O que levar para uma viagem corporativa? Dicas para não errar ao fazer a mala

Uma preocupação recorrente em viagens corporativas, principalmente para os novos viajantes, é o que levar na mala. Os itens para ter consigo vão depender do local de destino e também dos objetivos e peculiaridades da viagem, mas, mesmo assim, há aqueles que precisam estar sempre presentes.

Artigos como documentos e equipamentos de trabalho devem ser os primeiros a ser separados. Tudo que for importante para o desempenho das atividades e para identificação deve estar na mala.

Caso a viagem seja de avião, levar objetos a mais pode gerar excesso da franquia de bagagem, gerando um gasto desnecessário. Por isso, planejar com antecedência o deslocamento é fundamental para evitar contratempos e prejuízos.

Também vale ficar de olho nas novas regras de bagagem para estar sempre à par das práticas de companhias aéreas.

O que considerar ao organizar a mala?

Em viagens de negócios é necessário levar alguns itens específicos, principalmente relacionados às roupas e ferramentas de trabalho. As roupas, por exemplo, devem ser observadas, pois, por meio do colaborador, passam uma imagem sobre a organização. Por isso é bom ter na política de viagens algo que padronize este assunto.

As ferramentas de trabalho como o notebook, adaptadores e carregadores são indispensáveis. Sem eles, o viajante não consegue atualizar seus superiores, fazer reuniões ou enviar materiais relevantes.

De modo geral, o funcionário que está prestes a se deslocar precisa levar em consideração os seguintes aspectos antes de viajar:

• extensão da viagem: uma viagem de 2 dias exige menos itens do que uma de 1 semana;
• destino: dependendo do estado, cidade ou país final, diferentes objetos precisam ser levados. Isso envolve documentos, inclusive, principalmente no caso de viagens internacionais;
• compromissos: dependendo das atividades a serem realizadas, os artigos podem mudar. Reuniões, jantares, visitas técnicas, entre outros, exigem roupas ou aparelhos diferentes.

Caso sua empresa ainda não tenha um modelo de política de viagens estruturada, baixe agora nosso exemplo gratuito e entenda como esse documento pode facilitar a vida de viajantes e gestores.

Checklist: uma lista do que levar na mala de viagem corporativa

Ao organizar sua mala, atente-se aos detalhes para levar todos os itens relevantes. É importante ficar atento para não ter surpresas desagradáveis. Leia até o final para ter certeza de que não está esquecendo nada.

• Documentos;
• materiais e equipamentos de trabalho;
• roupas adequadas;
• medicamentos;
• itens de higiene pessoal.

Documentos

Os documentos são imprescindíveis para qualquer viagem, observe que sem eles não é possível usufruir de espaços ou entrar em países, caso seja preciso. Os documentos que você precisa ter consigo são:

• passaporte, visto vigente, RG ou CNH: um documento de identificação com foto é importante para evitar problemas. Para viagens internacionais, ainda é essencial o passaporte e, em alguns casos, um visto válido para entrar no país de destino;
• passaporte de vacina ou carteira de vacinação: alguns destinos têm doenças que exigem vacinação. Fora isso, a maioria dos estados brasileiros exige comprovante de vacinação para usufruir de espaços como restaurantes;
• cartão do plano de saúde: o seguro de viagem é fundamental para garantir o Duty of Care e amparar o colaborador. Mesmo assim, ter consigo este documento é necessário para evitar problemas e se proteger, principalmente se não houver seguro viagem.

Tratando-se de viagens internacionais são exigidos outros documentos: passaporte, visto e Certificado Internacional de Vacinação (CIVP) - para os países que têm doenças como a Febre Amarela).

Materiais e equipamentos de trabalho

Instrumentos de trabalho são indispensáveis durante uma viagem corporativa. Não poder expor uma proposta porque um pen drive foi esquecido é um deslize perigoso.

Imagine chegar em uma sala de reuniões e não apresentar o relatório de desempenho porque o HD externo ficou no meio do caminho. Este erro compromete não só o viajante, mas também a imagem da organização. Confira o que você deve levar:

• Notebook: ele é importante para a comunicação, redigir textos caso necessário, estudar sua apresentação, entre outros;
• HDs externos e outras mídias: o dispositivo usado para armazenar as informações relevantes ao propósito da viagem precisam estar na mala, senão a viagem é perdida;
• dispositivos específicos: algumas áreas de consultoria que exigem visitas às empresas ou plantas fabris, por exemplo, demandam instrumentos especiais, a exemplo do medidor de sólidos;
• adaptadores e carregadores: esses objetos são de extrema importância nas viagens também, de nada adianta ter o notebook, mas não poder carregá-lo. Eles podem ser comprados por preços acessíveis facilmente, mas esse deslocamento pode gerar atrasos.

Roupas adequadas

Levar roupas condizentes com o local de destino é fundamental para o conforto durante a viagem. Além disso, a empresa está sendo representada pelo colaborador e muitas impressões serão tiradas a partir do que ele veste.

Seja pela oportunidade de novos negócios, networking ou relacionamento com clientes, um deslize neste momento é grave. Dessa forma, recomendamos sempre levar as seguintes roupas:

• íntimas;
• de trabalho: priorize roupas que seriam usadas na rotina da empresa. Por mais informal que sejam suas obrigações, não abuse. Calças jeans são aceitáveis dependendo da circunstância se usadas junto de camisas - preferencialmente de cores sóbrias;
• formais: se for participar de algum evento ou atividades formais é preciso estar vestido de acordo com a ocasião. Ternos não podem faltar nessa hora e não há necessidade de levar mais de um caso a viagem seja curta. Só não se esqueça de levá-lo em um plástico com cabide;
• calçados: leve calçados adequados para as situações em que estará presente. Sapatos básicos de cor neutra são essenciais, além de um tênis casual e chinelo para quando estiver fora das obrigações.

Medicamentos

Dependendo de onde o colaborador estiver, do horário e afins, pode ser difícil ter acesso a medicamentos. Ter remédios de uso contínuo, caso use, e para emergências faz toda a diferença em uma viagem, quem já precisou sabe.

Se programar para a viagem é imprescindível e, se for preciso, consulte um médico antes do deslocamento para saber o que levar.

De forma geral, a família de medicamentos que ajuda nesses momentos são:

• antitérmicos: previne ou reduz febre;
• antialérgicos: bloqueia a substância que provoca alergia;
• anti eméticos: usado para evitar enjoo e aliviar náuseas;
• analgésicos: diminui, interrompe ou alivia dores;
• anti inflamatórios: combate e age na atenuação de dores nos tecidos;
• curativos: para proteção de machucados ou possíveis feridas;
• pomadas: dos mais variados tipos para diferentes finalidades, para queimadura, por exemplo;
• antissépticos: limpa os ferimentos e evita que infeccionem.

Itens de higiene pessoal

A higiene pessoal é fundamental no dia a dia de qualquer pessoa e em uma viagem a trabalho não é diferente. Ainda tratando-se de preservar a imagem da organização, é preciso levar tudo que faz essa manutenção.

• Artigos de higiene bucal: escovas, pastas de dente, enxaguantes bucais e fio dental são indispensáveis, principalmente se estiver usando algum tipo recomendado por dentistas.
• Escova e produtos de cabelo: seja o viajante homem ou mulher é necessário levar esses itens. Não adianta estar com roupas formais e cabelos desarrumados. Tudo que melhore a imagem é bem vindo: géis, cremes, etc - mas não exagere.
• Maquiagem: algumas mulheres não fazem questão de usar, o que não é um problema. De todo modo, as que fazem uso devem levar, principalmente porque os tons e especificações de cada uma variam. Deixar para comprar durante a viagem pode ser frustrante, além disso, se não for carregada, traz formalidade.
• Sabonete, shampoo, condicionador e desodorante.
• Perfume: os perfumes também são bem vindos, desde que sejam adequados à ocasião.

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