Você sabe como calcular combustível de viagem a trabalho? Conheça o passo a passo

A tarefa de fazer o cálculo não é complexa, mas há armadilhas. É preciso cuidado para evitar erros que têm o potencial de se transformar em desperdício de recursos.

Engana-se quem pensa que basta saber quantos quilômetros o carro percorre por litro de gasolina – álcool ou diesel – abastecido, em média. Isso é apenas o primeiro passo. Há ainda variáveis como a distância percorrida e a variação do preço do combustível, entre outras.

Quando o carro pertence à companhia ou mesmo é alugado por ela, por exemplo, a responsabilidade maior de calcular cabe ao gestor. Porém, quando se trata do funcionário que trabalha com seu próprio veículo, o cálculo passa a ser de total interesse desse colaborador viajante.

Sendo assim, além de otimizar gastos, compreender o custo total desses deslocamentos é fundamental para saber se a viagem é vantajosa, ou não, para a empresa. Por isso, o assunto também ajuda nas tomadas de decisão relacionadas às viagens e aos reembolsos corporativos.

Acompanhe a leitura e não fique mais na dúvida sobre “como calcular quanto vou gastar de combustível na viagem”. Siga nosso passo a passo a seguir.

4 passos para calcular o combustível de viagem a trabalho

Se você também se questiona sobre como funciona o cálculo correto de combustível para viagens de negócios, acabou de encontrar a solução. Para calcular, basta seguir as dicas abaixo:

1. Descubra quantos km o carro faz por litro de combustível;
2. Saiba qual é a distância a ser percorrida;
3. Pesquise o valor médio do combustível na estrada do trajeto;
4. Faça o cálculo de combustível necessário para a viagem.

1. Descubra quantos quilômetros o carro faz por litro de combustível

Esta é a primeira pergunta a ser respondida. Sem isso, não é possível descobrir o gasto de gasolina, álcool ou diesel do veículo. Para calcular o consumo médio de combustível basta fazer uma conta simples:

• Consumo médio = distância percorrida / quantidade de litros usada

Quem conhece bem o próprio carro sabe essa resposta sem pensar muito. Isso é importante, já que se trata do consumo médio de combustível na estrada.

Leia também: Saiba o que é vale combustível, como funciona o cálculo e 6 vantagens para usar.

No entanto, se você não sabe a resposta ou viaja com o veículo da empresa, não se preocupe. É fácil descobrir isso ao fazer uma pesquisa rápida com o ano e modelo do carro no Google ou verificando o manual do veículo.

Antes de calcular o consumo de combustível, considere alguns fatores listados a seguir.

• Uso do ar condicionado: é uma questão de conforto, mas o uso excessivo pode reduzir a autonomia do veículo.
  
  
• Manutenção: coisas simples como um furo no sistema de escapamento podem comprometer o desempenho, fazendo com que o carro perca potência e consuma mais combustível.
  
  
• Pneus: quando mal calibrados, podem fazer com que o carro tenha menos eficiência e o motor gaste mais combustível; o ideal é calibrá-los antes da viagem e após chegar ao destino.

2. Saiba a distância a ser percorrida

O trajeto entre o local de partida e o endereço de destino é a distância percorrida pelo viajante. Ou seja, trata-se da informação que vai confirmar a quantidade de quilômetros rodados no trajeto.

Uma das maneiras mais práticas deve obter esse dado é acessar o Google Maps e traçar a rota desde o ponto de partida até o destino final. Lá, você encontrará a resposta direta para o total de quilômetros a serem percorridos, um fator fundamental para calcular a quantidade de combustível necessária e o reembolso por KM para o funcionário.

Por exemplo, considere uma viagem do centro de São Paulo ao centro do Rio de Janeiro, que totaliza cerca de 430 quilômetros. Se o veículo faz 10 quilômetros com um litro de combustível, então seriam necessários aproximadamente 43 litros para completar esse trajeto.

Aproveite para baixar nossa planilha pronta e extraia relatórios de reembolso por quilometragem de maneira simples e ágil.

3. Pesquise o valor médio do combustível na estrada do trajeto

Descobrir quanto custa, em média, o litro de combustível nos locais possíveis para abastecimento é essencial para evitar surpresas desagradáveis. Isso porque o preço pode ser bem diferente do ponto de partida até o ponto de chegada.

Leia também: Como funciona o cartão combustível? 5 vantagens de usar na empresa.

O app Waze, além de te guiar até o destino, mostra todos os postos de gasolina abertos pelo caminho e o último preço dos combustíveis atualizado. A funcionalidade está liberada para todos os usuários desde 2019, mas nem todos a conhecem.

Para encontrar o preço do combustível, é preciso abrir o aplicativo, tocar no campo de busca e clicar no ícone com uma bomba de gasolina. Você ainda pode classificar pelos valores médios e encontrar os mais baratos.

4. Faça o cálculo de combustível necessário para a viagem

Com todas essas informações em mãos, tudo fica muito mais fácil. Agora, você pode calcular a gasolina com a seguinte fórmula

• combustível necessário para a viagem = distância até o destino / consumo médio do carro.

Imagine que o consumo médio do automóvel seja de 6 km/L e a distância a ser percorrida seja de 200km. Assim, o cálculo para saber o combustível necessário para viagem é:

• combustível necessário: 200/6 = 33,3 litros.

Para chegar ao custo da viagem, basta calcular:

• combustível necessário X valor de preço médio do combustível.

Usando o exemplo acima e o preço da gasolina a R$5,59 (janeiro de 2023), a fórmula ficaria a seguinte:

• 33,3 x 5,59 = R$186,14

Ou seja, o valor necessário para o combustível seria de R$186,14 para percorrer os 200 quilômetros da distância total.

Entenda a importância de calcular o combustível de viagem a trabalho

Um cálculo preciso ajuda a controlar o orçamento dos deslocamentos, permitindo alocar recursos de forma mais estratégica. Além disso, ao evitar reembolsos em excesso, a empresa mantém sua gestão de despesas eficiente e garante que os recursos sejam direcionados para outras áreas importantes do negócio.

Para facilitar esse processo, a Flash oferece soluções de cálculo de quilometragem por GPS, permitindo registros precisos e automatizados.

Com essa abordagem, empresas podem ter um controle mais eficiente sobre os gastos com combustível, promovendo uma cultura de responsabilidade financeira e sustentável em suas viagens corporativas.

Quer saber mais? Solicite uma demonstração grátis, descubra como o software de gestão de despesas da Flash ajuda a revolucionar a gestão de despesas com deslocamentos e nunca mais precise calcular gastos com combustível para seus colaboradores manualmente.