O que é e como fazer um relatório de despesa de viagem (RDV) eficiente + modelo gratuito

O relatório de despesa de viagem (RDV) pode parecer apenas mais uma burocracia na rotina de quem gerencia viagens corporativas, mas, na prática, é o que separa uma gestão eficiente de despesas de um caos financeiro.

Se você é responsável pelo RH ou financeiro, já deve ter enfrentado reembolsos mal preenchidos, comprovantes faltando, planilhas desatualizadas e conflitos com colaboradores por falta de clareza nas políticas internas.

Você sabia que o cartão corporativo da Flash auxilia no acompanhamento dos gastos realizados em viagens corporativas? Com ele, seus colaboradores podem realizar o pagamento de todos os custos da viagem de forma prática e intuitiva!

Este conteúdo foi feito para simplificar sua vida: aqui, você vai entender o que é, como montar, quais informações precisa e como usar a tecnologia a seu favor para transformar o RDV em um aliado estratégico na sua gestão de viagens.

Boa leitura! 

O que é RDV?

RDV é a sigla para Relatório de Despesas de Viagem, um documento que tem a função de registrar, organizar e comprovar os gastos realizados durante viagens corporativas.

Esse relatório reúne todas as informações financeiras, comprovantes e justificativas relacionadas às despesas de viagem a trabalho, permitindo maior transparência, controle e gestão de despesas no ambiente corporativo.

Em outras palavras, quando um colaborador precisa se deslocar para representar a empresa — seja para reuniões, visitas técnicas, feiras ou eventos —, ele pode ter custos com passagens, hospedagem, alimentação, uso de veículos e outros gastos operacionais. 

Para que esses custos possam ser reembolsados ou contabilizados corretamente, é fundamental preencher o RDV com todos os detalhes exigidos pelas políticas de viagens.

Além de ser um instrumento essencial para a prestação de contas, o RDV também contribui para o cumprimento das normas de compliance, reduzindo riscos e evitando erros comuns na comprovação de despesas. 

Algumas empresas ainda utilizam o relatório como base para calcular indicadores de desempenho das viagens, como o ROI aéreo, otimizando o uso dos recursos e aprimorando o planejamento de futuras viagens.

Em um cenário onde os gestores financeiros buscam soluções inteligentes para aprimorar o controle de custos e aumentar a eficiência dos processos internos, saber aplicar o RDV se torna indispensável.

Como fazer um relatório de despesas de viagem (RDV)?

Elaborar um RDV é ideal para garantir transparência, organização e controle financeiro nas viagens corporativas. 
Um processo bem definido facilita o reembolso, evita erros, melhora a prestação de contas e otimiza o tempo dos gestores e colaboradores.

A seguir, apresentamos um passo a passo de como fazer um relatório de despesas de forma prática e eficaz:

1. Identifique o RDV

O primeiro passo é identificar o RDV com os dados da viagem a trabalho: nome do colaborador, setor, destino, datas de ida e volta, e número do projeto ou centro de custo relacionado.

Essas informações são essenciais para categorizar corretamente o relatório e facilitar seu arquivamento e consulta futura na ferramenta de gestão.

2. Detalhe as despesas

Liste todas as despesas realizadas. Isso inclui hospedagem, transporte, refeições, deslocamentos internos, passagens aéreas, taxas extras e até produtos adquiridos exclusivamente para o cumprimento do objetivo da viagem. 

A categorização por tipo de despesa ajuda o setor financeiro a analisar os custos com maior precisão e evita confusões na hora da comprovação.

3. Anexe os comprovantes

Todos os gastos devem ser acompanhados de recibos, notas fiscais ou comprovantes digitais. Essa etapa é crucial para garantir a comprovação dos custos e assegurar a aderência às normas de compliance da empresa. 

Além disso, comprovantes organizados facilitam auditorias e a gestão de riscos no processo de reembolso.

4. Converta a moeda, se aplicável

No caso de viagens internacionais, é necessário converter as despesas para a moeda local da empresa, seguindo a cotação do dia em que o gasto foi realizado. Isso evita divergências de valores e ajuda no controle orçamentário das viagens corporativas. 

Ferramentas como o Excel ou Google Sheets, com fórmulas automáticas, podem ser úteis nesse processo, inicialmente.

5. Calcule as despesas

Após listar e converter os valores, é hora de calcular as despesas totais das viagens. Utilize uma planilha de relatório de despesas para somar os valores e conferir se estão dentro do orçamento previsto.

Aqui, planilhas são frequentemente utilizadas, mas plataformas de gestão otimizam ainda mais essa tarefa.

6. Verifique a política de viagem e reembolso

Antes de enviar o relatório, revise as políticas de viagens corporativas para geração Z (e outras gerações) da sua empresa.

Verifique se todos os tipos de despesa estão dentro do permitido, quais limites foram estipulados para hospedagem, alimentação e transporte, e se os prazos de reembolso estão sendo respeitados. Isso evita retrabalho e reduz conflitos entre funcionários e o setor financeiro.

7. Recolha a assinatura e a aprovação necessária

Muitos modelos de relatório de despesas ainda exigem uma assinatura manual ou digital do funcionário e da liderança imediata.

Essa etapa permite que o gestor financeiro ou responsável pelo controle aprove o valor para reembolso. Algumas empresas já utilizam sistemas automatizados para facilitar esse fluxo.

8. Envie o relatório aos supervisores

Por fim, envie o relatório de viagens ao responsável pela gestão de despesas. Certifique-se de que todos os documentos estejam anexados, os custos corretos e as informações completas. 

Quanto mais organizado estiver o modelo de relatório, mais rápido será o fluxo de aprovação, e mais eficiente será o fluxo de gestão de viagens corporativas.

A importância da política de viagens para a definição do RDV

Ter uma política de viagens corporativas bem estruturada é essencial para que o relatório de despesas esteja correto, padronizado e transparente. Afinal, ela funciona como um guia prático para colaboradores e gestores, estabelecendo regras claras sobre os tipos de despesas permitidas, limites de gastos e procedimentos para reembolsos. 

Além disso, pode incluir orientações sobre o uso de plataformas de gestão para facilitar o acompanhamento e o controle das viagens.

Sem uma política clara, o RDV pode se tornar um documento confuso, sujeito a erros, inconsistências e até mesmo fraudes. Já com diretrizes bem definidas, a prestação de contas se torna mais rápida, objetiva e alinhada às estratégias financeiras da empresa.

Uma boa política de viagens também contribui para o uso mais inteligente do orçamento de viagens corporativas, garantindo que os custos e deslocamentos realmente agreguem valor ao negócio. 

E mais: é um elemento-chave para criar uma cultura de responsabilidade financeira e eficiência operacional dentro das organizações.

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Benefícios de um relatório de despesas de viagem (RDV)

Um relatório de despesas bem estruturado vai além da prestação de conta; é uma ferramenta estratégica e essencial para a otimização de recursos.

Confira, abaixo, os benefícios que esse tipo de documento oferece para empresas de todos os portes:

Melhora o controle e a gestão de recursos

Ao registrar detalhadamente os custos, tipos de despesas e dados de cada viagem, o RDV permite que o gestor financeiro tenha uma visão precisa dos custos envolvidos. Isso facilita o planejamento de viagem a trabalho e evita gastos excessivos ou não previstos.

Padroniza processos e reduz erros

Com um modelo de relatório de despesas padronizado e alinhado com as diretrizes internas, é possível evitar erros comuns no preenchimento de dados.

Além disso, a padronização facilita o treinamento de colaboradores e agiliza a rotina do funcionário responsável pela conferência.

Otimiza o tempo dos colaboradores e gestores

Automatizar e padronizar a criação do RDV reduz o tempo necessário para reunir comprovações, preencher informações e buscar aprovações. 

Assim, os funcionários ganham mais tempo para focar em atividades produtivas e o gestor agiliza decisões financeiras com base em dados confiáveis.

Facilita a análise de dados e a tomada de decisões

Quando as informações são organizadas de forma clara em planilhas, modelos ou sistemas, o acesso aos dados se torna mais fácil e estratégico. Isso contribui para uma gestão de despesas inteligente e embasada em relatórios de despesas confiáveis. 

Garante conformidade e compliance

Manter um processo formal de registro, comprovação e aprovação das despesas é essencial para atender aos requisitos legais, fiscais e de compliance. Além disso, reforça o profissionalismo da empresa em eventuais auditorias internas ou externas.

Permite identificar oportunidades de economia

A análise recorrente dos relatórios de despesas de viagens permite identificar onde estão os maiores gastos e identificar pontos de melhoria — como a escolha de viagens corporativas baratas. Isso inclui desde a escolha de alternativas mais econômicas, como opções de transporte e hospedagem, até a negociação com fornecedores para reduzir custos.

Estimula o uso consciente dos recursos corporativos

Com a existência de políticas claras, o próprio colaborador tende a fazer escolhas mais conscientes durante sua viagem a trabalho, evitando gastos desnecessários e contribuindo para o equilíbrio do orçamento empresarial.

Dica de leitura: Aproveite e descubra 6 tendências para viagens corporativas de 2025

Dúvidas frequentes sobre como fazer um relatório de despesas de viagem

Mesmo com o passo a passo em mãos, é comum surgirem dúvidas na hora de elaborar ou revisar um relatório de despesas de viagem. 

Respondemos, a seguir, as questões mais frequentes que chegam aos gestores e colaboradores responsáveis por esse processo:

Qual o prazo ideal para a apresentação e aprovação dos RDVs?

O ideal é que o funcionário apresente o relatório de viagem a trabalho em até cinco dias úteis após o retorno, garantindo que os comprovantes estejam atualizados e que os dados possam ser verificados com agilidade. Esse prazo também evita falhas de registro e contribui para uma prestação de contas mais eficiente.

Qual o melhor formato para o RDV (planilha, software)?

A escolha depende da maturidade da empresa no controle financeiro e do volume de viagens corporativas. Em negócios menores, uma planilha de relatório de despesas de viagem pode atender bem, desde que esteja bem estruturada.

Já empresas em expansão ou com maior fluxo de despesas de viagem a trabalho se beneficiam do uso de um software de gestão de viagens corporativas, que automatiza o processo, integra com cartões de pagamento e facilita a auditoria de relatórios de despesas.

Quais informações são essenciais no modelo de relatório de viagens?

Todo modelo de relatório de despesas de viagem precisa conter dados fundamentais como:

• Nome do colaborador e setor;
• Período da viagem;
• Local de destino;
• Objetivo do deslocamento;
• Itens de gasto (como transporte, alimentação, hospedagem e passagens aéreas);
• Valores e formas de pagamento;
• NFs, recibos ou outra comprovação;
• Assinaturas do colaborador e do Travel Techs.