Como implementar um programa de compliance na empresa?

A presença do compliance tem ganhado cada vez mais espaço dentro das empresas no Brasil. De acordo com informações do Anuário Análise de Executivos Jurídicos e Financeiros, cerca de 83% das grandes companhias brasileiras já contam com uma área de compliance interna. Isso não apenas comprova uma maior importância dada aos executivos de grandes organizações, mas também a necessidade de se entender a fundo o que é um programa de compliance e como implementá-lo.

O programa de compliance é um conceito de gestão que visa garantir a integridade e longevidade de uma instituição. Diz respeito a estar em conformidade com as leis e boas práticas, de forma a proteger os recursos da companhia contra efeitos negativos.

Também conhecido como programa de integridade, visa construir relações éticas, responsáveis e sólidas visando assegurar que as normas e regras sejam cumpridas. Isso evita que a imagem da organização seja manchada por uma transgressão, por exemplo.

Dessa forma, o programa de compliance garante processos mais seguros e aumenta a confiabilidade na companhia. Assim, permite o fortalecimento das próprias empresas, a prevenção à lavagem de dinheiro, fraudes e desvios, além de proporcionar mais segurança por parte de investidores e acionistas.

Quando falamos em compliance no departamento financeiro, é preciso um cuidado ainda mais detalhista. Todas as transações precisam ser transparentes para afastar quaisquer riscos relacionados ao fisco e comprometer a reputação da organização.

O que é compliance?

O compliance é uma ferramenta usada na gestão, a qual traça planos estratégicos para uma organização estar de acordo com as leis e boas práticas do mercado. O termo preza por relações éticas e transparentes, interna e externamente, que agregam valor e gerem riscos de forma eficiente.

Com esse conceito aplicado na empresa, tem-se uma gestão de riscos eficaz porque evita problemas antes que ocorram. Com os processos descritos e boas práticas delimitadas, as fraudes acontecem menos e a lavagem de dinheiro é dificultada, o que fortalece a instituição.

Como implementar um programa de compliance?

Para implementar este conceito no dia a dia da sua empresa é necessário seguir um procedimento. Ou seja, o programa de compliance.

Ressaltamos, porém, que com o avanço de diversas discussões e do próprio estudo dentro da integridade, diferentes empresas vêm adotando diferentes pilares à sua maneira. Isso permite que cada organização encontre aquele que melhor se encaixa às suas necessidades. Mesmo assim, há aqueles que são indispensáveis.

Os elementos e pilares de um programa de compliance são:

• envolva quem está no topo, mas também toda a cadeia produtiva;
• avalie os riscos;
• tenha um código de ética e conduta;
• mantenha um rígido controle interno;
• treine e comunique seus colaboradores;
• crie canais de denúncia;
• investigue as queixas;
• preze pelo conceito de Due Diligence;
• avalie constantemente;
• procure diversidade e inclusão.

Ao passar corretamente por todos os pilares, torna-se viável assegurar não apenas processos financeiros seguros, mas toda uma gestão financeira mais eficiente e com menos riscos.

Assim, quando aliados, compliance e governança corportativa potencializam os resultados.

Agora que já citamos os principais pilares, vamos aos detalhes de cada um deles para te ajudar a compreender melhor o funcionamento de todos.

Envolva quem está no topo, mas também toda a cadeia produtiva

Para implementar um programa de compliance, é preciso que o alto escalão esteja dentro do planejamento, e não basta ser apenas o Chief Compliance Officer. Se CEO e CFO, entre outros profissionais C-Level, não estiver de acordo ou não contribuir, dificilmente o plano terá sucesso.

Por outro lado, é preciso, também, que toda a hierarquia envolvida no processo acompanhe as regras e boas práticas. Só assim será possível garantir que tudo siga corretamente, de acordo com o programa.

Avalie os riscos

Esta é uma etapa fundamental, pois só fazendo a análise dos riscos de diferentes áreas da organização se tem um programa completo.

Ao mapear os riscos dos diferentes setores, bem como seus responsáveis, é possível enxergar com mais facilidade o que precisa ser feito.

Sem essa análise, os encarregados pela implementação do programa ficam sem direção. Eles não terão informações suficientes para encontrar onde há problemas e o que ameaça a corporação e sua imagem.

Tenha um código de conduta e ética

Trata-se de criar diretrizes de comportamento que ditam os rumos e atitudes a serem tomadas em cada situação. Este código precisa ser descrito de forma clara, objetiva e concisa.

Além disso, o código de conduta e ética deve valer para toda a hierarquia da empresa. Do CFO aos estagiários, todos precisam estar contemplados. Só com normas bem estabelecidas para todos é que a empresa assegura sua segurança interna e externa.

Mantenha um rígido controle interno

Parte da implementação é garantir o monitoramento das atividades. É preciso criar mecanismos e formas de garantir que o compliance seja respeitado e cumprido por todos dentro da instituição.

Sem isso, as fraudes podem ocorrer como se o programa de integridade nem existisse. De nada adianta implementar as diretrizes se não há fiscalização rígida.

Lembre-se, porém, de que o programa de compliance não deve ser gerido na base do medo, mas é preciso pensar o que será feito para incentivar o seu cumprimento.

Um ótimo exemplo é o processo de reembolso de despesas da companhia. Sem um acompanhamento próximo, surgem brechas para fraudes e ações que lesam o caixa da organização e que, muitas vezes, podem passar despercebidas.

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Treine e comunique seus colaboradores

Para garantir a realização efetiva e longeva do plano, todos os colaboradores devem estar cientes da importância do compliance. Com processos sendo modificados, também é fundamental investir recursos em treinamentos para auxiliar na etapa de transição.

Com os treinamentos, os funcionários saberão como proceder em cada cenário, o que aumenta a taxa de sucesso do programa.

Crie canais de denúncia

Este pilar diz respeito a um canal de comunicação direto entre empresa e colaboradores. É por meio deste contato que o funcionário pode reclamar sobre alguma atitude ou situação, independentemente de como ela aconteça.

Esta denúncia pode ser feita de forma anônima sobre os mais variados assuntos, como fraudes, desvios, assédios e corrupção. É uma forma de prezar pelo controle interno e saber o que ocorre no dia a dia da organização por quem está na rotina.

Investigue as queixas

Quando um funcionário faz uma denúncia ele precisa estar amparado e ter a garantia que sua denúncia será ouvida e investigada. Qualquer coisa que fira o código de ética e conduta definido nas políticas de compliance tem que ser apurado.

Só com a certeza da averiguação por parte dos colaboradores é que eles vão relatar desvios. Por que alguém investiria tempo e energia denunciando algo se nem fosse investigado?

Preze pelo Due Diligence

O programa compliance precisa abranger os aspectos internos e externos, pois só assim garante-se a esquiva dos problemas. O Due Diligence consiste em analisar fornecedores, parceiros, distribuidores, representantes e mais.

É um aspecto de grande importância da integridade, pois se sua empresa tiver relações com uma instituição que não tem uma conduta ética, seu nome será associado a isso.

Mesmo que desvios e escândalos não tenham partido da sua instituição, ela sentirá os efeitos também.

Avalie constantemente

Mais do que monitorar, qualquer organização deve fazer checagens detalhistas e verificar o andamento do plano com auditorias e avaliações.

Por meio de uma auditoria de reembolsos, por exemplo, cada empresa pode verificar como o dinheiro está sendo gasto, quais regras estão em vigor, como está sendo o comportamento de ressarcimento dos funcionários e diversos outros aspectos.

Muitas vezes, é em uma auditoria detalhista que se encontra falhas, se faz mudanças e evita-se o desperdício de dinheiro e afastam-se ações prejudiciais à companhia. Para isso, preparamos um material completo para te guiar em uma auditoria de reembolso de despesas na sua empresa e acompanhar de perto tudo o que está acontecendo nos processos. Baixe agora: é gratuito!

Procure diversidade e inclusão

Com a Agenda da ONU 2030 e seus Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS), em especial a ODS-5, a questão de diversidade e inclusão entrou no debate do compliance. O documento se refere às mulheres principalmente. Mesmo assim, a discussão se estende a todas as pessoas que são excluídas.

Diversidade e inclusão é o pilar que trata sobre dar oportunidades iguais para todas as pessoas. As chances precisam contemplar todos, sem distinção de cor, gênero, impedimentos físicos ou orientação romântica.

A importância de um programa de integridade

O compliance é uma ferramenta muito importante para mitigar riscos e perdas ou tê-los sempre à vista. Ela permite que você antecipe os problemas e melhore o ambiente de trabalho, além da reputação da empresa.

Se o programa for implementado de forma inteligente, os custos são reduzidos, a tomada de decisões é mais acertada e as relações entre gestores e colaboradores ficam mais leves.

O programa de integridade é um recurso estratégico para prevenir corrupção, desvios de conduta, fraudes, lavagem de dinheiro e a quebra das normas. Dessa forma, o compliance protege a organização e fortalece sua imagem para os stakeholders junto da governança corporativa.

Programa de compliance reforça proteção contra ações trabalhistas

O conceito de integridade trabalhista aborda estar em conformidade com as leis trabalhistas. A relação entre empregador e empregado deve ser baseada na ética e bom comportamento dentro do trabalho, pois só assim há um vínculo positivo.

Para tratar desse assunto, é necessário ter uma equipe multidisciplinar, devendo envolver o setor jurídico, de planejamento, recursos humanos (RH) e a diretoria. Só dessa forma é possível criar uma relação saudável e evitar os processos trabalhistas com segurança.

Tenha a tecnologia como aliada

Para garantir o cumprimento da política de integridade é bom contar com aliados que facilitem o processo. Soluções tecnológicas têm a capacidade de otimizar os processos e garantir que as normas sejam seguidas.

A Flash Expense oferece ferramentas que promovem a conformidade com as normas estabelecidas. Com a funcionalidade Regras e Alertas, seus colaboradores recebem avisos antes de solicitar um adiantamento ou reembolso.

Dessa forma, todos ficam cientes daquilo que pode ou não ser feito, o que evita conflitos e dores de cabeça decorrentes de processos trabalhistas. Quando o funcionário sabe as regras para restituição e adiantamento, ele não vai se sentir lesado caso haja uma negativa.

Com todas as questões esclarecidas, o empregado não vai solicitar ressarcimentos descabidos. Aliando este recurso à Digitalização de Despesas também evita-se fraudes, já que não existe mais a desculpa dos comprovantes perdidos

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