Cálculo do FGTS atrasado: como calcular, multas e riscos fiscais para a empresa

O FGTS atrasado é uma das principais causas de passivos trabalhistas nas empresas brasileiras. Mesmo quando ocorre por falhas operacionais ou esquecimentos pontuais, o não pagamento dentro do prazo legal pode resultar em multas, juros, ações judiciais e até comprometer a regularidade fiscal da organização.

Além de prejudicar os direitos dos trabalhadores, o atraso no depósito também afeta o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), documento indispensável para participar de licitações públicas, obter financiamentos e cumprir obrigações legais junto a órgãos federais.

Neste artigo, você vai entender como calcular os valores atualizados do FGTS em atraso, quais são as principais penalidades aplicadas e como regularizar a situação utilizando os sistemas oficiais. Um conteúdo essencial para profissionais de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP) que atuam na gestão de encargos trabalhistas e buscam manter a conformidade com a legislação.

Boa leitura! 

O que significa FGTS atrasado?

O FGTS em atraso ocorre quando a empresa não realiza o depósito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço no prazo, obrigatório para todos os trabalhadores com carteira de trabalho CLT.

O não recolhimento, ou o recolhimento fora do prazo, caracteriza inadimplência e pode gerar multas, juros, perda de certidões e sanções trabalhistas.

Qual é o prazo de recolhimento do FGTS?

O FGTS deve ser recolhido até o dia 7 de cada mês, referente ao salário pago no mês anterior. 

Caso o dia 7 caia em fim de semana ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

Dica Flash: Saiba como evitar multas e regularizar sua empresa em caso de GPS em atraso.

Como funciona o depósito (alíquota de 8%)

A empresa deve depositar, todos os meses, o equivalente a 8% do salário bruto dos empregados, em uma conta vinculada do FGTS. 

No caso de menores aprendizes, a alíquota é reduzida para 2%.

O valor base de cálculo é a remuneração bruta, composta por:

• Salário base do contrato de trabalho;
• Horas extras;
• Comissões e gratificações remuneratórias;
• Adicionais legais, como noturno, insalubridade, etc.

Esse valor é de responsabilidade integral do empregador, ou seja, não pode ser descontado da remuneração do colaborador.

Quanto tempo o empregador pode atrasar o recolhimento do FGTS?

Por um curto período, em 2021, por conta dos impactos gerados pela pandemia de COVID-19, através da medida provisória n.º 1.046/2021, foi possível suspender o recolhimento do FGTS.

Durante esse tempo, os empregadores podiam deixar de depositar o saldo do FGTS, sem nenhum prejuízo posterior (multa e juros), desde que regularizando o pagamento conforme as normativas.

Hoje, não há um “prazo de tolerância” legal. A partir do primeiro dia de atraso, o valor devido já está sujeito à aplicação de multa e juros, além de correção monetária.

Mesmo atrasos considerados pequenos, como poucos dias, já podem gerar inconsistências no eSocial e prejuízos na emissão do Certificado de Regularidade do FGTS CRF (CRF).

O que incide no cálculo do FGTS atrasado?

O cálculo do FGTS em atraso deve considerar:

• Multa: percentual que varia conforme o tempo de atraso;
• Juros de mora: acumulados mensalmente;
• Correção monetária: baseada na Taxa Referencial (TR);
• Valor base original: 8% sobre o salário bruto devido no período não recolhido.

Nos próximos tópicos, detalharemos como aplicar esses índices, quais ferramentas utilizar e como evitar falhas nos recolhimentos futuros.

O que acontece se a empresa atrasar o pagamento do FGTS? Riscos e consequências de calcular FGTS em atraso

O recolhimento do FGTS não é apenas uma obrigação legal: é um direito do trabalhador fundamental, monitorado com rigor pelos órgãos de fiscalização.

Quando a empresa atrasa o depósito, mesmo que por poucos dias, pode sofrer impactos financeiros, perder benefícios fiscais e até enfrentar ações judiciais.

Por isso, é essencial que profissionais de RH e DP compreendam todas as consequências associadas à inadimplência do FGTS.

Consequências financeiras e na folha de pagamento

Antes de qualquer autuação formal, o impacto mais imediato recai sobre as finanças da empresa.

O atraso implica acréscimos automáticos e pode aumentar o passivo trabalhista mês a mês.

• Incidência de multas e juros de mora: a empresa é penalizada com multa de 5% sobre o valor devido, se o pagamento for realizado no mês de vencimento, e de 10% se o recolhimento ocorrer a partir do mês seguinte. Além disso, há incidência de juros de 0,5% ao mês e correção monetária pela Taxa Referencial (TR).
• Aumento do passivo trabalhista: valores não depositados podem gerar reclamações trabalhistas e obrigar o empregador a arcar com diferenças retroativas, custas processuais e indenizações. Isso afeta o fluxo de caixa e o equilíbrio das provisões da folha.

Essas penalidades financeiras, somadas à atualização constante dos débitos, tornam o custo do atraso exponencial ao longo do tempo, dificultando a regularização espontânea.

Consequências operacionais e legais

O reflexo jurídico e administrativo do FGTS atrasado é igualmente severo. Além das penalidades monetárias, a empresa pode perder direitos e certificações fundamentais para sua operação.

• Perda do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF): sem o CRF, a empresa não comprova adimplência junto ao Fundo, ficando impedida de celebrar contratos públicos, acessar linhas de crédito e manter convênios com órgãos federais.
• Impedimento para licitar, participar de concorrências públicas e obter empréstimos/financiamentos federais: a ausência de regularidade afeta a competitividade da empresa em mercados regulados e reduz oportunidades de expansão.
• Risco de autuação e fiscalização do Ministério do Trabalho: o cruzamento de dados entre eSocial, FGTS Digital e Receita Federal permite identificar atrasos e inconsistências, aumentando a exposição a auditorias e sanções.
• Possibilidade de ação de rescisão indireta (justa causa do empregador): o não recolhimento recorrente do FGTS constitui falta grave e autoriza o empregado a rescindir o contrato por culpa do empregador, recebendo todas as verbas rescisórias como em uma demissão sem justa causa.

O atraso no recolhimento do FGTS, portanto, compromete não apenas a situação fiscal da empresa, mas também sua reputação institucional e sua segurança jurídica.

Manter o recolhimento em dia é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações legais, preservar a relação de confiança com os colaboradores e evitar prejuízos financeiros de difícil reversão.

Como fazer o cálculo FGTS atrasado: passo a passo detalhado

O cálculo do FGTS em atraso exige atenção a diversos fatores legais e financeiros.

Não se trata apenas de atualizar o valor original não depositado, mas de aplicar as multas, juros e correções monetárias previstas em lei.

Além disso, é preciso utilizar os sistemas oficiais, como o FGTS Digital, para garantir que a regularização seja reconhecida pelos órgãos competentes e a empresa recupere o seu CRF.

Veja, a seguir, o passo a passo completo para realizar o cálculo com precisão:

Qual tabela usar para FGTS em atraso?

O primeiro passo é acessar os coeficientes de atualização divulgados pela Caixa Econômica Federal, disponíveis no site da instituição financeira.

As atualizações são mensais e incluem as taxas de correção monetária, juros e multas aplicáveis conforme o período de inadimplência.

Essas tabelas são utilizadas tanto no SEFIP quanto no FGTS Digital.

Base de cálculo: saldo do FGTS original devido (depósito mensal de 8% sobre o salário bruto)

A base para o cálculo é o valor que deixou de ser recolhido no mês de competência, considerando a alíquota padrão de 8% sobre o salário bruto de cada colaborador.

Em contratos de menor aprendiz, a alíquota é de 2%, conforme previsto na legislação trabalhista.

Qual o valor da multa por atraso de pagamento do FGTS?

A multa é aplicada sobre o valor não recolhido:

• 5%, se o recolhimento for feito no mês de vencimento (até o último dia útil);
• 10%, se o recolhimento ocorrer a partir do mês seguinte ao vencimento da obrigação.

Essa penalidade é acrescida automaticamente no cálculo final, junto aos juros de mora.

Aplicando os juros e correção monetária para calcular o FGTS em atraso

Além da multa, o valor devido é acrescido de:

• Juros de mora de 0,5% ao mês, contados a partir do mês seguinte ao vencimento;
• Correção pela Taxa Referencial (TR), conforme índice vigente em cada período em atraso.

O boleto será gerado conforme a data solicitada, portanto, o cálculo de juros e TR serão adicionados proporcionais ao período de pagamento.

Essa atualização deve ser feita mês a mês até a data da efetiva regularização, reforçando a importância do uso de sistemas automatizados.

Ferramentas para o cálculo e emissão da guia

A regularização do FGTS atrasado pode ser feita por meio de dois sistemas principais:

• SEFIP/GRF: tradicionalmente utilizado para gerar guias de recolhimento das competências devidas, com base nas informações da folha. Exige importação de dados do sistema de folha de pagamento e atualização dos índices manuais.
• FGTS Digital: nova plataforma integrada ao eSocial que substitui o SEFIP, permite emissão automática da guia de contribuição com os valores atualizados e histórico do trabalhador. Facilita o cálculo em tempo real e reduz erros operacionais.

Caso a empresa tenha diferentes períodos de inadimplência, é necessário repetir o processo para cada competência atrasada, respeitando os índices específicos de cada mês.

Manter os cálculos e comprovantes organizados é fundamental para garantir transparência em fiscalizações e evitar novos bloqueios do CRF.

Regularização do débito: procedimentos para a empresa

Uma vez identificado o atraso no recolhimento do FGTS, é obrigação da empresa tomar medidas imediatas para corrigir a inadimplência e regularizar a situação junto à Caixa Econômica Federal.

O processo pode ser feito por meio do sistema tradicional SEFIP, ou pela nova plataforma FGTS Digital, exigindo atenção redobrada aos dados informados, prazos e guias geradas.

Listamos, abaixo, um passo a passo para a regularização completa do débito, assegurando o cumprimento das exigências legais e o restabelecimento do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF).

Utilização dos sistemas oficiais (SEFIP ou FGTS Digital)

A empresa deve acessar o sistema utilizado para recolhimento do FGTS:

• SEFIP: o processo envolve a importação dos dados da folha de pagamento, seleção da competência em atraso, aplicação manual dos índices de correção e geração da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).
• FGTS Digital: a nova plataforma permite emitir guias com valores já atualizados, integrando dados do eSocial e facilitando a gestão de débitos, inclusive com opções de parcelamento e acompanhamento do status do CRF.

A escolha do sistema depende da situação atual da empresa e da integração do seu sistema de folha com o ambiente do FGTS Digital.

Emissão da guia de recolhimento com os valores atualizados

Ao informar a competência e os dados do colaborador, o sistema (SEFIP ou FGTS Digital) calcula automaticamente:

• Valor principal do FGTS devido;
• Multa conforme o tempo de atraso (5% ou 10%);
• Juros de mora (0,5% ao mês);
• Correção monetária baseada na TR.

O boleto (guia) gerado deve ser pago no prazo indicado, evitando a necessidade de uma nova atualização do valor.

Pagamento e comprovação — emissão do Certificado de Regularidade do FGTS

Após o pagamento da guia, é necessário aguardar a compensação bancária.

O CRF é atualizado de maneira automática no sistema da Caixa após a regularização, caso não existam outras pendências ativas.

O acompanhamento pode ser feito pelo site oficial da Caixa Econômica Federal.

Manter o CRF em dia é essencial para garantir a participação em licitações, financiamentos e cumprir obrigações legais perante órgãos públicos.

O que fazer em caso de notificação ou autuação fiscal

Caso a empresa receba notificação do Ministério do Trabalho ou da Caixa Econômica, é essencial:

• Reunir a documentação referente aos pagamentos e comprovantes;
• Corrigir eventuais inconsistências nas informações enviadas ao eSocial;
• Responder à notificação no prazo, com apoio do setor jurídico ou contábil.

Em situações mais graves, pode ser necessário formalizar um termo de confissão de dívida ou adesão ao parcelamento do débito junto ao FGTS Digital.

Como vimos, a regularização do FGTS em atraso é um processo que requer precisão e agilidade.

Utilizar ferramentas atualizadas e manter integração entre folha, eSocial e sistemas de encargos é o caminho mais seguro para evitar passivos trabalhistas e manter a conformidade legal.

FGTS Digital e o futuro da fiscalização

A entrada em operação do FGTS Digital representa uma transformação significativa na forma como os empregadores recolhem, regularizam e prestam informações sobre o Fundo de Garantia.

Com integração direta ao eSocial, a nova plataforma promete mais agilidade, transparência e rigor fiscal, sobretudo no que se refere ao controle de prazos e atualização automática de valores.

O FGTS Digital reforça a capacidade de fiscalização preventiva e automatizada por parte dos órgãos competentes, exigindo que empresas estejam cada vez mais alinhadas à legislação e aos seus compromissos mensais.

As mudanças no processo de recolhimento

O FGTS Digital substitui de maneira gradativa o SEFIP, simplificando o fluxo de geração de guias e evitando erros manuais.

As principais mudanças, são:

• Integração direta com o eSocial, eliminando a duplicidade de informações;
• Geração automática das guias de pagamento com aplicação de juros e multas atualizados em tempo real;
• Acesso facilitado ao histórico de débitos e à situação do CRF;
• Opção de pagamento via PIX, reduzindo atrasos na compensação bancária.

Essa nova dinâmica oferece maior previsibilidade para o RH e o DP, permitindo a gestão mais eficaz dos recolhimentos e evitando pendências futuras.

Impacto da integração com o eSocial na velocidade da fiscalização

Com os dados centralizados no eSocial, o FGTS Digital permite ao governo:

• Identificar empresas que não realizaram o depósito do FGTS no prazo;
• Cruzar informações em tempo real com folhas de pagamento e vínculos empregatícios;
• Emitir notificações, autuações e bloqueios de CRF sem necessidade de auditoria presencial.

Esse cenário reforça a importância de uma gestão automatizada, com sistemas de folha e controle de jornada que alimentem o eSocial, garantindo que o recolhimento do FGTS ocorra no prazo legal e com os valores corretos.

Dúvidas comuns para gestores de RH quanto ao FGTS atrasado

O atraso no recolhimento do FGTS não é apenas uma falha administrativa: trata-se de uma infração trabalhista que pode gerar efeitos jurídicos severos para a empresa.

Abaixo, esclarecemos algumas questões frequentes na rotina de gestão:

O que acontece se um funcionário entrar com uma ação de rescisão indireta por ausência de depósito do FGTS?

A ausência de recolhimento do FGTS é considerada falta grave dos empregadores, nos termos do artigo 483 da CLT.

Isso permite ao colaborador solicitar a rescisão indireta, com direito ao recebimento de todas as verbas rescisórias de uma demissão sem justa causa, incluindo:

• Multa de 40% sobre o saldo do FGTS;
• Aviso-prévio;
• E liberação para saque-rescisão do fundo.

Além disso, a empresa pode ser condenada judicialmente ao pagamento de indenizações, juros, multas e honorários advocatícios.

Existe risco de o não recolhimento do FGTS impactar a distribuição de lucros para os sócios da empresa?

Sim. Empresas com pendências junto ao FGTS podem enfrentar restrições fiscais, incluindo o pagamento do pro labore para sócios e distribuição de lucros.

Posso parcelar o FGTS atrasado e como isso afeta o Certificado de Regularidade (CRF)?

Sim. O parcelamento do débito pode ser feito pelo FGTS Digital, mediante confissão de dívida.

No entanto, o CRF só será restabelecido após o pagamento da primeira parcela e desde que não haja outras pendências em aberto.

É importante manter o pagamento das parcelas em dia, pois o inadimplemento gera o cancelamento automático do parcelamento e a suspensão do CRF.

O atraso no pagamento do FGTS gera multa 477?

Não. A multa do artigo 477 da CLT refere-se ao atraso no pagamento das verbas rescisórias (até o 10º dia após o término do contrato de trabalho), e não ao FGTS.

Otimize o trabalho do seu RH com a Flash

Lidar com obrigações como cálculo do FGTS, controle de jornada e gestão de pessoas exige precisão, agilidade e conformidade com leis trabalhistas que mudam com frequência.

Para evitar passivos e garantir uma gestão eficiente, o RH e o DP precisam de soluções que centralizem processos, automatizem etapas críticas e garantam a rastreabilidade das informações.

A plataforma de gestão de pessoas da Flash, por exemplo, integra controle de ponto digital, gestão de pessoas e benefícios em um único ecossistema, reduzindo erros, retrabalho e exposição a riscos legais.

Com funcionalidades específicas para o acompanhamento de afastamentos, geração de relatórios e integração com o eSocial, a solução apoia empresas no cumprimento de prazos, regras e exigências fiscais.

Quer entender, de forma visual e didática, como isso funciona, na prática?

Acesse nosso infográfico gratuito e descubra como o sistema de gestão de pessoas da Flash otimiza o trabalho do RH com mais automação, insights estratégicos e segurança jurídica para sua empresa.

[Banner - Infográfico: Descubra como o sistema de gestão de pessoas da Flash otimiza o trabalho do RH]