Data de admissão: importância e implicações legais para o DP ficar de olho

À primeira vista, a data de admissão pode parecer apenas um detalhe burocrático no processo de contratação. No entanto, ela representa o marco oficial do início da relação empregatícia e tem impacto direto em diversos direitos trabalhistas, como férias, benefícios, reajustes salariais e rescisões.

Para os times de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), entender a importância desse momento e adotar os cuidados necessários no preenchimento e controle é essencial para garantir a conformidade legal e evitar problemas futuros.

Neste artigo, vamos explicar o que é a data de admissão, por que ela é tão relevante e quais os principais impactos práticos que esse dado gera para empresas e colaboradores. Boa leitura!

O que é data de admissão?

A data de admissão é o dia em que o colaborador inicia oficialmente suas atividades na empresa, marcando o começo do vínculo empregatício.

Ela deve ser registrada na carteira de trabalho (física ou digital) e em todos os sistemas de gestão de pessoal da organização.

Esse dado é fundamental não apenas para fins administrativos, mas também para assegurar o cumprimento das obrigações legais. 

Conforme dissemos, é a partir da data de admissão que são calculados direitos trabalhistas como férias, 13º salário, benefícios e encargos sociais.

Além disso, ela serve de base para a contagem de tempo de serviço e para eventuais reajustes salariais e processos de rescisão.

Diferença entre data de contratação e data de admissão

Embora muitas vezes usadas como sinônimos, data de contratação e data de admissão têm significados diferentes e podem gerar confusão se não forem corretamente compreendidas pelos profissionais de RH e DP.

A data de contratação se refere ao momento em que o empregador e o colaborador formalizam o acordo de trabalho, geralmente quando o contrato é assinado. Já a data de admissão é o dia em que o colaborador efetivamente inicia suas atividades na empresa.

Em alguns casos, essas duas datas podem ser a mesma, mas não é uma regra. Por exemplo: um contrato pode ser assinado em uma sexta-feira (data de contratação), mas o colaborador só começa a trabalhar na segunda-feira seguinte (data de admissão). Confira os detalhes na tabela abaixo.

Importância da data de admissão

Conforme falamos, a data de admissão tem grande peso jurídico, contábil e operacional dentro de uma empresa.

É a partir dessa informação que são determinados prazos, obrigações e direitos previstos pela legislação trabalhista.

Entre os principais motivos que reforçam a sua importância, destacam-se:

• Base legal para cálculos trabalhistas: férias, 13º salário, INSS, FGTS e outros encargos são calculados considerando a data em que o colaborador efetivamente começou a trabalhar.
• Contagem de tempo de serviço: ela marca o início oficial da jornada do colaborador na empresa e influencia benefícios por tempo de casa, estabilidade provisória e aposentadoria.
• Controle de prazos legais: obrigações como envio do e-social, registro em carteira e cumprimento de normas da CLT dependem dessa informação registrada corretamente.
• Evita passivos trabalhistas: qualquer inconsistência entre contrato, sistemas internos e registro em carteira pode gerar questionamentos jurídicos e multas em fiscalizações.
• Organização interna e gestão de pessoas: a data de admissão também é essencial para o planejamento de promoções, avaliações de desempenho, desligamentos e políticas de benefícios.

Quando fazer o registro da admissão

O registro da data de admissão deve ser feito antes do colaborador iniciar suas atividades na empresa.

Já em relação à anotação na CTPS, segundo o Art. 29 da CLT, o empregador tem até 5 dias úteis para fazer anotar todos os dados na carteira.

Segundo a legislação trabalhista brasileira, especialmente após a implementação do eSocial, a comunicação da admissão precisa ser enviada até um dia antes do início do trabalho.

Esse prazo é fundamental para garantir que o empregador esteja em conformidade com as exigências legais e evite penalidades por atraso ou ausência de registro.

Principais pontos de atenção:

• Prazo legal: a empresa deve enviar a informação da data de admissão ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades do colaborador.
• Documentação: antes desse registro, é importante que todos os documentos necessários sejam coletados e validados para garantir a integridade das informações.
• Registro em carteira (CTPS): a anotação na carteira de trabalho também deve ser feita com a data de admissão correta, seja ela física ou digital, conforme a nova legislação.

Para facilitar o acompanhamento de todas essas etapas, aproveite para fazer o download gratuito do nosso fluxograma de admissão de funcionários gratuito.  

Influência da data de admissão em cálculos e benefícios

Realizar esse processo dentro do prazo é essencial não apenas para atender às obrigações legais, mas também para garantir que o colaborador aprovado no processo seletivo tenha seus direitos assegurados desde o primeiro dia de trabalho.

A data de admissão impacta diretamente uma série de cálculos e benefícios trabalhistas. É a partir dela que o departamento pessoal define prazos, períodos de aquisição de direitos e as bases para os encargos sociais e benefícios corporativos.

Registrar essa informação corretamente garante que o colaborador receba todos os seus direitos de forma justa e que a empresa evite inconsistências legais e financeiras. A seguir, veja como esse marco influencia os principais cálculos e benefícios. 

Férias: período aquisitivo e concessivo

A partir da data de admissão, inicia-se o chamado período aquisitivo, que corresponde aos 12 meses de trabalho necessários para que o colaborador tenha direito a 30 dias de férias. 

Após completar esse período, abre-se o período concessivo, que é o prazo de mais 12 meses para que a empresa conceda as férias ao funcionário.

Qualquer erro na data de admissão pode gerar problemas no controle desses prazos, aumentando o risco de pagamento em dobro por atraso na concessão.

13º salário: proporcionalidade e prazos

Calcular décimo terceiro pela data de admissão é essencial para garantir que o colaborador receba o valor proporcional ao período efetivamente trabalhado no ano da contratação. A regra prevê o pagamento de um doze avos do salário para cada mês com pelo menos 15 dias de serviço.

Para fazer o cálculo do décimo terceiro proporcional, a empresa deve observar esses critérios, garantindo que o valor reflita exatamente o período trabalhado.

Além disso, é preciso cumprir os prazos legais de pagamento: a primeira parcela até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro.

 FGTS e INSS: recolhimentos e base de cálculo

O recolhimento de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) começa a partir do mês de início das atividades do colaborador, sempre considerando a data de admissão como marco inicial.

Ela define o período de competência para cálculo e recolhimento dessas contribuições sociais, que são obrigatórias e fiscalizadas pelos órgãos competentes.

Vale-transporte e vale-refeição/alimentação

Benefícios como vale-transporte, vale-refeição ou vale-alimentação também passam a ser devidos a partir da data de admissão, desde que o colaborador opte (no caso do VT) e atenda aos critérios definidos pela política interna da empresa.

A concessão desses benefícios deve estar alinhada ao início efetivo da prestação de serviços, evitando atrasos ou concessões retroativas indevidas.

Outros benefícios (plano de saúde, PLR, etc.)

Benefícios adicionais, como plano de saúde, Participação nos Lucros e Resultados (PLR) e outros programas corporativos, geralmente têm suas regras de elegibilidade também vinculadas à data de admissão.

Alguns exigem um período mínimo de carência ou de tempo de casa, enquanto outros são disponibilizados automaticamente a partir do primeiro dia de trabalho.

Por isso, ter esse registro sempre correto é essencial para garantir o acesso adequado aos benefícios oferecidos pela empresa.

Data de admissão e rescisão contratual

A data de admissão não influencia apenas os cálculos de benefícios durante o contrato de trabalho. Ela também tem um papel fundamental no momento do rompimento contratual, impactando diretamente o cálculo de rescisão, o cumprimento de prazos legais e a documentação necessária para o desligamento.

Um registro incorreto pode gerar diferenças financeiras significativas, além de expor a empresa a riscos trabalhistas e questionamentos jurídicos. A seguir, entenda como a data de admissão interfere nas principais etapas da rescisão.

Aviso prévio: contagem e tipos

O tempo de serviço do colaborador, contado a partir da data de admissão, é um dos fatores que determina a duração do aviso prévio.

Conforme as leis trabalhistas, o aviso pode ser:

• Trabalhado: quando o colaborador cumpre o período de aviso ainda em atividade.
• Indenizado: quando a empresa opta por dispensar o cumprimento, pagando o valor correspondente.

Além disso, para cada ano completo de trabalho, o colaborador tem direito a um acréscimo de 3 dias no aviso prévio, podendo chegar até 90 dias no total.

Verbas rescisórias: impacto da data de admissão

A data de admissão é o marco inicial para a contagem de tempo de serviço, que afeta diretamente o cálculo de todas as verbas rescisórias, como:

• Saldo de salário
• Férias proporcionais e vencidas
• 13º salário proporcional
• Multa de 40% sobre o FGTS (em caso de demissão sem justa causa)

Qualquer divergência nesse registro pode gerar cálculos incorretos e resultar em passivos trabalhistas.

Homologação e documentação final

Nos casos em que a homologação é exigida, a data de admissão deve constar corretamente em todos os documentos de rescisão, como Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT) e guias de seguro-desemprego.

Além disso, essa informação precisa estar alinhada com os registros do eSocial e da carteira de trabalho (física ou digital), evitando inconsistências que possam atrasar o processo de desligamento ou gerar autuações em fiscalizações.

Manter a data de admissão sempre atualizada e corretamente registrada é uma das principais formas de garantir segurança jurídica para a empresa durante o encerramento do vínculo empregatício.

Melhores práticas para uma gestão eficiente da data de admissão 

Garantir o registro correto e o acompanhamento adequado da data de admissão é uma responsabilidade essencial do Departamento Pessoal e do RH. Além de evitar problemas legais, essa boa prática contribui para uma gestão de pessoas mais segura, organizada e transparente.

Confira, a seguir, as principais estratégias que ajudam a manter a data de admissão sempre atualizada e livre de erros.

Digitalização de documentos

Ter todos os documentos do processo de admissão digitalizados e organizados em um sistema seguro facilita o acesso e a conferência das informações sempre que necessário. Isso inclui contratos, fichas cadastrais, formulários e qualquer outro registro relacionado à data de admissão.

Além de reduzir o risco de perda ou extravio, a digitalização permite um controle mais eficiente, especialmente durante auditorias ou fiscalizações.

Para ajudar nessa organização, aproveite e faça o download gratuito do nosso checklist de documentos para a admissão de funcionários, que reúne todos os itens essenciais para garantir um processo completo e em conformidade.

Softwares de gestão de RH

Investir em um sistema de gestão de Recursos Humanos (RH) ou uma plataforma de gestão de pessoas permite que a data de admissão seja registrada de forma padronizada e integrada aos demais processos da empresa.

Com o uso de tecnologia, é possível automatizar cálculos de benefícios, geração de documentos e envio de informações ao eSocial, reduzindo erros manuais e garantindo mais agilidade no controle dos dados.

Treinamento da equipe

A equipe de RH e Departamento Pessoal deve estar constantemente atualizada sobre a legislação trabalhista e as melhores práticas de gestão de dados. 

Realizar treinamentos periódicos ajuda a reforçar a importância do correto preenchimento da data de admissão e de outras informações sensíveis.

Esse cuidado reduz a incidência de erros por falta de conhecimento ou atenção.

Auditorias internas

Promover revisões periódicas nos cadastros dos profissionais é uma forma eficiente de identificar inconsistências, como divergências entre o contrato de trabalho, a ficha de registro do colaborador, o eSocial e a carteira de trabalho.

Auditorias internas focadas no controle da data de admissão ajudam a corrigir eventuais falhas antes que elas se tornem problemas maiores, como multas ou ações trabalhistas.

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Da admissão à demissão, o ciclo de gestão de pessoas é essencial — e, quando feito de forma manual ou desorganizada, pode gerar retrabalho, riscos e má experiência para o colaborador.

A Flash oferece uma plataforma completa que automatiza e centraliza todos esses processos, garantindo mais eficiência, segurança jurídica e conformidade.

Com a solução, sua empresa pode:

• Automatizar a admissão digital com envio e validação de documentos;
• Usar assinaturas eletrônicas com validade jurídica;
• Cumprir prazos legais e evitar autuações;
• Integrar onboarding, gestão e desligamento sem falhas;
• Consolidar todos os dados e interações em um único ambiente.

Tudo isso com mais agilidade, estratégia e uma experiência mais humanizada para o colaborador.

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Principais dúvidas do Departamento Pessoal sobre a data de admissão

Mesmo sendo um dos registros mais básicos na gestão de pessoas, a data de admissão ainda gera muitas dúvidas no dia a dia do DP. 

Questões relacionadas a prazos, possibilidade de ajustes, implicações legais e exigências do eSocial são frequentes, principalmente diante das constantes atualizações na legislação trabalhista.

Abaixo, esclarecemos algumas das perguntas mais comuns sobre o tema. 

Qual o prazo legal para registrar um funcionário após a data de admissão?

Segundo a legislação e as regras do eSocial, o registro deve ser feito antes do início das atividades do colaborador. 

A comunicação de admissão deve ser enviada até o dia anterior ao primeiro dia de trabalho. Descumprir esse prazo pode gerar multas e outras penalidades para a empresa.

A data de admissão pode ser retroativa? Quais são as implicações legais?

Não. A prática de retroagir a data de admissão para regularizar contratos após o início das atividades é considerada ilegal e pode resultar em multas e autuações em caso de fiscalização. 

O correto é realizar o registro preventivamente, sempre antes do início efetivo das atividades.

Como lidar com a data de admissão em casos de contratos de experiência?

Nos contratos de experiência, a data de admissão é sempre o primeiro dia de trabalho, assim como em qualquer outro tipo de contrato. 

O que difere é o prazo de duração do vínculo, que, neste caso, tem caráter temporário e pode ser renovado uma vez, dentro do limite de 90 dias estabelecido por lei.

Quais as penalidades para o empregador que não registra a data de admissão corretamente?

O não registro ou o atraso no envio das informações pode gerar multas administrativas previstas na CLT e no eSocial. Além disso, a empresa pode enfrentar ações trabalhistas e ter dificuldades para regularizar encargos como FGTS, INSS e demais obrigações legais.

É possível alterar a data de admissão depois que o funcionário já está registrado?

Alterações na data de admissão só devem ser feitas em casos excepcionais, como correção de erro material comprovado. 

A retificação deve ser devidamente documentada e ajustada nos sistemas internos, no eSocial e na carteira de trabalho (física ou digital), sempre com a devida justificativa.

Como o eSocial impacta o processo de registro da data de admissão?

O eSocial trouxe maior rigor e integração no controle de informações trabalhistas. Hoje, a data de admissão precisa ser informada no sistema com antecedência e de forma correta, pois ela é vinculada a outras obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Além de reduzir o prazo para envio das informações, o eSocial também permite maior fiscalização e cruzamento de dados por parte dos órgãos competentes.