrigatória mesmo sem a exigência da ECD, para informar a apuração do IRPJ e CSLL.
• SPED Fiscal (quando exigido pelo estado): aplicável principalmente a empresas que comercializam produtos.
• eSocial, DIRF, RAIS, Notas Fiscais Eletrônicas, entre outras.

Prazos e variações conforme o regime tributário

Os prazos de entrega das obrigações variam bastante e são definidos por instruções normativas da Receita Federal e pelos fiscos estaduais e municipais. Isso exige que a empresa esteja sempre atualizada com o calendário tributário de 2025.

• Mensais: como a DCTF, PGDAS-D, eSocial, SPED Fiscal.
• Anuais: DEFIS, DIRF, RAIS, ECD e ECF (dependendo do regime).
• Eventuais: quando ocorrem admissões, demissões, alterações contratuais ou outros fatos geradores de obrigações trabalhistas ou previdenciárias.

A organização e o acompanhamento dos prazos são essenciais para evitar autuações e inconsistências na apuração de tributos.

Multas e penalidades por descumprimento

O não cumprimento das obrigações acessórias tributárias pode gerar multas elevadas, restrições legais e dificuldades na obtenção de certidões negativas. 

Mesmo que a empresa esteja com os tributos pagos, a omissão ou o atraso na entrega das declarações pode resultar em penalizações automáticas.

Exemplos de penalidades:

• Multa mínima de R$ 200 por declarações fiscais pertinentes não entregues (Simples Nacional).
• Multa de 2% ao mês/calendário sobre o valor dos tributos informados em caso de atraso na DCTF (Lucro Presumido e Lucro Real).
• Impossibilidade de distribuir lucros enquanto as demonstrações contábeis não estiverem entregues.

Além do impacto financeiro, há riscos reputacionais e operacionais, como o bloqueio de acesso a linhas de crédito e impedimentos em licitações públicas.

Como se organizar para cumprir as obrigações acessórias?

Como deu para perceber, o cumprimento de todas as obrigações acessórias tributárias exige organização, processos claros e uso de ferramentas adequadas. 

Planejamento mensal e uso de calendário

A base da organização está em um bom planejamento tributário. Ter um calendário fiscal atualizado, com os prazos das declarações obrigatórias de acordo com o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), ajuda a antecipar as demandas e evitar atrasos.

Recomenda-se que o calendário contenha:

• Datas de entrega das obrigações acessórias (DCTF, SPED, eSocial etc.);
• Prazos de pagamento de tributos;
• Agendamentos de reuniões com contabilidade;
• Eventos trabalhistas e societários que impactam na geração de novas obrigações;
• Essa rotina permite melhor alocação de tarefas e evita sobrecargas de última hora.

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Importância da conciliação contábil e fiscal

A conciliação contábil e fiscal garante que os dados informados ao Fisco estejam corretos e condizentes com a realidade financeira da empresa. Isso é especialmente importante para evitar notificações por divergência de informações entre diferentes obrigações acessórias.

• Verificar se o processamento eletrônico de dados enviados no SPED está alinhado com o que foi declarado na DCTF e EFD.
• Garantir que lançamentos contábeis estejam de acordo com os comprovantes fiscais.
• Revisar saldos, receitas e retenções de tributos antes do fechamento contábil.

Essa prática reduz riscos, aumenta a confiabilidade da gestão fiscal e assegura o cumprimento das obrigações tributárias com precisão.

Tecnologia como aliada

O uso da tecnologia é um diferencial importante para empresas que lidam com múltiplas obrigações acessórias tributárias. Plataformas de gestão de custos ajudam a automatizar tarefas, gerar relatórios e validar informações antes do envio ao Fisco.

Principais recursos que fazem diferença:

• Geração automática de declarações e guias;
• Alertas de prazos e pendências fiscais;
• Integração entre o setor financeiro e a contabilidade;
• Armazenamento e organização de documentos fiscais.

Além disso, um sistema integrado garante que as informações financeiras e operacionais estejam sempre corretas e prontas para alimentar as declarações obrigatórias.

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