Saiba como elaborar uma declaração de viagem a trabalho

A declaração de viagem a trabalho é um documento essencial para qualquer profissional que precise viajar a trabalho no período de suas atividades. Seja para participar de conferências, reuniões ou realizar qualquer outro tipo de projeto em diferentes localidades.

Essa declaração serve para oficializar as viagens corporativas e validar as atividades e despesas realizadas durante esse período. Neste artigo, entenda a importância dessa documentação e aprenda como elaborar uma declaração de viagem eficaz.

Acompanhe a leitura.

O que é declaração de viagem a trabalho?

A declaração de viagem a trabalho funciona como um atestado emitido pela empresa. Serve para indicar que determinado funcionário precisará viajar ou já viajou a trabalho.

Trata-se de um documento assinado pela companhia que comprova a legitimidade das ações do colaborador em prol da empresa. A importância da declaração se dá pelo detalhamento das informações, como dia e horário específico e a justificativa de ausência no local de trabalho e demais responsabilidades.

É importante ressaltar que a declaração não é um documento com valor jurídico. Apesar disso, esse documento garante amparo tanto para a empresa quanto para o colaborador. Sua eficiência está diretamente ligada ao cumprimento da política de viagens estabelecida.

O que é viagem a trabalho conforme a lei?

A definição de viagem a trabalho diz respeito a qualquer deslocamento de funcionários em nome da empresa. Isso inclui diversos eventos que ocorram fora do espaço físico da empresa, como negociações, visitas e congressos, por exemplo.

Mas afinal, o que a lei trabalhista fala sobre viagem? De acordo com o artigo 4° da CLT, “considera-se como serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.”

Durante a sua jornada, há diversos direitos do trabalhador assegurados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). São eles:

• horas extras;
• sobreaviso;
• periculosidade;
• intervalos; e
• despesas de viagem.

Sobre a responsabilidade financeira, o artigo 2° descreve da seguintes forma:

“considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.”

Isso significa que todas as despesas realizadas durante a viagem a trabalho devem ser custeadas pela empresa. Isso pode ocorrer através de adiantamento ou reembolso. Outra forma prática e segura de arcar com esses gastos é utilizando cartões corporativos, com eles é possível centralizar as despesas e mitigar inadimplências.

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Aproveite e leia também o nosso manual de viagens corporativas. Aprenda como orientar os colaboradores para cumprir atividades e realizar despesas da melhor forma possível.

Como fazer uma declaração de viagem a trabalho?

Vamos supor que um dos funcionários da empresa vai trabalhar em uma viagem para a Europa. A declaração é crucial para formalizar e justificar a ausência de um colaborador durante seu deslocamento profissional. Para compor uma declaração eficaz, é essencial incluir informações precisas e detalhadas, assim como obter a assinatura do funcionário.

É importante personalizar a declaração para cada tipo de viagem a trabalho. Por exemplo, se o colaborador estiver indo para uma conferência, a declaração deve mencionar detalhes como o nome e a data do evento. Se o deslocamento for para visitar clientes, é crucial incluir os detalhes dos clientes e a agenda de visitas.

A justificativa para a viagem deve ser clara e relacionada diretamente às responsabilidades profissionais do colaborador. Além da declaração, existem outros documentos que podem servir de comprovante, como passagens, reservas e convites. Esses documentos adicionais corroboram a finalidade e a agenda da viagem, fornecendo uma validação extra à declaração apresentada pelo colaborador.

Considere essas dicas e veja quais informações são essenciais em uma declaração de viagem a trabalho no modelo a seguir.

O que deve constar em uma declaração de viagem

Para que a declaração de viagem cumpra sua função de comprovação e registro, é importante que ela contenha informações claras e completas sobre o colaborador, o deslocamento realizado e os objetivos da atividade profissional. Quanto mais detalhado for o documento, mais fácil será utilizá-lo em processos internos, auditorias e prestações de contas.

Dados do colaborador

A declaração deve identificar corretamente o profissional que realizou a viagem. Normalmente, são incluídos dados como nome completo, cargo, departamento e, quando necessário, matrícula ou outro identificador interno da empresa. Essas informações ajudam a vincular o deslocamento ao colaborador responsável e garantem maior rastreabilidade do registro.

Informações sobre deslocamento e período

O documento também deve apresentar detalhes sobre a viagem em si, incluindo local de origem, destino, datas de ida e retorno e meios de transporte utilizados. Em alguns casos, pode ser relevante registrar informações adicionais, como hospedagem, trajetos percorridos ou eventos dos quais o colaborador participou durante o período da viagem.

Objetivo da viagem corporativa

Outro elemento indispensável é a descrição da finalidade do deslocamento. A declaração deve explicar de forma objetiva o motivo da viagem, como participação em reuniões, visitas a clientes, treinamentos, feiras, eventos corporativos ou atividades operacionais.

Esse registro ajuda a demonstrar que o deslocamento ocorreu em atendimento aos interesses da empresa e facilita a validação de despesas relacionadas à viagem.

Modelo de declaração de viagem a trabalho

Este é um documento combinado que apresenta todos os dados necessários para validar as viagens corporativas. A declaração deve conter as informações a seguir:

• nome completo do funcionário;
• número do RG;
• número do CPF;
• nome da empresa;
• data de início e fim da viagem;
• objetivo do deslocamento;
• assinatura.

Abaixo, confira o exemplo de declaração que pode ser copiado e editado.

Eu, [Nome Completo], portador do RG número [Número do RG] e CPF número [Número do CPF], funcionário da empresa [Nome da Empresa], venho por meio desta declarar que estarei em deslocamento profissional a partir da data de [Data de Início] até [Data de Término], com o propósito de realizar atividades relacionadas às atribuições do meu cargo.

Esta viagem é necessária para [Descrever brevemente o propósito da viagem, como participação em reuniões, conferências, visitas a clientes, entre outros].

Atenciosamente,

[Assinatura]

[Nome Completo]

Mesmo que não exista um modelo padrão para declaração de deslocamento profissional, o exemplo acima pode ser personalizado conforme a necessidade e política da empresa.

Contudo, padronizar o modelo de declaração de viagem a trabalho que será usado na empresa é fundamental para a rastreabilidade e precisão das informações. Documentos não alinhados podem causar conflitos internos e problemas fiscais, uma vez que o documento comprova as despesas corporativas e os demais gastos relacionados à viagem.

Diferença entre declaração, relatório e prestação de contas

Embora esses documentos estejam relacionados à gestão de viagens corporativas, cada um possui uma finalidade específica dentro dos processos administrativos e financeiros da empresa.

Declaração de viagem

A declaração de viagem tem caráter comprobatório. Seu principal objetivo é registrar oficialmente que um colaborador realizou um deslocamento a trabalho em determinado período e por uma finalidade específica. Ela reúne informações básicas sobre a viagem, servindo como evidência formal da atividade realizada em nome da empresa.

Relatório de despesas

O relatório de despesas é utilizado para detalhar os gastos realizados durante a viagem corporativa. Nesse documento, o colaborador registra custos com transporte, hospedagem, alimentação, pedágios, combustível e outras despesas autorizadas pela empresa. Geralmente, o relatório é acompanhado por comprovantes fiscais que permitem validar os valores informados.

Prestação de contas corporativa

A prestação de contas é um processo mais abrangente que reúne documentos, comprovantes e registros relacionados à viagem. Além do relatório de despesas, ela pode incluir notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento e outros documentos exigidos pelas políticas internas da organização. Seu objetivo é garantir transparência na utilização dos recursos da empresa, facilitar auditorias e assegurar a conformidade dos gastos corporativos.

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