O que é vale-transporte digital? Entenda como funciona essa tecnologia

 

No mundo corporativo atual, a digitalização de processos tem sido uma aliada fundamental para otimizar a rotina das empresas e proporcionar mais facilidade aos colaboradores. O vale-transporte digital é um exemplo claro de como a tecnologia pode modernizar a gestão de benefícios, trazendo mais conveniência, economia de tempo e controle.

O vale-transporte digital é uma evolução do tradicional benefício em formato físico, criado para facilitar o custeio do deslocamento dos colaboradores. Enquanto o vale-transporte físico inclui variações como bilhetes únicos ou QR Codes impressos, o vale-transporte digital cumpre a mesma função, porém de forma totalmente eletrônica.

Com ele, o processo é simplificado, oferecendo mais praticidade tanto para as empresas quanto para os funcionários, que podem acessar o benefício diretamente por aplicativos ou cartões digitais.

Como funciona o vale-transporte digital?

O vale-transporte digital é gerido através de plataformas online, onde a empresa consegue carregar e distribuir o benefício de forma automática, de acordo com a necessidade de cada colaborador. Em vez de fornecer um cartão físico ou bilhetes de papel, o saldo é carregado digitalmente em um app ou conta vinculada ao sistema de transporte.

Por exemplo, o colaborador que possui o cartão de benefícios flexíveis da Flash pode utilizar o saldo para recarregar um cartão de transporte. Basta adicionar o bilhete único no aplicativo da Flash e transferir os créditos, que ficarão disponíveis para uso após validação do saldo nos terminais de ônibus/metrô.

O mesmo processo é válido para auxílio-mobilidade, ou seja, para quem deseja usar o saldo para solicitar uber ou deseja usar tags de pedágio.

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Vantagens de utilizar o vale-transporte digital

O vale-transporte digital oferece diversas vantagens como benefício corporativo. Confira os principais benefícios tanto para as empresas quanto para os funcionários:

• Sustentabilidade;
• Eficiência administrativa;
• Redução de custos;
• Conformidade legal;
• Conveniência para os funcionários;
• Flexibilidade de uso;
• Facilidade de recarga;
• Acesso a informações em tempo real;
• Integração com transporte público;
• Redução de perdas e extravios.

Como usar o vale-transporte digital no celular?

Se você possui o cartão de benefícios flexíveis da Flash, utilizar o saldo para recarregar o seu vale-transporte digital é fácil e prático. Siga os passos abaixo:

1. Recarregue seu cartão de transporte: No aplicativo da Flash, você pode adicionar o seu bilhete único e transferir os créditos diretamente do saldo disponível no cartão de benefícios. Basta selecionar a opção de transporte e indicar o valor desejado para recarga.

2. Validação nos terminais: Após realizar a transferência, os créditos serão disponibilizados automaticamente. Para utilizá-los, basta validar o saldo nos terminais de ônibus ou metrô da sua cidade, como já ocorre com o vale-transporte tradicional.

3. Pesquise aplicativos locais: Em algumas cidades, existem aplicativos específicos para o gerenciamento do bilhete único. É importante pesquisar quais são os aplicativos compatíveis com o sistema de transporte público da sua região, garantindo uma experiência tranquila e sem complicações.

Qual a diferença entre o vale-transporte digital e o tradicional?

A principal diferença entre o vale-transporte digital e o tradicional é o formato, conforme exemplificado acima. Além disso, existem diferenças claras na forma como esse benefício é oferecido e gerenciado, veja a seguir.

Formato de uso

• Vale-transporte tradicional: impresso;
• Vale-transporte digital: aplicativo.

Gestão do benefício

• Vale-transporte tradicional: registro de depósitos e recibos;
• Vale-transporte digital: plataforma digital.

Como funciona no dia a dia

• Vale-transporte tradicional: físico, sujeito a perdas ou furtos;
• Vale-transporte digital: leitura digital pelo aplicativo no celular.

Como funciona a recarga do vale transporte digital?

A recarga do vale-transporte digital pode variar dependendo da plataforma ou sistema que a empresa utiliza para gerenciar os benefícios dos funcionários. No entanto, geralmente, o processo envolve etapas como as seguintes.

Cadastro dos funcionários

O primeiro passo é garantir que os funcionários estejam devidamente cadastrados no sistema de gestão de benefícios. As informações necessárias incluem dados pessoais e o cartão de transporte vinculado ao colaborador.

Solicitação de recarga

O RH ou DP solicita a recarga mensal ou periódica com base nas informações cadastradas e na política de benefícios da empresa, garantindo que o saldo solicitado atenda às necessidades de deslocamento dos colaboradores.

Processamento e autorização

Após a solicitação, o sistema processa a recarga. Dependendo das políticas internas da empresa, essa etapa pode incluir uma aprovação adicional por parte dos gestores ou responsáveis pelo orçamento.

Recarga do cartão

Uma vez aprovada, a recarga é feita automaticamente no cartão de transporte ou aplicativo de vale-transporte do colaborador. Esse processo pode envolver diretamente a integração com operadoras de transporte público, facilitando o uso imediato dos créditos.

Comunicação aos funcionários

Após o processamento, os funcionários são notificados sobre a recarga via e-mail ou pela própria plataforma de benefícios, permitindo que verifiquem seus saldos antes de utilizar o transporte.

Monitoramento e relatórios

O RH pode acompanhar as transações de recarga e gerar relatórios detalhados para assegurar que o processo esteja em conformidade com as políticas da empresa, além de garantir o controle de custos.

Como conceder o vale-transporte digital na sua empresa?

Para conceder o vale-transporte digital aos funcionários, é importante iniciar avaliando as necessidades de cada colaborador. Isso inclui:

• calcular a distância entre a residência e o local de trabalho
• identificar as opções de transporte disponíveis
• estimar o custo médio dessas viagens. 

Após essa análise, cadastre os funcionários no sistema, coletando informações relevantes sobre o trajeto percorrido e dados da empresa. Em seguida, escolha um provedor confiável que ofereça soluções para gestão de vale-transporte digital, garantindo uma plataforma eficiente para recargas e gerenciamento.

 

Leia também: VT, VA e VR podem ser pagos em dinheiro? Veja o que diz a CLT.

Depois de definir o provedor, configure a frequência de recargas, como mensal ou de acordo com as políticas da empresa. Muitos sistemas permitem automação, facilitando o processo.

Lembre-se de comunicar claramente aos funcionários como acessar o sistema ou aplicativo escolhido, fornecendo instruções detalhadas para o uso do benefício, inclusive sobre como funcionam os benefícios durante as férias.

Para calcular o valor do auxílio transporte, utilize a fórmula básica: número de dias trabalhados x custo da passagem de ida e volta. Considere também fatores como o número de viagens diárias e o custo total mensal das passagens, ajustando o valor de recarga conforme necessário para cobrir as despesas de deslocamento dos funcionários.

O que a lei diz sobre o vale-transporte digital?

O vale-transporte tradicional é regido pela Lei nº 7.418/1985. No contexto digital, a lei estabelece que o empregador pode fornecer o vale-transporte como um cartão magnético ou eletrônico, escolhendo o formato que melhor se adapte aos seus funcionários.

É importante observar que o fornecimento do vale-transporte é obrigatório em empresas que possuam mais de 30 funcionários. Além disso, é um dever da empresa fornecer esse benefício aos funcionários que utilizam o transporte público para chegar ao trabalho. Nesse caso, a empresa é autorizada a fazer o desconto do vale-transporte em até 6% do salário base do funcionário custear o VT.

É fundamental lembrar que a implementação do vale transporte digital deve estar em conformidade com a realidade dos seus colaboradores. Por isso, é importante conhecer a estrutura da empresa e as necessidades dos funcionários.

Como o vale transporte digital impacta a qualidade de vida dos colaboradores?

O vale-transporte digital impacta diretamente na gestão de benefícios flexíveis e da política de mobilidade corporativa. Isso porque reduz a burocracia e expande as opções dentre os benefícios flexíveis oferecidos na empresa. Além de melhorar a experiência do funcionário e acompanhar as tendências de acessibilidade e tecnologia.

O que traz resultados positivos em relação ao engajamento, santificação e produtividade dos funcionários. Além de ser benéfico para a mobilidade urbana como um todo.

O VT digital pode permitir o acesso a diversos meios de transporte, como ônibus, metrô, aplicativos de corridas até e o aluguel de bicicletas e patinetes elétricos, por exemplo. Através do cartão de transporte digital é possível digitalizar essas atividades. O que é ideal para evitar filas e empasses burocráticos, como a gestão de recibo de vale-transporte.