Como demitir um funcionário de forma correta em pequenas empresas

Demitir um funcionário nunca é uma decisão simples e, em pequenas empresas, o desafio costuma ser ainda maior. Em estruturas enxutas, com relações mais próximas e, muitas vezes, sem uma área de Recursos Humanos (RH) estruturada, o processo pode gerar dúvidas, insegurança e impactos significativos no clima do time.

Por isso, entender como demitir um funcionário da forma correta, legal e humanizada é fundamental. Uma condução inadequada pode gerar riscos trabalhistas, afetar a reputação da empresa e comprometer a motivação dos demais colaboradores. Já um processo bem estruturado protege o negócio, preserva o ambiente organizacional e contribui para decisões mais estratégicas no longo prazo.

Neste conteúdo, vamos abordar:

• Quando a demissão é justificável;
• Quais são os cuidados legais indispensáveis para evitar riscos trabalhistas;
• Como conduzir a conversa de desligamento com respeito, objetividade e clareza;
• Quais são os erros mais comuns que pequenas empresas cometem ao demitir um colaborador.

O objetivo é oferecer um guia prático para gestores que precisam tomar essa decisão com segurança e responsabilidade, mesmo sem contar com uma estrutura robusta de RH.

Boa leitura!

Quando a demissão é necessária em pequenas empresas

Em pequenas empresas, a decisão de demitir um funcionário costuma ser adiada ao máximo. A proximidade entre gestor e colaborador, o receio de perder alguém “multitarefa” e a falta de processos claros de avaliação fazem com que muitos líderes insistam além do razoável. No entanto, é importante entender que saber o momento certo de encerrar um vínculo também é uma decisão de gestão.

Nesse sentido, insistir no desenvolvimento de um colaborador faz parte do papel da liderança. Feedbacks, orientações claras e oportunidades de melhoria são caminhos legítimos antes de qualquer desligamento. O problema surge quando essa insistência deixa de ser estratégica e passa a consumir tempo, energia e recursos que a pequena empresa não pode desperdiçar.

Quando metas não são cumpridas de forma recorrente, combinados não evoluem e o gestor passa a “apagar incêndios” causados pela mesma pessoa, o limite foi ultrapassado. Nesses casos, a permanência do colaborador deixa de ser uma aposta em desenvolvimento e se transforma em um risco operacional e financeiro.

Por outro lado, manter um colaborador desalinhado vai muito além da baixa performance individual. Em equipes enxutas uma única pessoa fora de sintonia impacta diretamente o clima, a produtividade e até a credibilidade da liderança.

Esse desalinhamento pode se manifestar de várias formas: resistência a mudanças, comportamento incompatível com os valores da empresa, falta de comprometimento ou dificuldade de trabalhar em equipe. Com o tempo, esses fatores tendem a contaminar o ambiente, desmotivar outros colaboradores e criar a percepção de que a liderança tolera problemas.

Principais motivos para demitir um funcionário

A demissão de um colaborador raramente acontece por um único fator isolado. Em pequenas empresas, essa decisão tende a ser resultado da combinação entre desempenho, comportamento e necessidades estratégicas do negócio.

Portanto, entender quais são os principais motivos que justificam um desligamento ajuda o gestor a agir com mais clareza, reduzir riscos legais e conduzir o processo de forma justa e transparente. São eles:

Baixo desempenho recorrente

O baixo desempenho se torna um motivo legítimo para demissão quando é recorrente e devidamente sinalizado. Resultados abaixo do esperado, dificuldade constante em cumprir prazos ou metas e a falta de evolução mesmo após feedbacks e orientações claras indicam que o colaborador pode não estar adequado à função.

Dessa forma, manter alguém que não entrega o esperado sobrecarrega o time e compromete a eficiência do negócio. Por isso, antes do desligamento, é fundamental que o gestor tenha tentado orientar, alinhar expectativas e oferecer oportunidades reais de melhoria.

Além das ações diretas de desenvolvimento, é importante olhar para os fatores que impactam engajamento e motivação ao longo da jornada. Benefícios estruturados de forma estratégica contribuem para uma experiência mais positiva, aumentam a percepção de valorização e ajudam a reduzir o turnover, prevenindo, inclusive, desligamentos evitáveis.

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Falta de alinhamento comportamental

Mesmo colaboradores tecnicamente competentes podem se tornar inviáveis quando há desalinhamento comportamental. Atitudes como resistência a feedbacks, dificuldade de trabalhar em equipe, falta de comprometimento ou comportamentos que conflitam com os valores da empresa minam a confiança e o clima organizacional.

No caso de empresas que estão em crescimento, e que ainda estão construindo sua cultura, tolerar esse tipo de postura pode ser especialmente prejudicial. Quando o comportamento não muda após conversas claras e direcionamento, a demissão passa a ser uma medida necessária para preservar o ambiente e a coerência da liderança.

Quebra de regras e conduta inadequada

Situações que envolvem descumprimento de normas, condutas antiéticas ou comportamentos inadequados exigem atenção redobrada. Atrasos frequentes sem justificativa, desrespeito a colegas, uso indevido de recursos da empresa ou violação de políticas internas podem configurar motivos imediatos para desligamento, dependendo da gravidade.

Nesses casos, é essencial que o gestor aja com base em fatos, registre ocorrências e siga os procedimentos legais adequados, evitando decisões impulsivas ou baseadas apenas em percepções pessoais.

Motivos financeiros e reestruturação

Nem toda demissão está relacionada ao desempenho individual. Dificuldades financeiras, mudanças estratégicas ou processos de reestruturação também podem levar ao desligamento de colaboradores, mesmo quando o trabalho é bem executado.

Para pequenas empresas, esse é um dos cenários mais delicados. A transparência na comunicação, o respeito ao funcionário e o cumprimento rigoroso das obrigações legais são fundamentais para conduzir esse tipo de demissão de forma ética e responsável, preservando a imagem da empresa e o relacionamento com a equipe que permanece.

Demissão com ou sem justa causa: entenda as diferenças

Quando pensamos em como demitir um funcionário, devemos nos ater a uma questão importante: a demissão será com ou sem justa causa? O enquadramento correto não é apenas uma formalidade, ele impacta diretamente os direitos do colaborador, os custos do desligamento e o risco jurídico para a empresa.

Veja, a seguir, as principais diferenças conceituais entre as duas modalidades:

Demissão sem justa causa

A demissão sem justa causa ocorre quando a empresa opta por encerrar o contrato de trabalho sem que haja uma falta grave cometida pelo colaborador. Esse é o tipo de desligamento mais comum, especialmente em casos de baixo desempenho, desalinhamento cultural ou reestruturações internas.

Nesse cenário, o funcionário tem direito a verbas rescisórias como aviso prévio (trabalhado ou indenizado), saldo de salário, férias vencidas e proporcionais acrescidas de um terço, 13º salário proporcional, saque do FGTS e multa de 40% sobre o saldo do fundo, além do acesso ao seguro-desemprego, quando aplicável.

Para a pequena empresa, isso representa um custo maior, mas também um caminho mais seguro do ponto de vista legal.

Demissão por justa causa

A demissão por justa causa é aplicada quando o colaborador comete uma falta grave, prevista na legislação trabalhista, que torna insustentável a continuidade do vínculo empregatício. Os exemplos mais comuns são atos de indisciplina, insubordinação, desonestidade, abandono de emprego ou condutas que coloquem a empresa ou outras pessoas em risco.

Como estamos falando da penalidade máxima aplicada ao trabalhador, as leis trabalhistas pedem que esse tipo de demissão tenha provas claras, registros formais e proporcionalidade. Portanto, o colaborador perde diversos direitos rescisórios, como aviso prévio, multa do FGTS e acesso ao seguro-desemprego.

Riscos do enquadramento incorreto

Um dos erros mais comuns em pequenas empresas é tentar enquadrar uma demissão como justa causa, sem a sustentação legal necessária, na tentativa de reduzir custos. Essa prática representa um risco elevado, pois a justa causa pode ser facilmente revertida na Justiça do Trabalho caso não haja provas consistentes ou se o procedimento for considerado abusivo.

Quando isso acontece, além de pagar todas as verbas de uma demissão sem justa causa, a empresa pode enfrentar multas, indenizações e danos à sua reputação. Por isso, sempre que houver dúvida, o mais indicado é optar pela demissão sem justa causa ou buscar orientação especializada antes de tomar qualquer decisão.

Cuidados legais ao demitir um funcionário

Todo processo de demissão deve ser acompanhado da documentação correta, mesmo em pequenas empresas. Isso inclui o termo de rescisão do contrato de trabalho, comprovantes de pagamento das verbas rescisórias, guias relacionadas ao FGTS, além da atualização da carteira de trabalho e dos registros no eSocial.

Outro pontos centrais do desligamento são o aviso prévio e o pagamento correto das verbas rescisórias. É fundamental calcular com atenção itens como saldo de salário, férias vencidas e proporcionais com adicional de um terço, 13º salário proporcional, FGTS e, nos casos de demissão sem justa causa, a multa de 40% sobre o fundo.

Além disso, a legislação estabelece prazos específicos para o pagamento dessas verbas, e o descumprimento pode gerar multas e outras penalidades para a empresa.

Manter registros formais ao longo da relação de trabalho, portanto, é um cuidado que começa muito antes da demissão. Advertências, feedbacks documentados, avaliações de desempenho e comunicações oficiais ajudam a construir um histórico claro e coerente do colaborador. Esses registros são especialmente importantes em casos de desligamento por desempenho ou comportamento, pois demonstram que a empresa agiu de forma transparente, proporcional e responsável.

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Como conduzir a conversa de demissão de forma profissional

Antes de iniciar a comunicação, o gestor deve se preparar técnica e emocionalmente. Isso significa ter clareza sobre os motivos da decisão, compreender a modalidade de desligamento e dominar os próximos passos, como prazos, verbas rescisórias e trâmites formais. Quando as informações estão organizadas, a abordagem tende a ser mais objetiva, segura e profissional.

No momento da reunião, a comunicação precisa ser direta, transparente e respeitosa. A decisão deve ser apresentada de forma objetiva, sem rodeios ou explicações confusas, deixando evidente que se trata de algo já definido. Ao mesmo tempo, é fundamental manter um tom empático e adequado ao contexto, reconhecendo a contribuição do colaborador quando for pertinente.

Algumas posturas podem tornar a situação mais desgastante e até arriscada. É importante evitar prolongar a reunião além do necessário, entrar em discussões, comparar desempenhos ou atribuir a decisão a terceiros. Justificativas excessivas ou tentativas de suavizar o impacto costumam gerar mais insegurança do que acolhimento. Uma condução adequada combina firmeza, respeito e clareza do início ao fim.

Erros comuns que pequenas empresas cometem ao demitir

Encerrar um contrato de trabalho é sempre delicado e, quando mal administrado, pode gerar conflitos, passivos trabalhistas e impactos no clima da equipe. Por isso, identificar falhas recorrentes nesse processo é fundamental para agir com mais segurança e profissionalismo.

Um equívoco frequente é tomar a decisão sem critérios objetivos. Quando ela se baseia apenas em percepções subjetivas ou na sensação de que “não está dando certo”, fica mais difícil sustentar a escolha e reduzir questionamentos futuros.

Também é comum agir por impulso, especialmente diante de situações de estresse ou conflitos pontuais. Em estruturas enxutas, onde o gestor acumula responsabilidades, a pressão do dia a dia pode influenciar o julgamento. Ainda assim, atitudes precipitadas tendem a resultar em abordagens mal estruturadas, enquadramentos inadequados e falhas na comunicação.

Outro ponto crítico é a ausência de registros formais ao longo da relação profissional. Sem documentação de feedbacks, advertências ou avaliações de desempenho, a empresa perde respaldo para demonstrar que houve tentativas de orientação e desenvolvimento antes da decisão final. Essa fragilidade se torna ainda mais relevante em casos de justa causa ou alegações de baixo desempenho, nos quais a falta de histórico pode comprometer a sustentação jurídica da medida.

No fim das contas, cada demissão mal conduzida representa não só um risco jurídico, como também impacta diretamente os custos da empresa e os indicadores de gestão de pessoas. Quando a rotatividade começa a subir, é sinal de que algo precisa ser revisto, seja no recrutamento, no acompanhamento de desempenho ou na estratégia de retenção.

Por isso, acompanhar o turnover de forma estruturada é um passo essencial para sair do campo da percepção e tomar decisões baseadas em dados. Baixe gratuitamente nossa calculadora e tenha, em um só lugar, a visão de admissões, desligamentos e total de funcionários.