Como funcionam os holerites digitais? Entenda a importância e por que implementar

Você já ouviu falar em holerite digital? Em um mercado cada dia mais moderno, trocar o holerite tradicional por uma versão online pode ser uma mudança e tanto para a gestão de Recursos Humanos.

Se você é profissional de RH e busca soluções eficientes, entender os benefícios do holerite digital é essencial. Acompanhe a leitura.

O que é um holerite digital?

Também conhecido como holerite online, é um documento que detalha o salário e seus respectivos descontos para o funcionário. Ou seja, inclui informações como o valor bruto do salário, os descontos obrigatórios (como INSS e IRRF na folha de pagamento) e os benefícios recebidos. Também conta com o montante do salário líquido a ser pago.

Quando o holerite é digital, os colaboradores podem consultá-lo a qualquer momento e em qualquer lugar. O holerite digital pode ser disponibilizado como imagem ou PDF, facilitando o acompanhamento das finanças e o armazenamento seguro das informações.

Como o holerite online funciona?

O funcionamento dessa ferramenta é projetado para ser simples e seguro. Depois do processamento da folha de pagamento, a empresa disponibiliza o documento ao colaborador por meio de um sistema de RH.

O funcionário, por sua vez, acessa o holerite online como preferir, seja via computador ou celular. O acesso é prático e pode ser feito a qualquer hora, proporcionando agilidade e conveniência. Com a versão digital, os funcionários têm a flexibilidade de consultar seus demonstrativos de pagamento em qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet.

O que a legislação diz sobre o holerite digital?

Embora a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) não faça referência explícita ao holerite online, o artigo 464  estabelece que o pagamento salarial deve ser feito mediante recibo assinado pelo colaborador, ou mediante impressão digital, se o funcionário for analfabeto. O objetivo é comprovar os pagamentos de salário e benefícios aos funcionários.

“Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”

Apesar disso, o parágrafo único da CLT, incluído pela Lei 9.528, de 1997, passou a estabelecer que os comprovantes de pagamento em conta bancária têm força de recibo, desde que o colaborador dê seu consentimento e a instituição financeira seja próxima ao local de trabalho:

“Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.”

Portanto, não se faz mais necessária a assinatura de um recibo pelo empregado. É justamente essa atualização da lei que permite a utilização do holerite online, que vem para substituir a forma tradicional impressa em papel que precisava antes ser assinada. 

Porém, vale destacar que a não emissão do holerite pela empresa pode resultar em processos trabalhistas, uma vez que é direito do trabalhador ter acesso a esses comprovantes, mesmo que na versão digital. 

Vantagens do holerite digital 

Adotar o holerite digital oferece diversas vantagens, como a gratuidade e a transformação da gestão de folha de pagamento nas empresas. Dentre os principais benefícios, podemos destacar: 

• Sustentabilidade: reduz o consumo de papel, contribuindo para a preservação ambiental e diminuindo o impacto ecológico associado à impressão e ao armazenamento físico de documentos.
  
  
• Segurança e confiabilidade: com a versão digital, a proteção das informações é aprimorada por meio de criptografia e autenticação, o que reduz o risco de erro humano, fraudes e garante a integridade das informações.
  
  
• Eficiência operacional e redução de custos administrativos: a digitalização dos holerites simplifica o processo de emissão e distribuição dos documentos, diminuindo os custos com impressão e armazenamento, além de agilizar a gestão administrativa.
  
  
• Acesso facilitado: o holerite digital permite que colaboradores acessem seus documentos de qualquer lugar e a qualquer hora, oferecendo mais comodidade e flexibilidade no acesso às informações sobre seus salários e descontos.

Como acessar o holerite digital?

Existem duas principais formas de acessar o holerite online. 

1. Por meio de uma plataforma de RH, onde os colaboradores podem visualizar o documento após acesso com um login e uma senha.
   
   
2. A partir do recebimento por e-mail, enviado pelo departamento pessoal da empresa.  

Vale destacar que não é possível visualizar o holerite na carteira de trabalho digital. Ela é utilizada para consultar informações sobre contratos de trabalho, férias, além de outros dados relacionados ao vínculo empregatício, mas não inclui funcionalidades específicas para a visualização de holerites.

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A Flash oferece uma solução integrada para a gestão de pessoas, que possibilita a distribuição dos holerites de maneira simplificada. Por meio da plataforma, é possível importar os holerites e realizar o envio para os trabalhadores. 

Nossa solução também permite que essa importação seja em massa – ou seja, é possível subir todos os holerites de uma vez só. Após o carregamento dos arquivos, basta configurar  o envio para todos os colaboradores listados.

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Como implementar o holerite digital na sua empresa? 

Implementar o holerite digital na sua empresa pode transformar a gestão de folha de pagamento, trazendo eficiência e modernidade. Para garantir uma transição suave e bem-sucedida, considere os seguintes passos:

1. Escolha da plataforma ou sistema

Procure uma solução que ofereça funcionalidades adequadas, como a capacidade de criar, visualizar e enviar holerites de forma intuitiva. 

A solução deve ser capaz de promover desde o cálculo da folha de pagamento até a realização de relatórios. A segurança é um aspecto fundamental. Portanto, opte por uma plataforma que tenha medidas robustas, como criptografia e controle de acesso, para proteger as informações sensíveis dos colaboradores. 

Por fim, lembre-se da usabilidade: o sistema de holerite deve ser fácil de usar tanto para a equipe de RH quanto para os colaboradores. Isso significa que é preciso ter interfaces amigáveis e suporte técnico eficiente para garantir uma boa experiência para todos os usuários.

2. Integração a sistemas de RH e folha de pagamento

Integrar o holerite digital a outros sistemas de RH e folha de pagamento é fundamental para a eficiência operacional. Essa integração facilita a automatização de processos, permitindo a atualização automática de dados entre sistemas e reduzindo a necessidade de entradas manuais. 

Também garante a consistência de dados, assegurando que todas as informações sobre salários e benefícios estejam alinhadas e consistentes em todos os sistemas utilizados pela empresa. 

A integração também proporciona um acesso unificado, oferecendo uma visão consolidada das informações e melhorando a gestão e a análise dos dados de folha de pagamento.

3. Treinamento da equipe e colaboradores

A transição para o holerite digital exige um treinamento adequado para garantir que todos possam utilizar a nova ferramenta de maneira eficiente. 

Para o time de RH, é importante oferecer uma capacitação detalhada sobre o uso da nova plataforma, abordando como gerar, distribuir e solucionar problemas relacionados aos holerites digitais. 

Já para os colaboradores, vale a pena realizar sessões informativas sobre como acessar e utilizar o holerite digital, enfatizando os benefícios e as mudanças em relação ao processo anterior. 

Procure disponibilizar recursos e suporte contínuo para responder a dúvidas e resolver problemas durante o período de adaptação.

Diferenças entre holerite digital e tradicional 

Os holerites digitais e tradicionais possuem diferenças significativas que impactam a gestão de folha de pagamento e a experiência dos colaboradores. Abaixo, destacamos as três principais distinções:

• Custos: os holerites tradicionais envolvem custos com papel, impressão e armazenamento físico. Em contrapartida, os holerites digitais eliminam esses gastos, reduzindo despesas operacionais e contribuindo para uma gestão mais econômica.
  
  
• Praticidade e agilidade: o holerite digital é mais dinâmico. Os colaboradores podem acessar seus documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, sem a necessidade de esperar pela entrega física. A atualização e distribuição dos holerites são instantâneas, facilitando a gestão e a comunicação.
  
  
• Armazenamento: enquanto os holerites tradicionais requerem espaço físico para arquivamento, o holerite digital pode ser armazenado de forma segura e compacta em sistemas digitais. Isso simplifica a gestão de documentos e facilita o acesso a holerites antigos, além de reduzir a necessidade de espaço físico e o risco de perda ou deterioração.

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