“Perdi o voo a trabalho! E agora?” Conheça seus direitos, saiba o que fazer e confira 6 dicas para evitar essa situação

Perdi meu voo a trabalho, e agora? Essa é uma dúvida comum no meio corporativo, afinal, imprevistos acontecem a todo instante, ainda mais em momentos de trânsito aéreo.

Esse tipo de incidente pode gerar despesas inesperadas, retrabalho para o gestor de viagens e impacto no cronograma e planejamento de viagem a trabalho.

Neste guia, trazemos um passo a passo prático e orientado para viagens corporativas, sobre o que fazer ao perder um voo.

Com ele, seu colaborador, ou o Chief Travel Officer, vão saber como agir com agilidade, reduzir prejuízos e manter a conformidade com as normas do setor.

Quais são os direitos de quem está voando?

Os principais direitos de quem vai voar são definidos pela resolução 400 da ANAC e precisam ser combinados com as políticas internas da empresa. Veja os principais:

• Se o cliente desistir da passagem dentro de 24 horas da compra, se for feita com antecedência mínima de 7 dias do voo, poderá solicitar reembolso integral sem penalidades.
• Em casos de cancelamento ou alteração da responsabilidade da companhia aérea, o passageiro pode optar entre reacomodação gratuita, reembolso integral ou execução do serviço por outro meio de transporte.
• Há possibilidade de reembolso proporcional se o passageiro já tiver utilizado parte do trecho.
• Em reembolsos, a companhia aérea pode oferecer crédito para uso em passagens futuras ou outras modalidades, desde que o passageiro concorde.

Essas regras devem ser combinadas com as cláusulas negociadas entre empresa, agência de viagens e companhia aérea.

Dica de leitura: gestão de consequências em viagens corporativas.

Perdi meu voo a trabalho: o que fazer?

Aquilo que deve ser feito ao perceber um atraso não é difícil, mas exige atenção às situações que levam a esse cenário. Pensando nisso, separamos 5 dicas para seguir após perder um voo:

1. entre em contato com a companhia aérea;
2. converse com os responsáveis no local;
3. confira a possibilidade de reembolso;
4. veja a validade da sua passagem;
5. solicite seu reembolso;

Detalhamos cada uma das dicas abaixo:

1. Entre em contato com a companhia aérea imediatamente

O primeiro passo é acionar a companhia aérea assim que identificar que não conseguirá embarcar.

Algumas empresas oferecem um prazo de tolerância (conhecido como Flat Tire Rule) para atrasos justificáveis — entre 30 a 60 minutos após o embarque, dependendo da tarifa contratada.

Quanto antes for feito o contato, maior a chance de remarcação com menor custo ou até isenção de taxas.

2. Avise o gestor de viagens ou responsável pelo centro de custos

É essencial que o colaborador comunique o incidente ao seu gestor direto, ao RH ou ao Chief Travel Officer da empresa, conforme a política de viagens vigente.

3. Consulte a agência de viagens corporativas (TMC)

Se a empresa utiliza uma agência especializada em viagens corporativas (Travel Management Company (TMC), ela deve ser a principal intermediária entre o viajante e a companhia aérea.

A TMC pode ajudar na:

• Reacomodação em outro voo;
• Negociação de taxas de remarcação;
• Acionamento de seguro corporativo;
• Suporte documental para auditorias e prestação de contas.

4. Avalie o tipo de tarifa e validade da passagem

Tarifas não reembolsáveis ou promocionais costumam ter restrições severas. Já tarifas flexíveis permitem remarcação mediante pagamento de diferença tarifária e, em alguns casos, isenção de multa.

O prazo de validade da passagem aérea, por padrão de 1 ano, também influencia na chance de reaproveitamento do valor pago em futuras emissões.

5. Solicite o reembolso (quando possível)

Em caso de cancelamento da viagem corporativa, o responsável pode solicitar o reembolso total ou parcial, conforme as regras do contrato com a companhia aérea. 

É recomendável sempre:

• Guardar e digitalizar comprovantes;
• Registrar a solicitação por e-mail ou canal oficial;
• Incluir justificativa formal do ocorrido.

6. Atitude preventiva: negocie tarifas com políticas mais flexíveis

Na hora de contratar passagens corporativas, priorize tarifas reembolsáveis ou com política de alteração facilitada.

Isso pode representar uma economia no médio prazo, ainda mais quando há rotatividade ou imprevistos recorrentes nas agendas dos executivos.

6 dicas para evitar perder o voo em viagens corporativas

Prevenir a perda de voos é essencial para manter a eficiência das viagens corporativas e evitar custos extras.

Abaixo, reunimos boas práticas para os colaboradores que viajam e para os gestores responsáveis pela organização:

1. Faça o check-in online com antecedência

Sempre que possível, realize o check-in online assim que a companhia aérea disponibilizar (costuma ser 48h ou 24h antes do voo).

Isso evita filas, garante lugar no voo e pode até facilitar reacomodações em caso de imprevistos.

2. Separe todos os documentos necessários

Mantenha documentos como RG, CPF, passaporte (em viagens internacionais), vistos e comprovantes de vacinação em um local acessível.

Dê preferência por digitalizar as principais documentações e deixar salvo na nuvem e na pasta do celular, por precaução.

3. Chegue ao aeroporto com pelo menos 1 hora de antecedência (voos nacionais) e 2 horas (voos internacionais)

Essa é uma orientação padrão, mas deve ser reforçada nas políticas de viagens corporativas.

Atrasos em deslocamentos urbanos, longas filas de segurança ou problemas no despacho de bagagem, são fatores comuns que podem inviabilizar o embarque.

Leia também: 10 dicas para gerenciar viagens corporativas internacionais.

4. Verifique o trajeto até o aeroporto com antecedência

Sempre simule o trajeto no dia anterior da viagem, verificando possíveis obras, congestionamentos ou mudanças de rota.

Em viagens corporativas, o uso de transporte agendado com rastreamento (como aplicativos de frota ou carro da empresa), ajuda a evitar imprevistos.

5. Evite conexões com intervalo inferior à 1h30

Conexões muito curtas aumentam o risco de perda de voos subsequentes, em especial quando envolvem diferentes companhias, ou aeroportos grandes.

Prefira conexões com margem de segurança, mesmo que isso signifique uma viagem um pouco mais longa.

6. Acompanhe mudanças no portão de embarque e horários

Utilize aplicativos das companhias aéreas ou de gestão de viagens corporativas (como OBT) para monitorar em tempo real o status do voo e eventuais alterações no portão.

Muitas perdas ocorrem por desatenção ou falta de atualização.

Bônus: crie uma política de viagens corporativas

O uso de políticas de viagens corporativas também é uma forma de evitar atrasos no aeroporto.

No entanto, definir essas diretrizes, não é fácil. Delimitar o que é ou não é reembolsável, colocar limites de gastos por categoria e prazos para prestação de contas, exige cuidado.

Fazer um documento como esse pode demorar e, para te ajudar, baixe nosso modelo de política de viagens corporativas, economize tempo e facilite a construção de outros documentos.

Principais dúvidas quanto à perda de voos

Mesmo com planejamento, imprevistos podem acontecer. A seguir, respondemos às dúvidas mais frequentes sobre perda de voo em viagens corporativas:

Fiz check-in online e perdi o voo! E agora?

Se o colaborador fez o check-in e não compareceu, isso configura um no-show. Nesse caso, as empresas aéreas podem cancelar os trechos seguintes (conexão ou volta) da mesma reserva.

Portanto, o ideal é notificar de imediato a TMC (agência de viagens corporativas) ou o gestor de viagens corporativas, para tentar reacomodação. Pode ser possível remarcar, mas com multas + diferença tarifária.

Quem paga a multa por no-show e reagendamento de voo?

Depende da política interna da organização, mas no geral:

• Se foi causada por negligência do colaborador, ele pode ser responsabilizado;
• Se foi um imprevisto justificável, como trânsito intenso, clima ou atrasos anteriores, a organização geralmente cobre via o centro de custo da viagem.

A clareza da política de viagens corporativas evita conflitos nesses casos.

Em que casos compensa remarcar o voo, e em quais é melhor comprar um novo?

Se a diferença tarifária + multa for menor que o preço de uma nova passagem, vale remarcar. 

Mas, se o reagendamento for para um horário inconveniente ou envolver conexões ruins, comprar um novo bilhete pode ser mais vantajoso;

O que é possível reaver no reembolso de uma passagem não utilizada?

Se o bilhete contempla essa opção de tarifas reembolsáveis, pode-se reaver parte da aérea + taxas de embarque. Tarifas promocionais ou “não reembolsáveis”, não garantem retorno.

Qual é o procedimento padrão para acionar o seguro-viagem em caso de perda de voo?

• Notificar imediatamente a seguradora (ou a agência de viagens que contratou o seguro);
• Apresentar comprovantes do imprevisto (recibos, laudos, prints, etc.);
• Seguros corporativos mais completos podem cobrir parte dos gastos de remarcação, hospedagem extra ou transporte alternativo.

Quem o viajante deve acionar primeiro: a TMC, o gestor ou a companhia aérea?

O ideal é seguir o fluxo definido pela política de viagens corporativas. Em geral, o primeiro contato deve ser com a TMC, que pode negociar com a companhia aérea e informar os gestores.

Se a organização não usa uma TMC, o colaborador deve avisar o gestor e contatar a aérea em simultâneo.

Existe tolerância das companhias aéreas (como a “Flat Tire Rule”)?

Algumas companhias adotam a “Flat Tire Rule”, permitindo remarcação gratuita para passageiros em atrasos de até 2 horas, desde que justificados.

A aplicação não é obrigatória por lei no Brasil, mas vale a pena negociar no guichê ou com a agência.