Gestão de Tempo: como aumentar a produtividade em viagens corporativas

A gestão eficaz do tempo transcende a mera organização do dia a dia corporativo. Se torna uma habilidade essencial para o sucesso profissional, especialmente para aqueles engajados em vendas externas ou em frequentes viagens corporativas. 

A capacidade de priorizar atividades, organizar agendas de forma eficiente e executar tarefas sem desperdício de tempo são habilidades indispensáveis. 

Mas, como potencializar a eficiência dos colaboradores? E ainda garantindo uma gestão de tempo e produtividade que minimize falhas e maximize resultados, em especial durante viagens corporativas? 

Descubra estratégias práticas e facilmente implementáveis que podem transformar a vida profissional. Continue conosco e explore dicas valiosas para elevar a gestão de tempo em sua empresa a um novo patamar. 

Gestão de tempo em viagens corporativas

A rotina profissional já é permeada por grandes desafios e situações que facilmente podem distrair e atrapalhar a produtividade. Adicione a este cenário uma viagem a trabalho, onde se acaba perdendo bastante tempo no deslocamento.

Então, se você busca estratégias para garantir o máximo de produtividade nesses momentos, com o mínimo de impacto e executando todas as tarefas, confira nossas dicas a seguir:

#1: Planejamento e programação do fluxo de trabalho

Implementar uma programação diária e semanal bem estruturada é uma abordagem inicial simples, mas poderosa, para aprimorar a gestão de tempo. Identificar as prioridades e cada tarefa essencial para cada dia permite uma distribuição de tempo consciente e eficaz.

Ao planejar o dia seguinte, alocar horários específicos para cada atividade ajuda a visualizar a disponibilidade de tempo, facilitando a identificação de momentos livres para tarefas adicionais. 

Da mesma forma, é fundamental uma visão semanal permite um planejamento antecipado, garantindo que compromissos e prazos importantes sejam cumpridos com eficiência.

Ferramentas tecnológicas, como aplicativos de agenda e plataformas de gerenciamento de projetos (ex: Google Agenda e Trello), podem ser aliados valiosos neste processo. Por exemplo, é possível planejar listas de tarefas diárias/semanais e até mensais.

Essas soluções oferecem alertas e ajudam a manter uma visão clara das atividades programadas, assegurando que nenhum compromisso seja esquecido. Além disso, permitem calcular melhor os intervalos que serão necessários ser direcionados para os detalhes da viagem. 

#2: Saiba quando priorizar e quando delegar

Em meio ao caos das viagens corporativas, gerenciar o tempo com eficácia é crucial. A habilidade de identificar quais compromissos têm prioridade e como delegar responsabilidades adequadamente, pode significar a diferença entre a produtividade e o estresse desnecessário.

1. Foco nas prioridades durante a viagem: é essencial discernir quais reuniões, eventos ou tarefas são fundamentais para o avanço dos objetivos da empresa. Determinar essas prioridades ajuda a estruturar uma agenda de viagem focada, otimizando o uso do tempo e maximizando a produtividade em cada deslocamento.
   
   
2. Delegue tarefas durante o deslocamento: a delegação torna-se ainda mais crítica quando se está fora do escritório, com menos tempo para focar nessa organização. Identificar e confiar tarefas a membros da equipe que permanecem na base pode assegurar a continuidade dos projetos e a manutenção das operações diárias sem interrupções.

Dessa forma, é possível aproveitar ao máximo a viagem. Afinal, além de cumprir com as obrigações primárias, viagens corporativas são oportunidades únicas para networking, que podem ajudar no aprendizado e desenvolvimento de novos negócios. 

#3 Tenha estratégias que antecipem interrupções

A natureza imprevisível das viagens corporativas exige uma abordagem flexível e adaptável à gestão de tempo. Interrupções inesperadas, como alterações de última hora em reuniões, atrasos de voos ou problemas logísticos, podem desafiar até mesmo os planejamentos mais meticulosos. 

Adotar estratégias proativas é essencial para assegurar que esses imprevistos impactem minimamente a produtividade.

O primeiro passo ao lidar com interrupções é aceitar que elas são uma parte inevitável das viagens de negócios. Essa aceitação permite a transição para uma mentalidade mais adaptável, onde ajustes podem ser feitos rapidamente sem comprometer significativamente os objetivos da viagem.

A chave para gerenciar interrupções de forma eficaz é manter um excelente canal de comunicação com todos os envolvidos, tanto dentro quanto fora da empresa. Isso inclui:

• Uso de aplicativos de mensagens: facilitam a atualização rápida da equipe sobre mudanças de planos ou atrasos, permitindo ajustes ágeis nas atividades programadas.
• Plataformas de gestão de projetos: permitem o acompanhamento em tempo real das tarefas e os ajustes necessários em caso de desvios, assegurando que todos os membros da equipe estejam alinhados e informados.

Adotar uma abordagem proativa e flexível na gestão de viagens corporativas não só ajuda a lidar com interrupções de forma eficiente, mas também destaca a capacidade de adaptação e resiliência do profissional. 

#4: Otimize os recursos e espaço de trabalho

Uma gestão de tempo eficiente em viagens corporativas requer uma organização meticulosa dos recursos e do ambiente de trabalho, mesmo estando em trânsito. A habilidade de acessar informações e ferramentas necessárias rapidamente pode significar uma economia valiosa de tempo e um aumento na produtividade.

Em um cenário ideal, profissionais em viagem devem ser capazes de acessar qualquer dado ou documento necessário com poucos cliques. Manter arquivos digitais bem organizados e facilmente acessíveis em dispositivos móveis ou laptops é tão crucial quanto a organização física. 

Investir tempo na estruturação de pastas e no uso eficaz de ferramentas de organização pode acelerar significativamente a recuperação de informações.

#5: Utilize o método Ivy Lee para encerrar o dia

O encerramento produtivo de um dia de trabalho é crucial, especialmente para profissionais frequentemente envolvidos em deslocamentos. O Método Ivy Lee, uma estratégia centenária para otimização da produtividade, pode ser adaptado de maneira efetiva para quem está constantemente em trânsito. 

Implementando esses passos simples, você pode assegurar que cada dia seja encerrado com uma sensação de realização e pronto para o próximo desafio.

• Listagem prioritária: ao final de cada dia, dedique alguns minutos para listar as seis tarefas mais importantes que precisam ser realizadas no dia seguinte. Limitar a lista a seis itens ajuda a manter o foco e a priorização eficaz.
  
  
• Organização por prioridade: sequencie as tarefas listadas em ordem de importância. Essa hierarquia orientará suas ações no dia seguinte, começando pela tarefa mais crítica.
  
  
• Foco singular: inicie o dia focado na tarefa mais prioritária. Prossiga até sua conclusão antes de passar para a próxima tarefa da lista.
  
  
• Revisão e ajuste: ao final do dia, qualquer tarefa não concluída deve ser transferida para a lista do dia seguinte. Esse ciclo de revisão e ajuste assegura continuidade e mantém o foco nas prioridades.
  
  
• Consistência e hábito: repita esse processo diariamente. Com o tempo, essa metodologia se tornará um hábito, contribuindo significativamente para a eficiência e gestão do tempo.

Dica bônus: utilize a tecnologia a seu favor

A jornada para otimizar a gestão de tempo, especialmente em um contexto de viagens corporativas, é multifacetada, exigindo não apenas habilidades de planejamento e organização, mas também adaptabilidade e foco. 

As estratégias abordadas, desde a implementação de uma programação efetiva até a adaptação do Método Ivy Lee, oferecem um caminho claro para profissionais que buscam maximizar sua produtividade enquanto estão em movimento.

Entender como priorizar tarefas, delegar responsabilidades e antecipar interrupções são habilidades indispensáveis para o profissional moderno. Além disso, a organização do espaço de trabalho e a adoção de ferramentas tecnológicas ampliam a capacidade de gerir o tempo de forma eficaz, transformando desafios em oportunidades de sucesso.

Por exemplo, utilizar  sistemas e ferramentas que promovam uma gestão eficiente e integrada, como a gestão de despesas de viagens da Flash, exemplifica como a tecnologia pode ser uma aliada poderosa na maximização do desempenho empresarial. Conheça como as nossas soluções facilitam a gestão financeira da sua empresa e otimizam o tempo.