Como fazer o controle do banco de horas corretamente? Entenda na prática

Por isso é tão importante saber como compensar as horas a mais trabalhadas dos seus colaboradores. Então, neste artigo vamos explicar melhor o que é o banco de horas e as vantagens que ele pode trazer para sua empresa.

Também vamos mostrar algumas ferramentas que vão te ajudar no controle do banco de horas. Ficou curioso? Continue lendo para saber mais!

O que é e como funciona o banco de horas

Vamos supor que seu funcionário, o João, se disponibilizou a trabalhar um pouco mais no último mês. Isso porque, em alguns dias, ficou difícil terminar todo o trabalho dentro do horário previsto devido ao grande movimento de clientes. Com isso, no final das contas, ele trabalhou 8 horas a mais durante esse período.

Essa é uma situação comum em muitas empresas. O volume de trabalho varia, dependendo do dia e da época do mês, e quando há a necessidade de ultrapassar as horas regulares, os funcionários devem ser recompensados. O banco de horas é uma das formas de compensação e, com ele, os colaboradores podem ser restituídos através do consentimento de folgas ou com a redução da jornada em dias específicos.

No caso do João, que queria viajar no fim de semana, o banco de horas foi uma ótima opção. Após vocês terem estabelecido um dia no qual ele poderia tirar sua folga, ele conseguiu aproveitar a praia com a família.

Porém, a CLT estabelece algumas regras em relação ao banco de horas. Uma delas é a que trata sobre a sua validade, que é de um ano. Isso significa que, todas as horas trabalhadas a mais têm um ano para serem compensadas através dessa compensação. Caso contrário, você precisará pagar essas horas em dinheiro para o seu funcionário.

Além disso, para ter validade legal, o banco de horas precisa ser criado através de uma negociação coletiva com o sindicato. Ou seja, antes de implementar o controle do banco de horas na sua empresa, é preciso consultar a convenção da categoria dos seus trabalhadores.

Quais as mudanças com a reforma trabalhista

Algumas das regulamentações da CLT sofrerão mudanças com a nova lei trabalhista. Essa reforma traz novidades em relação à forma de negociação do banco de horas e também ao prazo para a compensação das horas extras.

De acordo com a reforma trabalhista, você poderá negociar o banco de horas diretamente com o seu funcionário sem intervenção do sindicato. Porém, nesse tipo de negociação, você terá o prazo de seis meses — e não mais de um ano — para conceder as folgas ou a redução de jornada.

Isso deixa o processo menos burocrático e mais acessível às empresas. Mas fique atento ao prazo! Caso ele seja descumprido, você não poderá mais compensar as horas extras através do banco de horas. Obrigatoriamente, você precisará pagá-las em dinheiro.

E as vantagens do controle do banco de horas

O controle do banco de horas traz inúmeras vantagens para você e seus funcionários. Além de reduzir custos com o pagamento de horas extras, ele melhora a gestão do tempo e o acompanhamento da produtividade da sua equipe.

Isso porque o acompanhamento da produtividade dos seus funcionários melhora a sua compreensão sobre a produção. Observando quais áreas fazem mais horas extras, você descobrirá quais setores estão mais ou menos sobrecarregados. Com isso, você pode pensar em formas de otimizar seus processos e intervir para melhorar a produtividade dessas áreas.

Uma área que realiza muitas horas extras pode estar precisando de mais pessoas para diluir suas tarefas, por exemplo. Ou talvez ela apenas precise melhorar suas estratégias de gestão de tempo para melhorar sua produtividade durante a jornada regular do trabalho.

Além disso, o banco de horas permite que seus funcionários negociem folgas que não estão previstas no seu contrato regular. Isso permite uma maior flexibilidade da agenda do seu funcionário, que pode organizar melhor seus compromissos pessoais e profissionais. Assim, ele ganha mais autonomia e melhora sua satisfação com o trabalho e a empresa.

Como controlar o banco de horas

Apesar das vantagens na utilização do banco de horas, pode ser difícil controlar as horas extras no dia a dia da sua empresa. Porém, diversas ferramentas podem te auxiliar no controle do seu banco de horas. Descubra quais são elas e escolha a mais adequada para você.

Planilhas

Uma das formas de controlar o banco de horas é a utilização de planilhas. Com elas, você pode centralizar todas as informações em relação à jornada de trabalho dos seus colaboradores. Você pode acompanhar tanto as horas trabalhadas quanto as horas extras e, além disso, pode criar um calendário para o acompanhamento desses dados.

Porém, por ter que inserir os dados manualmente, essa ferramenta pode ter algumas desvantagens, como um desgaste na equipe responsável por inserir essas informações. Por não ser automatizada, pode gerar erros e falhas durante sua atualização, além de não permitir que o seu funcionário acompanhe as informações em tempo real.

Softwares

Você pode optar pela utilização de um software de acompanhamento da jornada dos seus trabalhadores. Eles permitem um controle automatizado das horas trabalhadas e horas extras dos seus funcionários e essas informações podem, inclusive, serem vinculadas à folha de pagamento.

Existem vários softwares gratuitos no mercado que podem atender às suas necessidades. Além disso, alguns deles permitem o compartilhamento de dados com a equipe, o que possibilita que o seu funcionário acompanhe o banco de horas em tempo real.

Aplicativos

Além de serem automatizados, os aplicativos possibilitam o acompanhamento dos funcionários pelo celular. Ter acesso a essas informações a qualquer momento e em qualquer lugar facilita a organização e também o gerenciamento do seu banco de horas.

Uma das opções disponíveis no mercado é o aplicativo de controle de jornada da Flash. Ele vem se mostrando uma ferramenta capaz de integrar todas as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores para facilitar a vida dos gestores e otimizar o seu trabalho.

Esse aplicativo permite que os funcionários e gestores vejam de forma simples seu saldo de horas extras no banco de horas em qualquer momento do mês, o que auxilia no planejamento da compensação dessas horas.

Como implementar o banco de horas de forma correta

O controle eficaz do banco de horas depende da sua implementação. Sem entender como esse modelo funciona e respeitar todas as suas normativas fica praticamente impossível fazer a gestão da jornada dos colaboradores de forma correta.

O Decreto-Lei número 5.542, de 1º de maio de 1943, que aprova a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é bastante explicativo quanto a isso:

Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

§ 6o É lícito o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação no mesmo mês.

Sendo assim, é recomendado que a empresa verifique com o sindicato responsável pela categoria dos seus colaboradores se o regime de banco de horas é permitido. Nesse sentido, as diferenças entre compensação e banco de horas precisam estar bem nítidas para contratantes e contratados:

• a compensação é acordada logo no momento da admissão;
• o banco de horas deve ser validado pelo sindicato, estabelecendo na Convenção as formas de compensação, período, horário e valores.

Após se certificar de que tudo foi feito conforme a legislação e de acordo com o sindicato, é necessário comunicar a nova política para os colaboradores. Eles devem ser informados sobre todas as regras de maneira formal e muito didática.

Há organizações que enviam um comunicado digital, via e-mail ou sistema, solicitando um retorno de leitura aos profissionais. Outras preferem realizar uma reunião com lista de presença. Seja qual for o formato adotado, é necessário que os envolvidos confirmem, de alguma forma, que foram comunicados.

Como usar o banco de horas como medida de retenção de talentos

O banco de horas não é só uma política, mas também uma medida que está sendo adotada. E pode servir de parâmetro para que a empresa tenha conhecimento de diversas questões relacionadas à produtividade e ao comportamento dos trabalhadores.

Por exemplo, por meio dele, é possível fazer uma análise do volume de atividades realizadas pelo negócio. Quando a diretoria acompanha esse controle, consegue visualizar quais são os períodos do ano que exigem dos colaboradores ficar um tempo a mais na empresa, extrapolando os horários firmados em acordo.

Com isso, pode flexibilizar essa jornada nos períodos de baixa produção, oferecendo férias coletivas ou diminuindo a carga horária em certas épocas do ano, aumentando quando necessário. Tal medida contribui para redução de custos e retenção de talentos, uma vez que a flexibilidade no trabalho é uma questão cada vez mais valorizada pelos profissionais. Especialmente os mais qualificados.

Ao mensurar os resultados da produtividade da empresa por meio do controle de banco de horas, é possível estabelecer um calendário de funcionamento anual. Os colaboradores podem programar férias e outras atividades com antecedência. Quando a organização promove qualidade de vida e bem estar por meio de suas políticas, a tendência é que esses indivíduos se dediquem a continuar fazendo parte do negócio.

Quais os problemas frequentes no controle da jornada

Todos os meses, dia após dia, os colaboradores devem seguir o mesmo protocolo: registrar início, fim e intervalos da sua jornada de trabalho no relógio ponto. Ao final do mês, cabe ao gestor do RH acessar essas marcações e verificar o volume de horas trabalhadas por esses trabalhadores e compensando extras e negativas conforme a política da empresa.

Pode parecer uma tarefa simples do cotidiano, mas na prática, o controle do banco de horas pode ser um verdadeiro desafio. Isso porque há erros corriqueiros na marcação do ponto, como o esquecimento. Esse tipo de equívoco precisa ser corrigido antes da assinatura do espelho de ponto e envio ao contador.

No entanto, esse tipo de trabalho pode ser evitado com o uso de um controle de ponto digital, trazendo mais segurança e agilidade para as atividades do RH relacionadas com a jornada dos colaboradores. Para que você termine esta leitura com o mínimo de dúvidas o possível sobre as atividades relacionadas ao controle de jornada, preparamos um pequeno resumo com os principais erros na marcação do ponto. Veja.

Esquecimento na marcação

Deve ser difícil encontrar um profissional no RH que nunca tenha se deparado com essa situação, já que esquecer de marcar o ponto costuma ser um erro muito comum. A pressa de iniciar as atividades diárias ou o cansaço do final do dia costumam ter uma forte influência nessa questão, fazendo com que o colaborador cometa o equívoco. Quando isso acontece, é necessário que o indivíduo redija uma carta a próprio punho, informando data, horário e motivo da falta de registro.

Um sistema de marcação de ponto, como o oferecido pela Flash, contribui para minimizar a frequência destes eventos. De maneira simples, o colaborador recebe um lembrete no próprio celular para fazer o registro.

Registro do ponto em duplicidade

Rotina pesada, cansaço, pressa ou problemas pessoais podem fazer o contrário do esquecimento: marcar o ponto duas vezes.Não é incomum que durante a correria do dia a dia o colaborador fique na dúvida se o registro foi realizado e, nesse caso, registre e jornada mais de uma vez. Cabe ao RH eliminar essa duplicidade no espelho de ponto.

Felizmente, sistemas modernos de ponto permitem o envio da confirmação do registro diretamente no celular do indivíduo. Diferente da notificação em papel, não corre o risco de ser perdida ou de acabar a bobina no meio do expediente, ações que contribuem para que o profissional fique em dúvida.

Problemas do próprio sistema

Alguns sistemas podem desregular suas funções de data e hora em algumas ocasiões, como a virada de ano ou após uma queda de energia. Se o profissional do RH não percebe a tempo, pode ter um grande problema na hora de fechar o ponto mensal e ter um grande volume de informações a serem corrigidas.

Essa situação pode ser evitada por meio de um sistema de controle de ponto que funciona de maneira online, atualizando seus horários de acordo com os dispositivos.

Com essas informações, você está pronto para realizar um melhor controle do banco de horas da sua empresa. Isso trará melhorias na gestão de tempo da sua equipe, assim como nos seus resultados. Além disso, garantirá a legalidade dos processos da sua organização.

A solução de controle de jornada da Flash oferece inúmeras funcionalidades, abrangendo todas as etapas da gestão de pessoas.

Com ela, você pode configurar regras de jornada e ajustes adicionais, gerenciar escalas, atividades e aprovações de forma prática e simplificada. O controle de espelhos de ponto, banco de horas, férias, eventos e até holerites é centralizado em uma única plataforma. Além disso, conta com integrações e exportação de dados facilitadas, proporcionando uma visão completa e eficiente da gestão de pessoas.

A plataforma de gestão de jornada da Flash é focada na resolução de problemas relacionados à rotina trabalhista. Através de smartphone, notebook, tablet ou desktop, gestores e colaboradores se conectam facilmente, otimizando processos. Entre em contato conosco e descubra como transformar a gestão de sua empresa com a solução completa da Flash!