Aviso e comunicados de feriado: saiba como fazer

A comunicação interna de uma empresa sempre é um desafio, especialmente em meio às diversas rotinas de Recursos  Humanos. Em especial, quando o assunto é aviso de feriado e comunicações relacionadas.

Para os profissionais de RH e gestores, é essencial garantir que todos os colaboradores e clientes estejam cientes dos dias de folga e fiquem com a escala de trabalho alinhada. Isso não apenas evita confusões, mas também contribui para a manutenção da produtividade e organização. 

Neste artigo, exploraremos a importância de criar avisos de feriado claros e eficazes, oferecendo estratégias e modelos que podem ser adaptados para diferentes contextos empresariais, garantindo uma comunicação interna eficiente e organizada.

Boa leitura!

O que é um aviso de feriado e por que isso é importante para o RH? 

Os feriados e folgas são elementos essenciais para a saúde mental no trabalho, afinal, permitem que os colaboradores deem uma pausa no trabalho e recarreguem as energias.

Controlar a jornada de trabalho nesses dias se torna importante para evitar riscos e garantir o descanso de todos.

Um aviso de feriado é uma comunicação formal destinada a informar antecipadamente os colaboradores e clientes sobre os dias em que a empresa não estará operando devido a feriados oficiais ou pontos facultativos. 

O comunicado de feriado pode ser distribuído por diversos meios, como e-mails, boletins internos, ou por meio de sistemas de gestão de pessoas, como o software da Flash. Fale com um de nossos especialistas para saber mais informações.

Para o departamento de RH, o envio de avisos de feriado é crucial por várias razões:

• Transparência: assegura que todos os envolvidos estejam cientes dos feriados, evitando mal-entendidos, além de garantir que nenhum colaborador se apresente ao trabalho desnecessariamente ou perca prazos importantes;
  
  
• Gestão de expectativas: ajuda a gerenciar as expectativas tanto de colaboradores quanto de clientes e permite que ambos possam planejar suas atividades em torno desses dias de folga como preferirem;
  
  
• Manutenção da produtividade: com avisos claros, os colaboradores podem organizar melhor suas jornadas de trabalho antes dos feriados, garantindo que a produtividade não seja afetada.

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Aviso interno x comunicações externas

Os avisos de feriado podem ser internos ou externos. Avisos internos são dirigidos aos colaboradores, enquanto os externos são para os clientes. A diferença essencial entre eles está no conteúdo e no tom da mensagem. 

Avisos para colaboradores tendem a ser mais detalhados sobre as operações internas, enquanto os comunicados para clientes focam em como os feriados podem afetar os prazos de entrega e a disponibilidade de serviços.

Criando um aviso de feriado eficaz em 5 passos, confira!

A criação de um aviso de feriado eficaz é fundamental para garantir que a comunicação interna seja clara e cumpra seu propósito sem causar confusões ou ruídos. 

Aqui estão alguns elementos e 5 dicas para ajudar a redigir uma comunicação eficaz:

1 - A(s) data(s) e horário(s) devem estar claros 

Os feriados, sejam facultativos ou oficiais, podem gerar outras situações, como a emenda de feriado. Independentemente se a empresa adotará de forma total ou parcial os dias a mais, é importante deixar a definição clara nos comunicados. 

Especifique exatamente quais dias serão feriados e se haverá alguma alteração no horário de trabalho antes ou depois dessas datas.

2 - Objetivo do comunicado 

É fundamental que o título/chamada de atenção do comunicado deve expressar no início o propósito daquele aviso. No caso dos feriados, já traga uma mensagem pontual, como “Aviso de Feriado X”. 

3 - Traga as instruções específicas 

Se necessário, inclua instruções específicas sobre como as tarefas ou responsabilidades devem ser gerenciadas durante o feriado, para que os prazos sejam mantidos.

4 - Canais de contato para dúvidas 

Por mais claro que um comunicado de feriado possa ser, tanto colaboradores, quanto clientes, podem ter dúvidas. Para ambos os casos, forneça informações de contato para que colaboradores ou clientes possam esclarecer dúvidas.

5 - Agradecimento 

Encerre o aviso agradecendo a compreensão e a colaboração de todos, reforçando a cultura positiva da empresa.

Dicas bônus: como redigir um aviso de feriado assertivo

• Seja conciso: mantenha a mensagem breve e direta ao ponto para garantir que a informação essencial seja compreendida com facilidade;
  
  
• Verifique a gramática e a ortografia: erros podem diminuir a credibilidade da mensagem, então revise com cuidado e atenção o texto antes de enviar;
  
  
• Personalize o comunicado: adapte a mensagem para refletir a cultura da empresa e o relacionamento com os destinatários, mantendo o profissionalismo.

Leia também: entendendo a declaração de horas e sua importância no ambiente de trabalho

Exemplos de aviso de feriado

Abaixo, separamos alguns modelos de aviso e comunicado de feriados, tanto para os colaboradores, quanto para os clientes. 

Exemplos de avisos de feriado para colaboradores 

A comunicação de feriados interna requer clareza e empatia, em especial porque impacta a rotina dos colaboradores. É importante deixar claro também, em casos de emenda de feriado, qual será a adoção da empresa e formas de compensação.

Aqui estão alguns modelos que podem ser adaptados conforme a necessidade e cultura da empresa:

Modelo 1: Aviso simples de feriado

Assunto: Comunicado de Feriado – [Nome do Feriado]

Corpo do comunicado:

Caros colaboradores,

Gostaríamos de informar que no dia [data], a empresa estará fechada devido ao feriado de [nome do feriado]. Retornaremos às nossas atividades normais no dia [data de retorno].

Agradecemos a compreensão e desejamos a todos um excelente feriado!

Atenciosamente,

[Seu Nome]

[Seu Cargo]

[Informações de Contato]

Modelo 2: Aviso de feriado com informações adicionais

Assunto: Aviso de Alteração de Horário por Feriado – [Nome do Feriado]

Corpo do E-mail:

Prezados colaboradores,

Informamos que devido à celebração de [nome do feriado] no dia [data], haverá uma alteração nos horários de trabalho. No dia anterior ao feriado, [data], encerraremos nossas atividades às [horário]. As atividades serão retomadas após o feriado no dia [data de retorno], no horário normal.

Por favor, organizem suas agendas para que todos os compromissos e prazos sejam ajustados de acordo com esta alteração.

Agradeço a colaboração de todos e desejo um ótimo feriado!

Atenciosamente,

[Seu Nome]

[Seu Cargo]

[Informações de Contato]

Exemplos de comunicados de feriados para clientes

Informar os clientes sobre feriados é essencial para gerenciar suas expectativas em relação a prazos e disponibilidade de serviços. 

Pensando nisso, separamos modelos que podem ser personalizados para comunicar os feriados aos clientes da sua empresa, veja abaixo:

Modelo 1: Aviso básico de feriado

Assunto: Informação importante: Horário de feriado [nome do feriado]

Corpo do E-mail:

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Gostaríamos de informá-lo(a) que nossa empresa não operará no próximo [data], devido ao feriado de [nome do feriado]. Retornaremos ao horário normal de funcionamento no dia [data de retorno].

Agradecemos sua compreensão e estamos à disposição para quaisquer dúvidas. Por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco antes do feriado caso necessite de assistência adicional.

Atenciosamente,

[Seu Nome]

[Seu Cargo]

[Informações de Contato]

Modelo 2: Aviso detalhado de feriado

Assunto: Aviso de Feriado: Alterações no Atendimento [Nome do Feriado]

Corpo do E-mail:

Caro(a) [Nome do Cliente],

Informamos que, em virtude do feriado de [nome do feriado] no dia [data], não haverá expediente em nossa empresa. Este feriado pode afetar os prazos de entrega e os serviços agendados, por isso pedimos que planeje suas demandas considerando essa pausa.

Estaremos de volta no dia [data de retorno], prontos para atendê-lo(a) com o compromisso de sempre. Caso tenha alguma urgência, por favor, contate nosso suporte pelo e-mail [e-mail de suporte] ou telefone [número de telefone].

Agradecemos a sua compreensão e seu contínuo apoio. Desejamos a você um excelente [nome do feriado]!

Atenciosamente,

[Seu Nome]

[Seu Cargo]

[Informações de Contato]

Como distribuir comunicados de feriado na empresa 

A eficácia de um comunicado de feriado depende não só do seu conteúdo, mas também da sua distribuição. 

Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que os avisos cheguem a todos os colaboradores e clientes de maneira eficiente:

Boas práticas para o comunicado de feriado

• Antecedência: envie os comunicados pelo menos duas semanas antes do feriado para dar tempo suficiente para os colaboradores, e clientes, se organizarem;
  
  
• Lembrete: um lembrete alguns dias antes do feriado pode ser útil, ainda mais se o feriado ocorrer após um fim de semana ou em um dia atípico;
  
  
• Adequação: considere a necessidade de adaptar a mensagem para diferentes departamentos ou localizações, em especial nas empresas grandes com organogramas complexos ou geograficamente dispersos;
  
  
• Acessibilidade: garanta que os comunicados sejam acessíveis a todos, incluindo a linguagem inclusiva e também funcionários com deficiências visuais ou auditivas, utilizando formatos adequados e tecnologia assistiva se necessário.

Canais de distribuição

• E-mail: a forma mais comum de comunicação corporativa, ideal para enviar avisos formais e detalhados;
  
  
• Intranet da empresa: publicar o comunicado na intranet garante que ele seja acessível a todos os funcionários a qualquer momento;
  
  
• Redes sociais corporativas: plataformas como Slack ou Microsoft Teams podem ser usadas para avisos rápidos e lembretes sobre os feriados;
  
  
• Sistemas de gestão de pessoas: incorporar o aviso em boletins regulares pode ajudar a reforçar a mensagem.

Enviei o comunicado. E agora? Como saber se foi eficaz?

Depois de enviar os comunicados de feriado, é importante avaliar sua eficácia para garantir que as futuras comunicações sejam ainda mais eficientes. 

• Pesquisas de satisfação: após o feriado, envie uma breve pesquisa por e-mail ou por meio de plataformas internas perguntando aos colaboradores e clientes como perceberam a comunicação do feriado;
  
  
• Análise de comportamento: observe se houve confusões ou questões recorrentes sobre os feriados. Isso pode indicar áreas onde a comunicação pode ser melhorada;
  
  
• Análise de dados: avalie o alcance da mensagem verificando os registros de acesso ao comunicado na intranet e as taxas de abertura de e-mails;
  
  
• Desempenho operacional: verifique se houve uma redução nas questões operacionais relacionadas ao feriado, como funcionários que não sabiam que era feriado e compareceram ao trabalho, ou clientes que tentaram entrar em contato durante o período fechado.

Leia mais: como calcular horas extras? Passo a passo e dúvidas frequentes

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