Veja como calcular o gasto de combustível por km em uma viagem a trabalho

Saber como calcular o gasto de combustível para uma viagem a trabalho é essencial para a gestão de despesas corporativas. Empresas que contam com colaboradores realizando trajetos terrestres devem ter o cálculo como parte da rotina visando eficiência nos gastos.

A tarefa de fazer o cálculo não é complexa, mas há armadilhas. É preciso cuidado para evitar erros que têm o potencial de se transformar em desperdício de recursos.

Engana-se quem pensa que basta saber quantos quilômetros o carro percorre por litro de gasolina – álcool ou diesel – abastecido, em média. Isso é apenas o primeiro passo. Há ainda variáveis como a distância percorrida e a variação do preço do combustível, entre outras.

Quando o carro pertence à companhia ou mesmo é alugado por ela, por exemplo, a responsabilidade maior de calcular cabe ao gestor. Porém, quando se trata do funcionário que trabalha com seu próprio veículo, o cálculo passa a ser de total interesse desse colaborador viajante.

Sendo assim, além de otimizar gastos, compreender o custo total desses deslocamentos é fundamental para saber se a viagem é vantajosa, ou não, para a empresa. Por isso, o assunto também ajuda nas tomadas de decisão relacionadas às viagens e aos reembolsos corporativos.

Acompanhe a leitura e não fique mais na dúvida sobre “como calcular quanto vou gastar de combustível na viagem”. Siga nosso passo a passo a seguir.

5 passos para calcular o combustível de viagem a trabalho

Se você também se questiona sobre como funciona o cálculo correto de combustível para viagens de negócios, acabou de encontrar a solução. Para calcular, basta seguir as dicas abaixo:

1. Descubra quantos km o carro faz por litro de combustível;
2. Saiba qual é a distância a ser percorrida;
3. Pesquise o valor médio do combustível na estrada do trajeto;
4. Faça o cálculo de combustível necessário para a viagem;
5. Verifique se existe pedágios no caminho e seus respectivos valores.

1. Descubra quantos quilômetros o carro faz por litro de combustível

Primeiro, você precisa saber quantos quilômetros por litro o carro que será utilizado na viagem a trabalho percorre. Sem isso, não é possível descobrir o gasto de gasolina, álcool ou diesel do veículo. Para como calcular quantos km o carro faz por litro basta fazer uma conta simples:

• Consumo (km/L) = quilômetros percorridos / litros abastecidos

Quem conhece bem o próprio carro sabe essa resposta sem pensar muito. Isso é importante, já que se trata do consumo médio de combustível na estrada.

Leia também: Saiba o que é vale combustível, como funciona o cálculo e 6 vantagens para usar.

No entanto, se você não sabe a resposta ou viaja com o veículo da empresa, não se preocupe. É fácil descobrir isso ao fazer uma pesquisa rápida com o ano e modelo do carro no Google ou verificando o manual do veículo.

Antes de calcular o consumo de combustível, considere alguns fatores listados a seguir.

• Uso do ar condicionado: é uma questão de conforto, mas o uso excessivo pode reduzir a autonomia do veículo.
  
  
• Manutenção: coisas simples como um furo no sistema de escapamento podem comprometer o desempenho, fazendo com que o carro perca potência e consuma mais combustível.
  
  
• Pneus: quando mal calibrados, podem fazer com que o carro tenha menos eficiência e o motor gaste mais combustível; o ideal é calibrá-los antes da viagem e após chegar ao destino.

2. Saiba a distância a ser percorrida

O trajeto entre o local de partida e o endereço de destino é a distância percorrida pelo viajante. Ou seja, trata-se da informação que vai confirmar a quantidade de quilômetros rodados no trajeto.

Uma das maneiras mais práticas deve obter esse dado é acessar o Google Maps e traçar a rota desde o ponto de partida até o destino final. Lá, você encontrará a resposta direta para o total de quilômetros a serem percorridos, um fator fundamental para calcular a quantidade de combustível necessária e o reembolso por KM para o funcionário.

Por exemplo, considere uma viagem do centro de São Paulo ao centro do Rio de Janeiro, que totaliza cerca de 430 quilômetros. Se o veículo faz 10 quilômetros com um litro de combustível, então seriam necessários aproximadamente 43 litros para completar esse trajeto.

Aproveite para baixar nossa calculadora de combustível por km e extraia relatórios de reembolso de maneira simples e ágil.

3. Pesquise o valor médio do combustível na estrada do trajeto

Descobrir quanto custa, em média, o litro de combustível nos locais possíveis para abastecimento é essencial para evitar surpresas desagradáveis. Isso porque o preço pode ser bem diferente do ponto de partida até o ponto de chegada.

Leia também: Como funciona o cartão combustível? 5 vantagens de usar na empresa.

O app Waze, além de te guiar até o destino, mostra todos os postos de gasolina abertos pelo caminho e o último preço dos combustíveis atualizado. A funcionalidade está liberada para todos os usuários desde 2019, mas nem todos a conhecem.

Para encontrar o preço do combustível, é preciso abrir o aplicativo, tocar no campo de busca e clicar no ícone com uma bomba de gasolina. Você ainda pode classificar pelos valores médios e encontrar os mais baratos.

4. Faça o cálculo de combustível necessário para a viagem

Com todas essas informações em mãos, tudo fica muito mais fácil. Agora, você pode calcular a gasolina com a seguinte fórmula

• combustível necessário para a viagem = distância até o destino / consumo médio do carro.

Imagine que o consumo médio do automóvel seja de 6 km/L e a distância a ser percorrida seja de 200km. Assim, o cálculo para saber o combustível necessário para viagem é:

• combustível necessário: 200/6 = 33,3 litros.

Para chegar ao custo da viagem, basta calcular:

• combustível necessário X valor de preço médio do combustível.

Usando o exemplo acima e o preço da gasolina a R$5,59 (janeiro de 2023), a fórmula ficaria a seguinte:

• 33,3 x 5,59 = R$186,14

Ou seja, o valor necessário para o combustível seria de R$186,14 para percorrer os 200 quilômetros da distância total.

5. Verifique se existe pedágios no caminho

Além do custo com combustível, os pedágios podem impactar significativamente o valor total do deslocamento.

Antes de sair, consulte aplicativos de navegação ou sites de concessionárias para verificar se há pedágios na rota e qual será o valor total. Assim, você evita surpresas e pode planejar reembolsos ou ajustes no orçamento com antecedência.

Uma estratégia eficiente é comparar diferentes trajetos para avaliar se optar por um caminho sem pedágios pode compensar, considerando o custo de combustível e pedágio. Dessa forma, sua empresa pode otimizar os gastos e garantir um controle financeiro mais preciso nas viagens corporativas.

Leia também: Entenda o que é controle de abastecimento de frotas.

Entenda a importância de calcular o combustível de viagem a trabalho

Um cálculo preciso ajuda a controlar o orçamento dos deslocamentos, permitindo alocar recursos de forma mais estratégica. Além disso, ao evitar reembolsos em excesso, a empresa mantém sua gestão de despesas eficiente e garante que os recursos sejam direcionados para outras áreas importantes do negócio.

Para facilitar esse processo, a Flash oferece soluções de cálculo de quilometragem por GPS, permitindo registros precisos e automatizados.

Com essa abordagem, empresas podem ter um controle mais eficiente sobre os gastos com combustível, promovendo uma cultura de responsabilidade financeira e sustentável em suas viagens corporativas.

E quando não é só uma viagem, mas toda a frota rodando todos os dias?

Esse cálculo funciona bem para uma viagem específica. Mas, quando dezenas ou centenas de veículos abastecem todos os dias, repetir esse processo manualmente para cada abastecimento deixa de ser uma alternativa viável. É nesse cenário que a gestão de combustível da Flash, integrada ao cartão corporativo, faz a diferença.

Em vez de calcular cada trajeto isoladamente, a solução transforma esse processo em um fluxo contínuo e automatizado: o motorista registra placa, tipo de combustível, litragem, valor do litro, quilometragem e foto do odômetro direto no app a cada abastecimento, e esses dados alimentam automaticamente uma central de relatórios com um modelo específico de gasto de combustível, trazendo métricas como km/l, km percorrido e capacidade do tanque já calculadas, sem depender de planilhas ou cálculos manuais repetidos.

Além disso, é possível configurar regras por veículo, como restrição de tipos de combustível não permitidos, e contar com alertas automáticos sempre que houver um abastecimento com combustível diferente do definido para aquele veículo ou acima da capacidade do tanque — tudo em rede aberta e sem ágio, para que a frota abasteça onde for mais conveniente, sem pagar taxas escondidas no preço do litro.

Ou seja: o cálculo manual que vimos ajuda a entender o custo de uma viagem pontual, mas para quem gerencia uma frota, a gestão de combustível entrega esse controle em escala, com muito menos esforço.

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