O que muda com a nova versão da EFD-Reinf para o DP

Se você é empresário de pequenas e médias empresas, contador ou assistente contábil, provavelmente já se deparou com a sigla EFD-Reinf. Ela se refere à Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, uma obrigação acessória que passou a ter um papel ainda mais estratégico nos últimos anos dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Com a digitalização dos processos fiscais, a EFD-Reinf tornou-se peça-chave para que a Receita Federal acompanhe as retenções de tributos, principalmente aquelas relacionadas a serviços prestados e tomados.

Além disso, mudanças recentes nas regras de envio — como a incorporação dos eventos da série R-4000 — aumentaram a atenção necessária para a entrega correta dessa obrigação.

Se você ainda tem dúvidas sobre quem deve entregar a EFD-Reinf, o que precisa ser declarado exatamente, quais são os prazos e os fatos geradores, este guia é para você.

Continue a leitura e descubra tudo o que precisa saber para manter sua empresa em dia com o Fisco e evitar multas desnecessárias.

O que é EFD-Reinf? 

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado para simplificar e unificar a prestação de informações fiscais relacionadas a retenções de tributos e contribuições, como:

• Imposto de Renda (IRRF);
• Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP); 
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). 

Sua entrega é obrigatória principalmente para pessoas jurídicas e alguns equiparados (como consórcios e associações desportivas), de acordo com critérios estabelecidos pela Receita Federal. 

Esse sistema visa garantir maior transparência, eficiência e agilidade na coleta de dados tributários, permitindo à Receita Federal acompanhar de forma mais precisa as retenções e os pagamentos realizados pelas empresas, assegurando a conformidade com a legislação vigente.

Leia também: ICMS no Simples Nacional: como evitar multas e impostos excessivos.

O que precisa ser declarado na EFD-Reinf? 

Conforme falamos, na EFD-Reinf, os contribuintes devem informar, mensalmente, todos os dados referentes às retenções de tributos que não estão vinculadas diretamente à folha de pagamento.

Veja os detalhes na tabela a seguir:

Dica de leitura: Guia de impostos federais, estaduais e municipais para empresas.

Quem deve entregar a EFD-Reinf?  

Devem entregar a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais os seguintes contribuintes: 

1. Empresas que prestam ou contratam serviços com retenção de tributos

As organizações que prestam ou contratam serviços sujeitos à retenção de tributos, como INSS, IR, CSLL, PIS/Pasep e Cofins, estão obrigadas a entregar a EFD-Reinf.

Essa obrigação se aplica a empresas de diversos setores, principalmente aquelas que atuam com serviços de prestação contínua, como empresas de consultoria, Tecnologia da Informação (TI), limpeza, vigilância, entre outras.

Veja também: IRPJ e CSLL no Lucro Real e Lucro Presumido - como calcular, diferenças e impactos para as empresas.

2. Produtores rurais

Os produtores rurais também devem entregar a EFD-Reinf, especialmente quando realizam retenção de tributos sobre o pagamento a prestadores de serviços ou sobre a venda de produtos. 

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais deve ser usada para informar os pagamentos feitos aos prestadores de serviços, bem como as retenções realizadas, se aplicáveis.

3. Entidades promotoras de eventos

Entidades que promovem eventos também estão obrigadas a entregar a EFD-Reinf.  Isso inclui empresas que organizam shows, feiras, exposições, congressos e outros tipos de eventos.

Nesse caso, a obrigação se aplica tanto às retenções de impostos realizadas sobre os pagamentos feitos aos prestadores de serviços do evento quanto à prestação de informações sobre esses serviços.

A entrega do EFD-Reinf é obrigatória?

A entrega da EFD-Reinf é obrigatória para os contribuintes que se enquadram nas situações mencionadas anteriormente. 

A Receita Federal estabelece essa obrigatoriedade para garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais.

É importante ressaltar que a não entrega da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais no prazo estabelecido pode resultar em penalidades e multas. 

Portanto, é essencial que as empresas e entidades cumpram essa obrigação acessória para evitar complicações fiscais e garantir a conformidade com a legislação tributária.

Dica de leitura: Entenda o que muda para a sua empresa com a Reforma Tributária.

Como fazer a EFD-Reinf?

Antes de iniciar o preenchimento da EFD-Reinf, é essencial seguir alguns passos importantes para garantir a correta entrega das informações:

Organize a documentação  

 A organização prévia das informações evita erros, retrabalho e possíveis penalidades por inconsistências. Entre os principais documentos que você precisará para a entrega, estão:

• Notas fiscais de serviços tomados/prestados: são essenciais para identificar os serviços que geraram retenções de tributos, como INSS e IR. Certifique-se de que as notas estão completas e registradas corretamente para preencher a EFD-Reinf.
• Informações de retenções (INSS, IRRF, etc.): devem ser registradas na EFD-Reinf. Tenha todos os comprovantes dessas retenções, com os valores pagos e os tributos descontados, organizados e atualizados.
• Dados de faturamento para cálculo de contribuições: o faturamento da empresa é necessário para calcular contribuições como PIS/Pasep e Cofins. Reúna as informações sobre as receitas e serviços prestados para garantir a precisão dos valores informados na EFD-Reinf. 

Escolha um sistema de gestão 

Para facilitar o preenchimento e envio da EFD-Reinf, a maioria das empresas usa um software de contabilidade para gerar os arquivos no layout correto da Receita (em XML).

Mas vale investir também em um sistema ERP que já possua o módulo EFD-Reinf integrado. Isso torna o preenchimento e o envio da obrigação acessória ainda mais ágeis, além de garantir maior precisão e eficiência no cumprimento das obrigações fiscais. 

Preencha os eventos obrigatórios 

Ao preencher a EFD-Reinf, é necessário incluir informações sobre diversos eventos obrigatórios. Cada um deles corresponde a diferentes tipos de dados que devem ser reportados à Receita Federal. Confira, abaixo, quais são eles:

• R-1000 – Informações do contribuinte (cadastro inicial): contém as informações cadastrais iniciais do contribuinte, como dados da empresa e sua identificação perante a Receita Federal. Deve ser preenchido no início do processo de envio da EFD-Reinf.
• R-2010 – Retenção de serviços prestados: refere-se à retenção de tributos sobre serviços prestados pela empresa, como INSS, IR e outros. Este evento deve ser preenchido sempre que houver retenção de impostos na prestação de serviços.
• R-2020 – Retenção de serviços tomados: é utilizado para informar as retenções de tributos realizadas sobre serviços que a empresa contratou de terceiros. Inclui retenções de INSS, IR, CSLL, PIS/Pasep, entre outros.
• R-2099 – Fechamento dos eventos periódicos: é usado para concluir o preenchimento dos eventos periódicos, sinalizando o fim do período de apuração e encerramento da entrega da EFD-Reinf.
• R-4000 – Pagamentos e recebimentos com retenções de IR, PIS, Cofins e CSLL: deve ser preenchido quando houver pagamentos ou recebimentos sujeitos a retenções desses tributos. Ele detalha os valores pagos e as retenções realizadas, sendo fundamental para o correto cumprimento das obrigações fiscais.

Assine com certificado digital

A assinatura da EFD-Reinf é obrigatória e deve ser feita com um certificado digital válido, como o e-CNPJ. 

A assinatura digital garante a autenticidade e integridade das informações enviadas à Receita Federal, além de assegurar que a entrega foi feita de forma segura e conforme a legislação. 

Sem ela, a EFD-Reinf não será considerada válida, o que pode resultar em multas e problemas fiscais. 

Transmita para a Receita Federal 

Após preencher e assinar a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é hora de transmiti-la para a Receita Federal. 

A transmissão é realizada diretamente pela internet, pelo sistema do software de contabilidade habitual ou, alternativamente, pelo ambiente da própria Receita Federal. 

Acompanhe o recibo de entrega

Após transmitir a EFD-Reinf para a Receita Federal, o contribuinte receberá um protocolo de entrega, que serve como comprovante de que a declaração foi recebida e processada com sucesso.

É essencial guardar esse recibo, pois ele pode ser solicitado em caso de fiscalização ou para verificar o status do envio. 

Benefícios da EFD-Reinf

A EFD-Reinf oferece uma série de benefícios significativos para empresas e contribuintes. 

Inicialmente, ela simplifica e unifica a prestação de informações fiscais e tributárias, reduzindo a possibilidade de erros e inconsistências nos dados enviados à Receita Federal.

Além disso, aumenta a eficiência na coleta de dados tributários, permitindo a automação de processos e a consequente redução de custos administrativos. Isso é especialmente vantajoso para empresas que buscam otimizar suas operações e garantir a conformidade fiscal de maneira mais ágil e precisa.

Outro ponto importante é que a EFD-Reinf atua como um complemento ao eSocial, o sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. 

Juntos, esses sistemas substituem diversas obrigações acessórias tradicionais, como a GFIP, SEFIP, DIRF, RAIS e CAGED, proporcionando uma gestão mais integrada e eficiente das informações fiscais.

Em resumo, a EFD-Reinf não só facilita o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, mas também contribui para uma gestão fiscal mais transparente e eficiente, beneficiando tanto as empresas quanto os contribuintes.

Existe algum manual da EFD-Reinf?

A Receita Federal disponibiliza um manual completo para orientar o preenchimento e envio da EFD-Reinf.

Esse documento oferece orientações detalhadas sobre os eventos obrigatórios, a estrutura dos arquivos, as regras de preenchimento e as instruções para a transmissão correta dos dados. 

É recomendável, portanto, consultá-lo antes de iniciar o processo de envio, para garantir a conformidade com a legislação e evitar erros que possam resultar em penalidades.

Perguntas e respostas sobre a EFD-Reinf 

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais pode gerar dúvidas, especialmente quanto aos detalhes do preenchimento e à obrigação de enviar as informações corretamente. 

Para ajudar a esclarecê-las, selecionamos algumas perguntas comuns sobre o tema. Confira:

Quais serviços têm retenção de impostos federais? 

Os serviços sujeitos à retenção de impostos federais são, em sua maioria, aqueles relacionados à prestação de serviços que envolvem pagamento de tributos, como INSS, IR, CSLL, PIS e Cofins. Alguns exemplos de serviços com retenção incluem:

• Consultorias e assessorias técnicas;
• Serviços de limpeza, vigilância e segurança;
• Serviços de transporte;
• Serviços de publicidade e propaganda. 

O que informar no R-4000 da EFD-Reinf?

O evento R-4000 da EFD-Reinf refere-se aos “Pagamentos e recebimentos com retenções de IR, PIS, Cofins e CSLL”.

Nele, a empresa deve informar os pagamentos e recebimentos realizados com a retenção desses impostos. 

Desde o início deste ano, o evento R-4000 passou a substituir a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

Abaixo, apresentamos uma tabela com as principais informações a respeito desta série:

Veja também: O que é ISS: saiba a importância deste imposto e como calculá-lo.

Qual é a data do fato gerador?

A data do fato gerador para a EFD-Reinf é o momento em que ocorre a retenção dos tributos, ou seja, o pagamento ou a contratação de serviços com retenção de impostos. 

Para a maioria das situações, essa data será o dia do pagamento ou da prestação do serviço, desde que esse pagamento envolva a retenção de tributos federais (INSS, IR, CSLL, PIS/Pasep e Cofins). 

Por isso, é importante acompanhar o calendário tributário para garantir o correto cumprimento dos prazos e evitar penalidades.

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Existe multa para quem não declarar a EFD-Reinf?

Sim, existe multa para quem não declarar a EFD-Reinf ou se a declaração for entregue com atraso. 

A Receita Federal pode aplicar uma multa de 2% ao mês ou fração de atraso sobre o valor dos tributos informados, sendo o valor mínimo de R$ 500,00. 

Além disso, caso a declaração não seja entregue, a empresa pode ser sujeita a outras penalidades, como a não possibilidade de compensação da carga tributária ou até mesmo o bloqueio de certidões negativas de débitos, o que pode impactar negativamente as operações da empresa.

Para evitar esses riscos e tornar a gestão fiscal mais eficiente, a plataforma de gestão de despesas da Flash é uma grande aliada. Ela simplifica a administração dos gastos corporativos e assegura maior controle e conformidade fiscal.

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