Trabalho sem carteira assinada: riscos e consequências para a empresa e principais cuidados para o RH

O trabalho sem carteira assinada — também chamado de trabalho informal — pode trazer consequências jurídicas, financeiras e reputacionais para uma empresa. 

Do ponto de vista da legislação trabalhista, a ausência de registro em carteira de trabalho e previdência social (CTPS) fere princípios básicos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e da previdência social, podendo gerar multas, ações trabalhistas e a obrigação de pagar verbas retroativas, como FGTS, férias, 13º salário e horas extras. Além disso, compromete a relação de emprego e enfraquece a confiança entre empregador e empregado.

Entender o que caracteriza um vínculo empregatício, portanto, é fundamental para empresas de todos os portes e segmentos conduzirem a contratação de forma segura e conforme a lei. 

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar o que o direito do trabalho determina sobre o tema, quais são os riscos e consequências da informalidade e quais cuidados ajudam a garantir proteção jurídica e boas práticas de gestão de pessoas.

Siga a leitura! 

O que caracteriza um vínculo empregatício (e quando o risco começa?)

O vínculo empregatício é reconhecido quando há uma relação contínua de trabalho entre empresa e profissional, marcada por elementos que demonstram dependência e subordinação. 

Em linhas gerais, a Justiça do Trabalho considera cinco fatores principais para identificar quando existe, de fato, um contrato de trabalho, mesmo que não formalizado. São eles:

Pessoa física (PF)

O serviço deve ser prestado por uma pessoa natural, e não por uma empresa. O vínculo de emprego não se forma entre duas pessoas jurídicas.

Pessoalidade

O trabalho é executado por um indivíduo específico. O profissional não pode ser substituído livremente por outro para cumprir as mesmas tarefas.

Não eventualidade (habitualidade)

A prestação de serviços ocorre de forma regular, fazendo parte da rotina da empresa. Quando há continuidade na execução das atividades, entende-se que existe habitualidade.

Onerosidade

Há pagamento por parte do empregador e recebimento por parte do trabalhador. Mesmo que o valor seja informal, o simples fato de existir remuneração caracteriza esse elemento.

Subordinação

O trabalhador cumpre ordens, horários e regras da empresa, submetendo-se ao poder de direção do empregador. Essa dependência hierárquica é um dos principais indícios de vínculo empregatício.

Quando esses fatores estão presentes, a relação passa a ser considerada de emprego, ainda que não exista assinatura na carteira de trabalho. É nesse momento que o risco para a empresa começa, pois o contrato informal pode ser reconhecido judicialmente como vínculo empregatício, gerando obrigações retroativas e possíveis penalidades.

Dica Flash: Auxílio home office é obrigatório? Veja o que diz a lei!

O que é o trabalho sem carteira assinada?

O trabalho sem carteira assinada ocorre quando uma empresa mantém um profissional prestando serviços de forma contínua, mas sem o devido registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Essa prática caracteriza o trabalho informal e pode levar ao reconhecimento de vínculo empregatício, caso estejam presentes os elementos essenciais de uma relação de emprego.

Em geral, a falta de registro acontece por desconhecimento das obrigações legais, tentativas de reduzir custos ou acordos informais entre empregador e empregado. No entanto, mesmo que ambas as partes concordem, a legislação trabalhista determina que o registro é obrigatório sempre que houver subordinação, habitualidade, pessoalidade e pagamento de salário: os quatro pilares que definem um vínculo empregatício.

Além de ser uma exigência legal, o registro na carteira de trabalho garante ao colaborador o acesso a direitos fundamentais, como FGTS, seguro-desemprego, aviso prévio e horas extras, além do recolhimento das contribuições previdenciárias.

Para a empresa, a formalização das relações de trabalho representa segurança jurídica, transparência e credibilidade, reduzindo riscos de autuações e ações trabalhistas.

Quer evitar erros durante o processo de admissão e garantir que toda a documentação esteja em conformidade com a CLT? Baixe gratuitamente o nosso checklist de documentos para admissão de funcionários.

Diferença entre contrato de trabalho e carteira assinada

Embora, muitas vezes, sejam tratados como sinônimos, contrato de trabalho e carteira assinada não significam exatamente a mesma coisa. 

O contrato é o documento que define as condições da relação de emprego (como função, jornada, salário, benefícios e demais regras), enquanto o registro na carteira de trabalho é o ato formal que comprova a existência desse vínculo perante o Ministério do Trabalho e a Previdência Social.

Vale destacar que existem diferentes tipos de contrato de trabalho previstos na CLT, cada um com regras próprias: o contrato de trabalho por prazo determinado, o contrato de trabalho temporário, o contrato de experiência e o trabalho intermitente são alguns exemplos. Todos exigem registro em carteira e devem ser documentados de acordo com a função e a duração da prestação de serviços.

Além disso, o encerramento da relação deve ser formalizado com o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT), documento essencial para o cálculo e o pagamento das verbas rescisórias. 

Situações como a quebra de contrato de experiência ou um acordo individual de trabalho também precisam ser registradas corretamente para evitar dúvidas ou contestações futuras.

Dessa forma, o contrato e o registro em carteira de trabalho se complementam: o primeiro define as condições do vínculo, e o segundo o formaliza legalmente.

Diferença entre trabalhar sem contrato e não haver contrato algum

Embora as duas situações indiquem algum nível de informalidade, trabalhar sem contrato e não haver contrato algum têm implicações diferentes perante a lei.

Quando o profissional atua de forma contínua, pessoal e subordinada, mesmo sem um contrato escrito, ainda há uma relação de emprego reconhecida pela legislação trabalhista. Nesses casos, a Justiça do Trabalho pode confirmar o vínculo empregatício com base em provas que demonstrem a prestação de serviços, a subordinação e o pagamento de salário, ainda que o documento formal não exista.

Já a ausência total de contrato ocorre quando não há qualquer registro, comunicação ou documento que comprove a contratação. Essa prática aumenta significativamente os riscos para a empresa, pois a falta de evidências formais fragiliza a defesa em eventuais ações trabalhistas e expõe o empregador a multas e indenizações.

Na prática, a assinatura da carteira de trabalho (CTPS) é a forma mais segura de comprovar a existência de um contrato válido, garantindo proteção jurídica para ambas as partes, respeito aos direitos trabalhistas e o cumprimento das normas da CLT.

O que diz a legislação sobre o trabalho sem carteira assinada?

A legislação trabalhista estabelece que o registro em carteira de trabalho (CTPS) é obrigatório sempre que houver uma relação de emprego. Ou seja, quando o trabalhador presta serviços de forma contínua, pessoal e subordinada, recebendo remuneração.

Por isso, o trabalho sem assinatura na carteira é considerado irregular. Mesmo na ausência do registro formal, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo empregatício e exigir o pagamento de verbas retroativas, como FGTS, férias, 13º salário e horas extras, além de multas administrativas à empresa.

Em fiscalizações do Ministério do Trabalho, a falta de registro é uma das infrações mais comuns, e a regularização imediata é exigida para evitar novas penalidades e proteger a empresa de riscos jurídicos.

Quando o contrato de trabalho pode existir sem assinatura na carteira?

O contrato de trabalho pode existir mesmo sem assinatura na carteira de trabalho, desde que estejam presentes os elementos que caracterizam uma relação de emprego. Isso significa que a ausência de registro não impede o reconhecimento do vínculo.

Na prática, a Justiça do Trabalho entende que, se o profissional cumpre jornada, recebe ordens e presta serviços de forma contínua, o contrato existe, ainda que de forma informal.

Nesses casos, o empregador continua obrigado a cumprir as obrigações legais e pode ser responsabilizado por falta de registro, contribuições previdenciárias não recolhidas e pagamento retroativo de direitos como FGTS, 13º salário, férias e horas extras.

Economia ou prejuízo? Consequências para a empresa que não assina a carteira de trabalho do colaborador

Manter um funcionário sem carteira assinada pode parecer, à primeira vista, uma forma de economizar encargos, mas na prática representa um dos maiores riscos para o empregador. A ausência de registro em carteira de trabalho gera vulnerabilidade jurídica e pode resultar em custos muito superiores ao que seria gasto com a formalização.

Se o vínculo for reconhecido em uma ação trabalhista ou durante uma fiscalização do Ministério do Trabalho, a empresa pode ser obrigada a pagar todas as verbas retroativas (como salário, férias, 13º, FGTS, aviso prévio e horas extras), além de multas administrativas e contribuições previdenciárias não recolhidas.

No caso de microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), embora o valor das multas seja reduzido, o impacto financeiro ainda pode ser significativo, especialmente se houver mais de um colaborador em situação irregular.

Além dos prejuízos financeiros, a falta de registro afeta a imagem da empresa no mercado e dificulta participação em licitações e obtenção de certidões negativas de débito. Ou seja, o aparente ganho pode se transformar em um passivo trabalhista de longo prazo.

O que acontece caso a empresa se recuse a assinar a carteira de trabalho?

Quando a empresa se recusa a registrar um funcionário, o trabalhador pode procurar o Ministério do Trabalho ou ingressar com uma ação judicial para solicitar o reconhecimento do vínculo. Nessas situações, a Justiça avalia as provas, como controle de ponto, mensagens, recibos e testemunhos, para verificar se existe uma relação de emprego.

Se o vínculo for confirmado, o empregador será obrigado a assinar a carteira de trabalho retroativamente e a pagar todas as verbas trabalhistas referentes ao período, incluindo salários, férias, 13º salário, horas extras, FGTS e contribuições previdenciárias.

Além disso, o descumprimento da obrigação de registrar pode gerar multas administrativas, aplicadas em fiscalizações do Ministério do Trabalho e Emprego, além de possíveis condenações por danos morais, caso seja comprovado prejuízo ao trabalhador.

Multas administrativas por ausência de registro (Art. 47 da CLT)

Quando a empresa mantém um funcionário sem registro, o Ministério do Trabalho pode aplicar penalidades previstas no Art. 47 da CLT. As principais são:

• R$ 3.000,00 por empregado não registrado (empresas em geral);
• R$ 800,00 para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP);
• Em caso de reincidência, o valor da multa é dobrado;
• Além da multa, há exigência de regularização imediata e recolhimento de encargos e contribuições previdenciárias.

Essas sanções têm caráter educativo e buscam garantir o cumprimento da legislação trabalhista e dos direitos previstos na carteira de trabalho.

Ações trabalhistas e reconhecimento de vínculo

O trabalhador sem carteira assinada pode ingressar com ação judicial para reconhecer o vínculo de emprego.

Se comprovada a relação de trabalho, a empresa deve:

• Assinar a carteira de trabalho retroativamente;
• Pagar férias, 13º, FGTS, horas extras e aviso prévio retroativamente;
• Recolher contribuições previdenciárias;
• Em alguns casos, arcar com indenização por danos morais.

Problemas com o Fisco e a Previdência Social: não recolhimento de INSS e FGTS

A falta de registro em carteira de trabalho implica ausência de recolhimento de INSS e FGTS, o que gera autuações por parte da Previdência Social e da Receita Federal.
As consequências incluem:

• Cobrança de contribuições previdenciárias retroativas com juros e multa;
• Perda do direito do trabalhador a benefícios como aposentadoria e seguro-desemprego;
• Risco de a empresa ser incluída em dívida ativa e ter restrições fiscais.

Por isso, a regularização dos registros e encargos trabalhistas é fundamental para evitar pendências com o Fisco e garantir a conformidade com o direito do trabalho.

Consequências financeiras e operacionais de longo prazo

Manter trabalhadores sem carteira assinada pode gerar impactos que vão além das multas imediatas:

• Passivo trabalhista elevado e difícil de estimar;
• Dificuldade para obter certidões negativas de débito;
• Risco de impedimento em licitações e contratos públicos;
• Prejuízo à reputação e ao employer branding;
• Aumento da rotatividade e perda de confiança entre colaboradores.

Esses efeitos tornam a regularização e a gestão adequada dos registros essenciais para a sustentabilidade do negócio.

Sem carteira assinada: casos em que a lei presume a existência de contrato de trabalho

A lei presume o vínculo empregatício, mesmo sem registro, quando há:

• Prestação de serviços contínua e pessoal;
• Subordinação direta ao empregador;
• Pagamento regular de salário;
• Cumprimento de jornada ou metas;
• Atividades que fazem parte da rotina da empresa.

Nessas situações, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o contrato de trabalho e obrigar a empresa a regularizar a carteira assinada e pagar as verbas retroativas correspondentes.

Como a empresa pode se proteger e regularizar a situação

Para evitar riscos e manter a conformidade com a legislação trabalhista, algumas medidas práticas podem ser adotadas:

• Fazer um diagnóstico interno para identificar possíveis casos de trabalho sem registro;
• Formalizar imediatamente os colaboradores que atuam de forma contínua e subordinada;
• Adotar contratos compatíveis com cada tipo de vínculo (CLT, autônomo, PJ ou temporário);
• Recolher contribuições previdenciárias e FGTS em atraso, quando aplicável;
• Buscar assistência jurídica ou contábil para orientar o processo de regularização.

Essas ações ajudam a reduzir passivos trabalhistas, evitam multas e fortalecem a credibilidade da empresa perante os órgãos de fiscalização e o mercado.

Quais cuidados o RH deve ter em relação ao trabalho sem carteira assinada?

O RH tem papel essencial na prevenção de riscos ligados ao trabalho sem carteira. Alguns cuidados importantes incluem:

• Verificar se todos os funcionários estão devidamente registrados;
• Garantir que os contratos de trabalho estejam atualizados e compatíveis com a função;
• Manter controle de jornada, horas extras e benefícios;
• Documentar o processo de admissão e guardar comprovantes de registro e pagamentos;
• Atualizar-se sobre leis trabalhistas e orientações do Ministério do Trabalho.

A atuação preventiva é muito importante para assegurar conformidade legal, proteção ao trabalhador e segurança jurídica para a empresa.

Contrato de trabalho substitui carteira assinada?

Como explicamos anteriormente, o contrato de trabalho não substitui o registro na carteira de trabalho. Mesmo que o documento exista por escrito, ele só tem validade plena quando acompanhado da carteira assinada, que é o que comprova oficialmente o vínculo empregatício perante o Ministério do Trabalho e a Previdência Social.

Existe um prazo máximo para registrar um empregado após a admissão?

Sim. O registro na carteira de trabalho deve ser feito até o primeiro dia de trabalho do empregado. Esse é o prazo estabelecido pela CLT e reforçado pelas orientações do Ministério do Trabalho e Emprego.

A falta de registro dentro desse prazo configura infração administrativa e pode gerar multas e outras penalidades. Além disso, se houver fiscalização, o período trabalhado antes da anotação será considerado irregular, obrigando a empresa a pagar encargos e possíveis verbas retroativas.

Cumprir o prazo de registro é uma das formas mais simples e eficazes de evitar riscos trabalhistas e demonstrar conformidade com as normas de direito do trabalho.

Se a empresa reconhecer o vínculo e assinar a carteira retroativamente antes de um processo, ela ainda corre risco de multas e ações?

Sim. Mesmo que a empresa reconheça o vínculo e faça o registro retroativo na carteira de trabalho, ainda pode ser multada pelo atraso. O Ministério do Trabalho pode aplicar penalidades por descumprimento do prazo legal, e o trabalhador pode ingressar com ação judicial caso existam diferenças salariais, horas extras ou encargos não recolhidos.

Apesar disso, a regularização espontânea é vista de forma mais positiva pelos órgãos fiscalizadores e costuma reduzir o risco de novas autuações.

Como diferenciar legalmente um trabalhador autônomo (PJ) de um empregado CLT

A principal diferença entre o trabalhador autônomo (PJ) e o empregado CLT está na subordinação e na habitualidade.

• O autônomo presta serviços por conta própria, com liberdade para definir sua rotina, horário e forma de execução das atividades. Não há hierarquia nem controle direto da empresa.
• O empregado CLT, por outro lado, atua sob direção do empregador, com jornada fixa, pagamento periódico e integração à estrutura da organização.

Quando um prestador de serviços PJ trabalha de forma subordinada e contínua, a Justiça do Trabalho pode entender que há vínculo empregatício, independentemente do tipo de contrato.

Por isso, é importante que as empresas formalizem corretamente cada tipo de contratação e mantenham registros que comprovem a autonomia do profissional, evitando a descaracterização do contrato.

Quais verbas retroativas a empresa é obrigada a pagar caso o vínculo seja reconhecido judicialmente

Quando a Justiça do Trabalho reconhece o vínculo empregatício de um trabalhador sem carteira assinada, a empresa deve quitar todas as verbas referentes ao período trabalhado. Entre elas:

• Salários e diferenças salariais;
• Férias + 1/3 constitucional;
• 13º salário proporcional;
• FGTS e multa de 40%;
• Horas extras e adicionais;
• Aviso prévio;
• Contribuições previdenciárias e encargos sociais.

Esses valores podem representar um custo elevado, especialmente quando o vínculo se estende por meses ou anos sem formalização.

Por quanto tempo o ex-funcionário pode entrar com uma ação trabalhista para reivindicar o registro

O prazo para o ex-funcionário ingressar com ação trabalhista é de até dois anos após o término do contrato de trabalho, conforme prevê a CLT.

Dentro desse período, ele pode cobrar direitos referentes aos últimos cinco anos de prestação de serviços sem carteira assinada.

Depois desse prazo, o trabalhador perde o direito de acionar a Justiça do Trabalho para reivindicar o reconhecimento do vínculo e as verbas retroativas.

Importância do registro na carteira de trabalho do funcionário

Conforme dissemos, o registro na carteira de trabalho é o que formaliza a relação de emprego e assegura que tanto o empregado quanto o empregador cumpram seus direitos e deveres de acordo com a CLT. 

Ele é o principal instrumento de prova de que o profissional atua de forma regular, com contribuições previdenciárias e acesso aos benefícios garantidos pela lei.

Para as empresas, manter o registro em dia significa evitar multas administrativas, ações trabalhistas e danos à reputação. Além de cumprir uma obrigação legal, o registro reflete uma boa prática de gestão de pessoas, reforçando a transparência e a confiança nas relações de trabalho.

Com processos claros de contratação, registro e acompanhamento das obrigações trabalhistas, a empresa reduz riscos, evita multas e mantém a conformidade com o direito do trabalho.

Torne a admissão de funcionários segura, prática e digital com a Flash

A plataforma de gestão de pessoas da Flash oferece uma solução completa para modernizar e automatizar o processo de admissão, garantindo conformidade legal e reduzindo burocracia:

• Coleta digital de documentos: colaboradores enviam toda a documentação necessária de forma segura e organizada, evitando extravios e garantindo que nada fique fora do controle.
• Assinatura eletrônica de contratos: assine documentos em qualquer dispositivo, a qualquer hora, sem deslocamentos desnecessários.
• Fluxo de trabalho automatizado: cada etapa da admissão é guiada passo a passo, garantindo que todos os processos sejam cumpridos corretamente.
• Relatórios e análises detalhadas: acompanhe e analise os dados dos novos colaboradores para tomar decisões estratégicas e identificar oportunidades de melhoria.

Com a Flash, sua empresa garante a formalização correta de todos os funcionários, reduz riscos trabalhistas e melhora a experiência do colaborador desde o primeiro contato.

Clique na imagem abaixo e saiba como transformar a gestão de pessoas na sua empresa!