Como declarar reembolso de despesas no Imposto de Renda?

Quando se trata de reembolso de despesas, surgem muitas dúvidas: O reembolso de despesas deve ser declarado no imposto de renda? Como declarar o reembolso no imposto de renda? Essas são algumas das questões que muitos colaboradores e gestores de empresas têm durante essa época do ano. Entenda como lidar com essas dúvidas e garantir uma declaração correta e eficiente.  

No universo corporativo, o reembolso de despesas surge como uma prática comum e abrange desde viagens a trabalho até materiais de escritório necessários para a execução de tarefas. No entanto, a falta de compreensão sobre como declarar esses reembolsos pode levar a erros que complicam a situação fiscal do colaborador e da empresa, perante a Receita Federal.

À medida que o ano fiscal de 2025 se aproxima, é crucial estar atualizado sobre as mudanças nas regras da declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).

Essas alterações podem impactar a maneira como reembolsos, diárias de viagem e ajudas de custo são declarados, exigindo uma atenção redobrada para evitar possíveis deslizes que podem levar à malha fina.

Este artigo visa oferecer um guia completo sobre como declarar corretamente reembolsos no IRPF 2025, diferenciando entre despesas nacionais e internacionais, diárias, ajudas de custo e outros tipos de reembolsos. 

Além disso, esclarecemos dúvidas comuns tanto para os colaboradores que recebem esses reembolsos quanto para os gestores financeiros responsáveis por administrá-los dentro das empresas. 

Diárias de viagem, ajuda de custo e reembolso de despesas: tributação no IRPF

No âmbito do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), a tributação de reembolsos de despesas gera muitas dúvidas. É fundamental entender que, em geral, os valores recebidos a título de reembolso por despesas efetivamente incorridas em função do trabalho não são tributáveis. 

Isso se aplica quando o colaborador gasta do próprio bolso em nome da empresa e é posteriormente ressarcido. 

Todos os valores reembolsados deverão ser categorizados como “não tributáveis”. Diárias de viagem e ajudas de custo aos colaboradores, por exemplo, são considerados rendimentos isentos de impostos no IRPF.

Outras despesas comuns que também se encaixam na categoria “não tributáveis”, são:

• Despesas médicas;
• FGTS;
• Pensão alimentícia;
• Herança;
• Indenização por acidente de trabalho;
• Pagamento previdenciário próprio.

Apesar de não tributáveis, os valores gastos também devem ser informados juntamente aos respectivos comprovantes válidos.

Atenção as despesas no exterior

A declaração de reembolsos no IRPF varia conforme a origem da despesa. Para despesas nacionais, o processo é mais direto, exigindo apenas que o contribuinte mantenha os comprovantes das despesas que foram reembolsadas pela empresa. 

Já para o reembolso de despesas no exterior, além da manutenção dos comprovantes, pode ser necessário converter os valores para o Real (R$). 

Para isso, é preciso utilizar a taxa de câmbio oficial da data da despesa. Esse procedimento garante que o valor declarado reflita corretamente o montante gasto.

Como a Receita diferencia diárias, ajuda de custo e reembolso de despesas?

É importante distinguir entre diárias, ajuda de custo e reembolsos de despesas, pois cada categoria tem tratamento fiscal diferente:

• Diárias de viagem: destinam-se a cobrir gastos com hospedagem, alimentação e locomoção. Quando pagas dentro de limites razoáveis e destinados exclusivamente a cobrir essas despesas, não são tributáveis.
  
  
• Ajuda de custo: valores pagos para cobrir despesas com mudanças ou outras situações específicas. Desde que comprovadamente utilizados para tal fim, são isentos de tributação.
  
  
• Reembolso de despesas: refere-se ao ressarcimento de despesas efetivamente realizadas pelo colaborador em nome da empresa. Contanto que haja comprovação, tais reembolsos são isentos de tributação.

A correta categorização e declaração desses valores são cruciais para evitar problemas com a Receita Federal. 

Manter a organização e a documentação adequada dessas transações facilita a comprovação da legítima finalidade dos gastos, assegurando que colaboradores e empresas estejam em conformidade com as normativas fiscais.

Como declarar reembolso no Imposto de Renda?

De acordo com a Instrução Normativa IN RFB nº 2.178/2024, são obrigados a declarar imposto de renda todos aqueles com rendimentos tributáveis acima de R$30.639,90. 

Para declarar os valores de reembolso, diárias e ajuda de custo no IRPF 2025, o processo é bem simples:

1. Acesse o Programa de Declaração do Imposto sobre a Renda da Receita;
2. No painel esquerdo, clique em “Rendimentos isentos e Não Tributáveis” e selecione o item “Outros”;
3. Preencha com o nome e o CNPJ da empresa responsável pelo reembolso;
4. Na descrição do rendimento, escreva que o valor declarado se refere a um reembolso de despesas.

Em casos de dúvidas, sempre procure um contador para auxiliar na declaração, ok? Além disso, é comum que existam algumas dúvidas comuns na hora de declarar o Imposto de Renda da Pessoa Física.

1 - Quando informar reembolsos no IR?

Qualquer depósito de reembolso com valores expressivos deve ser informado. Assim, valores ressarcidos após a comprovação dos gastos e até os adiantamentos de despesa precisam estar listados na declaração à Receita.

Não relacionar os recebimentos no IR, pode acarretar uma multa de 1% ao mês, no mínimo R$165,74 e máxima de 20% do imposto devido. 

Além disso, também há o risco de uma investigação mais profunda e, em casos extremos, até de ser acusado de crime de sonegação fiscal, que prevê até cinco anos de prisão.

2 - É preciso comprovar os gastos reembolsados? Como fazer isso?

Sim, a Receita Federal requer a comprovação de todas as despesas reembolsadas pela empresa, utilizando comprovantes válidos que detalham a despesa e o fornecedor.

Por exemplo, no caso de hospedagem em viagens corporativas, o comprovante deve incluir informações como:

• Nome e CNPJ do estabelecimento;
• Serviços prestados;
• Datas de entrada e saída. 

É aconselhável manter uma cópia desses comprovantes para possíveis verificações pela Receita, além de serem necessários para o reembolso pela empresa.

Leia também: o guia completo sobre quem trabalho com veículo próprio.

3 - Reembolsos, diárias e ajuda de custo são isentos do Imposto de Renda?

Sim, todos são isentos de tributação pelo IRPF. Porém, apesar de não tributáveis, os mesmos devem ser devidamente informados junto a sua declaração. 

4 - Declaração simplificada ou declaração completa: qual a diferença?

A Receita Federal disponibiliza dois tipos de declaração de IRPF: simplificada e completa. 

A forma de informar os rendimentos irá mudar de acordo com os gastos e ganhos de cada contribuinte, e a escolha ideal depende do valor e quantidade de despesas a serem deduzidas.

• Declaração simplificada: indicada para poucas despesas a deduzir, proporcionando um desconto de 20% na renda tributável.
  
  
• Declaração completa: recomendada para gastos significativos com saúde, educação, previdência ou dependentes, resultando em um maior abatimento no valor final do imposto.

É necessário entender qual a melhor forma de referir de acordo com os gastos anuais. Afinal, caso os valores não sejam declarados, o contribuinte pode ser multado ou ter o CPF restrito.

5 - Como evitar erros na declaração de reembolsos do IRPF

A declaração de reembolsos no IR não é complexa, mas necessita de atenção a alguns pontos cruciais para evitar problemas com o fisco. Abaixo, listamos alguns dos cuidados necessários para isso.

• É preciso que o colaborador seja vinculado formalmente à empresa.
• Qualquer tipo de reembolso deverá ser feito diretamente e apenas para o funcionário. Familiares e amigos não devem ser incluídos em gastos corporativos.
• Os valores declarados precisam ser condizentes com o cargo e nível hierárquico que o colaborador tem na empresa.
• Os valores precisam ser reais e condizentes com os gastos.

O que diz a Receita Federal sobre a tributação de reembolso de despesas

Uma dúvida muito comum para as empresas sobre reembolsos de despesas, é em relação a tributação de PIS e COFINS, por parte da Receita Federal. Isso varia significativamente dependendo do regime tributário adotado pela empresa, levando a um cenário complexo que pode gerar dúvidas e incertezas para os gestores. 

Entender como cada regime é afetado pelos diferentes entendimentos dos órgãos fiscais é crucial para a gestão financeira adequada e para evitar autuações. 

Vamos detalhar o que a lei e as soluções interpretativas recentes indicam para cada regime.

Reembolso de despesas e tributação de empresas em Lucro Presumido

Neste regime, o tratamento dos reembolsos de despesas passou por alterações significativas ao longo dos anos, refletindo a evolução do entendimento fiscal sobre o assunto:

• 2011: a Receita Federal considerava que os valores recebidos a título de reembolso de despesas deveriam integrar a receita bruta da empresa, afetando diretamente a base de cálculo do imposto sobre a renda.
  
  
• 2012: expandiu o entendimento para incluir na receita bruta, para fins de PIS/Pasep no regime cumulativo, os valores recebidos de clientes como reembolso de despesas necessárias à prestação de serviços.
  
  
• 2021: houve um avanço significativo, onde se clarificou que os reembolsos obtidos pelo rateio de despesas e custos, que não se configuram como pagamento por serviços prestados, não representam receita para fins de IRPJ no lucro presumido.

Empresas sob o Lucro Real

Para as empresas que operam sob o regime de Lucro Real, os entendimentos específicos também indicam a forma de tributação dos reembolsos:

• 2007: foi estabelecido que receitas financeiras e reembolsos de despesas, não incluídos na receita bruta, integram a base de cálculo do imposto mensal por estimativa.
  
  
• 2012: foi determinado que reembolsos de despesas essenciais à execução de serviços, como viagens e transportes, e que devem ser restituídos pelos clientes, estão sujeitos à tributação pela Cofins.

Empresas sob o Simples Nacional

Para empresas enquadradas no Simples Nacional, a abordagem é um tanto direta:

Em 2020, a Receita Federal esclareceu que, no âmbito do Simples Nacional, a receita bruta inclui o preço dos serviços prestados, abrangendo custos e despesas repassados ao tomador do serviço como parte desse preço. Portanto, esses valores são considerados parte da receita bruta da empresa.

Quando os reembolsos são tributáveis?

Impostos sobre o ressarcimento na maioria das vezes incidem quando a empresa cobre despesas que não seriam originalmente suas ou que são de responsabilidade da contratante. 

Este cenário pode levar a interpretações variadas por parte das autoridades fiscais, sobretudo se os gastos reembolsados não forem claramente justificados como necessários para a atividade profissional.

Usando o exemplo do colaborador que opta por uma refeição de custo mais alto do que o habitual. Se a empresa decide reembolsar o valor total, tal prática pode ser vista como um benefício extra ao salário, sujeito à tributação. 

Da mesma forma, despesas que excedem os limites estabelecidos pelas políticas internas da empresa ou que não sejam estritamente necessárias para a execução do trabalho podem ser interpretadas como tributáveis.

Falando nisso, a sua empresa já possui uma política de reembolso estruturada? Esse documento é essencial para padronizar o processo e definir quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis. 

Se a resposta for não, temos a solução ideal para você. Baixe gratuitamente o nosso modelo de política de reembolso, só clicar na imagem abaixo. 

PIS e COFINS em reembolsos de despesas

Quando se trata de PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), a tributação em reembolsos de despesas segue princípios similares. 

Se os reembolsos são feitos por despesas que claramente se enquadram nas atividades operacionais da empresa e são devidamente documentados, estes geralmente não são tributáveis para fins de PIS e COFINS. 

Leia também: Saiba como e quando fazer uma carta de reembolso.

Contudo, o cuidado deve ser redobrado em situações onde os gastos não estejam diretamente relacionados às atividades da empresa ou quando excedem padrões razoáveis. Esses valores podem ser considerados como parte da receita bruta da empresa, sujeitando-os à tributação correspondente.

É fundamental que as empresas mantenham uma política clara de reembolso, definindo o que é e o que não é reembolsável, além de estabelecer limites e exigir documentação comprobatória para todos os gastos. 

Tributação de reembolsos entre empresas

A restituição, quando apresenta gastos que não são originais da contratante, define receita do serviço prestado. O reembolso será tributável sempre que a empresa serviço tiver acréscimo patrimonial e não recomposição de valores.

Nesta situação, mesmo sendo uma despesa, se qualifica como um rendimento. Aqui, a despesa é do prestador, e, quando se tem ganho, configura-se benefício.

Não declarar esta receita no IR, caracteriza omissão, que garante multas de 20% a 150% sobre a diferença do que não foi declarado.

Dúvidas frequentes sobre tributação de reembolsos para as empresas

A gestão de reembolsos de despesas é uma área que frequentemente causa dúvidas entre gestores de empresas, especialmente no que se refere à tributação. 

Compreender as nuances fiscais associadas pode ajudar a empresa a evitar erros que poderiam resultar em penalidades. 

Aqui, esclarecemos algumas das principais questões:

1. Os reembolsos de despesas são tributáveis para a empresa?

Em princípio, os reembolsos de despesas não devem ser tributados quando claramente vinculados a gastos corporativos legítimos. Dentre eles, são incluídas viagens de negócios ou aquisições necessárias para a operação da empresa. 

Para garantir a isenção, é fundamental que a empresa mantenha um registro detalhado e comprovantes de todas as despesas reembolsadas.

Gerenciar todos os reembolsos representa um desafio significativo. Para ajudar o seu financeiro a otimizar a aprovação desses pagamentos, produzimos um fluxograma de aprovação de reembolsos com um comparativo entre o processo manual e com a Flash.

Com o sistema de gestão de despesas da Flash, o processo de reembolsos corporativos é simplificado e conta com automações que evitam erros, violações à política da empresa e fraudes. 

2. Como devo tratar os reembolsos para fins de PIS e COFINS?

Reembolsos precisos e bem documentados, ligados diretamente a despesas operacionais, geralmente estão isentos das contribuições para o PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social). 

No entanto, a chave para essa isenção é a clara demonstração de que os valores reembolsados correspondem a despesas diretamente relacionadas à atividade empresarial e que não representam uma receita adicional para a empresa.

3. Existem diferenças no tratamento de reembolsos entre regimes tributários?

Sim, as empresas sujeitas aos regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional podem encontrar diferenças no tratamento fiscal de reembolsos. 

Enquanto as regras básicas sobre a isenção de tributos para reembolsos aplicam-se de maneira geral, a forma como as despesas são contabilizadas e reportadas pode variar. 

Portanto, é recomendável consultar um contador ou especialista em tributação para entender as especificidades aplicáveis a cada regime tributário.

4. Reembolsos de despesas no exterior têm tratamento especial?

Despesas reembolsadas realizadas no exterior requerem atenção adicional, especialmente no que refere-se à conversão de moedas e à documentação suporte. 

A empresa deve garantir que os comprovantes de despesas internacionais estejam claros, sejam detalhados e convertidos para o Real utilizando a taxa de câmbio oficial da data em que a despesa foi realizada.

Como facilitar a declaração de reembolsos no Imposto de Renda

O processo de declarar impostos pode rapidamente se tornar complexo, especialmente quando documentos essenciais para possíveis deduções se perdem. 

A solução mais eficaz para evitar esse tipo de contratempo é garantir a segurança e a organização de todos os recibos, cupons e notas fiscais relevantes.

No entanto, mesmo sendo cuidadosamente armazenados, esses documentos físicos podem se deteriorar ou perder a legibilidade com o tempo, comprometendo sua validade para o Fisco. A adoção de uma plataforma de gestão de despesas corporativas pode simplificar significativamente o processo de reembolso. 

O procedimento envolve o encaminhamento e validação de gastos pelo colaborador até a integração com os sistemas contábeis da empresa.

Os documentos digitalizados têm a vantagem de serem facilmente acessíveis, organizáveis e, o mais importante, preservados de forma segura na nuvem, sem risco de deterioração física.

Com a Flash, você pode utilizar uma plataforma completa para gestão de despesas, de reembolsos e de viagens, tudo isso contando também com a facilidade do cartão corporativo. O sistema oferece soluções que simplificam esses processos, tanto para os colaboradores quanto para as organizações:

• Digitalização de despesas: automatiza processos com tecnologia OCR, que permite a extração de textos e imagens reduzindo custo de tempo na leitura de comprovantes. Acesso fácil para funcionários e gestores, facilitando a organização e comprovação de gastos.
  
  
• Emissão de nota de débito: a plataforma simplifica a criação de notas de débito, permitindo gerar este documento crucial com apenas alguns cliques, contendo todas as informações necessárias sobre a despesa, o solicitante e o cliente.
  
  
• Cartão corporativo: o recurso é disponibilizado aos colaboradores para simplificar o processo de pagamentos corporativos e agilizar a gestão e aprovação de despesas pelo setor financeiro.
  
  
• Gestão de reembolsos: auxilia a monitorar e controlar gastos, garantindo conformidade com as políticas da empresa e otimização de custos.
  
  
• Gestão de viagens: possibilita a aprovação de passagens aéreas e hospedagens de acordo com a política da empresa, diretamente pelo celular.

Investir na digitalização e na gestão eficaz de documentos fiscais não apenas melhora sua declaração de impostos, mas também assegura que você não pague mais do que deve por falta de comprovação.

O sistema de gestão de despesas da Flash transforma a administração financeira da sua empresa e contribui para a redução de custos, além de oferecer 80% de economia de tempo nas solicitações de reembolso. 

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