4 passos para montar um relatório de quilometragem

Quando a empresa necessita dos veículos de seus colaboradores para fazer viagens corporativas, ou visitações a clientes, surge um grande problema: o relatório de quilometragem.

Tal documento precisa expor os números reais de gastos com combustível e quilometragem dos veículos. Além disso, não pode comprometer todo o tempo do setor financeiro para atualizar esses dados.

No entanto, alguns negócios ainda estão caindo em armadilhas perigosas nesse quesito. Isso representa um perigo enorme para o fluxo de caixa da companhia e até para sua saúde financeira.

Mas não se preocupe!

Para evitar que você cometa os mesmos erros, confira nesse post os 4 sinais que você precisa de ajuda com o reembolso de quilometragem. Descubra onde está errando e aprenda como evitar esses problemas em sua empresa, combinado?

1. Não conhece as despesas reembolsáveis

Esse é um erro muito comum nas empresas. Dependendo da forma e frequência de utilização dos veículos, os valores de reembolso serão diferenciados.

Algumas vezes a empresa pode estar pagando o que não deveria, ou ainda deixando de ressarcir o funcionário de uma despesa obrigatória. Nos dois casos podem ocorrer prejuízos para o negócio, seja no desperdício de dinheiro ou em um processo jurídico. Fique atento!

Sendo assim, você deve conhecer quais são as despesas passíveis de ressarcimentos e como calcula-las. Além disso, essas informações devem constar obrigatoriamente em seu relatório de quilometragem.

Divulgue esses dados para os colaboradores também e adicione-os em sua política de viagens corporativas e reembolsos. É importante que todos saibam o que será reembolsado pela empresa e o que não será pago.

2. Perde muito tempo atualizando planilhas

O tempo gasto para atualizar as planilhas de reembolso varia de acordo com o tamanho de sua frota. Mas você deve concordar que esses minutos ou horas poderiam ser mais bem gastos, não é?

Imagine levar 4 horas semanais para lançar as despesas, avalia-las, aprovar e fazer os pagamentos. É um tempo que poderia ser empregado na gestão do negócio ou em atrair novos clientes, por exemplo.

No cenário extremamente competitivo que vivemos hoje, você precisa agilizar processos e evitar o desperdício. Então, que tal mudar a forma como gerencia o seu relatório de quilometragem?

Aplicativos de reembolso e outras soluções já estão disponíveis no mercado. Elas ajudam a registrar informações com mais agilidade e segurança. Fatores que contribuem para deixar o negócio ainda melhor e agilizar os processos financeiros.

Por isso, veja se não é o caso de investir em software para controlar as despesas de viagens e quilometragem. O investimento será devolvido na economia de recursos do negócio e você terá mais controle sobre esses gastos.

3. Os dados não são muito confiáveis

Geralmente é um erro decorrente de planilhas manuais ou relatórios de quilometragem escritos a mão. Nesses casos, a sua gestão está passível de erros de digitação, interpretação equivocada dos números e até mesmo adulteração dos dados.

Todos esses fatores podem levar a empresa a pagar mais do que deveria e afetar o fluxo de caixa do negócio. Conferir cada relatório de quilometragem também leva tempo, o que pode dificultar a auditoria de cada despesa.

Já pensou lançar a quilometragem dez vezes mais do que realmente era? Pense como esse erro simples afetaria o cálculo de gastos como combustíveis e taxas do DETRAN? Uma única linha preenchida de forma errada colocaria todo o cálculo em cheque.

Por outro lado, não conhecer os números reais pode complicar a situação financeira do negócio. Logo, é importante investir em processos automatizados e confiáveis para obter essas informações.

Além de usar a tecnologia como aliada, essa atividade deve ser feita por alguém de confiança. Quando não puder ser conferida pelo gestor diretamente, cabe delegar a tarefa para uma pessoa capaz e confiável.

Assim as chances de erros ou adulteração são diminuídas e você tem mais confiança nos valores pagos mensalmente aos funcionários.

4. Não sabe calcular o KM rodado dos veículos

Chegamos a um dos pontos mais críticos quando se fala em relatório de quilometragem: o cálculo do KM rodado.

Para compreender o valor a ser reembolsado à sua equipe você deve conhecer essa operação matemática. Como dito no início deste artigo, esse cálculo abrange conhecer as despesas reembolsáveis e entender como chegar ao valor final.

Por não entenderem esse princípio, a maioria dos negócios tem pagado mais do que deveria ou simplesmente deixado de ressarcir valores aos seus colaboradores. Se você zela por transparência e confiança então não vai querer cair nesse erro, certo?

Aprenda como calcular cada um dos itens desse relatório e chegar ao valor correto de reembolso. Não deixe que a quantidade de números assuste você ou leve as finanças do negócio por água abaixo.

Esse conhecimento também vai contribuir para fazer uma auditoria mais eficaz dos gastos e chegar a outras informações úteis à gestão financeira do negócio. Use um sistema de reembolso eficaz para facilitar todo o processo!

Ainda não tem um modelo de relatório de reembolso de KM? Baixe o nosso agora mesmo, calcule a taxa de quilometragem e controle dos quilômetros rodados em um só lugar!