O que é vale-transporte digital? Entenda como funciona essa tecnologia

O vale-transporte digital é uma evolução do tradicional vale-transporte em formato físico. Trata-se de um benefício fornecido para auxiliar os funcionários no custeio das despesas de deslocamento.

Existem algumas variações do vale-transporte físico, como bilhete único ou QR Code de transporte público em papel. O vale-transporte digital cumpre a mesma função mas, por sua vez, é uma versão eletrônica desse benefício.

Qual a diferença entre o vale-transporte digital e o tradicional?

A principal diferença entre o vale-transporte digital e o tradicional é o formato, conforme exemplificado acima. Além disso, existem diferenças claras na forma como esse benefício é oferecido e gerenciado, veja a seguir.

Formato de uso

• Vale-transporte tradicional: impresso;
• Vale-transporte digital: aplicativo.

Gestão do benefício

• Vale-transporte tradicional: registro de depósitos e recibos;
• Vale-transporte digital: plataforma digital.

Como funciona no dia a dia

• Vale-transporte tradicional: físico, sujeito a perdas ou furtos;
• Vale-transporte digital: leitura digital pelo aplicativo no celular.

Como e onde o funcionário pode usar o vale-transporte digital?

O uso do vale-transporte digital varia dependendo da cidade, do sistema de transporte público local e do provedor de serviços utilizado. Se você não sabe como usar o vale-transporte no celular, saiba que é bastante simples, basta seguir este passo a passo:

• verifique se existe o vale-transporte digital na sua cidade;
• registre-se na plataforma provedora do vale-transporte digital;
• faça a recarga do benefício dos colaboradores pelo aplicativo;
• escolha a opção de pagamento de transporte público;
• siga as instruções para validação de utilização conforme as regras estabelecidas no sistema utilizado.

Como funciona a recarga do vale transporte digital?

A recarga do vale-transporte digital pode variar dependendo da plataforma ou sistema que a empresa utiliza para gerenciar os benefícios dos funcionários. No entanto, geralmente, o processo envolve etapas como as seguintes.

Cadastro dos funcionários

Os funcionários são cadastrados no sistema de gestão de benefícios com informações relevantes.

Solicitação de recarga

O RH solicita a recarga com base nas informações cadastradas.

Processamento e autorização

O sistema processa a solicitação, que pode passar por uma autorização de acordo com as políticas internas.

Recarga do cartão

O valor é carregado nos cartões ou aplicativos dos funcionários, eletronicamente ou por meio de operadoras de transporte público.

Comunicação aos funcionários

Os funcionários são informados sobre a recarga e podem verificar seus saldos.

Monitoramento e relatórios

O RH monitora as transações e fornece relatórios para garantir a conformidade com as políticas da empresa.

Como conceder o vale-transporte digital na sua empresa?

Para conceder o vale-transporte digital aos funcionários, siga os passos abaixo.

Avalie as necessidades

Isso inclui calcular a distância entre a residência e o local de trabalho, as opções de transporte e o custo médio dessas viagens.

Cadastre os funcionários

Colete todas as informações do funcionário, da empresa e do trajeto percorrido.

Escolha um provedor

Existem várias empresas que oferecem soluções para a gestão desse benefício.

Configure as recargas

Determine a frequência de recargas, como mensalmente, por exemplo. A maioria dos sistemas permite que você configure recargas automáticas.

Comunique os acessos

Informe e ofereça instruções aos funcionários sobre o sistema e o aplicativo escolhido.

Para calcular o valor do vale-transporte online, você pode utilizar a fórmula a seguir:

• valor do vale-transporte digital = (número de dias trabalhados por mês) x (custo da passagem de ida e volta)

Considere fatores como a quantidade de passagens necessárias de cada colaborador, o custo total das passagens e o número de dias trabalhados no mês.

Com base nessas informações, a calculadora determina o valor apropriado a ser recarregado mensalmente para cobrir as despesas de transporte dos funcionários.

Vantagens do vale-transporte digital

O vale-transporte digital oferece diversas vantagens como benefício corporativo. Confira os principais benefícios tanto para as empresas quanto para os funcionários.

• Sustentabilidade;
• Eficiência administrativa;
• Redução de custos;
• Conformidade legal;
• Conveniência para os funcionários;
• Flexibilidade de uso;
• Facilidade de recarga;
• Acesso a informações em tempo real;
• Integração com transporte público;
• Redução de perdas e extravios.

O que a lei diz sobre o vale-transporte digital?

O vale-transporte tradicional é regido pela Lei nº 7.418/1985. No contexto digital, a lei estabelece que o empregador pode fornecer o vale-transporte como um cartão magnético ou eletrônico, escolhendo o formato que melhor se adapte aos seus funcionários.

É importante observar que o fornecimento do vale-transporte é obrigatório em empresas que possuam mais de 30 funcionários.

Além disso, é um dever da empresa fornecer esse benefício aos funcionários que utilizam o transporte público para chegar ao trabalho.

É fundamental lembrar que a implementação do vale transporte digital deve estar em conformidade com a realidade dos seus colaboradores. Por isso, é importante conhecer a estrutura da empresa e as necessidades dos funcionários.

Como o vale transporte digital impacta a qualidade de vida dos colaboradores?

O vale-transporte digital impacta diretamente na gestão de benefícios flexíveis e do vale mobilidade corporativa. Isso porque reduz a burocracia e expande as opções dentre os benefícios flexíveis oferecidos na empresa. Além de melhorar a experiência do funcionário e acompanhar as tendências de acessibilidade e tecnologia.

O que traz resultados positivos em relação ao engajamento, santificação e produtividade dos funcionários. Além de ser benéfico para a mobilidade urbana como um todo.

O VT digital pode permitir o acesso a diversos meios de transporte, como ônibus, metrô, aplicativos de corridas até e o aluguel de bicicletas e patinetes elétricos, por exemplo.

Através do cartão de transporte digital é possível digitalizar essas atividades. O que é ideal para evitar filas e empasses burocráticos, como a gestão de recibo de vale-transporte.