O que é OBT (online booking tool) e por que é importante para viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é um desafio constante para empresas que buscam otimizar seus processos e reduzir custos. Uma das soluções mais eficazes para enfrentar esse desafio é a OBT (Online Booking Tool), uma ferramenta que revoluciona a forma como as empresas lidam com reservas e gestão de viagens.

Mas, o que é OBT exatamente e como ela pode transformar a gestão de viagens na sua empresa? 

Neste artigo, vamos explorar o conceito de OBT, seu funcionamento, e os benefícios que pode trazer para empresas e colaboradores.

Acompanhe a leitura.

O que é OBT (Online Booking Tool)?

OBT, ou online booking tool, é uma ferramenta digital que permite a reserva de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros, e outros serviços relacionados a viagens de forma automatizada e integrada.

No contexto corporativo, uma OBT é utilizada para centralizar e simplificar o processo de reservas, garantindo que todas as viagens estejam alinhadas com as políticas de viagens corporativas da empresa.

No turismo, o conceito de OBT se expande para englobar diversos serviços de reserva online, facilitando tanto viagens de lazer quanto viagens a negócios.

Entender o que significa OBT é fundamental para as empresas que desejam modernizar seus processos de gestão de viagens.

Como funciona uma OBT para empresas?

O funcionamento de uma online booking tool em empresas é bastante simples, mas altamente eficiente.

A ferramenta é configurada para seguir as políticas de viagens corporativas, permitindo que os colaboradores façam reservas que estejam dentro dos parâmetros estabelecidos pela empresa.

Para entender melhor, vamos explorar as fases do processo de reserva.

Processo de funcionamento de uma OBT

• Configuração inicial: a OBT é configurada com as políticas de viagem da empresa, incluindo limites de despesas de viagem, fornecedores preferenciais, e procedimentos de aprovação.
  
  
• Reserva: colaboradores acessam a ferramenta para reservar passagens aéreas, hotéis e outros serviços necessários para suas viagens a negócios, como uma viagem a negócios para São Paulo.
  
  
• Aprovação: dependendo da política de viagens da empresa, as reservas podem necessitar de aprovação por parte de um gestor antes de serem confirmadas.
  
  
• Relatório de despesas de viagem (RDV): após a viagem, a OBT integra-se com sistemas de gestão de despesas. Isso facilita a criação e submissão de relatórios de despesas de viagem.

Vantagens de usar uma OBT em viagens corporativas

O uso de uma online booking tool oferece diversas vantagens tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

A seguir, destacamos alguns dos principais benefícios.

• Redução de custos: a OBT ajuda a otimizar o processo de reserva, garantindo que as viagens estejam sempre alinhadas com as políticas de viagem da empresa, o que contribui para a redução de custos.
  
  
• Maior controle e transparência: as empresas têm maior controle sobre as despesas de viagem, com todas as reservas sendo feitas através de um único sistema, facilitando a auditoria e o compliance. Isso é essencial para garantir que os direitos de quem viaja a trabalho sejam respeitados, ao mesmo tempo em que os custos são mantidos sob controle.
  
  
• Facilidade para colaboradores: com uma OBT, os colaboradores podem fazer suas reservas de forma rápida e fácil, sem precisar buscar diferentes fornecedores.  O que aumenta a produtividade e a satisfação dos funcionários, pois a ferramenta também facilita processos como o check-in e a emissão de relatórios.

Para facilitar ainda mais o cumprimento desse processo, baixe nosso modelo de política de viagens corporativas e evite erros e fraudes ao ter esse documento bem definido.

Aplicações práticas da OBT no dia a dia das empresas

No cotidiano corporativo, a Online Booking Tool se torna um aliado indispensável. Ela não apenas facilita o processo de reserva, mas também contribui para uma gestão mais eficiente das viagens.

• Reserva de passagens aéreas: empresas podem usar a OBT para centralizar a reserva de passagens aéreas, garantindo que todas as viagens sejam feitas conforme a política de viagens corporativas.
  
  
• Gestão de diárias de viagem: a OBT permite gerenciar as diárias de viagem de forma integrada, facilitando a administração dos custos e a conformidade com as normas internas.

Isso também se reflete na otimização do custo de viagem corporativa, uma vez que a ferramenta garante que as reservas sejam feitas de acordo com os critérios estabelecidos.

OBT e a gestão de despesas de viagens

Uma das maiores vantagens de um scheduling software é a capacidade de se integrar com ferramentas de controle de despesas, o que é essencial para a gestão financeira.

A integração da OBT com sistemas de gestão de despesas permite que as empresas acompanhem em tempo real os custos relacionados a viagens.

Isso inclui desde as reservas iniciais até a submissão final do relatório de despesas de viagem (RDV). Tudo isso garante maior controle e visibilidade sobre os gastos corporativos.

Além disso, a OBT oferece suporte para a declaração de viagem a trabalho, facilitando a conformidade com as regulamentações e a auditoria interna.

Confira nosso checklist de viagens a trabalho e garanta que a gestão da sua empresa contemple todos os itens, documentos e etapas necessários para aproveitar ao máximo.

Tendências futuras para OBTs em viagens corporativas

Com o avanço das tecnologias e a crescente demanda por soluções que otimizem a gestão de viagens, as Online Booking Tools continuam a evoluir.

Entre as tendências, destaca-se a integração com scheduling tools (softwares) que permitem uma gestão ainda mais automatizada e eficiente das viagens corporativas. 

Ferramentas como online booking system e appointment scheduling (softwares) também estão ganhando espaço, oferecendo soluções completas para o agendamento e gerenciamento de viagens.

Por que a Flash é a melhor opção para implementar uma OBT na sua empresa

A Flash oferece uma solução completa para gestão de despesas que integra perfeitamente com as principais online booking tools do mercado, tornando-se a parceira ideal para empresas que buscam eficiência e economia.

Essa integração é benéfica para as empresas que utilizam a gestão de benefícios e despesas Flash, centralizando o controle de custos de viagens, reembolsos e outros gastos em uma única plataforma.

A integração funcionaria da seguinte forma:

• Sincronização de despesas: as despesas geradas por meio da OBT são automaticamente sincronizadas com o sistema da Flash. Isso simplificaria o processo de controle e categorização dos gastos dentro da política corporativa.
  
  
• Automatização de relatórios: todas as transações realizadas por meio da OBT são registradas automaticamente na Flash, gerando relatórios detalhados. Isso facilita a prestação de contas e otimiza o processo de reembolso para funcionários que utilizam o cartão Flash para cobrir gastos corporativos.
  
  
• Conformidade com a política de viagens: a Flash, integrada a uma OBT, garante que as despesas estejam alinhadas com as políticas corporativas previamente configuradas, como limites de orçamento e escolhas de fornecedores.
  
  
• Simplicidade para o usuário: ao fazer uma reserva na OBT, as informações financeiras são automaticamente transmitidas para o sistema de gestão de despesas da Flash, sem necessidade de registros manuais.

Essa integração otimiza a gestão de viagens, garantindo que todas as transações fiquem centralizadas em uma única plataforma, fornecendo transparência e controle financeiro.

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A Flash não apenas facilita a gestão de viagens, mas também oferece soluções integradas para otimizar o ROI aéreo e garantir que as diárias de viagem sejam administradas de forma eficaz.

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